De acuerdo a las pautas dadas durante el desarrollo del curso, vimos que los casos en su anâlisis pueden enmarcarse en la definiciôn de cuatro items a saber : la identificaciôn de los hechos,los eventos, êl o los problemas ,los arquetipos si los hay y la propuestas de soluciôn a que hubiere lugar.
EVENTOS
La falta de apoyo del proveedor de software limita el acceso de informacion de primera mano en forma oportuna y precisa.la no existencia de reguistros del como se deben usar los sistemas de informacion conducen a improvisar y eneficiencia.La falta de cpacitacion del personal en el manejo del software a utilizar.
HECHOS
El mâs prominente es el mal manejo de los sistemas de informaciôn que conducen a la desinformacion y la falta de una coordinacion eficiente que permitan realizar las operaciones en el puerto.A lo anterior se suma la falta de direccionamiento oportuno y en tiempo real de la gerencia de informatica , sin contar con otras areas que tambien podrian aportar en la cocecusion de este objetivo.
La falta de manejo de los sistemas de informacion en cuanto a los desarrollos tegnologicos adquiridos , terminan por generar desorden y lastiman la confianza de los clientes.
La no existencia de controles en la forma de reguistrar la informacion o peor su no reguistro en algunos casos solo conllevan a la perdida de credibilidad de la compañia con las concecuencias que esto acarrea.
PROBLEMA
La implementacion ineficiente de los sistemas de informacion y su no correcto manejo.
la falta de coordinacion desde la gerencia muestran una ausencia de liderazgo en la misma.
ARQUETIPO
La sola adquisicion de tegnologia de avanzada no garantiza el exito y en este caso de por si no resuelve el problema en la gestion de la informacion.
SOLUCION (Sugerencias)
-La gerencia debe definir un estilo de liderazgo.
-Definir politicas que integren las diferentes areas y el manejos de su sistema de informacion.
-Definir con proveedorde software procesos de apoyo que ayuden a la apropiacion de los sistemas de informacion por parte del equipo de trabajo.
-Invertir en un plan de mercadeo que rescate la credibilidad y confianza de algunos clientes.

Los Hechos estan ya contados en el mismo caso. Igual tampoco voy hacer un resumen del caso.
Voy de una vez a lo que entiendo yo es el problema.

El problema radica en falta de planeacion y competencias profesionales de tanto La Junta Directiva como de los Gerentes y jefes de areas.

Se nota que no hay coordinacion entre las areas, cada area es una isla aparte donde se interpreta y almacena la informacion de acuerdo a la subjetividad del personaje de turno.
No se reunen frecuentemente las diferentes areas a compartir informacion y volver una sola unidad de informacion todo lo recolectado dispersamente.

De que manera se pueden tomar decisiones trascendentales si no hay informacion. La falta de informacion genera incertidumbre y la gran cantidad de informacion dispersa en cada area genera ambiguedad.

Se necesita un gran administrador de la informacion que tenga un manejo global de todos los datos recopilados por cada area involucrada en la cadena de abastecimiento logisticpo del Puerto. En el momento que se solicite alguna informacion ese Administrador con solo undir un par de botones tiene las respuestas.

Fin,fin.
GADA

CASO:EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO

HECHOS:
Tienen software de ultima generacion y no tienen quien lo opere por falta de conocimiento.

No hay apoyo de la gerencia en cuanto a los procesos, hay falta de liderazgo.

Mala implementacion de los sistemas.

Mal manejo de la informacion,lo cual genera desconfianza ante los clientes.

EVENTO
Falta de entrenamiento y capacitacion formal en la organizacion.

No hay una estructura de informacion en linea para tener acceso facil y presentar los informes,ya que los programas no son compatibles entre ellos.

No existen unos procesos de seleccion adecuados.

PROBLEMA
No existe una vision proyectada a largo plazo en la forma de direccionamiento del manejo del puerto, lo que lo puede llevar al cierre, ocasionandole un daño muy grave a la economia del pais.

ARQUETIPO
Pensar que por hacer inversiones en tecnologia se solucionan los problemas, sin tener en cuenta un plan de implementacion, capacitacion, entrenamiento y cambio de cultura en las personas.

SOLUCION
Es importante que exista un liderazgo, direccionamiento, vision y apoyo desde la gerencia.

Buscar la integracion de la informacion con el fin de consolidar toda la informacion.

Montar un plan de fidelizacion para los clientes externos y un cambio cultural a los clientes internos.

Documentar todos los procedimientos y manuales de la operacion.

EVENTOS

Incremento en las tarifas en el puerto por ineficiencia de la empresa

No hay como sacar informe de todas las operaciones del puerto

Perdida de información

Problemas con los proveedores del sistema de informacion

HECHOS

Se toman decisiones en la junta directiva sin hacer un verdadero análisis de los problemas, se toman desde la alta dirección sin comprender verdaderamente el impacto en la operación

Sistemas de información diferentes, no hay información integrada que permita llevar la
Trazabilidad del negocio

El personal no esta capacitado para manejar la herramienta y tiene falencias en el manejo de los procedimientos

No hay documentación de los procedimientos

PROBLEMA

Al no tener una estrategia de operaciones acorde al crecimiento de la compañía y las necesidades del puerto y las tendencias mundiales, se esta poniendo en riesgo no solo la competitividad y permanencia en el tiempo de la empresa sino la imagen y la competitividad logística del país al encarecer las operaciones del puerto. Esto hace que se incrementen los costos logísticos de la operación de las empresas de la región, pues tendrán que recurrir a otras alternativas si no se da una solución definitiva al engranaje operativo de puertos del valle.

Es necesario definir una estrategia de operaciones que contemple los siguientes aspectos: definición, documentación y estandarización de los procesos y procedimientos, invertir en la gente a través de la capacitación no solo en los procesos internos de la compañía, sino también en las tendencias mundiales en el sector maritimo de manera que cuenten con una visión global y conozcan las buenas practicas de otros puertos y así tengan la capacidad de planear para el futuro de acuerdo a las tendencias.
Se debe implementar in sistema de información integrado, pero acompañado de una estrategia de cultura de cambio organizacional. Los sistemas de información no son solamente hardware y software este solo no sirven para nada, un sistema lo componen las personas, los procesos y la tecnología. La calidad de la información que entre o salga del sistema depende de los trabajadores.

Se debe cambiar la mentalidad de que entes externos resuelven los problemas, llámense proveedores, recursos tecnológicos etc. Los resuelven las personas pero única y exclusivamente cuando identifican el verdadero problema, en puertos del valle están tratando de solucionar un síntoma, pero no la causa del problema.

ARQUETIPO

Los análisis de los problemas están mal enfocados. Seguir creyendo que la solución a los problemas las da uno los sistemas de información (pensando solo en software) sin contar con que un sistema esta compuesto de muchas variables técnicas y humanas. Solucionan los problemas de la compañía, sin considerar que un sistema de información es solo un medio para lograr un objetivo, y se requere el conocimiento de las personas y cambios en los comportamientos para lograr soluciones efectivas.

El caso “En medio de un mar revuelto” se identifican dos (2) situaciones que afectan la operación del puerto. La primera la falta de un sistema integrado de información y la segunda el Plan de Entrenamiento y Capacitación ya que no está alineado a las necesidades de la compañía, con un alcance limitado quedándose el conocimiento en unas pocas personas que no lo transmiten ni lo traducen en acciones.

Quisiera enfocarme en el sistema de gestión integral,el cual considero sirve como un análisis estratégico y que contiene la solución que miguelito le da al caso, un sistema de gestión intgral comprende: 1. Planeaciòn, 2. Procesos y 3. Cultura, llamadas también gerencias, la gerencia de planeación es clave pues es el escenario donde las Juntas Directivas, Gerente General elaboran políticas, aprueban proyectos, definen el norte de la organización “plan estratégico” esta gerencia debe comunicar a toda la organización tales derroteros y mas aun la gerencia de procesos debe garantizar llevarlos al día a día, mediante la estandarización y mejoramiento de procesos, la norma ISO es de mucha ayuda, para el caso del mar revuelto se ve gran deficiencia en la gestión documental, para el puerto es vital por el volumen de a información y las entidades que tienen que supervisar, aprobar los requerimientos para llevar a cabo las operaciones de cargue y descargue, en este parte veo claro lo que plantea miguelito en cuanto a: Integración de aplicaciones; Sistema integrado de recursos empresariales (ERP); Sistema de información de clientes (CRM); Sistema de Gestión Documental. La tercera “gerencia de la cultura” es la manera como estas mejores practicas se vuelven cultura en una organización, en el caso, miguelito plantea que involucró al equipo de facilitadores para ayudar en el proceso del cambio, realizaron una campaña de sensibilización con los planeadores portuarios y empezaran a utilizar el módulo de Almacenamiento y distribución de carga del sistema de información nuevo implantado. Esto no fue facil pero empezaron a encontrara beneficios en el nuevo sistema y fueron abandonando la practica tradicional con la queya estaban familiarizados.

Janet Burbano

PARA ENFOCAR EL CASO “EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO” HAY QUE TENER EN CUENTA QUE LAS PRIORIDADES COMPETITIVAS DEL PUERTO SON: CALIDAD SOSTENIDA, FLEXIBILIDAD, ENTREGA A TIEMPO Y MANTENER COSTOS BAJOS; LAS CUALES SON NECESARIAS PARA DAR VALOR A LOS SERICIOS QUE BRINDA A SUS CLIENTES (IMPORTADORES, EXPORTADORES, AGENTES MARITIMO…ETC).

PARA COMENTAR LA SOLUCION APORTADA POR MIGUILITO AL CASO, ESTARIA DE ACUERDO CON SU APORTE EN EL CASO EN QUE NO SE PUDIERA VOLVER A NEGOCIAR EL CONTRATO CON COSMO (YA QUE ES UN SISTEMA QUE ESTA VIGENTE Y QUE FUE COSTOSO Y NO SE USA POR FALTA DE ENTRENAMIENTO Y EVIDENTEMENTE DESCONOCIMIENTO DE SUS APLICACIONE S POR PARTE DEL PERSONAL), YA QUE POR LO QUE SE SABE SON MAS CARAS LAS ASESORIAS DADAS QUE LO QUE COSTO LA NEGOCIACION DE ESTE.
EN ESE UNICO CASO ESTARIA DE ACUERDO CON MIGUELITO EN IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADA (ERP) Y LO CUAL PERMITIRIA ARTICULAR TODOS LOS PROCESOS Y AREAS DEL PUERTO DE BUENAVENTURA EN UNISONO COMO COMPLEMENTO UNO DEL OTRO. ADEMAS, LA INFORMACION ESTARIA DISPONIBLE EN EL CASO EN QUE SE LE REQUIERA DE MANERA OPORTUNA, CONFIABLE Y CONCORDANTE, SUPRIMIENDO ACTIVIDADES, TRANSACCIONES Y PERSONAL INECESARIO, AHORRANDO COSTOS, LO CUAL SE REFLEJARA EN BENEFICIO PROPIO (DEL PUERTO) Y EN VALOR A SUS CLIENTES, ESTO PERMITIRA SER MAS COMPETITIVO A NIVEL GLOBAL Y GENERAR MAS OPCIONES DE NEGOCIOS.

DE OTRA MANERA ES IMPORTANTE RESALTAR QUE PARA QUE LA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO PROPUESTO POR MIGUELITO FUNCIONE: PRIMERO, ES IMPERANTE LA CAPACITACION DEL PERSONAL EN CUANTO A LAS NUEVAS APLICACIONES Y ADEMÁS DEBE ESTAR SOPORTADO POR UNA GESTON DOCUMENTAL EN LA CUAL QUEDEN REGISTRADOS TODO EL SOPORTE Y LA INDUCCIONE DEL SISTEMA Y ADEMAS SE REQUERIRIA DE UN GRAFICO DE PROCESOS PARA REGISTRAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE REALMENTE DEBE EJERCE EL EMPLEADO, PARA EVITAR FUTURAS PERDIDAS DE CONOCIMIENTOS Y A SU VEZ PARA QUE SEA UTIL EN PROCESOS DE SELECCIÓN (ES DECIR QUE AYUDEN A DEFINIR EL PERFIL REQUERIDO PARA LOS CARGOS)Y CAPACITACION DE EMPLEADOS. SEGUNDO, HAY QUE DEJAR EN CLARO LAS RESPONSABILIDADES QUE CADA EMPLEADO TIENE EN LOS PROCESOS Y LO QUE SE ESPERA DE ELLOS EN CUANTO A SU DESEMPEÑO. TERCERO, HAY QUE EVITAR EL PENSAMIENTO DE QUE LAS NUEVAS IMPLEMENTACIONES HARAN TODO EL TRABAJO QUE SE REQUIERE PARA QUE FUNCIONE EL PUERTO, ESTAS AYUDARAN A QUE SUTRABAJO SEA MAS EFICIENTE EN CUANTO A LA TOMA DE DESICIONES Y FORMAS DE PROCEDER EN SITUACIONES ESPECIFICAS, PERO NO LO HARAN TODO LAS MAQUINAS (COMPUTADORAS), SE REQUIERE DE TODA LA EXPERTICIA Y CONOCIMIENTO ADQUIRIDO QUE COMBINADO CON UNA BUENA INFROMACION AGREGUE VALOR A SU DESEMPEÑO Y AL DE LOS DEMÁS. PARA LO CUAL SERIA DE GRAN CONTRIBUCION UN BUEN LIDER QUE ESTE A CARGO DEL EQUIPO DE TRABAJO APOYANDO LAS LABORES REALIZADAS.

EL MODULO PARA PLANEAR LA OPERACIÓN DE CARGUE Y DESCARGUE QUE NO SE IMPLEMENTO AYUDARIA A CONTRIBUIR A LOS CLIENTES DEL PUERTO ADMINSITRAR DE MANERA MAS OPTIMA Y RACIONAL LOS RECURSOS QUE TIENE ACORDE A LAS DISTINTAS SITUACIONES, YA QUE ESTOS PUEDEN GENERAR CUELLOS DE BOTELLA QUE PROVOQUEN INEFICIENCIAS EN EL PROYECTO IMPLEMENTADO.

ANTECEDENTES:
- Congestión en el puerto
- No hay flujo de información
- Falta de entrenamiento a los empleados
- No existen indicadores de gestión
- Diferentes sistemas de información no compatibles
- Desaprovechamiento de las aplicaciones existentes
- Empresa con areas no integradas
- Procesos de adquisición defectuosos sin considerar la opinión de expertos

EVENTO: Incremento de 40 dolares por parte de la agencia MSC a los barcos que lleguen al puerto de Buenaventura por “congestión”

ARQUETIPOS:
- El software por si solo funciona
- Rechazo de los empleados a aprender nuevas cosas
- No es interesante trabajar en grupo
- No se reconoce el valor de la información

PROBLEMA:

NO HAY INFORMACION CONSISTENTE PARA UNA OPERACION EFICIENTE DEL PUERTO, OBVIAMENTE GENERARÁ PROBLEMAS DE COMPETITIVIDAD DEL PUERTO FRENTE A SUS DIRECTOS COMPETIDORES (GUAYAQUIL, ETC).

CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO

Hechos Relevantes del Caso:
• Conforme la estructura del puerto y la necesidad gerencial para la toma de decisiones, surge la necesidad de información consolidada (entre todos los departamentos).
• Toma de decisiones a nivel de junta directiva respecto a la adquisición de programas de gran envergadura, que no contempla las necesidades por departamentos y por ende del puerto en general.
• Exceso de programas para el manejo de información y por ende ausencia de paridad de la información.
 Asignación de actividades por áreas, que presentan limitantes para ser ejercidas a cabalidad.
• Manejo de la información de manera informal (Archivos Excel – Se presenta en todos los departamentos)
 Contratación de personal adicional (para actualizar los archivos informales, no regulados a nivel corporativo).
• Ausencia de entrenamientos formales, para comprender las herramientas, funciones y procesos que se deben realizar en cada uno de los departamentos y cargos.
 Las funciones se trasfieren por conocimiento y experiencia de persona a persona.
 Ausencia de manuales para el manejo de programas.

Problemas presentados por el caso:

Coincido con los autores del caso en:
• “A raíz de no haber un sistema integrado de información, la empresa se fue llenando de una cantidad de aplicaciones que no son compatibles entre sí, lo que hace que la información no fluya en forma homogénea y confiable, pues hay diferentes sitios donde se captura, se almacena y diferentes personas que la manipulan de diferentes áreas”.
 Esto definitivamente afecta la compañía y tiene su origen en la toma de decisiones a nivel de junta directiva, que de manera arbitraria tomó decisiones sin contemplar las necesidades de los expertos en cada departamento, además de considerar que para ser líderes en el mercado, solo era necesario contar con la herramienta tecnológica. Lo anterior, es considerar que la evolución del negocio no fuese a exigir la adaptación de los individuos que utilizarían las herramientas y que la organización solo depende de quienes toman las decisiones y no de quienes aportan a su gestión diaria (falta de transición del conocimiento sobre el manejo de las herramientas).
 En línea con lo anterior, tomar decisiones sobre invertir en tecnología (software y hardware), evitando sobre costos para la adaptación adecuada, es colocar la lápida en la tumba que más adelante se utilizaría (conlleva a contemplar inversiones anexas a las iniciales e incluso a desistir del sistema adquirido de manera inicial).
• “La falta de entrenamiento formal, en el cual el conocimiento es trasmitido de una forma inadecuada. No se transmite el conocimiento bajo una metodología estructurada.
No se adquirió el conocimiento necesario para que el proyecto pudiera ser difundido en toda la empresa”.
 Esto definitivamente (aunque ya mencionado con anterioridad), agrega más leña al fuego:
 No cuentan con la herramienta adecuada.
 No se tiene el conocimiento adecuado para manejar la herramienta actual.
 En resumen, no se cuenta con esa herramienta, yo lo consideraría un adorno a la organización, que le permite argumentar que su estructura está bien adaptada a las necesidades comerciales y por medio de esto aportar a la obtención de un (sello de garantía), cuando el trasfondo del negocio para la toma de decisiones de gerenciales de gran envergadura se toman por medio de la misma hoja de Excel que podría llevar cualquier negocio montado al interior de una casa.

Me preguntaría posterior a esto, ¿Existen realmente personas, “gerenciando” esta operación?, que de primera mano se optó para el puerto (para mejorar) entregar el 83% a manos privadas (a lo cual estoy de acuerdo) y las decisiones que toman esta concesión no contemplan la totalidad del negocio, sino que se limita a responder por departamentos de manera, aunque muchos datos comunes presentan diferencias (comentado por el caso). Este es un punto sensible para cualquier organización y cuestionable ante la junta directiva (quien de primera mano propone el desorden).

Alternativas de Solución planteadas por el caso:

“Para el primer problema la solución que se dio fue la siguiente:

A raíz de los hechos, el actual Gerente de Tecnología y Comunicaciones, organizó un equipo el cual sufrió una primera reorganización y se cambiaron algunos líderes que estarían con el asesor o personas contratadas de una empresa que pueda realizar un desarrollo propio”.

Ante la presente propuesta, estoy de acuerdo con tener un sistema integrado de información que permita la toma de decisiones gerenciales, contemplando la gestión como una esfera, pero no estoy de acuerdo con la propuesta de un desarrollo propio porque:
 Conlleva a mayores inversiones a futuro que las estimadas inicialmente (aunque sería posiblemente inferior a la adaptación del actual).
 Cuando deban realizar algún cambio o adaptación (“Actualización”) sobre el desarrollo propio, se deberá realizar una adaptación en particular, lo cual tomará, más recursos (que superaran las inversiones que hasta el momento se hayan realizado) y en algunos casos tiempos extensos de implementación.
Por ende, conservando la propuesta inicial de un sistema integrado de información, se podría pensar en un desarrollo preestablecido de software para puertos que sea adaptable al presente (sin cometer los errores iniciales- buscando ahorros que desvirtúen el objetivo) y contemplando que las actualizaciones que se realicen al mismo, serán automáticas (porque la compañía desarrolladora, hace estas actualizaciones y las aplica a todos los usuarios sin costos adicionales “buscando la conservación de sus clientes”).

“Para el segundo problema la solución que se dio fue la siguiente:

Para este proceso se involucró al equipo de facilitación para el cambio para que hiciera una campaña de sensibilización con los Planeadores portuarios y empezaran a utilizar el módulo de Almacenamiento y distribución de carga del sistema de información nuevo implantado”.

Estoy de acuerdo con el planteamiento propuesto por los autores del caso, sin embargo, la campaña de sensibilización también es necesario integrar a la junta directiva (evolución del proceso) y así mismo hacer unas sesiones de concientización con esta (que no permitan cometer errores como el comentado en el caso), para hacer frente a la situación de la organización, debido a que el futuro del puerto dependerá de decisiones tomadas de manera integral, concientes del objetivo estratégico y de las posibilidades de crecimiento, que ante todo dependen de la fluidez y coherencia con que los objetivos se divulguen u ejecuten.

El caso en si es un caso corto, que ilustra el choque que viven unos jefes de área frente al cambio abrupto de la gerencia de una empresa. En este caso, esta empresa es Puertos del Valle.
Hay varios hechos que se pueden observar aquí, y que dan lugar a algunos problemas descritos por el autor del caso. Tenemos a unos jefes de área poco coordinados entre sí, trabajando cada quien a su ritmo tratando de responder a las necesidades “que ellos creen” son las más importantes para la empresa en ese momento, teniendo así a cada uno de estos jefes, con un sistema de información, operacional y soporte totalmente distinto e incompatible entre ellos, a pesar de tener supuestamente un software común. Podemos así concluir como problema y en acuerdo con el autor, que una de las fallas de esta empresa es el sistema de comunicación inter áreas, pero también la falta de manejar un lenguaje común entre las áreas. (Cada área maneja un idioma distinto, y una forma distinta de actuar frente a los requerimientos de la empresa). Otros hechos que nos llevan a concluir otro problema de esta empresa, es la carente y ausente dirección, vemos que la junta directiva toma decisiones sin ser las más adecuadas en relación a la concretización de estas ideas, tenemos así la compra de un software que resulto tener poca aplicabilidad, tenemos así también el cambio abrupto de gerencia, que lleva a concluir que la idea que tienen los accionistas de la empresa, es totalmente distinta a la gente que opera la empresa, lo que lleva en ultimas a decisiones contraproducentes y que cuestan perdidas gigantescas. Del mismo modo, esta falta de dirección unísona, lleva a contribuir a lo descrito en el problema anterior, frente a la ausencia de unas directrices claras y coherentes, cada núcleo de trabajo decide tomar sus propios procesos, teniendo así procesos de contratación de personal, de estandarización, de información etc. totalmente distintos a lo largo de la empresa.

El arquetipo aquí reflejado, es quizás aquella postura que asumimos muchos frente a los problemas, que es el de resolverlos parcialmente, o en otras palabras con “pañitos de agua tibia”, podemos saber y comentar cual es el “gran problema” pero muchos los ignoramos y optamos por la solución fácil y más rápida, dejando así que ese gran problema se vuelva inmanejable en un futuro no muy lejano.
Otro de los arquetipos visibles es como frente a los problemas, pensamos que la solución está afuera, y no miramos nuestros errores, y los posibles cambios internos que debemos hacer para que no vuelvan a pasar estos problemas. Del mismo modo, en la mayoría de las ocasiones “peloteamos” los problemas siempre pensando, “que lo haga otro, ¿por qué yo?”.