La primera es que todos se acostumbraron a hacer sólo su trabajo, revisan qué es lo que les corresponde hacer para luego pasar la responsabilidad a la siguiente persona de la misma u otra área, y determinar que hasta allí llega su responsabilidad en lo que concierne a determinada tarea. Y así sucesivamente, la última persona que recibe instrucciones en la orden de secuencia, también recibe la responsabilidad de la tarea que se está llevando a cabo, que igualmente le vuelve a trasladar la siguiente, una vez realice su parte, hasta que llega a un punto donde quien recibe la responsabilidad es alguien que no hace parte de la empresa y además está fuera de ella: El proveedor. Este último, por conveniencia propia, ha determinado despachar mercancía a sus clientes sólo cuando el contenedor complete su capacidad, con el fin de disminuir costos. Esto también favorece a las empresas que están comprando dicha materia prima. Como esta situación es algo que venía sucediendo desde hace varios años sin que nada sucediera, entonces todo el mundo estaba despreocupado.
Frente a esto, una de las primeras personas responsables es Karla, pues es la pesona que tiene a su cargo el área de comercio exterior, pero a su vez, el jefe de ella Don Willy, también le corresponde estar al tanto de los despachos de materia prima desde N.Y., princiopalmente de ls fechas de envío.

Creo que en la empresa “Balones y Balones” se debe hacer una revisión de los procesos y se deben mejorar los controles con respecto a las responsabilidades, de tal forma que más de una persona esté pendiente de las actividades y tareas en cada área. Este ajuste en los procesos implica que en cada área y cada persona debe estar atento a los “puntos de alarma” donde por ejemplo, si los de producción se dan cuenta que se está acabando la materia, con anticipación deben solicitar a bodega el suministro de más materia prima y estos a su vez avisar a almacén para que verifique sus puntos de reorden, hasta llegar a un punto donde se encienda la alarma porque ya no hay más materia prima. Pero no se puede esperar a que no se escuche el ruido de la máquina para darse cuenta que hay un problema.

En este caso, el problema no es de la máquina, ni del proveedor, ni de la competencia. El problema es de las personas y de los procesos operacionales, los cuales no se revisan desde hace muchos años y es necesario hacer ajustes para adecuarlos a la situación actual. También deben aprovechar el momento para revisar la situación de la empresa frente a la competencia nacional e internacional para determinar hasta donde los puede afectar la entrada de los balones chinos y sí mismo hacer una verificación de sus fortalezas y debilidades así como de sus oportunidades y amenazas.Igualmente, si la empresa tiene implementado el Justo a tiempo, deben revisar como está funcionando porque esta herramienta administrativa involucra el aprovisionamiento de materia prima en los momentos necesarios para minimizar costos sin desatender a los clientes.

21 de mayo de 2009 5:45

Tener una maquinaria parada cuesta mucho dinero y lo que se deje de producir en ese tiempo es perjudicial para toda la organización. En cada uno de los procedimientos para que la MP comience a transformase debe existir un responsable y manejar muy bien las normatividades y condiciones que pone tanto su cliente interno como externo, es una cadena donde todos están involucrados y debe tener algún responsable generando valor a cada uno de los procesos.

Se deben analizar los si los proveedores de materia prima pueden cumplir con los requerimientos de acuerdo al nivel de productividad, seguramente hacer un pedido muy grande de MP elevaría los costos de almacenaje, una posible solución sería conseguir un proveedor nacional que cumpla con los requerimientos de los productos.

Esta consecución permitiría tener un “colchón” acorde a la información que se tiene histórica de producción y facturación arrojada efectivamente por los sistemas de información que se manejen, así en algún momento puede tener poder de negociación de acuerdo al volumen de compra, esto beneficia a la empresa y desarrolla el comercio del país.

Programas de incentivos donde cada uno de los integrantes de la pirámide organizacional donde cada uno de los involucrados haga su trabajo en beneficio de un equipo y no individual donde se pasan la pelota el uno al otro librándose de las responsabilidades pero que de manera inmediata puede resolver el inconveniente, de igual manera programas de capacitación en temas actuales que permitan a los empleados sentirse útiles y ampliando sus conocimientos por ejemplo “Just In Time”.

La efectividad de estos programas permitiría que una organización capacitada sea capaz de reaccionar ante una crisis y se encarrile y busque un único objetivo, reflejándose en una mayor participación en el mercado

Un punto clave que conllevo a que se diera esta problemática en la empresa y se detuviera la producción, fue la aplicación de la técnica “justo a tiempo”, la cual la empresa o mejor sus departamentos no supieron comprender y así adaptarse para llegar a una mayor eficiencia. Es claro que esta técnica es eficiente, pero en casos contrarios como los de esta empresa, es evidente que la mala organización, información, y mas importante la logística de cada departamento y su conjunto (la empresa), conllevan a tener problemas al interior de la empresa.

Dado que cada departamento tiene gran responsabilidad en la empresa y estos van fuertemente ligados uno del otro, es indudable que el problema recae sobre la jefe del departamento de Comercio Exterior (karla), en donde al facilitarle el tramite de la materia prima y pensar que era lo mejor (gana – gana), no tuvo en cuanta la problemática que se encontraba en su interior, demorándose el despacho de la mercancía, atrasando totalmente el funcionamiento y metodología del “justo a tiempo” que se estaba llevando, y produciendo el paro en la planta de producción.

Por otro lado, otra falla sobre la cual recae la empresa es la falta de comunicación entre los departamentos, en donde esta se ve realizada a una sola persona el gerente de producción (Willington Ortiz), el cual es el encargado de realizar el trabajo de logística de los departamentos, y su vez estos estén en continuo trabaja y se lleve acabo una producción duradera; Dado que el jefe de producción tiene esta gran responsabilidad es claro que no esta realizando su tarea de forma adecuada, y el cual debe responder por el problema en la empresa (siendo el mayor garante del problema).

Una solución para este problema, es realizar una integración o canal de comunicación entre los diferentes departamentos y áreas de la empresa (incluyendo trabajadores-jefes) y tener en su conjunto una idea mas clara de “hacia donde se quiere llegar” y “que responsabilidad poseen todos y cada uno en la empresa”, uniéndose y seguir siendo una empresa familiar.

La empresa se encuentra en un periodo de cambios en las politicas de los diferentes departamentos, en donde no existe una informacion adecuada entre ellos. La ausencia de una politica unificada, lleva a la toma de decisiones desincronizadas.
Por otro lado, es evidente la falta de comunicación, es importante tener bajo estricto control sobre todo el proceso de producción,y en mayor medida si se desea mantener un funcionamiento de “just in time” para maximizar el flujo de efectivo de la empresa.
En cuanto a la ayuda que podria recibir de la empresa competidora, es muy viable, dejando a un lado las diferencias personales, ya que un paro en la produccion acarrea grandes costos.

Se puede decir que la comunicación entre compras, importación, producción y ventas no existe, por lo que asumo que una reunión semanal es muy poco y más si en ellas no participan los encargados de las áreas principales de la empresa.

Por otro lado es fundamental tener una buena relación con los proveedores y tener claros los términos con los que se están negociando, y con mayor razón si este es el único. Además no es seguro para la empresa contar con un solo proveedor durante tantos años, debería buscar otros que generen mayores beneficios.

El problema principal de este caso fue entonces el desabastecimiento de la materia prima por una mala comunicación interna y con los proveedores. En un mundo tan globalizado como lo dice uno de los trabajadores, se puede estar en constante contacto con los proveedores para poder prever y corregir cualquier anomalía en el pedido. Y si se esta tratando de implementar un sistema de justo a tiempo, se debe realizar los pedidos con la suficiente anticipación para no tener complicación con la llegada de la materia prima, además se debe contar con un inventario que se pueda utilizar en caso de alguna emergencia.

Para terminar la empresa Balones & Balones debe encontrar la manera de diferenciar se de la competencia china que cada vez es mas grande, y si no lo puede hacer en precios, lo puede hacer en calidad y en cumplimiento.

Aparte de todo la empresa esta dependiendo de un solo proveedor; con los riesgos que esto implica y que ahora mismo la empresa los esta sintiendo.

Evidentemente en la empresa hace falta un departamento de logística que coordine las áreas y maneje correctamente la información y los procesos.

POR: JUAN CARLOS OVIEDO RAMIREZ

El caso La Ronca de Oro se basa a un problema en la cadena de suministro, ya que por falta de interpretación y comunicación de este departamento afecta la adquisición de la materia prima necesaria, la fabricación, y la distribución del producto. Lo anterior es debido a una falta de información entre los distintos departamentos, generando que entorpeciera la producción, esto se vio reflejado en sus bajos márgenes productivos y de competitividad con respecto a la competencia. es decir se presenta un desajuste en la cadena de suministro.

Para solucionar el problema anterior se debe tener encuesta un ajuste estratégico, ya que la carencia de un ajuste estratégico en la cadena de suministro y la estrategia competitiva presenta resultado que no son necesarios para el cliente. Lo primero que se debe hacer es un ajuste de la cadena de suministro, con el fin de incrementar eficiencia en el campo de plantación y operación de la producción y distribución. Es importante que haya un replanteamiento de estas etapas con el fin de evitarse problemas de inventario y de abastecimiento de de mercados, lo cual presentara como resultado de un mejoramiento de los resultados de los procesos JIT.

Por otro lado se debe tener en cuenta un mejoramiento del ACSI, ya que como se vio en el caso La Ronca de Oro se presento problemas de información entre los diferentes departamentos. También hay que tener en cuenta un mejoramiento del ARP, ya que se presento problemas con los distribuidores de materia prima, del producto y de pago.

Teniendo claridad de los puntos anteriores donde se simplifico las diferencias entre las estrategias competitivas y las cadenas de suministro se podrán lograr un ajuste de estrategia lo cual maximizara beneficios a la compañía.

•Existe un ambiente familiar en la empresa, que hace que el ambiente de trabajo entre directivos y empleados sea armonioso.
•La empresa tiene claro cual fue el horizonte que se plantearon sus fundadores y por tanto tienen presente el objetivo que deben alcanzar como organización.
•Se realizan reuniones frecuentes entre los diferentes gerentes de la empresa, lo que en teoría, debería facilitar la comunicación entre los miembros de la empresa.

Sin embargo, pese a estas ventajas, existen errores que han causado grandes problemas; entre esos inconvenientes están:

•No hay nadie que se encargue de coordinar las actividades entre departamentos y/o áreas; falta un departamento de logística que comunique las distintas áreas de la empresa.
•No hay nadie que asuma la responsabilidad de los problemas que se presentan; por lo que no hay nadie tratando de remediar el inconveniente de raíz.
•La empresa no conoce la forma como les es enviada la materia prima y por tanto las decisiones internas respecto a la cantidad de materia prima que se pide solo se basan en criterios internos respecto a los márgenes de ganancias y dinero en caja. Debido a esto no tuvieron en cuenta que la materia prima importada no la envían cuando ellos quieran sino cuando llenan el contenedor de envío (Políticas de envío de la empresa importadora, suministradora de materia prima).
•No hay comunicación entre los departamentos, por lo que las decisiones se toman de acuerdo al criterio personal de cada gerente y a lo que más le favorece para su trabajo (para cada departamento)

Quizás la solución mas inmediata que puede emplear la empresa es crear un área de logística que se encargue de coordinar las actividades entre las diferentes áreas de las empresa; que se encargue de supervisar la secuencia de los procesos de producción para detectar de un modo más rápido, eficaz y eficiente los problemas que se pueden presentar y así darles una solución más rápida y oportuna que evite la perdida de tiempo y dinero.

Igualmente, debe generarse mayor comunicación entre departamentos para que la toma de decisiones se haga con la mayor cantidad de información posible y, de esta manera, se obtengan mejores resultados. Esto implica que cualquier cambio en los procedimientos que se suelen emplear, deben ser informados a todos los gerentes para que se puedan tomar las medias necesarias para evitar inconvenientes (como el que sucedió con el proveedor de materia prima).