Gerencia de proyectos
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Muy frecuentemente en la vida laboral de un ingeniero, éste debe encargarse del desarrollo de un proyectos de tecnología en una organización. En estos casos es necesario no sólo el conocimiento técnico sino también el conocimiento y aplicación de técnicas que permitan la adecuada gestión del proyecto.
Se espera que un Gerente de Proyectos se apropie de los conceptos y técnicas básicas que permiten gestionar adecuadamente un proyecto de tecnología, desde su concepción hasta su implementación exitosa.
Entradas y salidas
| Entradas | Salidas | ||
|---|---|---|---|
| Descripción | Proveedor | Descripción | Destinatario |
| REQ00 Acta de iniciación del proyecto |
Coordinador del proyecto | GPS06 Acta de aceptación de producto GPS07 Acta de cierre del proyecto GPS02 Lecciones aprendidas |
Cordinador del proyecto |
Diagrama de flujo
Actividades del proceso - Procedimiento
Descripción
1. Iniciación del proyecto
1.1 Iniciación del proyecto: Acta de iniciación del proyecto
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Realizar el Acta de iniciación del proyecto - REQ00. | N/A |
| REQ00 |
| Aprobar o rechazar el Acta de iniciación del proyecto.
En caso de ser aprobada se debe firmar por ambos el Coordinador del proyecto y el líder funcional firmar.
| Antes de rechazar la solicitud, se debe realizar una revisión de acompañamiento al usuario líder, para rechazar definitivamente o reorganizar la solicitud. |
| REQ00 |
| Realizar presentación del modelo de gerencia de proyectos al líder funcional.
Se debe presentar: pasos de la gerencia de proyectos, roles involucrados y los compromisos de cada uno. | El coordinador del proyecto debe conocer el documento Roles y Responsabilidades del proceso de Gerencia de proyectos |
|
PPT-GP GP-Roles REQ00 ACT01 |
| Crear el fólder del proyecto. El folder del proyecto es la carpeta donde se incluirán todos los documentos generados por y para el proyecto (medio magnético y físico). | N/A |
| N/A |
1.2 Iniciación del proyecto: Cronograma de planeación
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Realizar el cronograma de planeación del proyecto CRO00. (planear la realización del plan del proyecto) | Verificar el tipo de proyecto |
| GPS00 CRO00 |
| Socializar el cronograma de planeación a los involucrados, e informar sus responsabilidades en la realización del plan del proyecto. | N/A |
|
CRO00 ACT01 |
| Revisar la base de conocimiento de gerencia de proyectos (BCGP), con el fin de recoger datos y modelos históricos que puedan ser utilizados en el desarrollo del proyecto. | N/A |
| CRO00 GPS02 BCGP |
| Ejecutar las actividades del cronograma de planeación | N/A |
| CRO00 |
2. Evaluación del alcance del proyecto
2.1 Evaluación del alcance del proyecto: Enunciación del alcance del proyecto
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Realizar el documento de Enunciación del alcance del proyecto GPS01. | N/A |
| GPS01 |
| Determinar el equipo del proyecto | Se busca a las personas idóneas para las tareas de la ejecución del proyecto |
| GPS01 |
Estimar el tiempo de duración del proyecto basado en:
|
Ésta estimación no es certera sobre el tiempo del proyecto. Durante el desarrollo del proyecto, la duración de éste puede cambiar, dichos cambios deben documentarse. |
| GPS02 BCGP GPS00 ACT01 |
| Determinar el tipo del proyecto y la documentación del proyecto basado en la Guía de adaptación. | N/A |
|
GPS01 ACT01 |
| Definir el Ciclo de vida del proyecto | N/A |
| GPS01 |
| Revisar los planes de trabajo que puedan afectar el desarrollo del cronograma del proyecto. Si es requerido, documentar las restricciones para con el proyecto en el GPS01. | El uso de un recurso debe contemplar otros planes de trabajo que requieran de ese mismo recurso. |
|
GPS01 CRO00 |
| Revisar la disponibilidad de los involucrados en el proyecto. Si es requerido, documentar las restricciones para con el proyecto en el GPS01 | N/A |
|
GPS01 CRO00 |
| Revisar el documento GPS01 - Enunciación del alcance del proyecto: aprobar y firmar, o redefinir el alcance. | N/A |
|
GPS01 |
2.2 Evaluación del alcance del proyecto: Estructura de desglose de trabajo
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Realizar la Estructura de desglose de trabajo, EDT; donde se definen las tareas o fases de la metodología que se van a aplicar en el nuevo producto. | N/A |
| CRO00 EDT01 |
| Identificar los productos y componentes externos requeridos para el proyecto en la EDT01 y en el CRO01. | N/A |
| EDT01 |
| Identificar los productos y componentes reutilizados para el proyecto en la EDT01. | N/A |
| EDT01 |
3. Gestión de personal
3.1 Gestión de personal: Gestión del personal
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Si es requerido, realizar solicitud de personal externo, para la realización del proyecto (contratado o subcontratado). | Ver procedimiento de Gestión del personal |
| BCGP GPS08 Inv-habilidades |
| Solicitar el entrenamiento necesario para el equipo del proyecto, en caso de requerirse. | N/A |
| CRO00 REQ00 GPS01 GPS08 |
| Solicitar el personal de TI necesario; personal de las áreas de SYRI, que no pertenece al equipo del proyecto, en caso de requerirse. | Se debe realizar la solicitud del personal de TI y luego, se debe incluir al personal de TI solicitado, en el plan de comunicaciones GPS05 |
| CRO00 REQ00 GPS01 GPS08 |
4. Evaluación de los riesgos del proyecto
4.1 Evaluación de los riesgos del proyecto: Identificación de los riesgos
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Revisar la base de conocimiento de gerencia de proyectos (BCGP), con el fin de recoger datos y modelos históricos que puedan ser utilizados en el desarrollo del proyecto. | N/A |
| BCGP GPS02 |
| Seleccionar los riesgos posibles del listado de riesgos frecuentes y según el tipo y magnitud del proyecto. | Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos |
| GPS03 |
| Identificar riegos de los productos y componentes externos y los productos y componentes reutilizados. | Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos |
|
GPS03 EDT01 |
4.2 Evaluación de los riesgos del proyecto: Manejo de riesgos
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Determinar el nivel de exposición de riesgo del proyecto, resultante del producto de la probabilidad y el impacto (ver documento GPS03) | Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos |
| GPS03 |
| Evaluar los riegos basado en los criterios del cliente y elaborar el plan de manejo de riesgos | Ver el procedimiento de Gestión de los riesgos |
| GPS03 |
| Revisar, con pares, los documentos generados y proceder a su aceptación o solicitar ajustes a los encargados respectivos | N/A |
| EDT01 GPS01 GPS03 |
| Identificar las necesidades de soporte para el desarrollo del proyecto y su costo. | N/A |
| GPS03 GPS04 |
5. Realización del plan de ejecución
5.1 Plan de ejecución: Realización del plan de ejecución del plan del proyecto
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Crear el cronograma de ejecución-CRO01, a partir de la estructura de desglose de trabajo.. | Cada oficina SYRI tiene un propio modelo de cronograma de acuerdo con las necesidades particulares de la misma. |
|
EDT01 CRO01 GPS01 |
| Identificar en el cronograma de ejecución la infraestructura requerida para la realización del proyecto y si se requiere hacer compra de ella. | N/A |
| EDT01 CRO01 GPS04 |
| Asignar responsables y actualizar avances en el cronograma para la presentación de los informes de avance. | Ms Project, genera informes de avance, estos deben acompañar a los informes generales INF01 |
| CRO01 INF01 |
| Identificar los hitos del proyecto identificados en REQ01 y los hitos adicionales encontrados en la planeación (en caso de existir), en el cronograma de ejecución; y hacer seguimiento a su comportamiento. | N/A |
| CRO01 ACT01 INF01 GPS02 BCGP REQ00 |
| Insertar notas a los puntos significativos del cronograma del proyecto. | N/A |
| CRO01 |
| Deben incluirse los compromisos adquiridos por el Líder funcional, usuarios finales, equipo del proyecto y demás involucrados y hacer seguimiento de su avance. | N/A |
| INF01 ACT01 CRO01 |
| Identificar en el cronograma los procesos requeridos para el desarrollo del proyecto. | Se debe tener en cuenta los planes de trabajo de las áreas involucradas y las áreas afectadas. |
| CRO01 GPS01 |
| Definir los procesos de monitoreo y control del proyecto en el cronograma del proyecto. Incluir la participación de los involucrados | N/A |
| CRO00 CRO01 |
| Identificar los productos y componentes externos requeridos para el proyecto en el cronograma de ejecución. | N/A |
| CRO01 |
| Identificar los productos y componentes reutilizados para el proyecto en el cronograma de ejecución. | N/A |
| CRO01 |
5.2 Plan de ejecución: Costos del proyecto
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Establecer el costo referente a personal interno, personal externo y entrenamiento requerido para el desarrollo del proyecto (si es necesario) en el documento Costos del proyecto GPS04 | N/A |
| GPS08 GPS04 |
| Establecer el costo referente a los recursos para el proyecto, esfuerzo, infraestructura y costo del producto, en el documento Costos del proyecto GPS04 | N/A |
| GPS03 GPS04 |
| Establecer el costo referente al soporte para el desarrollo del proyecto y su costo en el documento Costos del proyecto GPS04 | N/A |
|
GPS03 GPS04 |
6. Realización del plan de comunicaciones
6.1 Realización del plan de comunicaciones
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Revisar la base de conocimiento de gerencia de proyectos (BCGP), con el fin de recoger datos y modelos históricos que puedan ser utilizados en el desarrollo del proyecto. | N/A |
|
BCGP GPS02 |
| Realizar el plan de comunicaciones para la gestión de información del proyecto en el documento GPS05 | Se debe evaluar la disponibilidad y el tipo de proyecto, para definir la comunicación.
Ver el proceso de Gestión de las comunicaciones |
| GPS00 CRO00 CRO01 GPS05 |
| Informar y negociar con las partes involucradas para garantizar los recursos y el tiempo, durante la ejecución del proyecto. | N/A |
| GPS01 GPS05 |
| Identificar, recopilar y distribuir, según el tipo de proyecto, los datos del proyecto para el plan de comunicaciones. | Ver el proceso de Gestión de datos |
|
GPS00 |
| Establecer y realizar la distribución de informes creados a través del cronograma de ejecución. | N/A |
| GPS05 INF01 CRO01 |
| Revisar el plan de comunicaciones, y si es requerido, realizar modificaciones | N/A |
| GPS05 |
| Notificar el plan de comunicaciones, a todas las pates involucradas en el proyecto | N/A |
| GPS05 |
7. Cosolidación del plan del proyecto
7.1 Consolidación del plan del proyecto
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Consolidar el Plan de gestión del proyecto: reunir todos los activos del proceso generados, en el folder del proyecto (punto 1.1). | Ver el procedimiento de Gestión de datos |
| REQ00 CRO00 CRO01 GPS01 GPS03 GPS04 GPS05 GPS08 |
| Anexar la documentación técnica de los productos externos | Ver el procedimiento de Gestión de datos |
| Anexos |
| Revisar los documentos de planeación del proyecto, antes de su aprobación. | Si el plan del proyecto no se aprueba, será cancelado. |
| CRO00 CRO01 GPS01 GPS03 GPS04 GPS05 GPS08 |
8. Revisión del plan del proyecto
8.1 Revisión del plan del proyecto: Negociación y acuerdos del proyecto
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Presentar y negociar – y si se requiere, ajustar – los documentos al concepto del producto | N/A |
| EDT01 CRO01 GPS01 GPS03 GPS04 GPS05 GPS08 |
| Presentar, negociar – y si se requiere, ajustar – el proyecto (alcance), garantizando la disponibilidad de los recursos necesarios | N/A |
| EDT01 CRO01 GPS01 GPS03 GPS04 GPS05 GPS08 |
9. Ejecución
9.1 Ejecución: Planes involucrados
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Definir el plan de aseguramiento de la calidad, de acuerdo a: - Requisitos para la aprobación del proyecto (REQ00) - Criterios del usuario para la aceptación del producto (GPS01) | N/A |
| REQ00 GPS01 INF01 ACT01 |
| Refinamiento de la especificación de requerimientos | N/A |
| Doc-Proceso |
9.2 Ejecución: Fase de construcción
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Realizar la solicitud de personal de TI, de equipos y de infraestructura para la realización del proyecto, según lo requiera el plan del proyecto. | No todos los proyectos requieren personal, equipo o infraestructura (ver guía de adaptación) |
| EDT01 CRO01 GPS01 GPS03 GPS04 GPS05 GPS08 |
| Realizar las actividades del cronograma de ejecución | N/A |
| CRO01 GPS03 GPS05 |
| Ejecutar las actividades del plan de aseguramiento de la calidad | - Requisitos para la aprobación del proyecto (REQ00) - Criterios del usuario para la aceptación del producto (GPS01) Los procesos aseguramiento de la Calidad y realizar control de la calidad, se realizan de acuerdo con el proceso de Calidad de cada oficina. |
| BCGP REQ00 GPS01 INF01 ACT01 |
| Ejecutar las actividades del plan de manejo de riesgos | N/A |
| CRO01 GPS03 |
| Ejecutar las actividades del plan de comunicaciones | N/A |
| CRO01 GPS05 |
| Cuando sea requerido, revisar la documentación técnica de los productos externos y productos reutilizados | N/A |
| Anexos |
9.3 Ejecución: Refinamiento
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
Si se requiere; refinar (desviaciones del plan):
| En el proceso es necesario estar al pendiente de los cambios, y si estos reforman los planes. Los documentos se deben versionar |
| BCGP GPS02 GPS01 CRO01 GPS03 GPS05 |
9.4 Ejecución: Monitoreo y control
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Identificar los productos reutilizados en el proyecto y revisar la documentación técnica de ellos | N/A |
| Anexos |
| Hacer seguimiento y monitoreo de los riesgos del proyecto y a los inconvenientes presentados en la gestión de la información. | N/A |
| GPS03 GPS05 ACT01 INF01 |
| Revisar e informar el avance de los compromisos adquiridos por parte de los involucrados en el proyecto. Si es apropiado, hacer uso de los informes obtenidos a través del ms Project en el CRO01. | N/A |
| INF01 ACT01 CRO01 |
| Monitorear la utilización de los recursos frente a lo planeado. | N/A |
| CRO01 INF01 |
| Hacer seguimiento a los problemas encontrados en la ejecución del proyecto y que NO fueron contemplados en la planeación; reunirlos, analizarlos y realizar el respectivo trámite para solucionarlos y formalizar su cierre. (Seguimiento acciones correctivas, las actividades son incorporadas en el cronograma) | N/A |
| GPS02 GPS03 ACT01 INF01 CRO01 |
| Hacer seguimiento a los problemas encontrados en la ejecución del proyecto y que fueron contemplados en la planeación (Plan de riesgos: GPS03); reunirlos, analizarlos y realizar el respectivo trámite para solucionarlos y formalizar su cierre. (Seguimiento acciones correctivas, las actividades son incorporadas en el cronograma) | N/A |
| GPS02 GPS03 ACT01 INF01 CRO01 |
| Revisar el cumplimiento de los compromisos por parte de los involucrados en el proyecto según los hitos establecidos | N/A |
| INF01 ACT01 CRO01 |
| Monitorear los atributos de los productos de trabajo y de las tareas (plan de calidad) | N/A |
| EDT01 CRO01 ACT01 INF01 REQ01 |
| Sí se requiere: programar y realizar reuniones periódicas con los interesados para revisar los informes de avance y determinar acciones correctivas | Se debe negociar y acordar los cambios con los grupos afectados |
| GPS02 GPS05 FOR01 ACT01 |
| Realizar acciones correctivas para cada problema y documentar en las lecciones aprendidas; documentar las negociaciones en el GPS05 | N/A |
| GPS02 BCGP GPS05 |
| Realizar auditorías ocasionales a la correcta ejecución de los planes establecidos en particular al plan de gestión de datos | N/A |
| LCH-GP |
10. Evaluación
10.1 Evaluación: Evaluación y control
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Evaluar la ejecución y terminación de cada una de las actividades dentro del plan, verificando los criterios de completitud y de calidad , tiempos y costos establecidos | N/A |
| CRO01 GPS01 GPS02 GPS07 |
| Evaluar el proyecto en términos de riesgos activos, objetivos del proyecto y calidad del producto | N/A |
| CRO01 GPS02 GPS03 GPS06 |
| Si se requiere: evaluar y realizar los requerimientos de cambio y ubicar en el cronograma del proyecto. | Ver el procedimiento de gestión de riesgos |
| Documentos versionados CRO01 INF01 GPS02 |
| Si se requiere: Registrar la información del proceso de re-planeación del proyecto por los cambios o ajustes aprobados | N/A |
| CRO01 GPS01 GPS02 INF01 ACT01 |
| Si se requiere: Iniciar las acciones correctivas apropiadas a los problemas y excepciones que surgen | N/A |
| N/A |
| Reunir los problemas hallados y analizarlos para su cierre | N/A |
| GPS02 GPS03 ACT01 |
11. Cierre del proyecto
11.1 Cierre del proyecto
| Detalle | Restricciones | Encargados | Recursos |
|---|---|---|---|
| Realizar la última revisión, para asegurar que no existe problema alguno que impida la aceptación del producto. | N/A |
| GPS02 INF01 |
| Realizar seguimiento a los cambios requeridos al proyecto, en el producto terminado (post proyecto) | N/A |
| GPS02 BCGO |
| Entregar formalmente el producto resultante del proyecto y firmar del Acta de Aceptación del producto | N/A |
| GPS02 BCGP |
| Entregar formalmente el producto resultante del proyecto y firmar del Acta de Aceptación del producto | N/A |
| GPS06 |
| Identificar los productos reutilizables resultantes del proyecto y realizar la documentación técnica de ellos. | N/A |
| Anexo |
| Realizar el cierre del proyecto (acta de cierre del proyecto) evaluando las acciones correctivas tomadas y documentadas en el GPS02 | N/A |
| GPS07 GPS02 |
| Registrar los datos del proyecto sobre estimaciones y las lecciones aprendidas del GPS02 en la BCGP, como base para futuras estimaciones en la base de conocimiento. | Ver el procedimiento de Actualización de activos del proceso |
| GPS02 BCGP |
| Revisar la documentación del proyecto, basado en la guía de adaptación GPS00 y en el GPS01, generar informe por PMO. | N/A |
| N/A |
Documentos involucrados
| Código | Nombre del Formato |
|---|---|
| REQ00 | Acta de iniciación del proyecto |
| CRO00 | Cronograma de planeación de proyectos |
| CRO01 | Cronograma base para proyectos |
| INF01 | Informe de avance del proyecto |
| ACT01 | Acta de reunión de proyectos |
| GPS00 | Guía de adaptación |
| GPS01 | Enunciación del alcance del proyecto |
| GPS02 | Lecciones aprendidas |
| GPS03 | Matriz de priorizacion y manejo de riesgos |
| GPS04 | Costos del proyecto |
| GPS05 | Plan de comunicaciones del proyecto |
| GPS06 | Acta de aceptación del producto |
| GPS07 | Acta de cierre del proyecto |
| GPS08 | Equipo del proyecto |
Procesos y procedimientos relacionados
| Código | Nombre |
|---|---|
| PR02 | Gestión de los riesgos |
| PR03 | Gestión de las comunicaciones |
| PR04 | Gestión de personal |
| PR05 | Gestión de los datos |
| PR06 | Actualización de activos de proceso |
