Reserva auditorios
La Oficina de Planeación y Gestión de Calidad es la dependencia encargada de dar trámite a las solicitudes de reserva de los auditorios de la Universidad Icesi, previo cumplimiento de las condiciones descritas en los siguientes puntos.
Servicio dirigido a
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Colaboradores
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Profesores
Solicitud en línea
Horario de atención
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Lunes a Viernes de [08:00 - 12:00; 14:00 - 18:00].
Horario de funcionamiento
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Lunes a Viernes de [07:00 - 22:00]
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Sábados de [07:00 - 18:00]
Notificación de recepción de solicitud
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Inmediata.
Condiciones de prestación del servicio
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Los auditorios deben ser solicitados con la antelación de 3 días, necesaria para realizar la reserva y concertar la atención de la misma por parte de la Oficina de Multimedios.
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Para contar con la reserva de un auditorio, los estudiantes deben solicitar la intermediación de algún colaborador de su programa académico.
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El préstamo o el alquiler de auditorios para entidades con las cuales la Universidad tiene convenio, es decisión de la Dirección administrativa. La dependencia que recibe las solicitudes de reserva es la encargada de comunicar a la Dirección administrativa los casos especiales que requieren análisis y de gestionar las labores administrativas que conducen a hacer efectivo el préstamo o el alquiler.
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Con el fin de optimizar el uso de los recursos físicos, eléctricos y multimediales, se realiza la reserva de los auditorios para actividades cuyo número de participantes sea mayor o igual al 40% del total de sillas del auditorio solicitado, o de no cumplirse esta condición, para actividades que sólo puedan desarrollarse en éste.
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Cumplir las normas de seguridad del Edificio de Laboratorios en caso de que se reserve en es espacio.
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El auditorio reservado se encontrara abierto hasta pasados 30 minutos de la hora de inicio de la reserva, si no se hace presente la persona responsable de la reserva se procederá al apagado de equipos y cierre del espacio.
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Tener muy en cuenta la capacidad del auditorio para controlar la permanencia de personas de pie en los corredores y otros espacios internos de los auditorios, para así evitar riegos para los asistentes a la actividad, en caso de que se requiera hacer una evacuación.
Condiciones de entrega del servicio
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La Oficina de Planeación y Gestión de Calidad enviará correo electrónico adjuntando la constancia de reserva (archivo tipo pdf) cuando la reserva ha sido satisfactoria; en caso de no serlo se enviará correo electrónico notificando la no disponibilidad.
Prestador del servicio
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Asistente de Planeación y Gestión de calidad:
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Tel: 5552334 ext 8358
