El caso “En medio de un mar revuelto” se identifican dos (2) situaciones que afectan la operación del puerto. La primera la falta de un sistema integrado de información y la segunda el Plan de Entrenamiento y Capacitación ya que no está alineado a las necesidades de la compañía, con un alcance limitado quedándose el conocimiento en unas pocas personas que no lo transmiten ni lo traducen en acciones.

Quisiera enfocarme en el sistema de gestión Integral, el cual considero sirve como un análisis estratégico y que contiene la solución que miguelito le da al caso, un sistema de gestión de gestion integral esta conformado por: 1. Planeaciòn, 2. Procesos y 3. Cultura, llamadas también gerencias, la gerencia de planeación es clave pues es el escenario donde las Juntas Directivas, Gerente General elaboran políticas, aprueban proyectos, definen el norte de la organización “plan estratégico” esta gerencia debe comunicar a toda la organización tales derroteros y mas aun la gerencia de procesos debe garantizar llevarlos al día a día, mediante la estandarización y mejoramiento de procesos, la norma ISO es de mucha ayuda, para el caso del mar revuelto se ve gran deficiencia en la gestión documental, para el puerto es vital, por el volumen de información y las entidades que tienen que supervisar, aprobar los requerimientos para llevar a cabo las operaciones de cargue y descargue, en este parte veo claro lo que plantea miguelito en cuanto a: Integración de aplicaciones; Sistema integrado de recursos empresariales (ERP); Sistema de información de clientes (CRM); Sistema de Gestión Documental. La tercera “gerencia de la cultura” es la manera como estas mejores practicas se vuelven cultura en una organización, en el caso, miguelito plantea que involucró al equipo de facilitadores para ayudar en el proceso del cambio, realizaron una campaña de sensibilización con los planeadores portuarios y empezaran a utilizar el módulo de Almacenamiento y distribución de carga del sistema de información nuevo implantado. Esto no fue facil pero empezaron a encontrar beneficios en el nuevo sistema y fueron abandonando la practica tradicional con la queya estaban familiarizados.
Janet Burbano R.

El caso consiste en que el actual gerente de planta, Andrés, debe entregar su cargo a su próxima sucesora, Natalia, quien es considerada una persona capacitada para el reto. La empresa en que ambos trabajan es una planta de estériles humanos. Además, Andrés debe entregar al presidente la estrategia de los próximos cinco años para la planta y pretende involucrar a su sucesora lo suficiente para que se comprometa con el desarrollo de la misma.

Andrés dedicó una mañana para explicarle a Natalia el funcionamiento de la planta, incluyendo sus requerimientos, naturaleza, departamentos, áreas, personas importantes, características, productos y procesos.

La primera explicación consistió en describirle el área de producción de sus productos, donde en un área estéril se debía mantener libre de particulas y de microorganismos por medio de las estrictas condiciones en el aire, temperatura, materiales usados al interior del área, dotación del personal, personal que trabaja y arquitectura. También le especificó que esta planta producía dos tipos de productos, inyectables y oftalmológicos, el primero para el mercado nacional y para exportación a Ecuador.

Para los dos procesos de producción se hace paralelamente la esterilización y preparación del empaque y la preparación de la solución, lo cual después se envasa, revisa y verifica. Los procesos tiene un presupuesto al inicial el año, un control y funciona como una empresa independiente que debe dar el punto de equilibrio. Además se le explicó a Natalia que los procesos fueron certificados con ISO-9002, cubriendo las áreas como mercadeo, ventas, planeación y compras y la planta misma.

Después de toda esta explicación, quedaron las siguientes preocupaciones por la que se debería tomar decisiones para basar la estrategia:
- Las exportaciones a Ecuador estaban dando resultados negativos y por la inflación pronosticada esto tendía a empeorar en los próximos años
- Aunque ya se hizo el trabajo de certificación más costoso y trabajoso, se debe tener el Invima para máximo dentro de cuatro meses porque la planta farmacéutica que no lo tenga a la fecha límite será cerrada
- La competencia el alta porque existen más de un centenar que abastecen el mercado y es un mercado atomizado debido a que el líder tiene cerca del 12% de participación y la suma de muchos laboratorios pequeños hacen el 20%, entre esos esta empresa que está ubicada dentro de las pequeños. à Teniendo como ventaja que ya contamos con el área estéril, lo cual es una exigencia del Invima y esos otros pequeños laboratorios pueden no justificar tal inversión.

En la posición de Natalia, que debe proponer una estrategia al menos para el próximo año el plan debe consistir, en su respectivo orden por importancia:
- Aprovechar el proceso de certificación ISO-9002, donde se reunieron documentos, establecieron procesos, ajustaron información y reorganizaron la organización, para obtener el Invima antes del tiempo límite, con esto sobresalir como farmacéutica dentro de los laboratorios de producto genérico y de tamaño pequeño
- Utilizar las características analizadas con la investigación de mercados del mercado farmacéutica para posicionarse como la mejor opción de maquila del mercado, garantizando el aprendizaje que ya se tiene en el control de tiempos, capacidad y calidad.
- Compensar por medio de la maquila nacional los volúmenes que se deben dejar de exportar a Ecuador, a menos que se utilice un seguro de cambio de moneda al principio de año, con el cual se puede ver afectados como beneficiados y hay cambios de inflación, pero garantiza la estabilidad
- Solicitar a Andrés que le permita a Natalia empezar con el empalme y responsabilidad del cargo para no posponer los pasos mencionados anteriormente, además antes de entregar su cargo totalmente puede ser un apoyo en el desarrollo de los mismos y no un atraso.

Con esto se espera actuar solucionando los problemas y prepararse para el siguiente años con la estrategia, para lo cual se necesitaría desarrollar las actividades tácticas de cada uno de los pasos de la estrategia.

Carolina Semaan

En el caso, como nos señalan los autores, se identifican dos problemas claves que impiden el acceso a información confiable: información no homogenea debido a la cantidad de aplicaciones que no son compatibles entre sí y a que es manipulada por varia personas dentro de la organización; y la falta de capacitacíón formal sobre el funcionamiento y las aplicaciones del sistema actual (COSMO).

Teniendo en cuenta estos problemas el grupo pone en acción dos soluciones:un desarrollo propio que se adapte a las necesidades y una campaña de sensibilización de los usuarios de la herramienta.

Aunque las soluciones tomadas no son malas, en el proceso de la implementación del plan de acción se incurren en varios errores:

1) Inician un desarrollo de un sistema sin verificar que el actual contaba con las mismas o varias aplicaciones que nuevo modelo,
2) El nuevo desarrollo hace que se incurra en un gasto adicional como también en un retraso de 2 meses
3) El puerto contrata a dos personas poco expertas para manejar el proyecto
4) Siendo Miguelito el autor de la nueva propuesta, nombran a otras personas como Directores del proyecto los cuales no tuvieron continuidad en el cargo generando reprocesos
5) Incian un proceso de sensibilización de los planeadores portuarios sin analizar sí todo el personal es el adecuado o si es necesario realizar una restructuración de personal.

Todos estos errores cometidos en la implementación generaron sobrecostos debido a la inversión en una nueva aplicación de información, creación de nuevos puestos de trabajo para liderar el proyecto y un grupo para hacer seguimiento del trabajo de los planeadores. Adicionalmente se incurrio en atrasos lo cual significa mayores gastos y pérdida de tiempo en el retorno de la inversión.

Como solución se sugiere:

1)Primero, Miguelito como autor de las sugerencias de mejora y conocedor de la problemática debe ser la persona que lidere el proyecto, lo cual implica disminución de tiempo muertos y de puestos de trabajo
2)Analisis del sistema actual de información para verificar sí los modulos que lo componen son útiles para la necesidad de información diaria (trazabilidad)
3)Validación del personal para verificar si las personas actules son idoneas para el manejo de la herramienta
4)Después de tener el personal adecuado bajar al equipo la capacitación del uso de la herramienta y hacer seguimiento a su adecuada impletación y generar momentos de retroalimentación del uso del sistema.

En conclusión, es necesario que en todos los niveles se tenga un pensamiento integrado, sobretodo en este tipo de organizaciones que generan la plataforma logística esencial para competitividad del país.

Ahora que se habla tanto de un eventual TLC, queda demostrado que las empresas colombianas no están en capacidad de competir o reaccionar ante una apertura cada vez más global.
Si una empresa tan importante para los intereses del paisa presenta semejantes problemas de informacion, no me imagino como estarán las Pymes (que son el 95% de las empresas del pais).

Ya entrando al caso, la información es de los principales activos que tiene una empresa, y se debe manejar y proteger como cualquier otro activo; tenerla ordenada, identificada, que sea de fácil acceso, que esté segura y disponible de acuerdo a las necesidades de cada empleado o cliente.

En mi opinión, es claro que se necesita un sistema de informacion integrada urgente!, pero el priblema no solo está ahi. Para mi la base debe ser crear una cultura organizacional, en donde cada empleado tenga un manejo adecuado de la informacion, pues se pueden tener los programas o ERP que sean, pero si el empleado no maneja y organiza bien esa informacion, el ERP va a estar lleno de “Basura”. Entonces para mi crear ese tipo de cultura es lo principal, y es el problema más grande; peor como se hace??

En un principio se debe cambiar la mentalidad de los empleados en cuanto a que no son responsable por la informacion. TODOS y cada uno, independiente del area que se encuentre es responsable por tener un buen manejo de la informacion y tenerla organizada de tal manera que si la llegaran a reemplazar, la otra persona tenga una visión clara de como y donde utilizar la informacion. Recordemos que es un activo de la empresa,no del trabajador.
Ese cambio de mentalidad se debe hacer en un principio con campañas y capacitaciones acerca de cómo manejar y organizar la informacion, que los empleados les quede claro como seria y queden comprometidos, que entiendad la importancia de esa gestion. y en ujna segunda etapa se deben hacer auditorias para ver cómo van evolucionando los empleados en cuanto al manejo.

Para concluir, en mi opinión la parte más fácil de la solucion es implementar un sistema de informacion ERP. El verdadero reto es cambiar la mentalidad y convencer a los empleados de lo importante que es la informacion para los resultados de la empresa, ese es el verdadero reto que lleva más tiempo y requiere de un seguimiento continuo.

Mi perspectiva frente al tema de integración de aplicaciones en el caso EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO consiste en que la organización Puertos del Valle necesita implementar una estrategia de integración de los sistemas de información, a nivel de datos y a nivel de procesos, soportada por una herramienta BPM (Business Process Model) para poder mejorar sus procesos operativos, en donde la tecnología se convierta en un verdadero apoyo para los objetivos de negocio. Para explicar en que consiste la herramienta BPM y los beneficios que traería a Puertos del Valle, explicaré algunos conceptos. Un proceso de negocio es una colección de actividades que producen una salida específica para un cliente o mercado particular. Esto implica hacer un mayor énfasis en COMO el trabajo debe ser hecho. Un proceso es una sucesión de tareas en el tiempo y el espacio, con un comienzo y un fin, y entradas y salidas claramente definidas. Un proceso de negocio tiene un objetivo claro y debe ser definido en términos de los beneficios que tiene para la organización en la satisfacción de sus necesidades de negocio. Bajo estos conceptos, una herramienta BPM permite modelar los procesos de negocio de una organización, utilizando como bloques de construcción las aplicaciones existentes, a las cuales denomina SERVICIOS.

Con base en lo anterior, la administración de Puertos del Valle debe re-pensar la organización, entendiendo que los límites de los procesos de negocio no los marca ni la estructura organizacional, ni las herramientas informáticas disponibles, ni las habilidades de algunos miembros de la empresa, ni la cultura organizacional de la misma. Con este nuevo enfoque de manejo de la información, la empresa debe tener como punto de partida como las aplicaciones actuales apoyan esos procesos de negocio. Las que satisfagan el objetivo del proceso y además permitan integrarse con otras deben continuar operando porque añaden valor. La que no cumplan estas dos condiciones anteriores, deben revaluarse. Una vez se concibe la empresa desde la perspectiva de procesos de negocio y se identifican las aplicaciones (y sus respectivas bases de datos) se empieza a trabajar en la manera como ellas intercambian información dentro del proceso de negocio, de manera tal que cada aplicación puede ser vista como un caja negra que tiene entradas y salidas, convirtiéndose en un SERVICIO. Dentro de este contexto, un SERVICIO es simplemente un recurso informático al cual le damos un input específico y el nos retorna un output esperado sin importar como lo haga. El conjunto de SERVICIOS informáticos van a conformar el PROCESO DE NEGOCIO, que es en el que realmente se enfoca un BPM. El BPM une los diferentes SERVICIOS para soportar los procesos de negocio, apoyándose en una capa de software denominada middleware, encargada de comunicarlos entre si. La herramienta BPM contribuye a la medición de los procesos de negocio.
La estrategia de implementación de un BPM es mucho más económica y ágil que la de un ERP, que es el paso siguiente de la solución propuesta en el caso. Sin embargo no son opuestas. Después de la integración de procesos, el ERP puede adquirirse (si existen los recursos) e integrarse con la plataforma existente (gracias a la capa de middleware). El sistema de información de clientes tampoco tiene ningún inconveniente en ser incorporado en el esquema propuesto, pero es importante aclarar que las decisiones de cual ERP y CRM adquirir deben incluir su integración con la plataforma que ya se encuentra operando. El sistema de gestión documental es un apoyo en todo este engranaje de movimiento de información y puede ser adquirido e incorporado al principio o al final, es irrelevante en este caso, pero sería recomendable tenerlo desde el principio porque su costo no es elevado.
Todo lo expuesto anteriormente funcionará solamente si el recurso humano de Puertos del Valle, empezando por sus directivas, logran comprender los procesos de negocio en que se encuentran involucrados y concebir las interrelaciones existentes entre los mismos, los cuales son transversales a toda la estructura organizacional clásica.

Todas las herramientas informáticas necesarias se pueden adquirir, y funcionan muy bien, lo importante es que en la mente de cada persona que trabaja en Puertos del Valle exista claridad en COMO hace su trabajo y la importancia de lograr el objetivo de su proceso de negocio.

El aumento del comercio internacional y la globalización han incrementado las exigencias y la necesidad de una buena infraestructura capaz de soportar el volumen de mercancía y flujo de información, que ha venido creciendo en el puerto al ritmo de las nuevas potencias económicas.

En el caso “En medio de un mar revuelto” se identifican dos (2) situaciones que afectan la operación del puerto de acuerdo a las exigencias actuales de la economía mundial. La primera de ellas está relacionada con la falta de un sistema integrado de información y la segunda está relacionada con el Plan de Entrenamiento y Capacitación ya que no está alineado a las necesidades de la compañía, con un alcance limitado quedándose el conocimiento en unas pocas personas que no lo transmiten ni lo traducen en acciones.

El terminal marítimo de Buenaventura se ha visto seriamente afectado en su operación, al punto que las empresas de transporte marítimo internacional están condicionando el paso por el puerto en términos de aumento del costo. Esto se debe a que en términos de tiempo, eficiencia y control la operación no está siendo bien administrada, dificultando el proceso desde las Gestiones Previas al arribo del buque, donde se debe dar una comunicación continua con los agentes marítimos para establecer la hora exacta de arribo y cumplir con el tiempo estimado de estadía del buque en el puerto. Luego de esta primera I fase, continua la fase II de Arribo del Buque, donde se realiza la asignación del puesto de atraque, se define la hora estimada de zarpe y se designa el piloto practico para la operación de atraque. Posteriormente esta la Estadía, tiempo en el que se realizan las visitas de las autoridades, la operación de suministro de combustible y el cargue y descargue de la mercancía; hasta la operación de Desatraque.

En todas las fases de la operación marítima antes mencionadas se logra identificar la necesidad de tener un flujo de información en tiempo real que permita el desarrollo de actividades de control y seguimiento global, que aseguren la ejecución de los procesos. Particularmente en esta empresa no se ha logrado adquirir un programa que integre y automatice los procesos y la información bajo una misma plataforma que se adapte a la operación de la compañía y no varias aplicaciones que procesen diferentes tipos de información y que además no sean compatibles entre sí.

La falta de un ERP que sincronice toda la operación de la compañía desde las Gestiones Previas hasta el Desatraque, incluyendo el área administrativa, de Talento humano, ingeniería y mantenimiento, operaciones, informática y telecomunicaciones, calidad, comercial, mercadeo y financiero ha ocasionado un caos en el proceso, congestionando el puerto, retrasando los tiempo establecidos y aumentando los costos al tener que entrar a un puerto que es ineficiente y le falta control.

Es necesario adquirir un plataforma que les permitirá construir una base de datos centralizada para almacenar toda la información de una forma segura y que garantice el acceso a todas las unidades permitiendo trabajar con las mismas cifras y facilitar la toma de decisiones; Ofreciendo a los clientes y proveedores la posibilidad de estar con una empresa que conoce de principio a fin sus procesos y la trazabilidad de la mercancía que viene en camino, la que se ha enviado y la que ha sido descargada en puerto.

Es importante revisar un poco más detenidamente el área de talento humano, pues es en ésta donde se construye y estructura el Plan de Entrenamiento y Capacitación. No solo es necesario adquirir un ERP y realizar una inversión alta para lograr su implementación, es más importante aún asegurar que el personal conozca la herramienta y pueda operarla, y que dicha capacitación llegue a quienes realmente van a interactuar con ella. Pues revisando lo que ha sucedido con las plataformas que tienen actualmente y en particular con COSMOS, adquirida a una empresa belga, se identifica que no se alinearon las necesidades reales de la operación de la compañía y esto no permitió un adecuado uso del ERP. La sensibilización y difusión a través de líderes de las áreas puede ser un mecanismo efectivo para comprometer a los colaboradores en la implementación de una nueva aplicación.

Los problemas identificados anteriormente son lo que ha puesto en entre dicho la administración del puerto y han afectado la dinámica del comercio internacional retrasando la entrega de mercancía ya que posponen el ingreso a este puerto dejándolo para el recorrido de regreso o en ocasiones no aceptando contenedores con destino Buenaventura.

Adicional al ERP que debe adquirir la compañía y a la estructuración del plan de entrenamiento y capacitación, también se requiere mayor control de las autoridades ya que están en juego una porción importante de la economía de nuestro país; No solo debe intervenir vigilando la operación de la concesión sino exigiendo a los empresarios que cumplan a tiempo con la documentación de las importación y exportaciones que deben legalizar, pues un desvío en cualquier parte de la cadena afecta la operación completa.

Finalmente la implementación de las soluciones planteadas le permitirá a la gerencia monitorear a través de un Balanced Scored Card la operación en cada área y tomar decisiones oportunas y que maximicen los resultados de la compañía.

Es claro en el caso que la ausencia de una estructura que permitiera que la informacion fluyera no solo horizontalmente sino verticalemnte entre las distintas areas era la fomra como se manejaron las cosas por un largo periodo, lo cual hacia que los datos que se tenian no se correlacionaran entre las distintas areas.

Ademas los sistemas que se adquirian para optimizar el manejo de la información no eran adquirirdos acorde a las necesidades de la empresa. Adicionalmente, no existia un plan de formación adecuado en el uso y aplicación de la tecnología adquirida.

Se realizo una unificacion de los procesos informaticos a traves de la aplicación de ERP, que permitieran tener información que concordara en cada una de las areas. Se hizo una asociacion por modulos asi: Módulo Marítimo, Módulo de almacenamiento y distribución de carga y Módulo de Administración de transporte

Adjunto a este proceso se realizo un plan de capacitación que aunque no fue sencillo, demuestra plenamente los beneficios de dejar a un lado el sistema de usar hojas de excell por el modulo de administración de transporte.

El caso anterior muestra como una cadena de eventos en un momento determinado resulta en una problemática compleja. La suma de procesos mal diseñados con pobre liderazgo y ausencia de controles permiten que se llegue a situaciones como esta. Sin embargo, la conclusion mas evidente es: el encadenamiento de procesos dentro de la estructura empresarial, deben ser fuertes, sometidos a optimos controles de calidad que satisfagan las necesidades precisas de cada empresa y que permitan ser administrados en una forma que permitan realizar proyecciones y planificaciones.