Gestión de la Comunicacion del Proyecto

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Incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto.

Los procesos de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluyen:

  • Identificar a los interesados:Identifica a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documenta información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo.
  • Planificación de las Comunicaciones: Determinar las necesidades de información y comunicación de los interesados del proyecto.
  • Distribución de la Información: Distribuir la información necesaria a disposición de los interasados en el proyecto de manera oportuna.
  • Gestionar a los Interesados: Gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos.
  • Informar el Rendimiento: Recopilar y distribuir la información sobre el rendimiento a los interasados.


Contenido

[editar] Identificar a los Interesados

Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.

Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia.

[editar] Entradas

  • Acta de Constitución del Proyecto
  • Documentos de Adquisición
  • Factores Ambientales de la Empresa
  • Activos de los Procesos de la Organización

[editar] Herramientas y Técnicas

  • Análisis de los Interesados

El análisis de los interesados es un proceso que consiste en recopilar y analizar de manera sistemática las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar qué intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados, y los relaciona con la finalidad del proyecto.
También ayuda a identificar las relaciones con interesados que pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdos potenciales, a fin de mejorar las probabilidades de éxito del proyecto.

  • Juicio de Expertos

El juicio de expertos puede obtenerse mediante consultas individuales (reuniones personalizadas, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos de discusión,
encuestas, etc.).

[editar] Salidas

  • Registro de Interesados

Este documento contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados, entre ellos:

    -La información de identificación: nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en el proyecto, información de contacto.

    -La información de evaluación: principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el interés es mayor.

    -La clasificación de los interesados: interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc.

  • Estrategia de Gestión de los Interesados

La estrategia de gestión de los interesados define un enfoque para aumentar el apoyo y minimizar los impactos negativos de los mismos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Incluye elementos como:
    -Los interesados clave que pueden impactar significativamente en el proyecto
    -El nivel de participación deseado en el proyecto, para cada interesado identificado
    -Los grupos de interesados y su gestión (como grupos)

[editar] Planificación de las Comunicaciones

El proceso de Planificación de las Comunicaciones determina las necesidades de información y comunicación de los interesados, es decir, identifica quién necesita qué información, cuándo la necesitará, como le sera suministrada y por quién. Además este proceso identifica las necesidades de información de los interesados y determina la manera adecuada de satisfacer esa necesidades, siendo este un factor de éxito para el proyecto.

Este proceso se encuentra estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organización tendrá un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

Para realizar una planificación efectiva se deben resolver las siguientes preguntas:

  • ¿Quién requerirá información sobre el proyecto?
  • ¿Qué información?
  • ¿Con qué frecuencia?
  • ¿Cómo se recolectará está información?
  • ¿Cómo se procesará y almacenará?
  • ¿Como se distribuirá?

[editar] Entradas

  • Factores Ambientales de la Empresa

Todos los factores descritos en la Sección 4.1.1.3 se usan como entradas de este proceso.

  • Activos de los Procesos de la Organización

Todos los activos descritos en la Sección 4.1.1.4 se usan como entradas de este proceso, las lecciones aprendidas y la información histórica son de particular importancia. Las lecciones aprendidas y la información histórica pueden proporcionar decisiones y resultados basados en proyectos similares anteriores respecto a cuestiones de las comunicaciones.

  • Enunciado del Alcance del Proyecto

El enunciado del alcance del proyecto (Sección 5.2.3.1) proporciona una base documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un conocimiento común del alcance del proyecto entre los interesados. El análisis de los interesados se completa como parte del proceso Definición del Alcance.

  • Plan de Gestión del Proyecto

El plan de gestión del proyecto (Sección 4.3) proporciona información sobre los antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificación de las Comunicaciones.

  • Restricciones: Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de dirección del proyecto. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser que los miembros del equipo se encuentren en distintas ubicaciones geográficas, incompatibilidad de las versiones del software de comunicación o capacidades técnicas de comunicación limitadas.
  • Asunciones: Las asunciones específicas que afectan a la Planificación de las Comunicaciones dependerán del proyecto en particular.

[editar] Herramientas y Técnicas

  • Análisis de Requisitos de Comunicaciones

El análisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto se utilizan sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una falta de comunicación pueda llevar al fracaso.

Entre la información normalmente utilizada para determinar los requisitos de comunicación del proyecto, se incluyen:

  • los organigramas
  • la organización del proyecto y las relaciones de responsabilidad de los interesados
  • las disciplinas, departamentos y especialidades con implicación en el proyecto
  • la logística de cuántas personas participarán en el proyecto y en qué ubicaciones
  • las necesidades de información interna (p.ej., comunicaciones entre diferentes organizaciones)
  • las necesidades de información externa (p.ej., comunicaciones con los medios, el

público o los contratistas)

  • la información sobre los interesados proveniente del registro de interesados y de la estrategia de gestión de los interesados


  • Tecnología de las Comunicaciones

Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de dirección del proyecto puede incluir como métodos de comunicación desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en línea.

Factores de tecnología de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto:

  • La urgencia de la necesidad de información. ¿El éxito del proyecto depende de tener información actualizada con frecuencia disponible al momento, o bastaría con emitir regularmente informes escritos?
  • La disponibilidad de la tecnología. ¿Son apropiados los sistemas con los que ya se cuenta, o las necesidades del proyecto justifican un cambio?
  • El personal previsto para el proyecto. ¿Son los sistemas de comunicaciones propuestos compatibles con la experiencia y especialización de los participantes del proyecto, o se requerirá una extensa formación y aprendizaje?
  • La duración del proyecto. ¿Es probable que la tecnología disponible cambie antes de que termine el proyecto?
  • El entorno del proyecto. ¿El equipo se reúne y trabaja cara a cara o en un entorno virtual?

[editar] Salidas

Plan de Gestión de las Comunicaciones El plan de gestión de las comunicaciones está incluido en el plan de gestión del proyecto (Sección 4.3), o es un plan subsidiario de éste. El plan de gestión de las comunicaciones proporciona:

  • Requisitos de comunicaciones de los interesados
  • Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle
  • Persona responsable de comunicar la información
  • Persona o grupos que recibirán la información
  • Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
  • Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
  • Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal
  • Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla
  • Glosario de terminología común.

El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir pautas para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones electrónicas y correo electrónico. El plan de gestión de las comunicaciones puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones está incluido en el plan de gestión del proyecto general (Sección 4.3), o es un plan subsidiario de éste. Entre los atributos de un plan de gestión de las comunicaciones se pueden incluir:

  • Elemento de comunicaciones La información que será distribuida a los interesados.
  • Finalidad Motivo de la distribución de dicha información.
  • Frecuencia Cada cuánto tiempo se distribuirá la información.
  • Fechas de inicio / finalización Plazo para la distribución de la información.
  • Formato / medio El diseño de la información y el método de transmisión.
  • Responsabilidad El miembro del equipo encargado de la distribución de la información.

La Planificación de las Comunicaciones a menudo implica la creación de productos entregables adicionales que, a su vez, requieren tiempo y esfuerzo adicionales. Por consiguiente, la estructura de desglose del trabajo del proyecto, el cronograma del proyecto y el presupuesto del proyecto deben actualizarse según corresponda.

[editar] Distribución de la Información

La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. Incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones y responder a las solicitudes inesperadas de información.

La distribución eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:

  • Modelos emisor-receptor: Ciclos de retroalimentación y barreras a la comunicación.
  • Elección del medio: Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un
    informe formal, y cuándo comunicarse cara a cara o por correo electrónico.
  • Estilo de redacción:  Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y selección de palabras.
  • Técnicas de gestión de reuniones:  Preparar una agenda y abordar los conflictos.
  • Técnicas de presentación:  Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales.
  • Técnicas de facilitación: Lograr el consenso y superar los obstáculos.


[editar] Entradas

  • Plan de Gestión de las Comunicaciones: Es la salida del proceso anterior.

[editar] Herramientas y Técnicas

  • Habilidades de Comunicación: Se usan para intercambiar información, asegurándose de que las personas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se ha definido en el Plan de Gestión de las Comunicaciones.
  • Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información: La información puede recopilarse y recuperarse a través de los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica(planos, planes de prueba, etc).
  • Métodos de Distribución de la Información: Consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante algún método de los siguientes:
  • Reuniones del proyecto: Distribución de documentos impresos, sistemas manuales de archivo y bases de datos electrónicas de acceso compartido.
  • Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas: Correo electrónico, fax, teléfono, videoconferencias, etc.
  • Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: Interfaces web, software de soporte para reuniones, etc.
  • Proceso de Lecciones Aprendidas: Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.

[editar] Salidas

  • Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)
  • Documentación sobre lecciones aprendidas: La documentación incluye lecciones aprendidas sobre Distribución de la Información.
  • Registros del proyecto: Incluye correspondencia, memorandos y documentos que describen el proyecto.
  • Informes del proyecto: Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento.
  • Presentaciones del proyecto: El equipo del proyecto suministra información por medios formales o informales a cada uno de los interesados en el proyecto.
  • Retroalimentación de los interesados: La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.
  • Notificaciones a los interesados: Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.
  • Cambios Solicitados: Los cambios en el proceso Distribución de la Información debería provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados se revisan y se gestionan a través del proceso Control Integrado de Cambios.

[editar] Gestionar a los Interesados

Aquí es donde se administran las comunicaciones e informacion, a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y solucionar sus polémicas de una manera que sea favorable para todos los miembros del equipo. Gestionar activamente a los interesados ayuda a que la probabilidad, de que el proyecto no se desvíe de su curso, sea mayor. Gracias a las polémicas sin resolver entre los interesados, se aumenta la capacidad en las personas de trabajar de forma sinérgica (Buscando soluciones en conjunto) y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, quien se encarga de esta gestion, es el director del proyecto.

[editar] Entradas

  • Plan de Gestión de las Comunicaciones: Se tienen los requisitos y las expectativas de los interesados para poder comprender las metas, los objetivos y el nivel de comunicación de los interesados durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en este plan,que es subsidiario del plan de gestión del proyecto.
  • Activos de los Procesos de la Organización: En el momento en que surjan polémicas del proyecto, estas deberan ser abordadas y resueltas entre los interesados en el proyecto y su director.

[editar] Herramientas y Técnicas

  • Métodos de Comunicación: Los métodos identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones son los que se van a utilizar para la gestión de los interesados. Se ha determinado que las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y resolver polémicas con los interesados. Cuando este tipo de reuniones no estén justificadas o no sea prácticas tenerlas (como en proyectos internacionales), será de gran utilidad el uso de herramientas electrónicas u otras, para la comunicacion y el intercambio de información.
  • Registros de Polémicas: Herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolución de polémicas. Generalmente estos temas se abordan a fin de mantener una relación de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados, incluidos los miembros del equipo. Cada polémica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse. Se le asigna un propietario y, por lo general, se establece una fecha objetivo para el cierre. Las polémicas no resueltas pueden ser una fuente importante para saber cuales son los conflictos y porque hay retrasos, en el proyecto.

[editar] Salidas

  • Polémicas resueltas: Cuando se identifican y resuelven los requisitos de los interesados, el registro de polémicas documentará las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas.
  • Solicitudes de Cambio Aprobadas: Cuando hay solicitudes de cambio aprobadas, tambien hay cambios en el estado de las polémicas de los interesados en el plan de gestión de personal, que son necesarios para reflejar los cambios en la forma en que tendrán lugar las comunicaciones con los interesados.
  • Acciones Correctivas Aprobadas: Para las acciones correctivas aprobadas se debe incluir los cambios que alinean el rendimiento esperado que tendrá el proyecto con el plan de gestión del mismo.
  • Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones): En la documentación de lecciones aprendidas se incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestión de los interesados. Todos estos eventos se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histórica tanto de este proyecto como de la organización ejecutante.
  • Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones): Este plan se actualiza con el fin de reflejar los cambios realizados en el plan de las comunicaciones.

[editar] Informar el Rendimiento

Implica la recogida de todos los datos de la línea base y la distribución de la información sobre el rendimiento a los interesados. Generalmente debe proporcionar información sobre el alcance, el cronograma, los costes y la calidad. Los informes pueden prepararse sobre todo el proyecto o bien sobre los aspectos específicos del mismo.

[editar] Entradas

  • Información sobre el rendimiento del trabajo. La información relativa a las actividades del proyecto se recopila, a partir de resultados de desempeño tales como:

     -El estado de los entregables

     -El avance del cronograma

     -Los costos incurridos

  • Mediciones del rendimiento del trabajo. La información sobre el desempeño del trabajo se utiliza para generar las métricas de actividad del proyecto, para de evaluar el avance real con respecto al avance planificado.
  • Proyecciones del presupuesto.
  • Activos de proceso de la organización. Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Informar el Desempeño incluyen, entre otros:
    • Las plantillas para informes
    • Las políticas y procedimientos que definen las medidas y los indicadores que se utilizarán
    • los límites de variación definidos por la organización.
  • Conclusión proyectada. 
  • Mediciones de control de calidad.
  • Plan gestión del proyecto: proporciona información sobre la línea base.

    Línea base para la medición del rendimiento: Integra los parámetros de alcance, cronograma y coste de un proyecto, pero también puede incluir parámetros técnicos y de calidad.

  • Solicitudes de cambio Aprobadas.
  • Productos Entregables.

[editar] Herramientas y Técnicas

  • Análisis de variación: consiste en realizar un análisis de variación puede variar según el área de aplicación, la norma utilizada y la industria en cuestión.
  • Métodos de proyección:consiste en predecir el desempeño futuro del proyecto basándose en el desempeño real a la fecha.
  • Métodos de comunicación:pueden utilizarse para intercambiar y analizar información

acerca del avance y el desempeño del proyecto.

  • Herramientas de presentación de información: Herramientas de software la presentación de la información.
  • Recogida y compilación de la información sobre el rendimiento: recopilar y compilar información para producir proyecciones, informes de rendimiento, estado y progreso.
  • Reuniones de revisión del estado de la situación: Eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto.
  • Sistemas de informe de tiempo: Registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto.
  • Sistema de informe de costes: Registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto.

[editar] Salidas

  • Informes de rendimiento: Organizan y resumen la información recogida, y presentan los resultados de cualquier análisis en comparación con la línea base para la medición del rendimiento.
  • Proyecciones: Se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la información sobre el rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se ejecuta el proyecto.
  • Cambios solicitados: Estos cambios se procesan y se realiza su disposición a través del proceso Control integrado de cambios.
  • Acciones Correctivas Recomendadas: incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan gestión del proyecto.
  • Activos de los procesos de la organización (Actualizaciones): Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pase a formar parte de la base de datos histórica tanto de este proyecto como de la organización ejecutante.

[editar] Referencias

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Estados Unidos: Project Management Institute, 2004. 392 p.

[editar] Enlaces Externos

Proceso Gestión de las Cominicaciones del Proyecto

Presentación de Gestión de Comunicación

Matriz de la Gestión de Comunicación

Gestión de la comunicación de proyectos

Gestión de las comunicaciones de proyectos