Manual Repositorio Academico
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Para el ingreso al Repositorio Académico de forma directa se puede hacer por la dirección URL http://dspace.icesi.edu.co/academico/ o por la pagina principal de la Universidad Icesi (http://www.icesi.edu.co) en la sección de Recursos en línea.
¿Cómo ingresar?
Estando en la página principal del Repositorio Académico, haga clic sobre el enlace “Mi Dspace” mostrado en la barra izquierda.
A continuación el sistema le pedirá su usuario (documento de identidad) y su contraseña que es la misma que utiliza para iniciar sesión dentro del sistema de icesi y moodle.
A continuación le aparecerán las suscripciones que haya hecho, un link para crear nuevos envíos y otro para ver los que le han aceptado.
¿Cómo subir un ítem?
Si desea hacer un nuevo envío haga click en “comenzar un nuevo envío” y siga los pasos que se muestran a continuación:
Elegir colección
Primero debe escoger la colección a la cual quiere que pertenezca el nuevo envío, solo en las que el usuario tiene permisos para crear nuevos documentos, y hacer click en siguiente.
Describir el ítem que desea subir
Si selecciona algunas de las opciones de esta página, se le presentará un formulario modificado con espacios extras de la información que necesita dar sobre el archivo. De lo contrario, usted obtendrá el formulario que sale por defecto.
Las opciones posibles en esta parte se describen a continuación:
- Más de un título - A veces un tema tiene más de un título, tal vez una abreviatura, sigla, o un título en otro idioma. Si este es el caso, y quiere capturar esta información, seleccione esta opción
- Publicado anteriormente – si el ítem ha sido publicado anteriormente se pedirá la fecha de publicación anterior, el nombre del que publicó y una cita.
- Múltiples archivos - Un ítem puede constar de más de un archivo de distintos formatos o iguales según sea el caso. Si envía más de un archivo para este tema, haga clic en esta opción.
Luego de seleccionar alguna opción, o ninguna de ellas si es el caso, haga clic en el botón "siguiente" para proceder, o en "cancelar / guardar" para cancelar o parar y guardar su presentación.
En el siguiente paso se muestra el formato que debe llenar sobre el archivo que desea subir. En esta primera parte el único espacio que es obligatorio es el título del ítem. Los demás espacios son utilizados como complemento para la identificación de los ítems publicados y que sea fácil diferenciarlos de los demás.
Apenas termine de llenar los espacios necesarios o deseados haga click en siguiente y continúe llenando los que le salen a continuación:
En este paso es recomendable asignar palabras clave para que el ítem sea fácilmente identificado y una breve descripción de lo que trata o el tema que contiene el archivo. Cuando termine de ingresar la información puede hacer en siguiente para seguir al siguiente paso.
Subir un fichero
Una vez haya llenado los espacios necesarios en el formulario de descripción del ítem, debe subir el archivo haciendo click en examinar:
Seleccione el archivo que desea subir y haga click en siguiente. Tenga en cuenta:
Una vez haya subido el archivo satisfactoriamente, debe rectificar si el archivo es correcto y su formato es el adecuado. El formato del archivo es la forma en que el fichero va a ser reconocido en el ordenador para ser visualizado y se define en qué programa o software va a ser abierto.
Si el fichero no es el que el usuario desea subir se debe dar click en “Haga click aquí si el fichero (archivo) no es correcto”.
Si el fichero es el correcto pero el formato no es reconocido adecuadamente, se debe dar click en “Haga click aquí si el formato no es correcto” y se debe seleccionar de la lista disponible el formato adecuado para el fichero subido teniendo en cuenta las siguientes posibilidades:
- AIFF (Audio Interchange File Format): es un formato de audio muy utilizado en las computadoras Apple Macintosh muy parecido al formato wav. [.aiff o .aif]
- PDF (Portable Document Format): es un formato de almacenamiento de documentos reconocido por Adobe Acrobat. [.pdf]
- BMP (Bit Mapped Picture): es un formato de archivo de imagen propio del programa Paint. Puede ser leído en cualquier programa que identifique imágenes. [.bmp]
- GIF ( ): es un formato de imágenes sin pérdida de calidad utilizado también para animaciones. [.gif]
- HTML (HyperText Markup Language): es el lenguaje de escritura predeterminado para la construcción de páginas web. [.htm o .html]
- JPEG (Joint Photographic Experts Group): es el formato de imágenes más común utilizado en todo el mundo para la transferencia de imágenes. [.jpeg o .jpg o .jpe]
- LateX: es un lenguaje de marcado para documentos, y un sistema de preparación de documentos, formado por un gran conjunto de macros de TeX, un lenguaje “de bajo nivel”, ya que sus acciones últimas son muy elementales.
- MPEG (Moving Picture Experts Group): es un estándar de codificación de audio y video. [mpg]
- Photo CD: es una formato de imagen para cd’s proveniente del software creado por Kodak con el mismo nombre: “Kodak Photo CD”. [.pcd]
- Photoshop: es un formato de imagen especializada proveniente del software creado por Adobe: “Adobe Photoshop”. [.psd]
- Postscript: es conocido como un lenguaje de descripción de paginas utilizado por Adobe PostScript. [.ps]
- RTF (Rich Text Format): es un formato utilizado por Microsoft para aumentar la compatibilidad con cualquier lector de texto. [.rtf]
- RealAudio: es un formato de audio utilizado como streaming, que permite escucharlo mientras se descarga de la página. [.ram]
- Quicktime Video: es una plataforma multimedia capaz de reproducir medios interactivos de cualquier tipo. [.mov]
- WAV (WAVEform audio format): es un formato de audio digital. [.wav]
- El formato no está en la lista: se selecciona esta opción cuando el formato no está en la lista. Para este caso es recomendable que en la descripción del fichero se haga claridad en el software necesario para visualizarlo y que cualquier usuario pueda utilizarlo.
En el software de Microsoft Office, se puede manejar distintas versiones de los archivos. Pueden ser versión 2007 o 1997-2003. Las extensiones de los archivos se diferencian en las dos versiones en que para la extensión de Office 2007 se le adiciona una “x” al final.
Ej: archivo.doc archivo.docx.
Es importante dejar en claro que para poder visualizar los archivos 2007 en versiones anteriores del software se necesita un plug-in que puede ser encontrado de manera gratuita en:
En la selección del formato para el fichero en versión 2007 se puede seleccionar Word. Pero si se tiene el software anterior se debe instalar el plug-in.
- Microsoft Excel: es un formato para hojas de cálculo. [.xls o .xlsx]
- Microsoft Power Point: es un formato para presentaciones por diapositivas. [.ppt o .pptx]
- Microsoft Word: es el formato para documentos más común utilizado. [.doc o .docx]
Para los siguiente dos componentes del paquete de Office no hay problema en la lectura de la versión del archivo.
- Microsoft Project: formato utilizado para la programación y control de proyectos. [.mpp]
- Microsoft Visio: formato para crear y editar diagramas. [.vsd]
El formato es la forma en que el archivo va a ser reconocido por el sistema y el programa o software con que va a ser leído. Para modificar el formato del archivo se da click en la primera opción de la imagen anterior y posteriormente se selecciona el formato correcto de la siguiente forma:
Si el archivo es el correcto y tiene el formato adecuado para su navegación haga click en siguiente.
Verificar Envío
En el siguiente paso se le mostrarán todas las opciones que hasta ahora usted ha seleccionado, para que verificar si todo está correcto y de lo contario, corregirlos. Si alguna información no está bien proceda a dar click en el botón “Corrija uno de estos” que está al frente de la información que quiera corregir. Después de haber corregido la información y una vez todo este bien, haga click en “siguiente” para continuar con el proceso.
Licencia
En este paso se le pedirá que lea cuidadosamente la licencia sobre el envío que usted está haciendo, y que de acuerdo a esto decida concederla o no, haciendo click en el botón.
Primero aparece una licencia Creative Commons que le ayudara a definir qué tan disponible esta el artículo que ha publicado para los demás usuarios. Al leer y seleccionar las opciones de su preferencia puede continuar dando click en el botón “Escoja una licencia”. Si no quiere adquirir esta licencia puede dar click en el botón “No asginar licencia Creative Commons” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla como se muestra en la siguiente imagen.
Posterior a esto, encontrará la licencia necesaria para la publicación del documento y así lograr la terminación del proceso de subir un archivo al Repositorio Académico.
Nota: esta licencia es necesaria para la publicación del archivo. Si el usuario no la concede el proceso permanece en la página Mi DSpace del usuario para que posteriormente se acepte la licencia y pueda ser publicado el archivo.
Envío Completo
Su envío pasará ahora a un proceso de flujo de trabajo designado para la colección a la que lo está enviando. Recibirá una notificación de correo electrónico tan pronto como su envío pase a formar parte de la colección, o si hubiese algún problema con su envío. También puede comprobar el estado de su envío yendo a la página "Mi DSpace".
¿Cómo consultar?
Para hacer consultas simplemente haga click en “Comunidades/Colecciones” y busca la que desea. También puede buscar ítems por Título, autor y fecha.
¿Cómo borrar?
Un envío o un Item
- Seleccione el ítem que desea borrar.
- Haga click en “Editar”
- Haga click en “Borrar (Expurgar)”
- Haga click en “Borrar”
Una comunidad o colección
- Haga click en la comunidad o colección que desea borrar:
- Haga click en “Editar”
- Haga click en “Borrar esta colección/comunidad” dependiendo del caso:
