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on Lunes, Septiembre 8th, 2008 at 20:21 and is filed under General.
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Septiembre 20th, 2008 at 14:49
Hecho
* Solicitan un informe completo de las actividades del puerto.
*Adquieren software cada vez más sofisticados y no hay quien los alimente.
* Ingresa una nueva persona como reemplazo y vivencia el cuello de botella que existe por la mala implementación de los sistemas.
*No hay una gerencia que tome en cuenta los procesos y genere herramientas reales y aplicables para la consolidación de un proceso tan importante y delicado.
Evento
*Se tienen varios sistemas de información no compatibles y alimentados en periodos diferentes dependiendo del momento de su instalación.
*No hay capacitación a personal nuevo en cuanto al cargo y a el software que debe alimentar.
*El puerto marítimo es un ente responsable de la reputación del país y tiene en sus manos el buen manejo de la mercancía de exportadores e importadores.
Problema
Puede llegar al cierre temporal o definitivo del puerto, quedando el país si uno de los más importantes canales de comercialización internacional, se incrementarían los costos de transporte interno.
Arquetipo
Pensar que la tecnología con solo adquirirla y mostrar que se tiene, se va a lograr mucho, sin pensar que depende más de la buena gestión en la implementación de acuerdo a las necesidades.
Septiembre 20th, 2008 at 14:49
Hecho
* Solicitan un informe completo de las actividades del puerto.
*Adquieren software cada vez más sofisticados y no hay quien los alimente.
* Ingresa una nueva persona como reemplazo y vivencia el cuello de botella que existe por la mala implementación de los sistemas.
*No hay una gerencia que tome en cuenta los procesos y genere herramientas reales y aplicables para la consolidación de un proceso tan importante y delicado.
Evento
*Se tienen varios sistemas de información no compatibles y alimentados en periodos diferentes dependiendo del momento de su instalación.
*No hay capacitación a personal nuevo en cuanto al cargo y a el software que debe alimentar.
*El puerto marítimo es un ente responsable de la reputación del país y tiene en sus manos el buen manejo de la mercancía de exportadores e importadores.
Problema
Puede llegar al cierre temporal o definitivo del puerto, quedando el país si uno de los más importantes canales de comercialización internacional, se incrementarían los costos de transporte interno.
Arquetipo
Pensar que la tecnología con solo adquirirla y mostrar que se tiene, se va a lograr mucho, sin pensar que depende más de la buena gestión en la implementación de acuerdo a las necesidades.
Octubre 2nd, 2008 at 11:54
UNIVERSIDAD ICESI,
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MBA
CURSO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
PROFESOR: ANDRÉS LÓPEZ
TAREA FINAL
ESTUDIANTE: CAMILO FERNÁNDEZ, CODIGO: 0841121
ANALISIS DEL CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO.
EVENTOS:
No es posible cumplir con los requerimientos del informe detallado solicitado por la gerencia.
No existe información consolidada, y no es posible procesarla con los paquetes informáticos principalmente por la imposibilidad de obtener apoyo de los proveedores de software.
La pérdida de los catálogos y manuales de los programas de manejo de información.
La superintendencia quiere intervenir la empresa por comprometer el comercio internacional del país.
HECHOS:
Existen procedimientos claramente definidos en las operaciones del puerto, pero no hay respaldo, ni reflejo documental, en los sistemas de información pues no entra al sistema en tiempo real, ni se archiva bajo un formato único.
Aunque existe una Gerencia de Informática y Telecomunicaciones y una dirección de Seguridad de la Información, estas áreas no desempeñan adecuadamente su trabajo, NO existe un Liderazgo, planificación, control o implementación sostenible (transferencia y apropiación de la tecnología).
La ineficiencia en la organización, la informalidad en el manejo de la información, el inadecuado registro y consolidación de la información compromete el manejo y credibilidad de la institución ante los clientes internos y externos.
PROBLEMAS:
1. La inviabilidad de puertos del Valle como empresa operadora y las repercusiones en la economía nacional por tratarse de una actividad tan sensible como es la portuaria.
2. No hay una gestión integral del manejo de la información.
3. Los conflictos en la implementación, apropiación y autosostenibilidad de los sistemas de información es constante en cada una de las adquisiciones informáticas de la compañía, pues las decisiones se toman en las juntas directivas muy lejos de los usuarios finales quienes deben hacer parte del proceso de apropiación de la tecnología.
4. Los procesos de selección de personal no están estandarizados, no se realizan procesos de promoción, selección o capacitación de los operarios.
ARQUETIPO:
Creer que al adquirir sistemas de información de alta tecnología (que normalmente se comportan como “cajas negras”) se resuelve la necesidad de gestión de la información.
Se deja de lado la absoluta necesidad de implementar un Enterprise Resource Planning ERP para intercomunicar las áreas.
PROPUESTA DE MEJORA:
1. Se requiere de un liderazgo en el área tecnológica que integre los requerimientos de cada una de las áreas y consolide los procesos para implementarlos en un ERP acorde a las necesidades de la empresa y con las condiciones óptimas de amabilidad y accesibilidad para los usuarios.
2. Los paquetes de fuente abierta permitirían a la gerencia informática realizar adaptaciones y modificaciones al mismo, a la par que su documentación, apropiación y resolución de conflictos puede hacerse a nivel local.
3. Se requiere implementar los manuales, protocolos y procedimientos de forma escrita, además de crear una cultura de apropiación de los mismos para que independientemente de los funcionarios de turno, se le dé continuidad a la gestión de la información dentro de la empresa.
Octubre 6th, 2008 at 15:26
El en caso se ve claramente el problema surgido en el Puesrto hace un año largo, donde el caos se apodero de él causando gran confestión y perdidas tanto para el puerto como para los usuario, ya que los costos por demoras por parte de los proveedores del exterior, las perdidas por perdiadas de mercancias y el desvio de moto naves hacia el norte, esto causo una reestructuración completa, desde la salida del gerente.
La solución que planteo al caso es:
Teniendo en cuenta que el programa adquirido cumple con los requerimientos del puerto y que el problema es el, sino la forma en que se negocio y se implemento, se debe:
1. En Abastecimiento se debe renegociar con el provedor la reinstalción del sistema,dejando claro los terminos de acompañamiento y el tiempo necesario. Teniendo en cuenta que ya se hizo la inversión.
2. En Transformación se debe reorganizar completamente el equipo de trabajo necesario para la instalción delmismo, teniendo en cuenta todas las áreas involucradas en el proceso, definiendole objetivos claros y asignado responsabilidades.
3. En Distribución se debe a través de los miembros del comite se debe multiplicar y capacitar a los usuarios directos sobre su aplicación y hacer el seguimiento de los resultados, verificando con el proveedor del programa los problemas que puedan surgir, evaluando la información con todos los clientes finales, garantizando su oportunidad, viabilidad y efectividad.
Wilson Naranjo T.
Octubre 7th, 2008 at 9:52
Análisis – Caso: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO
Martha Inés Osorio Jiménez
Gestión de Operaciones
Maestría en Administración
Universidad ICESI
Análisis (Hechos y Eventos):
Durante los últimos 30 años el comercio internacional ha crecido más a prisa a nivel mundial, el caso trata del manejo de la Empresa Puertos de Valle que administra el Puerto de Buenaventura.
Esta empresa de alguna forma evidencio el crecimiento del comercio hacia el futuro por lo cual realizo una inversión en un sistema de información Belga; sin embargo, no se evidencia que hayan realizado para su adquisición un análisis sistemático de toda la organización con directrices claras y visionarias. Cada vez que se van a realizar adquisiciones o inversiones y sobre todo de esta magnitud se debe verificar si este proyecto se alinea con la proyección futura que tiene la compañía y la forma como esta es manejada, con el fin también de establecer planes estratégicos de cómo se va implementar estos proyectos en la estructura organizacional.
El caso evidencia que la junta Directiva para la toma de decisiones y en la mayoría de los casos desestima los conceptos de especialistas contratados y los requerimientos de los usuarios y áreas internas para aprobar propuestas de inversión, como lo fue el caso de la compra de este sistema de información. Aquí se percibe que la Junta Directiva no tiene claro todo el panorama con directrices definidas que alineen a todos los procesos de la organización con el fin de que estos se interrelacionen con un objetivo en común.
Ningún eslabón de la cadena puede prescindir de las herramientas y recursos entre estas la de información que puedan contribuir a ahorrar recursos, aumentar productividad y generar oportunidad de negocio y prestar un mejor servicio a los clientes. Esto no se puede lograr si todos o cada uno de los eslabones de la cadena no reciben la información que necesitan para cumplir con sus funciones en el momento y lugar requeridos que ayuden a tomar decisiones acertadas y más aun hoy en día donde la tecnología juega un papel preponderante en el incremento de los niveles de intercambio del e-comerce.
Falta de entrenamiento formal, en el cual el conocimiento es transmitido de forma inadecuada, no se transmite el conocimiento bajo una metodología estructurada, se cuenta con un área de gestión del talento humano pero este no gestionan programas de desarrollo de personal acorde a las necesidades de la organización y de transmisión del conocimiento.
Se cuenta con un organigrama estructurado por áreas independientes funcionales, pero no se cuenta con procesos o áreas que interactúen los unos con los otros para que se puedan comunicar y entregar con calidad y oportunidad los servicios internos durante la cadena de valor.
Problema: NO SE REALIZO UNA PROYECCION DE LA ORGANIZACIÓN A LARGO PLAZO.
La junta directiva no tiene establecido un objetivo o propósito organizacional que alinee a todos los empleados de la organización hacia esa directriz.
SOLUCION PROPUESTA:
Se requiere definir una estrategia para luego definir la arquitectura de la organización -estructura, sistemas (revisar el sistema Belga y como adaptarlo a la nueva estrategia), personal- y habilidades de la organización -competencias, coordinación, gestión, comercio- con el fin de lograr satisfacción de las partes -clientes, empleados y accionistas-.
Con esta estrategia analizar el sistema de información actual y como integrarlo a la estrategia, revisar la estructura organizacional y responsabilidades de cada cargo con el fin de establecer un programa de desarrollo que contengan entrenamientos sistematizados para operar el sistema de información.
ARQUETIPO:
En su momento los accionistas no entendieron el cómo proyectar la organización y no se que directriz pudieron tener para adquirir un sistema de información sin antes haber realizado un análisis de factibilidad de la inversión.
Se piensa que al realizar un cambio o comprar un sistema es simplemente una herramienta más de las que se dan para optimizar el trabajo, y no se tiene en cuenta que cualquier cambio en un área de la organización afecta a toda la organización.
Octubre 7th, 2008 at 10:38
En el caso EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO se plantean dos problemas:
• No se tiene un Sistema de Información Integrado que este funcionando correctamente de tal forma que permita que fluya la información entre las areas que actúan el puerto. Tampoco se han definido los procesos críticos de la cadena de Valor.
• Falta de entrenamiento a las personas que deben utilizar el Sistema de Información Integrado.
El paradigma (muy común) es creer que la compra de un Sistema de Información que vale mucha plata será adoptado por todo el personal sin traumatismos y que todo va a funcionar perfectamente, desde el punto de vista técnico como organizacional.
Otro Paradigma de muchas personas es que el costo de una Sistema de Información Integrado (Compra o Desarrollo a la Medida) cubre todas las fases de la implementación del sistema, sin tener en cuenta que existen costos escondidos que muchas veces superan la inversión inicial, tales como el tiempo de dedicación de los empleados de la empresa al nuevo sistema, costos de soporte técnico, costos de adecuaciones a detalles específicos de la empresa, y lo mas importante los costos de cambio de cultura y educación sobre el nuevo sistema en los empleados.
La implementación (puesta en producción) de un Sistema de Información Integrado es un proceso complejo en el cual ha habido muchos fracasos.
Existen en el mercado Sistemas de Información Integrados para determinados tipos de empresas que proponen soluciones estándar que exigen un cambio en la cultura organizacional de la empresa donde se pretenda implementar (lo que NO ha ocurrido en La empresa Puertos del Valle).
El cambio cultural debería ocurrir desde el personal directivo, y ellos deben implementar las políticas que se ajusten al Sistema de Información que pretenden implementar.
Si se tiene en cuenta que en el caso se dice:
“las pólizas de cumplimiento y garantía no cubrían el soporte lo que obligaba a pagar por cada consulta hecha posterior a la implementación unos valores que superaban el valor de la negociación inicial.”
Y lo más grave:
“Que todas las áreas se quejaban de los errores del programa y de la poca aplicabilidad a las labores diarias, lo que los obligaba a recurrir a realizar sus informes y manipulación de información en aplicaciones como Excel”
La propuesta de Miguelito de desarrollar un Sistema Integrado según las necesidades de la empresa, es una decisión acertada, SI la empresa tiene los recursos de TIEMPO y DINERO para acometer este Proyecto.
Miguelito propone desarrollar un Sistema de Información a la medida que involucra las siguientes etapas:
1. Definir con el equipo las especificaciones que cada uno de los módulos del sistema de información debía tener el sistema.
2. Confirmación y redefinición de la información a procesar en cada uno de los módulos.
3. Implementación de los módulos del sistema.
4. Puesta en funcionamiento de los módulos.
5. Seguimiento al trabajo operativo para velar por el correcto funcionamiento y que el modulo agregue valor a los procesos soportados.
La propuesta de desarrollar un Sistema a la medida de la empresa, permite que las personas de base se involucren en su construcción y se disminuya la resistencia al cambio con una consecuente facilidad en la puesta en funcionamiento del Sistema. (Las personas le dan vida a un Sistema de Información por medio de su utilización).
La implementación de un Sistema Integrado de Información en un empresa busca un objetivo final que es tener un Sistema para la Toma de Decisiones, este sistema debe proveer información oportuna y veraz sobre los indicadores de gestión de la empresa, pero esto solo es posible si el sistema de información se alimenta en las operaciones necesarias que personal de base realiza en los procesos críticos que agregan valor en la empresa.
La definición de los indicadores de gestión deben obtenerse de los planes estratégicos de la empresa. Si se alinean los objetivos del Sistema de Información Integrado con los planes estratégicos de la Organización y se cuenta con el apoyo de las personas, la parte más importante de las empresas, la implementación del Sistema tendrá una alta probabilidad de éxito.
Tomando como referencia http://www.bpic.co.uk/erp.htm
• Un sistema ERP solo es una herramienta a utilizar en las etapas de cambio en el rendimiento de una empresa.
• Para que ocurra el cambio en el rendimiento, las personas deben hacer cosas diferentes y cambiar su cultura, y esto no ocurre hasta que las personas de la empresa sepan e interioricen que un sistema de información integrado que funcione será una herramienta útil para ellos y les permitirá realizar su trabajo sin sobresaltos ni estrés y a tiempo disminuyéndoles su carga de trabajo y en consecuencia mejorándoles la calidad de vida en el trabajo.
• Para cambiar los indicadores de rendimiento en la empresa, primero se debe desarrollar una visión compartida por toda la empresa, y una nueva forma de trabajar juntos.
Octubre 7th, 2008 at 20:13
UNIVERSIDAD ICESI
MBA - GESTION DE PROCESOS
ANTECEDENTES
- Hay demandas de información por parte de la Gerencia de la empresa, que constantemente solicita informes y analisis de datos de la operación de la empresa.
- Es imposible cumplir con los requerimientos de información ya que hay gran cantidad de fuentes y ademas de eso estan subutilizadas, lo que hace dificil la consolidación de datos.
- El personal no tiene la capacitación necesaria para el manejo de los sistemas de información actuales, lo que genera demoras en el cumplimiento de los informes.
PROBLEMA
El principal problema que enfrenta la empresa es la falta de integración de los sistemas de información que permitan el acceso fácil a los datos y la generación concreta y oportuna de informes para el analisis de diferentes situaciones de la compañia.
Adicionalmente, cuando se presentan solicitudes de información, los encargados de generar los reportes deben recurrir a diferentes personas dentro de la organización, lo que origina largos tiempos y desgaste para la consecucion de la misma sin soluciones prontas y a tiempo.
Otro causante de problemas dentro de la empresa son los escasos procesos de inducción y capacitación, ya que el personal no es informado de todos los procedimientos ni del funcionamiento de los sistemas de información, lo que tambien genera retrasos en la realización de informes y validación de información, pues cada funcionario debe dar muchas vueltas para extraer datos y entregarlos analizados.
ARQUETIPO
El pensamiento erroneo de la junta directiva de adquirir diferentes sistemas de información pensando que con esto aumentarian su rendimiento, con la falsa idea de que aumento de tecnologia implica desarrollo. De que sirve aumentar los sistemas de información si no me brindan la información que necesito para llevar a cabo la labor administrativa, o peor aun, si no capacito a los miembros del equipo de trabajo para que aprovechen al maximo sus beneficios.
SOLUCION
En primer lugar, la empresa debe solucionar su deficit de información. Para lograr esto se deben integrar los sistemas de información con los que cuenta actualmente la empresa, de tal manera que no se necesite acudir a diferentes fuentes para obtener un solo informe.
Luego de integrar los sistemas de información, se deben diseñar programas de capacitación para todo el personal encargado de extraer informes, con el fin de que conozcan perfectamente el sistema y aprendan a interactuar con el para obtener información concreta y precisa que realmente sirva a quien la demanda.
En la medida de que los sistemas de información se esten utilizando correctamente, por personas capacitadas, que conocen sus alcances y pueden aprovechar los datos mas efectivamente, la información fluira correctamente hacia las areas que la demandan oportunamente.
Octubre 7th, 2008 at 23:21
Eventos:
Imposibilidad de generar un reporte que apoye la toma de decisiones, con oportunidad y calidad, debido a procesos ineficientes y a la imposibilidad de tener herramientas de software integrados.
Hechos:
No documentación, el conocimiento se trasmitía sin responder a un programa de entrenamiento e inducción.
Las herramientas de software que son un apoyo a la operación no son seleccionadas por personas idóneas.
No se establecen compromisos en la contratación de los proveedores de las herramientas de software que permitan exigir garantía, soporte y documentación.
Captura descentralizada y manual de la información.
No existe acceso amigable para el usuario final a la información, por lo que esta labor se concentra en el área de sistemas y depende de la disponibilidad de estos
Problema:
Los procesos no se documentan por lo que no hay una base de conocimiento que permita que el conocimiento fluya entre las diferentes aéreas, proyectos y nuevas personas que llegan a la organización.
Diferentes puntos de captura, almacenamiento y procesamiento de información que no son compatibles entre sí y no permiten tener información única y por lo tanto no es válida.
Arquetipo:
Cada área maneja datos de forma independiente que para ellos es válida pero pierde esta valides porque es capturada de forma manual y desde diferentes puntos
Propuesta de Solución:
Tal como lo propone Miguelito, la implementación de un sistema de información que permita integrar la información dentro de la empresa y que esta sea utilizada de forma amigable y ágil por todos los usuarios que así lo requieran.
El sistema por sí solo no es suficiente, todo depende del compromiso del personal para la captura de la información y la utilización de los reportes generados por este sistema. Por lo que también es apropiado dentro del programa de capacitación e implantación de esta herramienta de software, hacer un plan de sensibilización a todo el personal.
Adicional a lo anterior se hace necesario empezar a documentar procesos y procedimientos y que estos también estén almacenados en un lugar centralizado que permita la consulta de todos los usuarios del proceso.
Octubre 8th, 2008 at 0:10
UNIVERSIDAD ICESI
MBA - GESTION DE PROCESOS
Considero que hay una situación de contraste en cuanto a la importancia que se le da a la logística como base de la competitividad. Casos donde se ha avanzado muchísimo, como es el de México, debido a su cercanía con los Estados Unidos y Canadá, que han ejercido una presión y que los obligó a adaptarse a la realidad de ese mercado. En el resto de Latinoamérica tenemos países que en mayor o menor grado han asumido el reto de volver la logística y la gestión de la cadena de abastecimiento en una fuente de la competitividad, pero ese no es el caso de Colombia.
A pesar que en nuestro país se está creando una conciencia sobre la importancia de la logística en las empresas para lograr la competitvidad, es poco lo que realmente se ha realizado para verlo como un elemento estratégico y no como un elemento accesorio como se vé actualmente.
El gobierno Colombiano pensando en que el Sector Privado tenía mejor desempeño en las empresas y estaba orientado hacia la competitividad de sus empresas, privatizó el Pto de Buenaventura y le dio la cesión a Puertos del Valle. Desde hace 14 años vienen administrando el puerto y aún continúa con altos grados de ineficiencia, sobre costos laborales y pobres indicadores de eficiencia portuaria.
Considero que la estrategia no está solamente en el mejoramiento del Puerto de Buenaventura en sus aspectos de sistemas ni el transmitir la información en los procesos de capacitación, sinó en la logística reconocida como la infraestructura del país como un factor crítico de competitividad en la cadena de abastecimiento.
El ideal es que los centros de producción en Colombia se encuentren cerca de los puertos, de las Zonas Francas, de los grandes sistemas de almacenamiento y de los aeropuertos para poner los productos en el mercado internacional. De esta manera se obtiene una operación mucho más eficiente. Pero si vemos el Puerto de B/ventura, el aeropuerto internacional más cercano está a 1.500 km!!
Para conectar los aspectos anteriores, se requiere tener sistemas férreos y viales en óptimas condiciones y no existe voluntad política para destinar los fondos de inversión y enfrentar este reto nacional. Esto ocurre porque no tenemos una política de Estado, una visión compartida donde imaginemos al país dentro de 20 o 40 años. En lugar de eso tenemos una competencia interna por intereses de muy corto plazo, que van en detrimento de los intereses de la mayoría de hacer un país que tenga una infraestructura para hacerlo competitivo. Para eso necesitamos leyes en el plano tributario, cambiario, aduanero, de transporte, de sistemas de comunicación que respondan a una estrategia de Estado que incluya a todos los sectores y no solamente trabajar en sectores independientes como el sector portuario.
Finalmente, la Logística como estrategia de competitividad puede ser vista en dos aspectos: Como atractivo para los inversionistas (mejoramiento del puerto) o como uno altamente competitivo hacia fuera. Esa es una decisión estratégica que debemos tomar en Colombia, apalancada con una VOLUNTAD POLITICA para la inversión.
Octubre 8th, 2008 at 9:44
UNIVERSIDAD ICESI
MBA - GESTION DE OPERACIONES
CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO
En el caso se evidencia de manera contundente cómo la operación de una compañía está cimentada en el correcto flujo de información, que permita que todo el engranaje funcione correctamente.
Vemos cómo el problema se comprende, por los actores involucrados, como una situación puntual, la conyuntura de un despido y la asiganción de un nuevo gerente.
Este “problema” lo que hace es desnudar las grandes falencias que tiene la compañía en términos de liderazgo, cultura organizacional, procesos claros, adquisión y procuramiento de tecnología y visión del negocio.
1. Demanda de Información. Necesidad de reportes complejos que requiere acceso a gran cantidad de datos, y la intervención de diferentes personas a lo largo de la estructura organizacional de la compañía.
2. La información se encuentra atomizada a lo largo de diferentes áreas funcionales de la compañía.
3. Como plataformas para esta información, hay una gran cantidad de herramientas tecnológicas, unas que se han vuelto obsoletas, otras muy costosas que no cumplen con los requierimientos necesarios, y todas con falencias de comunicación, lo que hace imposible un buen levantamiento, administración, gestión, análisis y retroalimentación de la información.
4. No hay planes de entrenamiento que sirvan como base para la correcta transferencia de metodologías, procedimientos y uso de herramientas. Esto conlleva a que los usuarios de las herramientas tengan que recurrir a asesores externos, incurriendo en costos elevados, demoras y reprocesos.
5. No hay una cultura institucional de gestión de la información y el conocimiento, no existen procesos definidos que soporten la operación. Esto se evidencia por los diferentes obstáculos a lo largo de la cadena de operaciones (en todas las áreas), que ralentizan y crean redudancias en el trabajo.
6. Los anteriores factores concomitantes se traducen en vicios administrativos y operativos, lo cual lleva a la implementación improvisada de soluciones, a la sub utilización de herramientas de tecnología, a sobre costos por cargos adicionales innecesarios y a una mentalidad de trabajo reactiva frente a los problemas.
7. La gerencia exige y hace requerimientos sin estar en línea con la situación de la compañía. Esto crea un efecto de dominó que potencializa las fallas y crea nuevas amenazas a lo largo de todo el sistema.
8. Hay una junta directiva que toma decisiones sin tener en cuenta la realidad de la empresa. Son decisiones a puerta cerrada que no dan la respuesta adecuada a las necesidades de las diferentes áreas.
En consecuencia, son hechos que no haya una herramienta tecnológica indecuada, al igual que metodologías improvisadas que no permiten el buen flujo de la información. También, que no haya transferencia de conocimiento para cada colaborador de la compañía. Pero un cambio de estado de estos hechos no conduce a la solución, por lo tanto, no son el problema.
El problema es que no hay una definición clara de la meta del negocio. Una pregunta sencilla, ¿a dónde queremos llegar con nuestra compañía? evidenciará que, sea cual sea la meta, la forma actual de operar no va a conducir a ella.
La solución es una reflexión de fondo, una mirada nueva de cuál es el negocio, que haga posible que procesos, personas y recursos apunten a la misma dirección. Cualquier medida reactiva, como el cambio de personal, adquisición de nuevas plataformas, etc, va a resultar a soluciones temporales para casos puntuales.
Octubre 8th, 2008 at 12:02
Juan Carlos de Francisco C.
UNIVERSIDAD ICESI
GESTION DE PROCESOS
CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO.
ANTECEDENTES:
- La informacion que se tiene a nivel interno es deficiente y no cumple con los requerimiento s de la gerencia.
- La informacion se encuentra en varios programas diferentes y es muy complicado y demorado integrarla en un solo sistema de informacion.
- La gente que opera en este sistema no sabe donde debe meter la informacion.
- Falta de capacitacion de los empleados sobre el programa nuevo.
- Superintendencia queire intervenir y eso no los deja trabajar tranquilos.
PROBLEMAS:
- No hay capacitacion sibre el sistema a operar.
- Falta de colaboracion entre sus areas.
- No hay un sistema de informacion integrado.
- No hay funciones definidas ni claridad en lo que tiene que hacer cada persona con la informacion.
ARQUETIPO:
El modelo ideal que se debe tener a nivel interno del puerto es hablar un solo idioma con respecto a la informacion, que fluya como debe de ser y que se tenga a la mano, como es posible que la alta direccion tenga varios programas a nivel interno y lo mas preocupante de todo es que no haya gente calificada para utilizarlos y disponer de la informacion oportunamente.
SOLUCION:
- Integracion de los programas que generan la informacion.
- Capacitacion al 100% de los empleados en el programa y manejo de la informacion.
MEJORAS:
- Se tendria la informacion requerida en el tiempo estimado.
- Mejor comprension por parte de los empleados en la visualizacion del negocio, metas, objetivos y demas.
- Mejoraria el ambiente laboral por parte de los empleados cuando las capacitaciones sean provechosas.
- Se evitarian reprocesos en la obtencion de la informacion y en la agilidad de esta.
Octubre 8th, 2008 at 12:26
CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO UNIVERSIDAD ICESI
Estudiante : MARIA EUGENIA GUEVARA S. MAESTRIA EN ADMINISTRACION
Profesor : Andrés López GESTION DE PROCESOS
Octubre 2008
Adjunto diapositivas:
EVENTOS
La gerente financiera que está reemplazando al gerente pide un informe completo: “.. sobre todas las embarcaciones arribadas al puerto en los últimos 5 años, su hora de arribo a boya, medir el tiempo de permanencia en fondeo, en maniobras, calados, numero de contenedores a movilizar, (Descargue, Cargue) transbordos, tránsitos, reestibas a bordo y a tierra, tonelajes y numero de contenedores de 40 y 20 pies frecuencia semanal, numero de motonaves que arriban en un día, tiempo bruto y neto de operación, además lo quiere discriminado por líneas marítimas, agentes marítimos operadores portuarios y cada tiempo no operacional a quien le corresponde de los movimientos del puerto..” y las áreas de mercadeo, informática y planeación no tienen forma de obtener información en el tiempo y forma en que ella lo solicita.
HECHOS
Las proyecciones de la oficina de Planeación y Mercadeo de movilización de carga no se fueron bien proyectadas y la superintendencia quiere intervenir la empresa por comprometer el comercio internacional del país por la falta de un sistema confiable u oportuno de información.
PROBLEMA
No hay un sistema integrado de información que sirva a todas las áreas dentro de la empresa y del cual se pueda obtener información rápida y confiable. Cada área se suple de esta necesidad, desarrollando sus propias aplicaciones en excel cuyos datos muchas veces no coinciden con los de otras áreas.
Causa :La aplicación belga COSMOS que adquirió la Junta Directiva no la sabe utilizar ninguna de las áreas involucradas .
• No hay manuales
• No hay un sistema de entrenamiento formal que permita pasar la información de uno a otro de forma eficiente e imparcial y no porque simplemente le caiga bien o no.
• No tenían soporte del proveedor pues en la contratación no se tuvo en cuenta, acordar pólizas de cumplimiento y garantías , en consecuencia, pedir una asesoría genera altos costos.
PROBLEMA
No hay un sistema integrado de información que sirva a todas las áreas dentro de la empresa y del cual se pueda obtener información rápida y confiable. Cada área se suple de esta necesidad, desarrollando sus propias aplicaciones en excel cuyos datos muchas veces no coinciden con los de otras áreas.
Causa :La aplicación belga COSMOS que adquirió la Junta Directiva no la sabe utilizar ninguna de las áreas involucradas .
• No hay manuales
• No hay un sistema de entrenamiento formal que permita pasar la información de uno a otro de forma eficiente e imparcial y no porque simplemente le caiga bien o no.
• No tenían soporte del proveedor pues en la contratación no se tuvo en cuenta, acordar pólizas de cumplimiento y garantías , en consecuencia, pedir una asesoría genera altos costos.
ARQUETIPO
No hay una articulación entre las áreas en el manejo y uso de la información
No hay criterios unificados para la captura, almacenamiento y manipulación de la información
Hay una Junta Directiva que toma decisiones sin consultar las necesidades de las áreas comerciales, de sistemas y de planeación y hace transacciones directamente sin asesoría para pedir las garantías y soporte técnico necesarios.
Hay unas gerencias que desconocen la organización de tal forma que al reemplazar al gerente general piden información que ya deberían saber no puede obtenerse por la falta de un sistema eficaz y dominado por todos. Ignoran que sus colaboradores trabajan como islas cada uno con su informe muy personal en excel
No hay un sistema de gestión de Calidad. La Sociedad portuaria en sus objetivos dice : “..Mejorar los tiempos operativos de los sistemas informáticos para garantizar información en tiempo real y una integración de la comunidad portuaria a través de medios electrónicos. .”
CONCLUSIONES
Miguelito genera un informe al gerente mostrándole las falencias que hay en el flujo de la información, propone un mapa de procesos y un sistema de gestión de la calidad.
Este liderazgo que muestra Miguelito es la solución para crear un vínculo entre las directivas y las áreas de la compañía y poder así tomar las decisiones oportunas que requiere una empresa como ésta.
Se abre un canal de comunicación donde las áreas se sientan involucradas en los problemas de la compañía y no en solucionar cada cual su problema.
Este liderazgo de Miguelito debe ser ejercido desde la Gerencia General y evitar así que la Junta decida al interior de la compañía.
La gerencia debe conocer bien sus clientes internos y externos para satisfacer sus necesidades de competitividad y de tecnoógía y recurso y no tomar decisiones arbitrarias como el anterior gerente de subir tarifas por congestión, sin conocer el mercado.
Octubre 8th, 2008 at 12:52
En el caso es posible reconocer los siguientes hechos más relevantes:
i) Expansión del comercio internacional e incremento de las necesidades portuarias especialmente de los puertos ubicados sobre el pacífico debido al auge de los países asiáticos y de la cuenca del mar pacífico.
ii) Llegada de una nueva jefa como gerente general de la compañía con poca información sobre el negocio portuario.
iii) Requerimiento de entrega de información necesaria para la toma de decisiones.
iv) Dificultad para entregar información de una sola fuente, en la misma base tecnológica y completa.
v) Adquisición de un programa informático (COSMOS) en el exterior, sin adecuada capacitación sobre su forma de manejo en las distintas posiciones de la compañía y sin un adecuado análisis de la relación necesidades de la empresa – requerimientos técnicos y garantías del producto.
vi) Retrasos, rezagos y entrega limitada del servicio portuario.
Problema del caso:
Evidentemente, el problema principal del caso es la inexistencia de un sistema integrado de información, que permita un flujo homogéneo y confiable de la misma,
que sumado a la falta de entrenamiento formal para los distintos cargos acorde con las necesidades de la empresa, que hace que el conocimiento sea transmitido de una forma inadecuada, sin una metodología estructurada y sin gestión del mismo. Impidiendo la coordinación de actividades e imposibilitando el uso de un mismo lenguaje informático al momento de organizar la información sobre requerimientos, pedidos, movimientos, etc.
No obstante, un problema subrepticio lo constituye la forma de contratación en la compañía. ¿Hasta qué punto la empresa Puertos del Valle no heredó el comportamiento y cultura organizacional típica de la anterior empresa pública? ¿De qué manera la presencia de “soportes de información” personas contratadas para el manejo de los sistemas de información existentes en la compañía no respondía a favores políticos, sin dimensionar la importancia de la información que manipulaban?
Arquetipos:
Reconozco dos arquetipos en el caso. El primero, es que los superiores consideran no tener que conocer como funciona el negocio aunque si tomen decisiones clave de compras de sistemas de manejo de base de datos y gestión de operaciones. Y el segundo, es que las soluciones llegadas del exterior –en este caso el software- resuelven todos los problemas de la compañía en sí mismas, sin necesidad de un ejercicio de reconocimiento de los problemas y búsqueda de soluciones conjuntas.
Soluciones al caso:
La empresa requiere un sistema de gestión logística soportado en un sistema de administración del recurso humano, gestión del conocimiento y organización tecnológica. En primera medida es necesario volver el conocimiento de los distintos empleados explícitos y encontrar las formas más claras y uniformes para su transmisión. La gerencia general debe revisar las contrataciones y hacer corresponder las funciones con los resultados, para mejorar el desempeño a través de lenguaje compartido y uso de tecnologías de la información estándar que permitan contar con un conjunto estándar de herramientas y procesos que muestren un alto grado de costo-efectividad.
Un nuevo sistema integrado de información estándar –ERP, que más que adquirir nuevos programas se esfuerce por identificar los procesos clave de la compañía, capacitar a los empleados, fortalecer las relaciones entre los clientes internos y conformar una red de usuarios del sistema comprometidos con la información resultante. En últimas, se trata de volver funcional la gerencia de información y telecomunicaciones. Los líderes de tecnología deben encontrar y eliminar los silos de tecnología que están presentes en la infraestructura tecnológica de la compañía.
Sin embargo, el esfuerzo de transformación no puede ser únicamente de la gerencia de información y telecomunicaciones, la coordinación con el resto de los administradores de las distintas unidades de negocio, es vital para fortalecer la estrategia de equipo de fortalecer el sistema de información y obtener beneficios de los cambios en la administración de las operaciones.
El objetivo final de los cambios debe ser mejorar la agilidad y eficiencia del sistema ajustando al puerto a los requerimientos del comercio internacional, y permitir la satisfacción de los clientes externos como importadores, exportadores, SIA, operadores logísticos y portuarios, transportadores, agentes marítimos y navieros, entre otros con un mejor servicio.
Finalmente, la transformación debe tender a una estrategia liderada por el departamento de información y tecnología, que logre coordinar las actividades más que a través de liderazgos explícitos en las distintas operaciones, a través de trabajo en equipo que produzca resultados por cada área. Las estrategias clave que deben tener Administración de operaciones y negocios (Administración de TIC’s, finanzas y mercadeo, abastecimiento, operaciones, mantenimiento, soluciones de optimización y planeación), y Recursos de tecnología (administración de facilidades, desarrollo de liderazgo, administracion de desempeño, administración de personal, y entrenamiento en tecnología) deben estar conectadas a través del desarrollo de aplicaciones que soporten la estrategia de la compañía en su intención de lograr potenciar el puerto y satisfacer a clientes y accionistas. Para ello se requiere un liderazgo alrededor de la distinción de las áreas básicas y prioritarias donde los flujos de información deben ser perfectos, y el aporte de cada componente del equipo para su logro.
Octubre 8th, 2008 at 12:56
Luego de revisar el caso, me trae a la memoria, una asesoría que en el 2001 realizamos a la SPRBUN, un grupo de egresados de la Especialización de Mercadeo de ICESI, en aquel entonces, el puerto o mejor la sociedad sentía pasos de animal grande, con respecto a los puertos del atlántico. Estaban perdiendo mercado y los importadores y exportadores estaban migrando hacia estos, los análisis y resultados que obtuvimos en esa época nos daban datos como los que a sorpresa mía encuentro en el caso, La Comunicación. La SRPBUN tenia problemas de comunicación interno y mas grave problemas de comunicación con sus clientes. Otro factor es que las personas percibían al puerto como eso, un puerto en su totalidad e incluían las SIAS, Antinarcóticos y los demás componentes que están en asocio con la Sociedad Regional Portuaria.
Siendo el puerto por donde entra y sale la mayor cantidad de producto de nuestro país, es increíble que se presente una situación como la que plantea el caso. Encontrar unos gastos inmensos en compra de herramientas que no son utilizadas y que no hay quien informe o no prepare a la mano de obra calificada que llega a un puesto. Si regularmente las empresas realizan una gran inversión de tiempo y esfuerzo para preparar a su equipo trabajador, que se puede esperar de una organización que deja abandonado a su suerte a quien llega a laborar en ella, y que encima de todo debe ofrecer resultados satisfactorios, el impacto en la actitud del trabajador es negativa, y es el comienzo de tantas malas practicas al interior de las organizaciones que se reflejan en la productividad de las empresas. Siendo el puerto mas cercano al Canal de Panamá y el único en importancia en el Pacifico de todo un país, debería haber un plan diseñado desde la cabeza de quien gobierna nuestra nación. Puede que en el caso se hayan planteado unas soluciones a los problemas con los que se encontró Miguelito, pero en la actualidad esas soluciones no se reflejan , en la noticias se escuchan problemas que persisten en el puerto. A demás ha descargado en la gobernación del valle la solución del puerto, como si los productos que ingresan o salen sólo fueran del Valle, pues no es asi todas la importaciones y exportaciones le competen a la nación y de hecho es la nación quien debe proveer soluciones, planes, carreteras, vías, educación para los habitantes del puerto que siguen sintiendo el abandono regional y nacional. El valle con este puerto y toda su producción agrícola e industrial debería ser el departamento líder de Colombia, pero no entendemos porque no es así y las malas practicas políticas afectan el desarrollo y la competitividad de nuestra nación.
Octubre 8th, 2008 at 12:58
Para nadie es un hecho que nosotros los colombianos tenemos memoria de periódico de ayer, todo lo sucedido en la historia lo olvidamos y eso es lo que ha pasado con el puerto de Buenaventura, el cual que por varias décadas, fue uno de los puntos mas estratégicos de la costa pacifica, punto obligado de paso para mercancías y muchos otros productos mas. Al leer el caso de un mar revuelto observo la indiferencia por parte del gobierno y de las personas que solo tomaban el puerto como una dispensadora de dinero antes de la su privatización, por eso yo los calificaría como los “mal llamados trabajadores”, que lo único que provocaron fue la quiebra de uno de los negocios mas rentables que pudo tener el estado, ahora bien; la apertura económica fue uno de los primeros errores de planificación y desarrollo que inicio uno de los presidentes si así se le puede llamar a cesar Gaviria, esta apertura no se estudio y perjudico muchas empresas de Colombia, la decisión de la apertura fue apresurada y no hubo preparación para nadie en la globalización la cual 5 años mas tarde desataría una crisis económica sin precedentes en este país, la privatización del puerto fue solamente un alivio a una problemática de corrupción, los últimos 14 años de esta nueva administración han mejorado el manejo del mismo y lo ha llevado a ser una empresa rentable, pero donde quedo esa competitividad, nos quedamos en los noventa, los otros puertos en Perú, chile, Ecuador si se preocuparon por crecer y estar a la vanguardia en tecnología, y nosotros seguimos recibiendo los mismos buques que hace 20 años, cuando ahora se construyen buque muchos mas grandes que no pueden entrar al puerto relegándonos a un puerto de tercera categoría, que pasa con el crecimiento del mismo?, porque no se mira mas allá o se planifica un puerto mas grande, llevo 20 años escuchando el cuento que en bahía Málaga o aguas claras quedaría el nuevo puerto, pasarán otros 20 años y el puerto actual será no de tercera sino de décima categoría, hay que aprovechar el momento de la doble calzada a buenaventura, construir un corredor férreo, un puerto seco entre yumbo y yotoco. Es hora de crecer y dejar de pescar en un mar revuelto porque así no llegaremos a ningún lado.
Octubre 8th, 2008 at 13:21
Comentario por Mauricio Londoño Aguilar
CC: 16893724
El caso en si es un caso corto, que ilustra el choque que viven unos jefes de área frente al cambio abrupto de la gerencia de una empresa. En este caso, esta empresa es Puertos del Valle.
Hay varios hechos que se pueden observar aquí, y que dan lugar a algunos problemas descritos por el autor del caso. Tenemos a unos jefes de área poco coordinados entre sí, trabajando cada quien a su ritmo tratando de responder a las necesidades “que ellos creen” son las más importantes para la empresa en ese momento, teniendo así a cada uno de estos jefes, con un sistema de información, operacional y soporte totalmente distinto e incompatible entre ellos, a pesar de tener supuestamente un software común. Podemos así concluir como problema y en acuerdo con el autor, que una de las fallas de esta empresa es el sistema de comunicación inter áreas, pero también la falta de manejar un lenguaje común entre las áreas. (Cada área maneja un idioma distinto, y una forma distinta de actuar frente a los requerimientos de la empresa). Otros hechos que nos llevan a concluir otro problema de esta empresa, es la carente y ausente dirección, vemos que la junta directiva toma decisiones sin ser las más adecuadas en relación a la concretización de estas ideas, tenemos así la compra de un software que resulto tener poca aplicabilidad, tenemos así también el cambio abrupto de gerencia, que lleva a concluir que la idea que tienen los accionistas de la empresa, es totalmente distinta a la gente que opera la empresa, lo que lleva en ultimas a decisiones contraproducentes y que cuestan perdidas gigantescas. Del mismo modo, esta falta de dirección unísona, lleva a contribuir a lo descrito en el problema anterior, frente a la ausencia de unas directrices claras y coherentes, cada núcleo de trabajo decide tomar sus propios procesos, teniendo así procesos de contratación de personal, de estandarización, de información etc. totalmente distintos a lo largo de la empresa.
El arquetipo aquí reflejado, es quizás aquella postura que asumimos muchos frente a los problemas, que es el de resolverlos parcialmente, o en otras palabras con “pañitos de agua tibia”, podemos saber y comentar cual es el “gran problema” pero muchos los ignoramos y optamos por la solución fácil y más rápida, dejando así que ese gran problema se vuelva inmanejable en un futuro no muy lejano.
Otro de los arquetipos visibles es como frente a los problemas, pensamos que la solución está afuera, y no miramos nuestros errores, y los posibles cambios internos que debemos hacer para que no vuelvan a pasar estos problemas. Del mismo modo, en la mayoría de las ocasiones “peloteamos” los problemas siempre pensando, “que lo haga otro, ¿por qué yo?”.
Octubre 8th, 2008 at 15:07
Cod: 0842112
MBA
Gestión de Procesos
CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO
Hechos Relevantes del Caso:
• Conforme la estructura del puerto y la necesidad gerencial para la toma de decisiones, surge la necesidad de información consolidada (entre todos los departamentos).
• Toma de decisiones a nivel de junta directiva respecto a la adquisición de programas de gran envergadura, que no contempla las necesidades por departamentos y por ende del puerto en general.
• Exceso de programas para el manejo de información y por ende ausencia de paridad de la información.
Asignación de actividades por áreas, que presentan limitantes para ser ejercidas a cabalidad.
• Manejo de la información de manera informal (Archivos Excel – Se presenta en todos los departamentos)
Contratación de personal adicional (para actualizar los archivos informales, no regulados a nivel corporativo).
• Ausencia de entrenamientos formales, para comprender las herramientas, funciones y procesos que se deben realizar en cada uno de los departamentos y cargos.
Las funciones se trasfieren por conocimiento y experiencia de persona a persona.
Ausencia de manuales para el manejo de programas.
Problemas presentados por el caso:
Coincido con los autores del caso en:
• “A raíz de no haber un sistema integrado de información, la empresa se fue llenando de una cantidad de aplicaciones que no son compatibles entre sí, lo que hace que la información no fluya en forma homogénea y confiable, pues hay diferentes sitios donde se captura, se almacena y diferentes personas que la manipulan de diferentes áreas”.
Esto definitivamente afecta la compañía y tiene su origen en la toma de decisiones a nivel de junta directiva, que de manera arbitraria tomó decisiones sin contemplar las necesidades de los expertos en cada departamento, además de considerar que para ser líderes en el mercado, solo era necesario contar con la herramienta tecnológica. Lo anterior, es considerar que la evolución del negocio no fuese a exigir la adaptación de los individuos que utilizarían las herramientas y que la organización solo depende de quienes toman las decisiones y no de quienes aportan a su gestión diaria (falta de transición del conocimiento sobre el manejo de las herramientas).
En línea con lo anterior, tomar decisiones sobre invertir en tecnología (software y hardware), evitando sobre costos para la adaptación adecuada, es colocar la lápida en la tumba que más adelante se utilizaría (conlleva a contemplar inversiones anexas a las iniciales e incluso a desistir del sistema adquirido de manera inicial).
• “La falta de entrenamiento formal, en el cual el conocimiento es trasmitido de una forma inadecuada. No se transmite el conocimiento bajo una metodología estructurada.
No se adquirió el conocimiento necesario para que el proyecto pudiera ser difundido en toda la empresa”.
Esto definitivamente (aunque ya mencionado con anterioridad), agrega más leña al fuego:
No cuentan con la herramienta adecuada.
No se tiene el conocimiento adecuado para manejar la herramienta actual.
En resumen, no se cuenta con esa herramienta, yo lo consideraría un adorno a la organización, que le permite argumentar que su estructura está bien adaptada a las necesidades comerciales y por medio de esto aportar a la obtención de un (sello de garantía), cuando el trasfondo del negocio para la toma de decisiones de gerenciales de gran envergadura se toman por medio de la misma hoja de Excel que podría llevar cualquier negocio montado al interior de una casa.
Me preguntaría posterior a esto, ¿Existen realmente personas, “gerenciando” esta operación?, que de primera mano se optó para el puerto (para mejorar) entregar el 83% a manos privadas (a lo cual estoy de acuerdo) y las decisiones que toman esta concesión no contemplan la totalidad del negocio, sino que se limita a responder por departamentos de manera, aunque muchos datos comunes presentan diferencias (comentado por el caso). Este es un punto sensible para cualquier organización y cuestionable ante la junta directiva (quien de primera mano propone el desorden).
Alternativas de Solución planteadas por el caso:
“Para el primer problema la solución que se dio fue la siguiente:
A raíz de los hechos, el actual Gerente de Tecnología y Comunicaciones, organizó un equipo el cual sufrió una primera reorganización y se cambiaron algunos líderes que estarían con el asesor o personas contratadas de una empresa que pueda realizar un desarrollo propio”.
Ante la presente propuesta, estoy de acuerdo con tener un sistema integrado de información que permita la toma de decisiones gerenciales, contemplando la gestión como una esfera, pero no estoy de acuerdo con la propuesta de un desarrollo propio porque:
Conlleva a mayores inversiones a futuro que las estimadas inicialmente (aunque sería posiblemente inferior a la adaptación del actual).
Cuando deban realizar algún cambio o adaptación (“Actualización”) sobre el desarrollo propio, se deberá realizar una adaptación en particular, lo cual tomará, más recursos (que superaran las inversiones que hasta el momento se hayan realizado) y en algunos casos tiempos extensos de implementación.
Por ende, conservando la propuesta inicial de un sistema integrado de información, se podría pensar en un desarrollo preestablecido de software para puertos que sea adaptable al presente (sin cometer los errores iniciales- buscando ahorros que desvirtúen el objetivo) y contemplando que las actualizaciones que se realicen al mismo, serán automáticas (porque la compañía desarrolladora, hace estas actualizaciones y las aplica a todos los usuarios sin costos adicionales “buscando la conservación de sus clientes”).
“Para el segundo problema la solución que se dio fue la siguiente:
Para este proceso se involucró al equipo de facilitación para el cambio para que hiciera una campaña de sensibilización con los Planeadores portuarios y empezaran a utilizar el módulo de Almacenamiento y distribución de carga del sistema de información nuevo implantado”.
Estoy de acuerdo con el planteamiento propuesto por los autores del caso, sin embargo, la campaña de sensibilización también es necesario integrar a la junta directiva (evolución del proceso) y así mismo hacer unas sesiones de concientización con esta (que no permitan cometer errores como el comentado en el caso), para hacer frente a la situación de la organización, debido a que el futuro del puerto dependerá de decisiones tomadas de manera integral, concientes del objetivo estratégico y de las posibilidades de crecimiento, que ante todo dependen de la fluidez y coherencia con que los objetivos se divulguen u ejecuten.
Octubre 8th, 2008 at 19:35
MBA - ICESI
GESTION DE PROCESOS
ANTECEDENTES:
- Congestión en el puerto
- No hay flujo de información
- Falta de entrenamiento a los empleados
- No existen indicadores de gestión
- Diferentes sistemas de información no compatibles
- Desaprovechamiento de las aplicaciones existentes
- Empresa con areas no integradas
- Procesos de adquisición defectuosos sin considerar la opinión de expertos
EVENTO: Incremento de 40 dolares por parte de la agencia MSC a los barcos que lleguen al puerto de Buenaventura por “congestión”
ARQUETIPOS:
- El software por si solo funciona
- Rechazo de los empleados a aprender nuevas cosas
- No es interesante trabajar en grupo
- No se reconoce el valor de la información
PROBLEMA:
NO HAY INFORMACION CONSISTENTE PARA UNA OPERACION EFICIENTE DEL PUERTO, OBVIAMENTE GENERARÁ PROBLEMAS DE COMPETITIVIDAD DEL PUERTO FRENTE A SUS DIRECTOS COMPETIDORES (GUAYAQUIL, ETC).
Octubre 8th, 2008 at 20:00
MARISOL ARANGO RUIZ
TRABAJO FINAL DE GESTION DE PROCESOS
MAESTRIA EN ADMINISTRACION
PARA ENFOCAR EL CASO “EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO” HAY QUE TENER EN CUENTA QUE LAS PRIORIDADES COMPETITIVAS DEL PUERTO SON: CALIDAD SOSTENIDA, FLEXIBILIDAD, ENTREGA A TIEMPO Y MANTENER COSTOS BAJOS; LAS CUALES SON NECESARIAS PARA DAR VALOR A LOS SERICIOS QUE BRINDA A SUS CLIENTES (IMPORTADORES, EXPORTADORES, AGENTES MARITIMO…ETC).
PARA COMENTAR LA SOLUCION APORTADA POR MIGUILITO AL CASO, ESTARIA DE ACUERDO CON SU APORTE EN EL CASO EN QUE NO SE PUDIERA VOLVER A NEGOCIAR EL CONTRATO CON COSMO (YA QUE ES UN SISTEMA QUE ESTA VIGENTE Y QUE FUE COSTOSO Y NO SE USA POR FALTA DE ENTRENAMIENTO Y EVIDENTEMENTE DESCONOCIMIENTO DE SUS APLICACIONE S POR PARTE DEL PERSONAL), YA QUE POR LO QUE SE SABE SON MAS CARAS LAS ASESORIAS DADAS QUE LO QUE COSTO LA NEGOCIACION DE ESTE.
EN ESE UNICO CASO ESTARIA DE ACUERDO CON MIGUELITO EN IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADA (ERP) Y LO CUAL PERMITIRIA ARTICULAR TODOS LOS PROCESOS Y AREAS DEL PUERTO DE BUENAVENTURA EN UNISONO COMO COMPLEMENTO UNO DEL OTRO. ADEMAS, LA INFORMACION ESTARIA DISPONIBLE EN EL CASO EN QUE SE LE REQUIERA DE MANERA OPORTUNA, CONFIABLE Y CONCORDANTE, SUPRIMIENDO ACTIVIDADES, TRANSACCIONES Y PERSONAL INECESARIO, AHORRANDO COSTOS, LO CUAL SE REFLEJARA EN BENEFICIO PROPIO (DEL PUERTO) Y EN VALOR A SUS CLIENTES, ESTO PERMITIRA SER MAS COMPETITIVO A NIVEL GLOBAL Y GENERAR MAS OPCIONES DE NEGOCIOS.
DE OTRA MANERA ES IMPORTANTE RESALTAR QUE PARA QUE LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO PROPUESTO POR MIGUELITO FUNCIONE: PRIMERO, ES IMPERANTE LA CAPACITACION DEL PERSONAL EN CUANTO A LAS NUEVAS APLICACIONES Y ADEMÁS DEBE ESTAR SOPORTADO POR UNA GESTON DOCUMENTAL EN LA CUAL QUEDEN REGISTRADOS TODO EL SOPORTE Y LA INDUCCIONE DEL SISTEMA Y ADEMAS SE REQUERIRIA DE UN GRAFICO DE PROCESOS PARA REGISTRAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE REALMENTE DEBE EJERCE EL EMPLEADO, PARA EVITAR FUTURAS PERDIDAS DE CONOCIMIENTOS Y A SU VEZ PARA QUE SEA UTIL EN PROCESOS DE SELECCIÓN (ES DECIR QUE AYUDEN A DEFINIR EL PERFIL REQUERIDO PARA LOS CARGOS)Y CAPACITACION DE EMPLEADOS. SEGUNDO, HAY QUE DEJAR EN CLARO LAS RESPONSABILIDADES QUE CADA EMPLEADO TIENE EN LOS PROCESOS Y LO QUE SE ESPERA DE ELLOS EN CUANTO A SU DESEMPEÑO. TERCERO, HAY QUE EVITAR EL PENSAMIENTO DE QUE LAS NUEVAS IMPLEMENTACIONES HARAN TODO EL TRABAJO QUE SE REQUIERE PARA QUE FUNCIONE EL PUERTO, ESTAS AYUDARAN A QUE SUTRABAJO SEA MAS EFICIENTE EN CUANTO A LA TOMA DE DESICIONES Y FORMAS DE PROCEDER EN SITUACIONES ESPECIFICAS, PERO NO LO HARAN TODO LAS MAQUINAS (COMPUTADORAS), SE REQUIERE DE TODA LA EXPERTICIA Y CONOCIMIENTO ADQUIRIDO QUE COMBINADO CON UNA BUENA INFROMACION AGREGUE VALOR A SU DESEMPEÑO Y AL DE LOS DEMÁS. PARA LO CUAL SERIA DE GRAN CONTRIBUCION UN BUEN LIDER QUE ESTE A CARGO DEL EQUIPO DE TRABAJO APOYANDO LAS LABORES REALIZADAS.
EL MODULO PARA PLANEAR LA OPERACIÓN DE CARGUE Y DESCARGUE QUE NO SE IMPLEMENTO AYUDARIA A CONTRIBUIR A LOS CLIENTES DEL PUERTO ADMINSITRAR DE MANERA MAS OPTIMA Y RACIONAL LOS RECURSOS QUE TIENE ACORDE A LAS DISTINTAS SITUACIONES, YA QUE ESTOS PUEDEN GENERAR CUELLOS DE BOTELLA QUE PROVOQUEN INEFICIENCIAS EN EL PROYECTO IMPLEMENTADO.
Octubre 8th, 2008 at 20:37
Este caso me evoca a una experiencia laboral, mi empresa había crecido sin planeación al punto que una firma contratada afirmo que teníamos un atraso tecnológico de 30 años, el reto para actualizar a toda la organización a nivel nacional, incluía una plataforma tecnológica que integrara todas las aplicaciones existentes para que el flujo de la información y la toma desiciones fuera con datos y hechos reales y en línea, por otra parte se lanzo un proyecto llamado modernización que tuvo un gran despliegue y se caracterizo por el acompañamiento a los empleados en esta actualización tecnológica.
El caso “En medio de un mar revuelto” se identifican dos (2) situaciones que afectan la operación del puerto. La primera la falta de un sistema integrado de información y la segunda el Plan de Entrenamiento y Capacitación ya que no está alineado a las necesidades de la compañía, con un alcance limitado quedándose el conocimiento en unas pocas personas que no lo transmiten ni lo traducen en acciones.
Quisiera enfocarme en el sistema de gestión integral,el cual considero sirve como un análisis estratégico y que contiene la solución que miguelito le da al caso, un sistema de gestión intgral comprende: 1. Planeaciòn, 2. Procesos y 3. Cultura, llamadas también gerencias, la gerencia de planeación es clave pues es el escenario donde las Juntas Directivas, Gerente General elaboran políticas, aprueban proyectos, definen el norte de la organización “plan estratégico” esta gerencia debe comunicar a toda la organización tales derroteros y mas aun la gerencia de procesos debe garantizar llevarlos al día a día, mediante la estandarización y mejoramiento de procesos, la norma ISO es de mucha ayuda, para el caso del mar revuelto se ve gran deficiencia en la gestión documental, para el puerto es vital por el volumen de a información y las entidades que tienen que supervisar, aprobar los requerimientos para llevar a cabo las operaciones de cargue y descargue, en este parte veo claro lo que plantea miguelito en cuanto a: Integración de aplicaciones; Sistema integrado de recursos empresariales (ERP); Sistema de información de clientes (CRM); Sistema de Gestión Documental. La tercera “gerencia de la cultura” es la manera como estas mejores practicas se vuelven cultura en una organización, en el caso, miguelito plantea que involucró al equipo de facilitadores para ayudar en el proceso del cambio, realizaron una campaña de sensibilización con los planeadores portuarios y empezaran a utilizar el módulo de Almacenamiento y distribución de carga del sistema de información nuevo implantado. Esto no fue facil pero empezaron a encontrara beneficios en el nuevo sistema y fueron abandonando la practica tradicional con la queya estaban familiarizados.
Janet Burbano
Octubre 9th, 2008 at 0:36
CASO EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO
CLASE: GERENCIA DE OPERACIONES
DIANA MARCELA SAAVEDRA
EVENTOS
Incremento en las tarifas en el puerto por ineficiencia de la empresa
No hay como sacar informe de todas las operaciones del puerto
Perdida de información
Problemas con los proveedores del sistema de informacion
HECHOS
Se toman decisiones en la junta directiva sin hacer un verdadero análisis de los problemas, se toman desde la alta dirección sin comprender verdaderamente el impacto en la operación
Sistemas de información diferentes, no hay información integrada que permita llevar la
Trazabilidad del negocio
El personal no esta capacitado para manejar la herramienta y tiene falencias en el manejo de los procedimientos
No hay documentación de los procedimientos
PROBLEMA
Al no tener una estrategia de operaciones acorde al crecimiento de la compañía y las necesidades del puerto y las tendencias mundiales, se esta poniendo en riesgo no solo la competitividad y permanencia en el tiempo de la empresa sino la imagen y la competitividad logística del país al encarecer las operaciones del puerto. Esto hace que se incrementen los costos logísticos de la operación de las empresas de la región, pues tendrán que recurrir a otras alternativas si no se da una solución definitiva al engranaje operativo de puertos del valle.
Es necesario definir una estrategia de operaciones que contemple los siguientes aspectos: definición, documentación y estandarización de los procesos y procedimientos, invertir en la gente a través de la capacitación no solo en los procesos internos de la compañía, sino también en las tendencias mundiales en el sector maritimo de manera que cuenten con una visión global y conozcan las buenas practicas de otros puertos y así tengan la capacidad de planear para el futuro de acuerdo a las tendencias.
Se debe implementar in sistema de información integrado, pero acompañado de una estrategia de cultura de cambio organizacional. Los sistemas de información no son solamente hardware y software este solo no sirven para nada, un sistema lo componen las personas, los procesos y la tecnología. La calidad de la información que entre o salga del sistema depende de los trabajadores.
Se debe cambiar la mentalidad de que entes externos resuelven los problemas, llámense proveedores, recursos tecnológicos etc. Los resuelven las personas pero única y exclusivamente cuando identifican el verdadero problema, en puertos del valle están tratando de solucionar un síntoma, pero no la causa del problema.
ARQUETIPO
Los análisis de los problemas están mal enfocados. Seguir creyendo que la solución a los problemas las da uno los sistemas de información (pensando solo en software) sin contar con que un sistema esta compuesto de muchas variables técnicas y humanas. Solucionan los problemas de la compañía, sin considerar que un sistema de información es solo un medio para lograr un objetivo, y se requere el conocimiento de las personas y cambios en los comportamientos para lograr soluciones efectivas.
Octubre 9th, 2008 at 0:45
GESTION DE PROCESOS
TRABAJO FINAL
JUAN CARLOS HINCAPIE
CASO:EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO
HECHOS:
Tienen software de ultima generacion y no tienen quien lo opere por falta de conocimiento.
No hay apoyo de la gerencia en cuanto a los procesos, hay falta de liderazgo.
Mala implementacion de los sistemas.
Mal manejo de la informacion,lo cual genera desconfianza ante los clientes.
EVENTO
Falta de entrenamiento y capacitacion formal en la organizacion.
No hay una estructura de informacion en linea para tener acceso facil y presentar los informes,ya que los programas no son compatibles entre ellos.
No existen unos procesos de seleccion adecuados.
PROBLEMA
No existe una vision proyectada a largo plazo en la forma de direccionamiento del manejo del puerto, lo que lo puede llevar al cierre, ocasionandole un daño muy grave a la economia del pais.
ARQUETIPO
Pensar que por hacer inversiones en tecnologia se solucionan los problemas, sin tener en cuenta un plan de implementacion, capacitacion, entrenamiento y cambio de cultura en las personas.
SOLUCION
Es importante que exista un liderazgo, direccionamiento, vision y apoyo desde la gerencia.
Buscar la integracion de la informacion con el fin de consolidar toda la informacion.
Montar un plan de fidelizacion para los clientes externos y un cambio cultural a los clientes internos.
Documentar todos los procedimientos y manuales de la operacion.
Octubre 9th, 2008 at 17:52
Gustavo Adolfo De la cruz Arias
MBA
Gestion de Procesos.
Los Hechos estan ya contados en el mismo caso. Igual tampoco voy hacer un resumen del caso.
Voy de una vez a lo que entiendo yo es el problema.
El problema radica en falta de planeacion y competencias profesionales de tanto La Junta Directiva como de los Gerentes y jefes de areas.
Se nota que no hay coordinacion entre las areas, cada area es una isla aparte donde se interpreta y almacena la informacion de acuerdo a la subjetividad del personaje de turno.
No se reunen frecuentemente las diferentes areas a compartir informacion y volver una sola unidad de informacion todo lo recolectado dispersamente.
De que manera se pueden tomar decisiones trascendentales si no hay informacion. La falta de informacion genera incertidumbre y la gran cantidad de informacion dispersa en cada area genera ambiguedad.
Se necesita un gran administrador de la informacion que tenga un manejo global de todos los datos recopilados por cada area involucrada en la cadena de abastecimiento logisticpo del Puerto. En el momento que se solicite alguna informacion ese Administrador con solo undir un par de botones tiene las respuestas.
Fin,fin.
GADA
Octubre 21st, 2008 at 15:56
Comentario caso: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO.
Cêsar Cuartas Gestiôn de precesos
De acuerdo a las pautas dadas durante el desarrollo del curso, vimos que los casos en su anâlisis pueden enmarcarse en la definiciôn de cuatro items a saber : la identificaciôn de los hechos,los eventos, êl o los problemas ,los arquetipos si los hay y la propuestas de soluciôn a que hubiere lugar.
EVENTOS
La falta de apoyo del proveedor de software limita el acceso de informacion de primera mano en forma oportuna y precisa.la no existencia de reguistros del como se deben usar los sistemas de informacion conducen a improvisar y eneficiencia.La falta de cpacitacion del personal en el manejo del software a utilizar.
HECHOS
El mâs prominente es el mal manejo de los sistemas de informaciôn que conducen a la desinformacion y la falta de una coordinacion eficiente que permitan realizar las operaciones en el puerto.A lo anterior se suma la falta de direccionamiento oportuno y en tiempo real de la gerencia de informatica , sin contar con otras areas que tambien podrian aportar en la cocecusion de este objetivo.
La falta de manejo de los sistemas de informacion en cuanto a los desarrollos tegnologicos adquiridos , terminan por generar desorden y lastiman la confianza de los clientes.
La no existencia de controles en la forma de reguistrar la informacion o peor su no reguistro en algunos casos solo conllevan a la perdida de credibilidad de la compañia con las concecuencias que esto acarrea.
PROBLEMA
La implementacion ineficiente de los sistemas de informacion y su no correcto manejo.
la falta de coordinacion desde la gerencia muestran una ausencia de liderazgo en la misma.
ARQUETIPO
La sola adquisicion de tegnologia de avanzada no garantiza el exito y en este caso de por si no resuelve el problema en la gestion de la informacion.
SOLUCION (Sugerencias)
-La gerencia debe definir un estilo de liderazgo.
-Definir politicas que integren las diferentes areas y el manejos de su sistema de informacion.
-Definir con proveedorde software procesos de apoyo que ayuden a la apropiacion de los sistemas de informacion por parte del equipo de trabajo.
-Invertir en un plan de mercadeo que rescate la credibilidad y confianza de algunos clientes.