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DIAGRAMA CAUSAL
Author: Andres Lopez Astudillo
EL CASO
Author: Andres Lopez Astudillo
En la sede principal de casa matriz de la multinacional la PERLITA en Londres, se encuentra reunida la Junta Directiva a Nivel Mundial con el fin de revisar los proyectos y聽 planes de ahorro para la regi贸n Andina, para ello solicitan al presidente de la regi贸n propuestas con resultados a m谩s tardar en dos a帽os que contribuyan con la reducci贸n de costos planificada en聽 aproximadamente 1000 millones de d贸lares.
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Escena 1: 隆隆隆 La gran idea!!!
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Paralelamente en Colombia,聽 Daniels Munish Presidente de la regi贸n Andina, un poco pensativo acerca del futuro de la compa帽铆a y con el reto de reducir los costos log铆sticos para mejorar la imagen corporativa de la empresa frente a sus respectivas filiales, decide tomar el tel茅fono y llamar a Michelle, una mujer comprometida y creativa quien ha desempe帽ado por el lapso de un a帽o el cargo de聽 gerente de Log铆stica.
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Daniels: Alo Michelle, como estas?聽 Por favor puedes pasar un momento a la oficina, quiero comentarte de un proyecto.聽 Por favor no te demores, te espero en 5 minutos en mi oficina.
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Despu茅s de los 5 minutos鈥︹
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Michelle: Buenos d铆as Daniels como ha estado?
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Daniels: Muy bien gracias, Michelle te he citado de improviso porque quiero que hablemos de unos ahorros que nos est谩n solicitando de casa matriz.聽 Yo s茅 los excelentes indicadores de desempe帽o que tenemos en聽 el 谩rea de Log铆stica pero de pronto tambi茅n aqu铆 tenemos la oportunidad de mejorar, me gustar铆a escuchar nuevos proyectos donde nos puedan contribuir a esos ahorros.
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Michelle: OK, Daniels precisamente estaba trabajando en una Gran Idea, pero antes de comentarla me gustar铆a que revis谩ramos los indicadores de este mes para que evaluemos si es posible apuntar al cumplimiento de la idea o proyecto.
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Daniels: Claro, revis茅moslos en mi computador de inmediato.
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Michelle: Daniels, la tendencia que se obtuvo en este trimestre de nuestros indicadores y costos no fueron las esperadas en el 谩rea de Almacenamiento, donde los indicadores no alcanzaron el objetivo del 95%, solo se llego聽 al 93%.
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Realizando un estimado para el siguiente trimestre podr铆amos obtener un 99% en niveles de desempe帽o, pero te preguntaras 驴c贸mo lo har铆amos? y la respuesta muy inmediata y sencilla ser铆a 鈥 Con la tercerizaci贸n del Almacenamiento鈥.
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驴Qu茅 te parece la idea? Yo s茅 que es un proyecto agresivo pero estoy segura que podemos afrontarlo pues contamos con solvencia econ贸mica y un equipo humano con altas capacidades.
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Daniels: 隆Excelente Michelle 隆 por favor聽 estructura mejor la idea, revisa las cifras, la idea es que al final del a帽o podamos presentar el proyecto con su respectivo cronograma. Elabora un聽 proyecto y en 6 meses revisamos como estamos.
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Daniels y Michelle se despiden con una gran sonrisa y una genial idea que va hacer 隆隆隆boom!!! en la compa帽铆a.
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Escena 2: El acuartelamiento.
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Michelle ubica a su equipo de trabajo, son dos ingenieros j贸venes, Yackelin se desempe帽a como Jefe de alistamiento y despachos nacionales y James se desempe帽a como Jefe de abastecimiento a plantas. Los聽 hace reunir con urgencia.
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Michelle: El d铆a de ayer en reuni贸n con Daniels acordamos iniciar con un proyecto que liderara Log铆stica!, hay dos muy buenas noticias!
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La primera es que trabajar茅 6 meses en este proyecto que ser谩 de gran importancia para la regi贸n andina pues la idea es generar ahorros.
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La segunda es que debo retirarme de la operaci贸n Nacional y de exportaciones y como ustedes son mis personas de confianza y mi gran respaldo, quedaran al frente de la operaci贸n reportando directamente a Daniels.
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James: UH!! que interesante, nos puedes comentar algo m谩s concreto del proyecto?
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Michelle: en este momento no les puedo comentar pues la informaci贸n se esta manejando de forma reservada.聽 En seis meses les comentar茅 toda la informaci贸n que se requiera para iniciar con el proyecto.
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Yackelin: listo Michelle, cuenta con nuestro apoyo!!
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Despu茅s de estas palabras cada uno del equipo se retira a meditar lo acordado e iniciar en forma el proyecto y dentro de seis meses conocer cu谩l ser谩 el futuro del 谩rea donde labor谩n.
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Escena 3: (6 meses despu茅s) 隆隆 El GOL !!
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Michelle re煤ne nuevamente a Yackelin y a James y les realiza el tan anhelado comunicado:
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Michelle: buenos d铆as Muchachos, los felicito pues he recibido muy buenos comentarios durante mi ausencia, la verdad聽 tienen muy estable la operaci贸n. Bueno sin m谩s pre谩mbulos El objetivo de esta reuni贸n es comentarles cual fue mi resultado de estos 6 meses de trabajo, Nuestro proyecto es la tercerizaci贸n de toda la operaci贸n de almacenamiento鈥.驴qu茅 les parece??.
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Yackelin y James se miran con asombro pues no conocen nada acerca del proyecto.
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Michelle, se encontraba acompa帽ada de Yonier, quien hab铆a trabajado en La Perlita por m谩s de 20 a帽os y era muy conocedor del 谩rea de Log铆stica, era muy apreciado por el grupo pues pr谩cticamente hab铆a sido el entrenador de los del 谩rea.
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Michelle: Adem谩s eso no es todo, contaremos con la ventaja que Yonier trabajar谩 con el Outsourcing de almacenamiento y ser谩 quien estar谩 a cargo de nuestra operaci贸n, entonces estaremos hechos, ahorraremos y el cambio en la operaci贸n ser谩 transparente pues Yonier conoce toda nuestra de operaci贸n nacional.
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Al escuchar esto, James y Yackelin sintieron un descanso pues conoc铆an bien el trabajo de Yonier y sab铆an que su experiencia en聽 la operaci贸n no pod铆a cuestionarse.
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Michelle: Espero que tengan un excelente equipo de trabajo pues los resultados deben ser 1000 millones de d贸lares en el transcurso de dos a帽os.聽 La empresa escogida como Outsourcing fue 鈥淪ayayin鈥.este fue el resultado de una revisi贸n exhaustiva聽 desde el punto de vista financiero, de mercadeo, de procesos etc. En un mes iniciaremos con el proyecto.聽 Esta ser谩 nuestra meta del 谩rea, considero que el periodo de empalme entre la empresa Sayayin y La perlita ser谩 de un mes, por favor preparen todo聽 porque ser谩 duro este primer mes pero estoy segura de que luego ser谩 transparente para nuestros clientes el cambio.
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Escena 4 (6 meses despu茅s) El conflicto
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Yackelin ingresa r谩pidamente a la oficina de Yonier y en un tono agresivo le dice: Yonier estoy preocupada, estoy revisando los indicadores de los 6 meses que tenemos de operaci贸n y observo que los tiempos de entrega a los clientes se han retrasado, los reclamos de mis clientes han aumentado, esto est谩 peor que cuando La perlita tenia la operaci贸n de Almacenamiento, dime 驴qu茅 es lo que esta pasando?
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Yonier guarda silencio, y tratando de calmar a Yackelin dice: Estamos haciendo lo que esta a nuestro alcance para cumplir con los requerimientos del contrato鈥.
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Yackelin interrumpe: 驴para cumplir?? 隆Ja! muy claro esta en el contrato lo referente a los indicadores de gesti贸n y los niveles de cumplimiento de los mismos y no est谩n cumpli茅ndose ninguno.
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Yonier: Si, de acuerdo pero La perlita debe tener en cuenta que nuestro personal solo tiene 6 meses de conocer la operaci贸n y est谩n en un proceso de capacitaci贸n, apenas se est谩n familiarizando con los productos, es normal que existan estos errores.
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Yackelin: Disc煤lpame pero yo no puedo decirle a mi cliente que me permita ciertos errores pues el personal del Outsourcing de almacenamiento a煤n esta en entrenamiento.聽 Esto es la locura, estoy perdiendo mercado鈥..驴qu茅 vamos a hacer?.
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De repente interrumpe la reuni贸n James y se dirige a Yonier:
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James: amigo estoy muy preocupado, la Planta se me va a parar por falta de estibas, necesito enviar 隆urgente!
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Yonier: esto s茅 esta poniendo peor.聽 Hace 6 meses no compramos estibas.
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Yackelin: 驴c贸mo as铆? Por qu茅?. Esto va a colapsar.
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Yonier: porque eso no esta relacionado en la tarifa, en ninguna parte del contrato se incluye las estibas.
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Yackelin: OK, entonces 驴qu茅 incluye la bendita tarifa?
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Yonier: Yackelin calmate, la tarifa incluye el almacenamiento como tal, ubicaci贸n en estanter铆a y los alistamientos, ya sea de recepci贸n o despacho.
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Yackelin: haber, en este momento tambi茅n tenemos 3 montacargas paradas, pues necesitan mantenimiento, 驴qui茅n debe pagar este mantenimiento?
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Yonier:聽 Lo siento Yackelin pero como te estaba explicando esto no esta incluido en la tarifa, en el contrato no se estipulo la reparaci贸n de activos y por favor no tengo dinero para invertir en sus solicitudes鈥︹︹β James compra t煤 las estibas!
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James: No! yo no puedo comprarlas, de mi presupuesto no puede salir.聽 Adem谩s necesito que me ayudes con Espacio en la bodega, pues se me acerca la 茅poca pico y necesito almacenar los excesos de la planta.
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Yonier: por el momento solo les puedo recibir las estibas contempladas en el contrato, 16000 estibas, ni una m谩s pues no tengo espacio f铆sico para ubicarlas.
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James: 隆Esto es el fin!
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Yackelin, James y Yonier hablan al tiempo pues ninguno tiene presupuestado estos gastos y van en deterioro de la meta de la regi贸n Andina.
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Escena聽 5: Presentaci贸n del proyecto ante casa matriz.
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Michelle llama telef贸nicamente a Yackelin y le solicita informaci贸n de los indicadores, ganancias en los 6 meses de operaci贸n desde la implementaci贸n del Outsourcing y proyecci贸n de los ahorros.
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Yackelin se queda muda y petrificada respondiendo: Michelle con todo gusto yo puedo realizar el informe pero los resultados no son los que tu esperas.
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Michelle: como as铆聽 Yackelin!!! no entiendo? Necesito esta informaci贸n cuanto antes鈥︹..
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Finalmente, 驴Qu茅 presentar谩 Michelle Rodford como beneficios ante casa matriz? .
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Escena 6: El viaje a Casa Matriz
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Michelle viaje a casa matriz con el objetivo de presentar los resultados del proyecto de tercerizaci贸n del almac茅n.
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Reuni贸n de Junta:
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Presidente: buenos d铆as, hemos reunido a las principales regiones con el fin de hacer una presentaci贸n general del proyecto de tercerizaci贸n y as铆 obtener el total de los ahorrados en este primer a帽o.
El orden de las presentaciones ser谩 el siguiente:
- Region Mecca
- Region Cela
- Region Conosur
- Region Andina
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Se llev贸 a cabo la presentaci贸n de cada una de las regiones, presentando los ahorros pactados, todos giraban alrededor de los 1 millones de dolares.
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Lleg贸 la hora de la presentaci贸n de la regi贸n Andina:
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Michelle: durante este a帽o, pudimos identificar que este proyecto ha sido la mejor idea para lograr ahorros, adem谩s estamos muy contentos por las relaciones que hemos adquirido con nuestro operador log铆stico.
La situaci贸n actual del pa铆s, la devaluaci贸n del peso y la tasa cambiaria no permitieron que obtuvi茅ramos la cifra inicial, pero lo importante ha sido el estudio y proyecci贸n que realizamos, el cual presenta que para el siguiente a帽o, no solo obtendremos la cifra presupuestada sino un 20% por encima.
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Finaliz贸 la reuni贸n de la junta directiva, y cada uno de los presidentes y directores viajaron nuevamente a sus pa铆ses.
Todos ten铆an nuevamente la misi贸n de continuar con sus ahorros, pero Michelle ten铆a adem谩s una labor muy grande, mostrar no solo los ahorros no alcanzados sino los nuevos compromisos.
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Escena 7: Reuni贸n de Fin de A帽o
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Michelle env铆a un comunicado a todo su equipo informando que se realizar谩 una reuni贸n el d铆a viernes 6 de diciembre con el fin de revisar los proyectos realizados en el a帽o y as铆 mismo el plan para el siguiente.
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Michelle se dirige a sus reportes directos:
Como est谩n Yackelin, James.
Estamos aqu铆 reunidos, como lo hacemos cada fin de a帽o, para revisar nuestras metas, logros y el plan de trabajo del siguiente a帽o.
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Jackelin: quiero comentar que los proyectos manejados este a帽o fueron un 茅xito:
-聽聽聽聽聽 Proyecto Alistamiento
-聽聽聽聽聽 Proyecto Etiquetas
-聽聽聽聽聽 Proyecto Cycle Count
Realic茅 una revisi贸n de las metas planteadas y los objetivos fueron no solo alcanzados sino tambi茅n que logramos metas adicionales.
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James: tambi茅n me siento muy satisfecho porque cada uno de los proyectos que tuve bajo mi responsabilidad permiten mostrar el desempe帽o y gesti贸n que se ha realizado con producci贸n.
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Michelle: los felicito, ha sido un excelente trabajo, pero ustedes saben que ten铆amos un compromiso, 鈥淓l proyecto de Tercerizaci贸n鈥, y es claro que no solo era mi proyecto sino que necesitaba de la colaboraci贸n de todo el equipo para lograr exitosamente los ahorros planteados en la reuni贸n de Casa Matriz.
Ahora lo importante es saber que para nuestro siguiente a帽o aun contamos con la oportunidad de mejorar y nos hemos comprometido en un 20% adicional en ahorros.
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Jackelin, James: 20% adicional!!!!, pero como lograremos esto?, nuestra negociaci贸n con Sayay铆n no ha sido de lo mejor, ellos no nos est谩n ofreciendo los beneficios que requerimos, cada vez tenemos que pensar en nuevas inversiones, adem谩s la cuota no est谩 siendo cumplida por ventas, en el almac茅n cada vez necesitamos m谩s estibas, producci贸n no ha podido cuadrar su programaci贸n de planta con los recibos de Sayay铆n.
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Michelle: por eso es que les comento la importancia de nuestra nueva meta y el reto que tenemos por delante. Se que con el esfuerzo de cada uno y la presi贸n sobre Sayay铆n obtendremos nuestros resultados.
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Escena 8: El Plan de Sayayin
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La junta directiva de la empresa sayay铆n se ha reunido para revisar el plan de beneficios a ofrecer para sus negociadores en el siguiente a帽o.
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Fernando: Como gerente de Sayay铆n, les informo que no estamos cumpliendo con las metas planteadas, estamos ofreciendo unos precios de negociaci贸n muy bajos y nuestro servicio de calidad no puede mantenerse. Debemos revisar nuestras negociaciones o revaluar cada uno de los servicios ofrecidos en la operaci贸n del almac茅n.
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Yonier: jefe usted tiene toda la raz贸n, en los dos 煤ltimos a帽os hemos recibido la tercerizaci贸n para grandes multinaciones como La perlita, Colombinin, Golleta, americana de dulces y con todos se presentan inconvenientes de presupuestos de tarifa.
Realic茅 un an谩lisis para encontrar las deficiencias en nuestra negociaci贸n y de esta manera poder sustentar a nuestros clientes, la necesidad de aumentar la tarifa o disminuir la calidad de nuestros servicios.
En conclusi贸n tenemos que:
-聽聽聽聽聽 Los clientes siempre est谩n buscando las menores tarifas de negociaci贸n.
-聽聽聽聽聽 Sayay铆n ofrece tarifas globales sin contar con experiencia en las 谩reas manejadas en el almac茅n (por ejemplo: f谩rmaco, alimentos, etc). Esto ocasiona que presentemos tarifas muy superficiales sin entender el detalle del negocio de nuestro cliente.
-聽聽聽聽聽 Los clientes esperan conservar la misma calidad en los servicios, es m谩s en ocasiones superar la misma gesti贸n de almacenamiento que ellos realizaban.
-聽聽聽聽聽 Las empresas se dedican a la parte administrativa y se desentienden de la operaci贸n: no explican como y que quieren que el outsourcing. Pocas empresas dan procedimientos.
-聽聽聽聽聽 A Sayay铆n le ha tocado adaptarse a 5 culturas en menos de dos a帽os pues cada empresa tiene sus reque帽eques.
-聽聽聽聽聽 Los clientes se despreocupan del clima organizacional o nivel de operarios esto influye en el servicio al cliente pues al fin y alcabo es el contacto o el final de la cadena.
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Fernando: este es un excelente an谩lisis, debemos realizar una presentaci贸n con cifras, sustentando tu an谩lisis, as铆 podremos renegociar una nueva tarifa, en especial con La Perlita, o hacer pactos para los servicios ofrecidos.
Por favor plantea una reuni贸n para la siguiente semana con Michelle y su equipo, as铆 podremos anticiparnos a las metas que ellos se planteen para el siguiente a帽o.
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Escena Final: El Problema Sin Soluci贸n
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Como podr谩 hacer Michelle y su equipo para cumplir con los ahorros pactados por La Perlita en casa matriz?
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Es posible que Sayay铆n pueda ofrecer mejores tarifas de negociaci贸n?
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Cu谩ndo se podr谩 evidenciar una soluci贸n para todos?
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