Blog personal, Pensamiento Sistémico

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Fidy Says

Parcial, caso: Quedamos gringos.

14th septiembre 2009

Explicación del caso: A partir de un gran pedido hecho por un cliente muy importante para la empresa “La Dulcería”, se encadena una serie de eventos que resultan en un ambiente laboral de tensión y produciendo al final la pérdida de algunas ventas en el mercado nacional, sobrecostos en la compañía y la inconformidad de algunos vendedores, analizaremos los problemas y el por qué se generaron, mediante el uso de herramientas adquiridas en el curso, y uniendo estas herramientas, lograremos encontrar una solución a los problemas centrales del caso mediante un análisis de lo realizado.
El caso radica cuando la empresa K-Mart hace un pedido a “La dulcería” de 90 contenedores para la temporada de Halloween celebrada en Estados Unidos; éste pedido es muy importante para “La Dulcería”, que cataloga a K-Mart como uno de sus más importantes clientes, “La Dulcería” como proveedor de K-Mart, está ligada a un conjunto de reglas dadas por su cliente, lo cuál la presiona a trabajar y cumplir con responsabilidad.
Finalmente, “La Dulcería” acepta trabajar en el pedido, planeando con algunos campos de la organización el proceso de fabricación y entrega, las estimaciones de pedidos, pero dejaron olvidado una parte muy importante de su compañía, los centros de distribución; el plan de venta continuó, con algunos cambios en la estrategia planteada inicialmente, esto trajo consigo nuevos problemas, como el sobrecosto en producción, y la escasez de algunos productos, lo que implicaba un ambiente tenso entre sus participantes, puesto que nadie quería asumir las responsabilidades negativas de estos hechos y una parte de vendedores, los que se encargaban de proveer al sector nacional, no pudo cumplirle a sus clientes en la temporada. Después de entrar en una discusión entre vendedores, porque el cambio de plan del proyecto afectaba a una parte de estos, el presidente de la compañía calmó la discusión dándole prioridad al pedido hecho por el extranjero, y así se continuó con el proyecto.
Igualmente, en el transcurso del proyecto, y debido a la gran cantidad de producción, se encontró que no se podía almacenar tanto producto terminado, porque los centros de distribución estaban a punto de colapsar, lo que trajo consigo la acción rápida de encontrar otro sitio para almacenar y descongestionar el centro, esto implicó sobrecosto a la empresa, y se generó entre los entes de la organización una pelea del por quién debería pasar ese sobrecosto, nadie quería asumirlo, y al final lo asumió el precio del producto.
Por último, después de varios problemas, se logró cumplir con el pedido establecido, pero perdiendo una gran cantidad de ventas en el mercado nacional, y con gran cantidad de sobrecostos en producción al realizar dicho pedido, el caso se puede encontrar en http://www.icesi.edu.co/blogs/casoquedamosgringos/

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Caverna explicación:cavernagringosjp

En la caverna, podemos identificar a los entes de algunos departamentos, primero, podemos ver el límite de la caverna, donde existen las leyes y normas, ahí se pueden ubicar la parte administrativa de la organización y las exigencias de los clientes, los que estén dentro de estos límites están regidos por estas normas, como es el caso de los vendedores, los cuales se pueden ubicar en el centro de la caverna, más al exterior del centro se encuentran los vendedores internacionales, donde se pueden ubicar a Julián y José David, puesto que ellos mantienen un contacto con el extranjero, viendo y aplicando nuevas oportunidades de negocios diferentes a las propuestas nacionalmente, en el centro se puede ubicar a los vendedores nacionales, puesto que ellos también manejan contactos y clientes más importantes, pero cuando se trata de los límites, se está dando prioridad a lo internacional, lo que puede afectar las ventas nacionales, y estas deben cumplir con las preferencias, por último podemos ubicar a las personas encargadas de la producción, maquinaria y empaque, así mismo como auxiliares de bodega, entre otros, son personas que culturalmente no son ideales para hacer negocios con clientes potenciales, su educación no es necesariamente profesional y se dedican a realizar trabajos de carga y producción, por esta razón están regidas por las normas de la organización y si se incumplen, les podrá costar mucho laboralmente.

Zoom de la vida:

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Empezamos el Zoom con la materia prima para fabricar los productos, luego se observan los productos que son los dulces, estos dulces son producto de maquinaria, que es controlada y manejada por personal y mano de obra, posteriormente
están los encargados de producción, aquellos que controlan a los anteriores, luego encontramos un grupo de departamentos, donde están los distribuidores, los de mercadeo, y las áreas que componen la empresa, estos son dirigidos por un presidente, que es aquel que ayuda a tomar decisiones, el presidente es subordinado de un gerente general, luego ampliamos el zoom para ver la órganización, la cual se desenvuelve en un ambiente donde se encuentran la competencia, que son empresas proveedoras de dulces y cumplen los mismos servicios que “La Dulcería”, posteriormente, ampliando más el zoom, están los clientes nacionales, luego los clientes internacionales potenciales y por último encontramos el mercado general de dulces.

Julian y Jose David están en el campo de los departamentos, donde más arriba pueden ver un jefe, un puesto el cuál podrían aspirar próximamente, o inclusive, ver más arriba de su campo y volverse inversionistas en el mercado, optando por nuevas estrategias y ganándo nuevas y mejores oportunidades.

Profundidad de las ideas:
piramide

Eventos:
-Reuniones para definir las acciones para el pedido.
-Alquiler de otra bodega.

Hechos:
-Falta de espacio para guardar inventario
– Pérdidas de ventas

Problemas:
-Peleas entre departamentos.
-Desprestigio de la empresa.

Paradigmas:

-Los clientes internacionales manejan una moneda más evaluada que la nuestra, por lo tanto hay que atenderles mejor y evitar perderlos.
-Cada quién es responsable de sus actos.

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Unión de las herramientas:

Si vemos a la organización como un sistema, donde cada elemento de este es importante para el desarrollo de la productividad y éxito de esta, podemos encontrar una relación entre las herramientas propuestas, empezando por los roles adquiridos en la empresa, estos son, como lo vemos en las espinas de pescado, los vendedores, la parte administrativa, la parte de producción y distribución, y podemos también contar con el ambiente externo, que son los clientes; como una organización, cada rol tiene sus actividades a cumplir, regidos por unos límites, que son impuestos por la compañía y los clientes a los cuales se les provee los productos, esto se vé en la caverna, donde aquellos límites son puestos por altos rangos y los que están dentro de la caverna, deben cumplir con esto, observemos que los regidos son aquellos roles anteriormente nombrados.

Cuando hay una actividad en la empresa, en este caso un pedido grande, se genera un conjunto de eventos que son planeados por los roles de la compañía, se generan así reuniones y planes para cumplir con la meta propuesta, pero cuando en estos eventos existen hechos que afectan a los implicados, se entra en un ambiente de desconfianza entre roles y se producen así diferentes problemas, que a la vez afectan también a la compañía, en su parte económica, prestigio, entre otros. Estos problemas son causados por pensamientos individuales o algunos paradigmas a los cuales los entes están normalmente relacionados, y llevados a grandes acciones, pueden causar problemas en general como sucedió en el caso propuesto.

En la profundidad de las ideas podemos ver esta relación, puesto que gracias a algunos paradigmas se generaron unos problemas, que a pesar de tratar de solucionarlo con eventos, los entes de la organización no supieron planearlo o tener la visión de lo que sucedería en el futuro si se seguía con estas ideas, por esta razón se generaron algunos problemas centrales, que están propuestos en las espinas, estos son, sobrecosto en producción, descuido en el mercado nacional, falta de espacio para guardar inventario, y un problema muy grande que no está graficado pero se nombra en el caso, el próximo año el pedido será mayor, y la compañía deberá crecer o si no, podrá perder un gran cliente, para este problema, primero deben solucionarse los generados anteriormente, y al final daré algunas opiniones de cómo se pueden solucionar.

Concluyendo, y refiriéndome de nuevo que si vemos la organización como un sistema, vemos que la falla de uno de sus elementos, genera problemas en todo el sistema, por eso hay que estar controlando todo en general y quitarse de encima el paradigma de “Yo respondo por lo mio”, porque el trabajo en equipo es escencial para el crecimiento de un sistema, en este caso el crecimiento de la organización, vemos en esto que el pensamiento y ambición de algunos roles de la organización, afectó en gran parte a otros en la compañía, se generaron nuevos problemas y se perdió gran parte de ventas y prestigio de la empresa. Por último, podemos relacionar en un mapa metal, las acciones de cada uno de estos roles, las actividades que realizan y sus objetivos, representando así el sistema en donde se mueven estos roles, y teniendo en cuenta que donde hay roles, hay acciones, y hay problemas, también que donde hay diferencia de ideas y culturas, existen conflictos, es innevitable esto, pero si se analiza y se busca una solución entre todos, este conflicto disminuye y todos salen beneficiados.

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Las soluciones propuestas para este caso son:

-Buscar nuevas bodegas cerca de la empresa.
-Tener inventario auxiliar que no se venza rápidamente, para producir despacio y disminuyendo el desperdicio.
-Informar constantemente los productos que se estén agotando, que tengan mayor demanda y dar prioridad a estos para producir.
-Proponerse en las temporadas un límite de producción para cada cliente, darlo a conocer y acordar con estos clientes.
-Estimar producción en una temporada, informar al centro de distribución y tomar decisiones con este.
-Tener mejor comunicación entre todos los departamentos.

Esto se puede hacer en un proyecto a largo plazo, buscando poco a poco y viéndo que así la organización irá creciendo sin perder su prestigio y su capacidad de innovación.

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Zoom de la vida, Alegoria de la Caverna en el caso de Carmencita y el Pedido

8th agosto 2009

En este caso,  podemos observar de forma “zoom de la vida”, el caso de Carmencita, cuya función en la empresa es recibir los pedidos de los vendedores, que el cliente requiere; Carmencita es la persona encargada de entregar la lista de pedidos  a sistemas para posteriormente ser empacados y despachados en la bodega donde se encuentra el personal autorizado para cuya actividad.

Para explicar este zoom, empezaremos con la base o lo más pequeño en el sistema, con el dinero, con este podemos hacer un zoom hacia arriba, y representar este zoom como la compra de productos, materia prima de la empresa, o simplemente una inversión para empezar la actividad de la organización; estos productos son guardados en una bodega, la cual es manejada por un personal, que a su vez es coordinado por las personas en oficina que reciben el pedido, en este campo se encontraria Carmencita, luego este personal tiene relación con unos vendedores, los cuales son dirigidos por un grupo de personas como el jefe y coordinadores de la empresa, estos dirigen esta empresa que se encarga de proveer a los clientes, ya sean mayoritarios o temporales, luego ampliamos nuestro zoom hasta la industria que se mane ja en todo el mundo, y cuyos directores son personas emprendedoras con visión al futuro, además de disfrutar de una excelente libertad financiera, este seriael fin de nuestro zoom, el cuál es enfocado en los roles que se toman en la empresa y las funciones que se realizan.

Podemos notar que si nos referimos a las personas implicadas, encontraremos un contraste quizá de saldos, en los cuales desde el zoom más pequeño (que viene desde los productos) hasta el más grande, hay una diferencia de salarios.  Podemos encontrar esta relación en la presentación adjuntada.

Por otro lado, podemos ver, basados en la alegoria de la caverna de Platón, que Carmencita se ubica  en una “caverna” donde está atada a unas normas de su empresa, cuyos límites son las personas que la  supervisan, ella se siente cómoda dentro de su rol, por lo que no vé en una oportunidad de avanzar, es decir, de ser ascendida de puesto, o en su defecto, de depender de sí misma, ser independiente tomando riesgos de montar su propio negocio, y ser ella la dueña de este, para lograr así una libertad económica, Carmencita es una persona que está conforme en su puesto, por lo tanto toma sus decisiones dentro de este. Carmencita no es aún esa persona especial  que puede salir de esa “matrix”, o de esa caverna.

http://www.filefactory.com/file/ah0fgd4/n/Presentaci_n_ppt

En esteblog link pueden encontrar el zoom en presentación ppt.

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Caso: Carmencita y el pedido, diagrama Causa-Efecto

2nd agosto 2009

A continuación, se presentará gráficamente la identificación de algunos problemas que están en la lectura encontrada en http://www.icesi.edu.co/blogs/casocarmnecitayelpedido/.  Para ver de click encima de la imágenProblema tresProblema tresProblema Dos

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