Gerencia de proyectos

De Wiki Icesi
Saltar a: navegación, buscar
ICESI - SYRI.JPG

Muy frecuentemente en la vida laboral de un ingeniero, éste debe encargarse del desarrollo de un proyectos de tecnología en una organización. En estos casos es necesario no sólo el conocimiento técnico sino también el conocimiento y aplicación de técnicas que permitan la adecuada gestión del proyecto.

Se espera que un Gerente de Proyectos se apropie de los conceptos y técnicas básicas que permiten gestionar adecuadamente un proyecto de tecnología, desde su concepción hasta su implementación exitosa.


Contenido

[editar] Entradas y salidas

Entradas Salidas
Descripción Proveedor Descripción Destinatario
REQ00 Acta de iniciación del proyecto

Coordinador del proyecto
Líder funcional

GPS06 Acta de aceptación de producto
GPS07 Acta de cierre del proyecto
GPS02 Lecciones aprendidas

Cordinador del proyecto
Usuario líder

[editar] Diagrama de flujo

<img src="/wiki/images/c/c4/ADGP-DP01.png" _fck_mw_filename="ADGP-DP01.png" _fck_mw_location="left" _fck_mw_type="thumb" alt="ADGP-DP01.png" class="fck_mw_frame fck_mw_left" />












[editar] Actividades del proceso - Procedimiento

[editar] Descripción

[editar] 1. Iniciación del proyecto

1.1 Iniciación del proyecto: Acta de iniciación del proyecto

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Realizar el Acta de iniciación del proyecto - REQ00. N/A
  • Líder funcional
REQ00
Aprobar o rechazar el Acta de iniciación del proyecto.

En caso de ser aprobada se debe firmar por ambos el Coordinador del proyecto y el líder funcional firmar.


Antes de rechazar la solicitud, se debe realizar una revisión de acompañamiento al usuario líder, para rechazar definitivamente o reorganizar la solicitud.
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional
REQ00
Realizar presentación del modelo de gerencia de proyectos al líder funcional.

Se debe presentar: pasos de la gerencia de proyectos, roles involucrados y los compromisos de cada uno.

El coordinador del proyecto debe conocer el documento Roles y Responsabilidades del proceso de Gerencia de proyectos
  • Coordinador del proyecto

PPT-GP

GP-Roles

REQ00

ACT01

Crear el fólder del proyecto. El folder del proyecto es la carpeta donde se incluirán todos los documentos generados por y para el proyecto (medio magnético y físico). N/A
  • Coordinador del proyecto
N/A


1.2 Iniciación del proyecto: Cronograma de planeación

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Realizar el cronograma de planeación del proyecto CRO00. (planear la realización del plan del proyecto) Verificar el tipo de proyecto
  • Coordinador del proyecto
GPS00
CRO00
Socializar el cronograma de planeación a los involucrados, e informar sus responsabilidades en la realización del plan del proyecto. N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional

CRO00
INF01

ACT01

Revisar la base de conocimiento de gerencia de proyectos (BCGP), con el fin de recoger datos y modelos históricos que puedan ser utilizados en el desarrollo del proyecto. N/A
  • Líder funcional
CRO00
GPS02
BCGP
Ejecutar las actividades del cronograma de planeación N/A
  • Coordinador del proyecto
CRO00


[editar] 2. Evaluación del alcance del proyecto

2.1 Evaluación del alcance del proyecto: Enunciación del alcance del proyecto

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Realizar el documento de Enunciación del alcance del proyecto GPS01. N/A
  • Coordinador del proyecto
GPS01
Determinar el equipo del proyecto Se busca a las personas idóneas para las tareas de la ejecución del proyecto
  • Coordinador del proyecto
GPS01
Estimar el tiempo de duración del proyecto basado en:
  • Datos y modelos históricos de la Base de conocimiento de gerencia de proyectos
  • Experiencia del Coordinador del proyectos
  • Documento Portafolio de proyectos

Ésta estimación no es certera sobre el tiempo del proyecto.

Durante el desarrollo del proyecto, la duración de éste puede cambiar, dichos cambios deben documentarse.

  • Coordinador del proyecto
  • PMO
GPS02
BCGP
GPS00
ACT01
Determinar el tipo del proyecto y la documentación del proyecto basado en la Guía de adaptación.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional

GPS01

ACT01

Definir el Ciclo de vida del proyecto
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional
GPS01
Revisar los planes de trabajo que puedan afectar el desarrollo del cronograma del proyecto. Si es requerido, documentar las restricciones para con el proyecto en el GPS01.
El uso de un recurso debe contemplar otros planes de trabajo que requieran de ese mismo recurso.
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional

GPS01 CRO00

Revisar la disponibilidad de los involucrados en el proyecto. Si es requerido, documentar las restricciones para con el proyecto en el GPS01
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional

GPS01 CRO00

Revisar el documento GPS01 - Enunciación del alcance del proyecto: aprobar y firmar, o redefinir el alcance.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional

GPS01


2.2 Evaluación del alcance del proyecto: Estructura de desglose de trabajo

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Realizar la Estructura de desglose de trabajo, EDT; donde se definen las tareas o fases de la metodología que se van a aplicar en el nuevo producto.
N/A
  • Coordinador del proyecto
CRO00
EDT01
Identificar los productos y componentes externos requeridos para el proyecto en la EDT01 y en el CRO01.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • PMO
EDT01
Identificar los productos y componentes reutilizados para el proyecto en la EDT01. N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • PMO
EDT01

[editar] 3. Gestión de personal

3.1 Gestión de personal: Gestión del personal

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Si es requerido, realizar solicitud de personal externo, para la realización del proyecto (contratado o subcontratado).
Ver procedimiento de Gestión del personal
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional
BCGP
GPS08
Inv-habilidades
Solicitar el entrenamiento necesario para el equipo del proyecto, en caso de requerirse.
N/A
  • Coordinador del proyecto
CRO00
REQ00
GPS01
GPS08
Solicitar el personal de TI necesario; personal de las áreas de SYRI, que no pertenece al equipo del proyecto, en caso de requerirse.
Se debe realizar la solicitud del personal de TI y luego, se debe incluir al personal de TI solicitado, en el plan de comunicaciones GPS05
  • Coordinador del Proyecto
CRO00
REQ00
GPS01
GPS08


[editar] 4. Evaluación de los riesgos del proyecto

4.1 Evaluación de los riesgos del proyecto: Identificación de los riesgos

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Revisar la base de conocimiento de gerencia de proyectos (BCGP), con el fin de recoger datos y modelos históricos que puedan ser utilizados en el desarrollo del proyecto. N/A
  • Coordinador del proyecto
BCGP
GPS02
Seleccionar los riesgos posibles del listado de riesgos frecuentes y según el tipo y magnitud del proyecto.
Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
GPS03
Identificar riegos de los productos y componentes externos y los productos y componentes reutilizados.
Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto

GPS03

EDT01


4.2 Evaluación de los riesgos del proyecto: Manejo de riesgos

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Determinar el nivel de exposición de riesgo del proyecto, resultante del producto de la probabilidad y el impacto (ver documento GPS03) Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
GPS03
Evaluar los riegos basado en los criterios del cliente y elaborar el plan de manejo de riesgos
Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
GPS03
Revisar, con pares, los documentos generados y proceder a su aceptación o solicitar ajustes a los encargados respectivos
N/A
  • PMO
EDT01
GPS01
GPS03
Identificar las necesidades de soporte para el desarrollo del proyecto y su costo.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
GPS03
GPS04


[editar] 5. Realización del plan de ejecución

5.1 Plan de ejecución: Realización del plan de ejecución del plan del proyecto

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Crear el cronograma de ejecución-CRO01, a partir de la estructura de desglose de trabajo.. Cada oficina SYRI tiene un propio modelo de cronograma de acuerdo con las necesidades particulares de la misma.
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyect

EDT01

CRO01

GPS01

Identificar en el cronograma de ejecución la infraestructura requerida para la realización del proyecto y si se requiere hacer compra de ella.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
EDT01
CRO01
GPS04
Asignar responsables y actualizar avances en el cronograma para la presentación de los informes de avance.
Ms Project, genera informes de avance, estos deben acompañar a los informes generales INF01
  • Coordinador del proyeco
  • Equipo del proyecto
CRO01
INF01
Identificar los hitos del proyecto identificados en REQ01 y los hitos adicionales encontrados en la planeación (en caso de existir), en el cronograma de ejecución; y hacer seguimiento a su comportamiento.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
CRO01
ACT01
INF01
GPS02
BCGP
REQ00
Insertar notas a los puntos significativos del cronograma del proyecto.
N/A
  • Coordinador del proyectos
  • Equipo del proyecto
CRO01
Deben incluirse los compromisos adquiridos por el Líder funcional, usuarios finales, equipo del proyecto y demás involucrados y hacer seguimiento de su avance.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional
INF01
ACT01
CRO01
Identificar en el cronograma los procesos requeridos para el desarrollo del proyecto.
Se debe tener en cuenta los planes de trabajo de las áreas involucradas y las áreas afectadas.
  • Coordinador del proyecto
  • Grupos Involucrados
  • Líderes funcionales
CRO01
GPS01
Definir los procesos de monitoreo y control del proyecto en el cronograma del proyecto. Incluir la participación de los involucrados
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional
CRO00
CRO01
Identificar los productos y componentes externos requeridos para el proyecto en el cronograma de ejecución. N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • PMO
CRO01
Identificar los productos y componentes reutilizados para el proyecto en el cronograma de ejecución.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Revisor del proyecto
CRO01


5.2 Plan de ejecución: Costos del proyecto

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Establecer el costo referente a personal interno, personal externo y entrenamiento requerido para el desarrollo del proyecto (si es necesario) en el documento Costos del proyecto GPS04 N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
GPS08
GPS04
Establecer el costo referente a los recursos para el proyecto, esfuerzo, infraestructura y costo del producto, en el documento Costos del proyecto GPS04
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
GPS03
GPS04
Establecer el costo referente al soporte para el desarrollo del proyecto y su costo en el documento Costos del proyecto GPS04
N/A
  • Coordinr del proyecto
  • Equipo del royecto

GPS03

GPS04


[editar] 6. Realización del plan de comunicaciones

6.1 Realización del plan de comunicaciones

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Revisar la base de conocimiento de gerencia de proyectos (BCGP), con el fin de recoger datos y modelos históricos que puedan ser utilizados en el desarrollo del proyecto.
N/A
  • Coordinador del Proyecto
  • Equipo del proyecto

BCGP

GPS02

Realizar el plan de comunicaciones para la gestión de información del proyecto en el documento GPS05 Se debe evaluar la disponibilidad y el tipo de proyecto, para definir la comunicación.

Ver el proceso de Gestión de las comunicaciones

  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
GPS00
CRO00
CRO01
GPS05
Informar y negociar con las partes involucradas para garantizar los recursos y el tiempo, durante la ejecución del proyecto. N/A
  • Coordinador del proyecto
GPS01
GPS05
Identificar, recopilar y distribuir, según el tipo de proyecto, los datos del proyecto para el plan de comunicaciones.
Ver el proceso de Gestión de datos
  • Coordinador del proyecto

GPS00
GPS05

Establecer y realizar la distribución de informes creados a través del cronograma de ejecución.
N/A
  • Coordinador del proyecto
GPS05
INF01
CRO01
Revisar el plan de comunicaciones, y si es requerido, realizar modificaciones
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
GPS05
Notificar el plan de comunicaciones, a todas las pates involucradas en el proyecto
N/A
  • Todos los involucrados
GPS05


[editar] 7. Cosolidación del plan del proyecto

7.1 Consolidación del plan del proyecto

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Consolidar el Plan de gestión del proyecto: reunir todos los activos del proceso generados, en el folder del proyecto (punto 1.1). Ver el procedimiento de Gestión de datos
  • Coordinador del proyecto
REQ00
CRO00
CRO01
GPS01
GPS03
GPS04
GPS05
GPS08
Anexar la documentación técnica de los productos externos Ver el procedimiento de Gestión de datos
  • Coordinador del proyecto
Anexos
Revisar los documentos de planeación del proyecto, antes de su aprobación. Si el plan del proyecto no se aprueba, será cancelado.
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
CRO00
CRO01
GPS01
GPS03
GPS04
GPS05
GPS08


[editar] 8. Revisión del plan del proyecto

8.1 Revisión del plan del proyecto: Negociación y acuerdos del proyecto

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Presentar y negociar – y si se requiere, ajustar – los documentos al concepto del producto
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Todos los involucrados
EDT01
CRO01
GPS01
GPS03
GPS04
GPS05
GPS08
Presentar, negociar – y si se requiere, ajustar – el proyecto (alcance), garantizando la disponibilidad de los recursos necesarios
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional 
  • Patrocinador de proyecto
EDT01
CRO01
GPS01
GPS03
GPS04
GPS05
GPS08


[editar] 9. Ejecución

9.1 Ejecución: Planes involucrados

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Definir el plan de aseguramiento de la calidad, de acuerdo a:
- Requisitos para la aprobación del proyecto (REQ00)
- Criterios del usuario para la aceptación del producto (GPS01)
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
REQ00
GPS01
INF01
ACT01
Refinamiento de la especificación de requerimientos
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo de proyecto
  • Líder funcional
Doc-Proceso


9.2 Ejecución: Fase de construcción

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Realizar la solicitud de personal de TI, de equipos y de infraestructura para la realización del proyecto, según lo requiera el plan del proyecto.
No todos los proyectos requieren personal, equipo o infraestructura (ver guía de adaptación)
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo de proyecto
  • Líder funcional
  • Patrocinador
EDT01
CRO01
GPS01
GPS03
GPS04
GPS05
GPS08
Realizar las actividades del cronograma de ejecución
N/A
  • Coordinador del proyectos
  • Equipo del proyecto
CRO01
GPS03
GPS05
Ejecutar las actividades del plan de aseguramiento de la calidad
- Requisitos para la aprobación del proyecto (REQ00)
- Criterios del usuario para la aceptación del producto (GPS01)

Los procesos aseguramiento de la Calidad y realizar control de la calidad, se realizan de acuerdo con el proceso de Calidad de cada oficina.

  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
BCGP
REQ00
GPS01
INF01
ACT01
Ejecutar las actividades del plan de manejo de riesgos
N/A
  • Coordinador de proyecto
  • Equipo del proyecto
CRO01
GPS03
Ejecutar las actividades del plan de comunicaciones
N/A
  • Coordinador del proyectos
  • Equipo de proyectos
  • Líder funcional
CRO01
GPS05
Cuando sea requerido, revisar la documentación técnica de los productos externos y productos reutilizados
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
Anexos


9.3 Ejecución: Refinamiento

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Si se requiere; refinar (desviaciones del plan):
  • Alcance del proyecto
  • Cronograma de ejecución
  • Plan de aseguramiento de la calidad
  • Plan de manejo de riesgos
  • Plan de comunicaciones
  • Plan de gestión de datos
En el proceso es necesario estar al pendiente de los cambios, y si estos reforman los planes. Los documentos se deben versionar
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
BCGP
GPS02
GPS01
CRO01
GPS03
GPS05


9.4 Ejecución: Monitoreo y control

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Identificar los productos reutilizados en el proyecto y revisar la documentación técnica de ellos N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
Anexos
Hacer seguimiento y monitoreo de los riesgos del proyecto y a los inconvenientes presentados en la gestión de la información.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
GPS03
GPS05
ACT01
INF01
Revisar e informar el avance de los compromisos adquiridos por parte de los involucrados en el proyecto.
Si es apropiado, hacer uso de los informes obtenidos a través del ms Project en el CRO01.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Líder funcional
  • PMO
INF01
ACT01
CRO01
Monitorear la utilización de los recursos frente a lo planeado.
N/A
  • Coordinador del proyecto
CRO01
INF01
Hacer seguimiento a los problemas encontrados en la ejecución del proyecto y que NO fueron contemplados en la planeación; reunirlos, analizarlos y realizar el respectivo trámite para solucionarlos y formalizar su cierre. (Seguimiento acciones correctivas, las actividades son incorporadas en el cronograma)
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
GPS02
GPS03
ACT01
INF01
CRO01
Hacer seguimiento a los problemas encontrados en la ejecución del proyecto y que fueron contemplados en la planeación (Plan de riesgos: GPS03); reunirlos, analizarlos y realizar el respectivo trámite para solucionarlos y formalizar su cierre. (Seguimiento acciones correctivas, las actividades son incorporadas en el cronograma)
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
GPS02
GPS03
ACT01
INF01
CRO01
Revisar el cumplimiento de los compromisos por parte de los involucrados en el proyecto según los hitos establecidos
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
INF01
ACT01
CRO01
Monitorear los atributos de los productos de trabajo y de las tareas (plan de calidad)
N/A
  • Coordinador del proyecto
EDT01
CRO01
ACT01
INF01
REQ01
Sí se requiere: programar y realizar reuniones periódicas con los interesados para revisar los informes de avance y determinar acciones correctivas
Se debe negociar y acordar los cambios con los grupos afectados
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo de proyecto
GPS02
GPS05
FOR01
ACT01
Realizar acciones correctivas para cada problema y documentar en las lecciones aprendidas; documentar las negociaciones en el GPS05
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo de proyecto
GPS02
BCGP
GPS05
Realizar auditorías ocasionales a la correcta ejecución de los planes establecidos en particular al plan de gestión de datos
N/A
  • PMO
LCH-GP


[editar] 10. Evaluación

10.1 Evaluación: Evaluación y control

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Evaluar la ejecución y terminación de cada una de las actividades dentro del plan, verificando los criterios de completitud y de calidad , tiempos y costos establecidos N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
CRO01
GPS01
GPS02
GPS07
Evaluar el proyecto en términos de riesgos activos, objetivos del proyecto y calidad del producto
N/A
  • Coordinador del proyecto
CRO01 GPS02 GPS03 GPS06
Si se requiere: evaluar y realizar los requerimientos de cambio y ubicar en el cronograma del proyecto. Ver el procedimiento de gestión de riesgos
  • Coordinador del proyecto
Documentos versionados
CRO01
INF01
GPS02
Si se requiere: Registrar la información del proceso de re-planeación del proyecto por los cambios o ajustes aprobados N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Coordinador SEPG
CRO01
GPS01
GPS02
INF01
ACT01
Si se requiere: Iniciar las acciones correctivas apropiadas a los problemas y excepciones que surgen
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
N/A
Reunir los problemas hallados y analizarlos para su cierre
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
  • Líder funcional
GPS02
GPS03
ACT01


[editar] 11. Cierre del proyecto

11.1 Cierre del proyecto

Detalle Restricciones Encargados Recursos
Realizar la última revisión, para asegurar que no existe problema alguno que impida la aceptación del producto. N/A
  • Revisor de proyecto
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo de proyecto
GPS02
INF01
Realizar seguimiento a los cambios requeridos al proyecto, en el producto terminado (post proyecto)
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Usuario líder
GPS02
BCGO
Entregar formalmente el producto resultante del proyecto y firmar del Acta de Aceptación del producto N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Usuario líder
GPS02
BCGP
Entregar formalmente el producto resultante del proyecto y firmar del Acta de Aceptación del producto
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Usuario líder
GPS06
Identificar los productos reutilizables resultantes del proyecto y realizar la documentación técnica de ellos.
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Equipo del proyecto
Anexo
Realizar el cierre del proyecto (acta de cierre del proyecto) evaluando las acciones correctivas tomadas y documentadas en el GPS02
N/A
  • Coordinador del proyecto
  • Usuario líder
GPS07
GPS02
Registrar los datos del proyecto sobre estimaciones y las lecciones aprendidas del GPS02 en la BCGP, como base para futuras estimaciones en la base de conocimiento.
Ver el procedimiento de Actualización de activos del proceso
  • Coordinador del proyecto
GPS02
BCGP
Revisar la documentación del proyecto, basado en la guía de adaptación GPS00 y en el GPS01, generar informe por PMO.
N/A
  • PMO
N/A


[editar] Documentos involucrados

Código Nombre del Formato
REQ00 Acta de iniciación del proyecto
CRO00 Cronograma de planeación de proyectos
CRO01 Cronograma base para proyectos
INF01 Informe de avance del proyecto
ACT01 Acta de reunión de proyectos
GPS00 Guía de adaptación
GPS01 Enunciación del alcance del proyecto
GPS02 Lecciones aprendidas
GPS03 Matriz de priorizacion y manejo de riesgos
GPS04
Costos del proyecto
GPS05 Plan de comunicaciones del proyecto
GPS06 Acta de aceptación del producto
GPS07 Acta de cierre del proyecto
GPS08
Equipo del proyecto

[editar] Procesos y procedimientos relacionados

Código Nombre
PR02 Gestión de los riesgos
PR03 Gestión de las comunicaciones
PR04 Gestión de personal
PR05 Gestión de los datos
PR06 Actualización de activos de proceso