UNIVERSIDAD ICESI,
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MBA
CURSO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
PROFESOR: ANDRÉS LÓPEZ
TAREA N. 3
ESTUDIANTE: CAMILO FERNÁNDEZ, CODIGO: 0841121
ANALISIS DEL CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
1. Eventos:
• Incumplimiento de la entrega del pedido “Protectores tanga alas x 40″.
• Retraso de la impresión de las cajas de empaque del producto, con el consecuente retraso en el proceso de empaque y despacho.
• Se incurre en sobrecostos de transporte aéreo con el fin de no perder un cliente que está insatisfecho desde tiempo atrás.
2. Hechos:
• El incumplimiento (aparentemente constante) en las entregas a los clientes han aumentado el nivel de insatisfacción de éstos, comprometiendo la relación comercial y los niveles de ventas proyectadas en la compañía.
• Los 3 jefes de producción no se comunican entre sí a pesar de ser una empresa con un proceso de producción en línea. Tampoco informaron a Laurita Angustias, la programadora de la planta los inconvenientes que se habían presentado de forma que se tomara una decisión o plan de mitigación para minimizar el impacto o superar el retraso.
• El área de planeación no cuenta con sistemas redundantes en el proceso, es por ello que un inconveniente en el color de una impresión genera un cuello de botella que altera toda la producción y afecta los compromisos de entrega.
3. Problemas:
La empresa NO tiene una cultura de liderazgo entre el personal y específicamente en los jefes de planta, quienes actúan como islas en una empresa de producción en línea.
El área de planeación no tiene formalizado (con manuales, protocolos o instrucciones) la forma de actuar ante un incidente de producción, por ello cualquier inconveniente afecta profundamente la misma y las relaciones comerciales de la empresa.
Caso: La Cajita Embolatada
Hechos:
Despachos de la referencia XX no se hicieron a la hora correcta.
Cliente insatisfecho por el no cumplimiento de la empresa La Cajita Feliz, además manifiesta que no es la primera ocasión que esto pasa.
El despacho no se efectuó porque hubo problemas en el troquelado, lo que hizo retrasar un día más la orden.
Fue imposible continuar con la programación por que no se coordino que cierta cantidad de empleados asistiera el domingo a la planta.
No se troquelo en el momento programado porque la impresión se realizó más tarde de lo previsto y la tinta aún no había secado.
La impresión se empezó hacer en la hora y día planeados, sin embargo el tono de la tinta no dio y toco suspender el trabajo, hasta que el Departamento Técnico arreglara.
Para tratar de solucionar el problema y enviarle el producto al cliente, se realizaría un despacho aéreo, incurriendo en costos adicionales.
La gerencia fue informada de los problemas y tiene preparado un plan de reestructuración para disminuir los índices de incumplimiento de entregas.
Diagnóstico:
No existe un fuerte compromiso por parte de los empleados por cumplir al cliente sino tan solo ser parte de una cadena de valor, que no esta entregando valor, lo que conlleva hablar de pedidos atrasados.
No hay una personas encargadas que asuman responsabilidades ni planes de operaciones que le indiquen a los empleados como actuar en ciertos momentos.
Recomendaciones:
Al parecer la Gerencia sabe de las falencias respecto a los incumplimientos y esta conciente del costo potencial de perder a los clientes que se irían con un competidor (lo que se denomina generalmente la pérdida de crédito mercantil), el tener ya un plan de reestructuración es un punto de partida para mitigar estas situaciones.
Una correcta información, programación, planificación y asignación de responsabilidades ahorraría gastos innecesarios (despachos aéreos vs. Terrestres, pagos por tiempo extra o improductivo del personal), puesto que esto son acciones de índole más dinámico que le permite adelantarse a los acontecimientos y sortearlos de una mejor manera.
El nuevo plan de reestructuración debe tener en cuenta ciertas restricciones y costos pertinentes, a saber: la capacidad de las maquina que limita la producción máxima, el espacio insuficiente para almacenamiento de inventarios, políticas sobre cantidades aceptables de pedidos atrasados, niveles mínimos de inventarios (puntos de reorden o inventarios de seguridad), entre otros.
En el caso de “lA CAJITA EMBOLATADA”, se presentan lo siguiente:
1.- Como hecho grave, es la actitud del personal en pensar que cada uno cumple con su trabajo, limitandose excluvimente a su área, sin importar los objetivos de la empresa.
2.- Se enscasillan en “Yo cumpli con mi trabajo”
3.- Hay falta de eficiencia y trabajo en equipo.
4.- Laurita Angustias, no hace seguimiento de la programación de planta, se limita a hacer una verificación al final.
Solución:
Dentro de la restruturación que plantará don intenso, debe estar en reemplazar a Laurita Angustias, ya que en su trabajo debe:
1.- Confirmar con inventarios que los materiales de materias primas, de trabajo en proceso y terminado esten de acuerdo a las necesidades para cumplir con la programación.
2.- Debe diseñar estrategias de proceso que le permitan retroalimentarla oportunamente, dar a conocer el objetivo forecast de venta a las áreas de proceso para que se involucren en el, administrar las restricciones.
3.- Diselñar sistemas de comunicación efectivos que le permitan detectar los problemas oportunamente y no despues de los demas
la cajita embolatada es el tipico caso de mala planeación de la producción porque no hay un proceso unificado para atender los pedidos de los clientes y se trabaja la programación de planta como islas independientes donde cada uno desempeña sus propias actividades a su propio ritmo y con un sentido de trabajo en equipo muy precario. Por eso cada area funcional desde servicio al cliente, pasando por ventas, planeación y los tres de producción culpan al responsable del proceso inmediatamente anterior al de ellos por los retrasos que tienen.
La solución que planteo para esta problematica es tener un proceso de producción consolidado que se encargue de cumplirle al cliente desde que inicia el pedido hasta que se despacha el producto, para esto se requiere un sistema coordinado donde todas las personas que se involucran en el proceso de atención al cliente (Ventas, Planeación, Producción, Despacho y Servicio al cliente)deben ser responsables por que el cliente quede satisfecho no solo con la entrega sino con la calidad del producto. De esta manera todos estarán trabajando en equipo y unas áreas ayudando a las otras para que no se vaya a incumplir con los pedidos. Esta metodología de trabajo se puede soportar en un sistema de información como una ERP para que todos estén hablando el mismo idioma y conozcan los obejtivos que se han adquirido con los clientes.
Se necesita que los gerentes de las áreas participen activamente y transmitan información relevante para poder repartir los recursos de la empresa de manera consecuente para realizar un buen plan de venta y operaciones, cada área tiene distintos intereses y objetivos y es imperante para implementar el plan de acción que en lo más posible coludan con las decisiones a tomar para que presten su apoyo en la implementación de estas y se logre así la reactivación de la cadena de valor de la empresa que está comprometida con los clientes por no satisfacer sus necesidades.
El proveedor debería pedir colaboración a su empresa cliente con datos que estimen la demanda del producto que le va a abastecer para que le pueda prestar un servicio con velocidad de entrega tal como el lo requiere; teniendo en cuenta que es un producto que apenas se va a lanzar el proveedor le podría sugerir que le proporcione esa información ya sea de una investigación de mercado que previamente hayan hecho o sino es el caso, que se estime con datos de otros productos que tengan características similares o teniendo en cuenta la experiencia de su personal de ventas o de gerentes que tengan una vasta experiencia (por método de juicio) y puedan estimar de manera apropiada la demanda del nuevo producto. Esto hará que ambas partes se beneficien al implantar el sistema de planificación, pronóstico y reabastecimiento en colaboración. El proveedor podrá de esta manera manejar el inventario de acuerdo a los pronósticos de la demanda ahorrándose costos de inventarios de seguridad, de horas extras, o de transporte para cumplir los requerimientos del cliente.
la programadora de planta debe monitorear constantemente las actividades y avances de los procesos del personal involucrado para que detecte los cuellos de botella que se presentan y poder solucionar las restricciones de tal manera que se pueda cumplir con los pedidos del cliente sin incurrir en retrasos de pedidos o sobrecostos de transporte ente otros.
Debe realizarse una adecuada planificación de los requisitos de materiales, es decir lo que se laborara en el día, dejando en claro cuáles son las prioridades para los empleados y ordenes de entrega para que tomen decisiones acordes a las circunstancias y que retroalimenten con un flujo de información dichas planificaciones, para hacerle los ajustes convenientes.
COMENTARIO:
Carlos Augusto Gómez R. 0841125
Maestría en Administración
Caso La Cajita Feliz
A diferencia de los otros casos vistos, éste refleja
problemas de logística internos que a opinión personal
teóricamente tienen o deberían tener una solución mas
pronta ya que dependen de la gestión interna para evitar su
futura ocurrencia. Puedo concluir que cuando estos
problemas en la operación son tan frecuentes pueden ser a
causa de la ausencia de una estrategia operacional que se
materialice en los trabajos del día a día (estrategias
encaminadas a disminución de costos de operación por
eficiencia de disponibilidad de maquinas). La ausencia de
aplicación de herramientas de análisis de problemas y
fallas (que aparentemente son la causa raíz de los
incumplimientos) de los cuales deben surgir planes de
acción que evitará la recurrencia de las fallas esta
repercutiendo finalmente en la tardía de la entrega de
pedidos al cliente generando insatisfacción con el producto
vendido. Lo expuesto anteriormente se puede identificar
como una causa interna conocida como “casos de escasez
provocados por causas internas” en la dinámica de la cadena
de suministros los cuales nace de problemas en maquinas que
finalmente se reflejan en la entrega al cliente.
Problema: no están cumpliendo a tiempo las entregas al cliente y la empresa esta en peligro de perder al cliente.
En el caso no se hace referencia a ningún sistema de información computarizado, pero también no se tiene sistematizados (pasos estandarizados, revisión de indicadores, revisión de operaciones completas realizadas) de tal forma que las personas involucradas en el proceso se comuniquen sobre el cumplimiento de los procesos en cada etapa de la cadena de valor, evidenciando que el trabajo en la empresa se hace solo por tareas y no por procesos con miras a satisfacer las necesidades del cliente.
Si una empresa tiene sus procesos sistematizados, (definidos claramente los procesos, sus objetivos, los resultados a obtener de cada proceso y los responsables en los procesos) se puede implementar un sistema de información automatizado que apoye las operaciones de la empresa tal como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) , que son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.
Los sistemas ERP soportan a las operaciones de la empresa apoyando a las personas en el interior de la empresa, Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la Planificación de Recursos Empresariales.
MAESTRIA EN ADMINISTRACION
MIREYA PATRICIA CARDENAS
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
CLASE : MIERCOLES
Diagnostico:
No hay un norte, una consciencia en los trabajadores, del objetivo de la empresa y el objetivo de cada trabajo de grupo y el individual. No hay una clara directriz empresarial, acerca de la gestión y la estrategia de la empresa.
No hay una planeacion del abastecimiento, ni planeación de las compras, no hay un proceso eficiente de comunicación de producción.
No hay un adecuado proceso en la cadena de producción, con claros responsables en cada área.
Cada una de las áreas trabaja independiente sin conexión, ni interés por el producto final.
No hay una cadena de información eficaz en el proceso de producción.
No hay poder de decisión en el rango medio, solo decide el gerente General, que es el último en enterarse.
* No hay una conciencia clara de la capacidad de la planta en recursos fisicos y tecnicos.
Para solucionar los problemas, la empresa incurre en sobrecostos, al emplear mas mano de obra e incurrir en costos de transporte, que disminuyen la rentabilidad.
Recomendaciones
Se necesita una dirección gerencial , que dirija a los empleados con base en el objetivo de la empresa : Satisfacer las necesidades de El cliente!
MAESTRIA EN ADMINISTRACION
MIREYA PATRICIA CARDENAS
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
CLASE : MIERCOLES
Recomendaciones
Se necesita una dirección gerencial , que dirija a los empleados con base en el objetivo de la empresa : Satisfacer las necesidades de El cliente!
Realizar un proceso de sensibilización para toda la empresa con base en objetivos y procesos no en tareas que individualizan la empresa.
Realizar una planeación de abastecimiento que permita prever las necesidades y que cada área conozca lo que se necesita y espera de ellos.
Mejorar los tiempos de entrega, los incumplimentos minan el buen nombre y van en detrimento de la rentabilidad de la empresa.
Realizar una programación eficiente de producción, y comunicarla eficientemente en todo el proceso. Y hacer semofarizacion en cada área.
Empoderar a la programadora de planta, para tomar decisiones y correctivos tempranos.
Evitar sobrecostos , por medio de la planeación, y hacer participes a los involucrados y generar conciencia de las responsabilidades.
Crear canales efectivo de comunicación y seguimiento.
MAESTRIA EN ADMINISTRACION
MIREYA PATRICIA CARDENAS
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
CLASE : MIERCOLES
Recomendaciones
Se necesita una dirección gerencial , que dirija a los empleados con base en el objetivo de la empresa : Satisfacer las necesidades de El cliente!
Realizar un proceso de sensibilización para toda la empresa con base en objetivos y procesos no en tareas que individualizan la empresa.
Realizar una planeación de abastecimiento que permita prever las necesidades y que cada área conozca lo que se necesita y espera de ellos.
Mejorar los tiempos de entrega, los incumplimentos minan el buen nombre y van en detrimento de la rentabilidad de la empresa.
Realizar una programación eficiente de producción, y comunicarla eficientemente en todo el proceso. Y hacer semofarizacion en cada área.
Empoderar a la programadora de planta, para tomar decisiones y correctivos tempranos.
Evitar sobrecostos , por medio de la planeación, y hacer participes a los involucrados y generar conciencia de las responsabilidades.
Crear canales efectivo de comunicación y seguimiento.
UNIVERSIDAD ICESI MAESTRIA EN ADMINISTRACION ABASTECIMIENTO
Presentado por: Ricardo López
LA CAJITA EMBOLATADA
Después de leer detenidamente este caso y tratando de contribuir en buscar la mejor manera de solucionar los problemas que se vienen presentado con las entregas a los clientes de la empresa la cajita feliz, a continuación detallo algunos puntos a tener en cuenta con los cuales el Dr. Intenso para solucionar muchos de los graves problemas que se presentan en su planta de producción:
1.- Elaborar un plan de mejoramiento para organizar las programaciones de producción de cada una de las líneas de productos que maneja la compañía, con el fin de que no se sigan presentando incumplimientos en cada una de las etapas de producción de cada producto.
Podemos ver que cada una de las áreas de producción de la compañía constantemente presentan problemas con sus tiempos de entrega, dado que no tienen una programación que se vean obligados a cumplir. No hay una planeación.
2.- La compañía debe implementar un sistema de calificación a proveedores de materia prima que establezca unos parámetros muy definidos que deben cumplir los productos que les entregan los proveedores, con el fin de evitar que estos no cumplan con los estándares de mínimos requeridos de calidad y una vez sean usados en la planta de producción, no presenten problemas que signifiquen atrasos en la producción de determinado producto.
Casos como el de la tinta que no dio el tono y que originó un retraso en la impresión, hubiera podido ser evitado con un sistema de calificación y selección de proveedores que garantice a la compañía proveedores que nos ofrezcan productos de primera calidad.
3.- Desarrollar al interior de la compañía una cultura menos informal de comunicación entre los colaboradores de todas las áreas, buscando que el ambiente laboral sea más serio, responsable y respetuoso, pues se observa que el grado de confianza que hoy en día se maneja al interior de la compañía, no ayuda en el cumplimiento de los resultados.
4.- Desarrollar al interior del departamento de producción de la compañía un plan de capacitación o acompañamiento el cual maneje temas como incumplimiento de entregas, sobre-costos evitables por no entregas, inventarios, administración de procesos, trabajo en equipo, estrategias de procesos, cadenas de valor, etc.
Con lo anterior pretendemos que los empleados de la compañía desarrollen habilidades en los temas anteriormente relacionados y las implementen, aumentando el nivel de productividad de la planta de la compañía y esta pueda llegar a cumplir con los requerimientos de pedidos solicitados.
Varios de estas recomendaciones no solo ayudaran a mejorar el nivel de productividad de la planta, sino que también colaboraran en la disminución de costos de producción y sobre costos por incumplimientos en las entregas (pagos de fletes aéreos).
Eventos:
Nuevamente se incumple el compromiso de entrega de un pedido al cliente y solo hasta que el cliente llama para conocer el estado de su pedido se inicia con la investigación sobre que ocasiono el incumplimiento en la entrega.
Hechos:
Las actividades entre los tres jefes de producción, aunque aparentemente están coordinadas, no controlan las excepciones y los encargados enfrentan la solución de los problemas de forma individual, como se evidencia en el caso la planta no opera como una entidad única, a pesar de que las diferentes aéreas dependen mutuamente, no coordinan los procesos entre sí, lo que ocasiona atrasos en las entregas a los clientes.
Problemas:
La planta trabaja por tareas, no existen políticas ni procesos que sean seguidos por Laurita como Programadora de la planta.
La estructura de la planta de producción, con tres jefes de producción y sin una cabeza que se encargue de revisar y optimizar el proceso como un todo logrando llegar al cliente en el tiempo establecido y al menor costo
La programación de las actividades se desarrollan sin tener en cuenta un margen de riesgo que dé cabida a posibles inconvenientes que se presenten durante la operación.
Propuesta:
Se le propone al Dr. Intenso incluir en su propuesta de reestructuración de la planta, gestión integrar desde el abastecimiento hasta la distribución, en términos de proceso y no de tareas como se maneja actualmente. Para esto se deben definir procesos y hacer seguimiento a los mismos.
Se debe evaluar el inventario vs abastecimiento y usando la información generada para tomar decisiones de forma proactiva.
Maestría en administración
Adriana Marcela Ordoñez
CASO: “LA CAJITA EMBOLATADA”
Diagnóstico:
-En éste caso se puede evidenciar la ausencia de engranaje entre los procesos administrativos y de producción de la empresa, con carencia de una comunicación efectiva que asegure la fluidez de los datos entre todas las dependencias y el cliente interno responsable de cada proceso.
-Todas las alteraciones en los procesos son abordadas de manera aislada en cada punto sin predecir las consecuencias que se puedan causar en los procesos subsiguientes, alterando la planeación y ejecución de los mismos.
-Una falla en el proveedor interno (sistemas) desencadena una serie de eventos de no calidad de los procesos, que deriva en un incumplimiento de la entrega de pedidos en forma reiterativa.
-El proceso de despacho sólo se verifica en la fecha límite de entrega al cliente al no contar con un método de control periódico de abastecimiento del producto.
-Sobrecostos en los que incurre la empresa, para cumplir a los clientes y conservarlos, derivados de el incumplimiento recurrente en los despachos de pedidos.
Recomendaciones:
-Definición clara y estandarizada por parte de la jefatura de producción de todos procesos de producción, empaque y despacho de los productos, con socialización a todos los integrantes de la empresa.
-Asignación de la responsabilidad grupal del producto terminado, empacado y despachado a todo el equipo que interviene en su proceso.
-Notificación obligatoria inmediata por parte del equipo de producción, empaque y despacho del producto de cualquier tipo de eventualidad que altere o pudiera alterar el proceso de un producto, a cada miembro del equipo y al superior inmediato, para definir las acciones de mejora a implementar para asegurar la producción.
– Manejo de inventarios calculados sobre históricos de ventas y crecimiento del mercado, con una revisión periódica de los mismos que garanticen la producción en línea.
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
Cesar Cuartas:
EVENTOS
**El no despacho de un pedido a un cliente de otra ciudad.
**Los inconvenientes en la sección de impresión con la tinta y el secado de la misma, tres días antes de la entrega del pedido.
**la inconformidad del cliente por el incumplimiento y su posterior amenaza de suspender el pedido y los posteriores dado que tenía un lanzamiento con el producto que esperaba.
HECHOS
**No se cumplió con el pedido , lo al parecer es frecuente en detrimento de la imagen de la empresa.
**La elaboración de un plan de acción que se va enseñar el gerente al cliente para que eso no vuelva a suceder.
**No se reconoce lo que es una tarea en producción.
**La pérdida de confianza del cliente.
PROBLEMAS
**La falta de coordinación entre las áreas comprometidas con la producción.
**No existe un cronograma de compras que sea conocido con anticipación en la planta de producción.
**La programadora de la planta tiene información reactiva , lo imposibilita la toma de decisiones y por supuesto no le permite anticiparse a los problemas.
**La programadora no tiene identificados los procesos por tareas y la planta de producción está organizada así.
**Cada sección se limita a cumplir con lo que tiene que hacer y no se anticipa a posibles inconvenientes en el proceso.
**Los inventarios en la empresa no están claros, lo que imposibilita conocer la capacidad real de la planta.
**No existe coordinación entre los tiempos de entrega y los tiempos de producción.
**No están establecidos los sobrecostos por transporte no medidos.
**El plan de acción se le va enseñar al cliente, cuando primero se debe plantear su viabilidad al equipo de trabajo, para ajustarlo a tiempos reales y la capacidad de la planta.
**El lenguaje organizacional no están a los canales de respeto mutuo necesarios.
ARQUETIPOS
** Creer que los clientes siempre van a soportar demoras porque de pronto tenemos un producto exclusivo para él.
**Creer que los procesos o planes se diseñan en el papel y por ello van a funcionar.
**Que el cumplir con una tarea ya es suficiente para el éxito.
SUGERENCIAS
**Diseñar una estrategia que identifique plenamente el modelo de negocio.
**Determinar la capacidad real de la planta en cada línea de producción.
**Definir la táctica a seguir que permita establecer los insumos y el personal necesario para para la producción de los diferentes productos.
**Definir las tareas y los tiempos , acompañados de un de un plan de ajuste que tenga en cuenta las contingencias más frecuentes.
**Establecer canales de información que permitan prever con tiempo dificultades durante el proceso.
UNIVERSIDAD ICESI,
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MBA
CURSO DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
PROFESOR: ANDRÉS LÓPEZ
TAREA N. 3
ESTUDIANTE: CAMILO FERNÁNDEZ, CODIGO: 0841121
ANALISIS DEL CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
1. Eventos:
• Incumplimiento de la entrega del pedido “Protectores tanga alas x 40″.
• Retraso de la impresión de las cajas de empaque del producto, con el consecuente retraso en el proceso de empaque y despacho.
• Se incurre en sobrecostos de transporte aéreo con el fin de no perder un cliente que está insatisfecho desde tiempo atrás.
2. Hechos:
• El incumplimiento (aparentemente constante) en las entregas a los clientes han aumentado el nivel de insatisfacción de éstos, comprometiendo la relación comercial y los niveles de ventas proyectadas en la compañía.
• Los 3 jefes de producción no se comunican entre sí a pesar de ser una empresa con un proceso de producción en línea. Tampoco informaron a Laurita Angustias, la programadora de la planta los inconvenientes que se habían presentado de forma que se tomara una decisión o plan de mitigación para minimizar el impacto o superar el retraso.
• El área de planeación no cuenta con sistemas redundantes en el proceso, es por ello que un inconveniente en el color de una impresión genera un cuello de botella que altera toda la producción y afecta los compromisos de entrega.
3. Problemas:
La empresa NO tiene una cultura de liderazgo entre el personal y específicamente en los jefes de planta, quienes actúan como islas en una empresa de producción en línea.
El área de planeación no tiene formalizado (con manuales, protocolos o instrucciones) la forma de actuar ante un incidente de producción, por ello cualquier inconveniente afecta profundamente la misma y las relaciones comerciales de la empresa.
Caso: La Cajita Embolatada
Hechos:
Despachos de la referencia XX no se hicieron a la hora correcta.
Cliente insatisfecho por el no cumplimiento de la empresa La Cajita Feliz, además manifiesta que no es la primera ocasión que esto pasa.
El despacho no se efectuó porque hubo problemas en el troquelado, lo que hizo retrasar un día más la orden.
Fue imposible continuar con la programación por que no se coordino que cierta cantidad de empleados asistiera el domingo a la planta.
No se troquelo en el momento programado porque la impresión se realizó más tarde de lo previsto y la tinta aún no había secado.
La impresión se empezó hacer en la hora y día planeados, sin embargo el tono de la tinta no dio y toco suspender el trabajo, hasta que el Departamento Técnico arreglara.
Para tratar de solucionar el problema y enviarle el producto al cliente, se realizaría un despacho aéreo, incurriendo en costos adicionales.
La gerencia fue informada de los problemas y tiene preparado un plan de reestructuración para disminuir los índices de incumplimiento de entregas.
Diagnóstico:
No existe un fuerte compromiso por parte de los empleados por cumplir al cliente sino tan solo ser parte de una cadena de valor, que no esta entregando valor, lo que conlleva hablar de pedidos atrasados.
No hay una personas encargadas que asuman responsabilidades ni planes de operaciones que le indiquen a los empleados como actuar en ciertos momentos.
Recomendaciones:
Al parecer la Gerencia sabe de las falencias respecto a los incumplimientos y esta conciente del costo potencial de perder a los clientes que se irían con un competidor (lo que se denomina generalmente la pérdida de crédito mercantil), el tener ya un plan de reestructuración es un punto de partida para mitigar estas situaciones.
Una correcta información, programación, planificación y asignación de responsabilidades ahorraría gastos innecesarios (despachos aéreos vs. Terrestres, pagos por tiempo extra o improductivo del personal), puesto que esto son acciones de índole más dinámico que le permite adelantarse a los acontecimientos y sortearlos de una mejor manera.
El nuevo plan de reestructuración debe tener en cuenta ciertas restricciones y costos pertinentes, a saber: la capacidad de las maquina que limita la producción máxima, el espacio insuficiente para almacenamiento de inventarios, políticas sobre cantidades aceptables de pedidos atrasados, niveles mínimos de inventarios (puntos de reorden o inventarios de seguridad), entre otros.
En el caso de “lA CAJITA EMBOLATADA”, se presentan lo siguiente:
1.- Como hecho grave, es la actitud del personal en pensar que cada uno cumple con su trabajo, limitandose excluvimente a su área, sin importar los objetivos de la empresa.
2.- Se enscasillan en “Yo cumpli con mi trabajo”
3.- Hay falta de eficiencia y trabajo en equipo.
4.- Laurita Angustias, no hace seguimiento de la programación de planta, se limita a hacer una verificación al final.
Solución:
Dentro de la restruturación que plantará don intenso, debe estar en reemplazar a Laurita Angustias, ya que en su trabajo debe:
1.- Confirmar con inventarios que los materiales de materias primas, de trabajo en proceso y terminado esten de acuerdo a las necesidades para cumplir con la programación.
2.- Debe diseñar estrategias de proceso que le permitan retroalimentarla oportunamente, dar a conocer el objetivo forecast de venta a las áreas de proceso para que se involucren en el, administrar las restricciones.
3.- Diselñar sistemas de comunicación efectivos que le permitan detectar los problemas oportunamente y no despues de los demas
la cajita embolatada es el tipico caso de mala planeación de la producción porque no hay un proceso unificado para atender los pedidos de los clientes y se trabaja la programación de planta como islas independientes donde cada uno desempeña sus propias actividades a su propio ritmo y con un sentido de trabajo en equipo muy precario. Por eso cada area funcional desde servicio al cliente, pasando por ventas, planeación y los tres de producción culpan al responsable del proceso inmediatamente anterior al de ellos por los retrasos que tienen.
La solución que planteo para esta problematica es tener un proceso de producción consolidado que se encargue de cumplirle al cliente desde que inicia el pedido hasta que se despacha el producto, para esto se requiere un sistema coordinado donde todas las personas que se involucran en el proceso de atención al cliente (Ventas, Planeación, Producción, Despacho y Servicio al cliente)deben ser responsables por que el cliente quede satisfecho no solo con la entrega sino con la calidad del producto. De esta manera todos estarán trabajando en equipo y unas áreas ayudando a las otras para que no se vaya a incumplir con los pedidos. Esta metodología de trabajo se puede soportar en un sistema de información como una ERP para que todos estén hablando el mismo idioma y conozcan los obejtivos que se han adquirido con los clientes.
Se necesita que los gerentes de las áreas participen activamente y transmitan información relevante para poder repartir los recursos de la empresa de manera consecuente para realizar un buen plan de venta y operaciones, cada área tiene distintos intereses y objetivos y es imperante para implementar el plan de acción que en lo más posible coludan con las decisiones a tomar para que presten su apoyo en la implementación de estas y se logre así la reactivación de la cadena de valor de la empresa que está comprometida con los clientes por no satisfacer sus necesidades.
El proveedor debería pedir colaboración a su empresa cliente con datos que estimen la demanda del producto que le va a abastecer para que le pueda prestar un servicio con velocidad de entrega tal como el lo requiere; teniendo en cuenta que es un producto que apenas se va a lanzar el proveedor le podría sugerir que le proporcione esa información ya sea de una investigación de mercado que previamente hayan hecho o sino es el caso, que se estime con datos de otros productos que tengan características similares o teniendo en cuenta la experiencia de su personal de ventas o de gerentes que tengan una vasta experiencia (por método de juicio) y puedan estimar de manera apropiada la demanda del nuevo producto. Esto hará que ambas partes se beneficien al implantar el sistema de planificación, pronóstico y reabastecimiento en colaboración. El proveedor podrá de esta manera manejar el inventario de acuerdo a los pronósticos de la demanda ahorrándose costos de inventarios de seguridad, de horas extras, o de transporte para cumplir los requerimientos del cliente.
la programadora de planta debe monitorear constantemente las actividades y avances de los procesos del personal involucrado para que detecte los cuellos de botella que se presentan y poder solucionar las restricciones de tal manera que se pueda cumplir con los pedidos del cliente sin incurrir en retrasos de pedidos o sobrecostos de transporte ente otros.
Debe realizarse una adecuada planificación de los requisitos de materiales, es decir lo que se laborara en el día, dejando en claro cuáles son las prioridades para los empleados y ordenes de entrega para que tomen decisiones acordes a las circunstancias y que retroalimenten con un flujo de información dichas planificaciones, para hacerle los ajustes convenientes.
COMENTARIO:
Carlos Augusto Gómez R. 0841125
Maestría en Administración
Caso La Cajita Feliz
A diferencia de los otros casos vistos, éste refleja
problemas de logística internos que a opinión personal
teóricamente tienen o deberían tener una solución mas
pronta ya que dependen de la gestión interna para evitar su
futura ocurrencia. Puedo concluir que cuando estos
problemas en la operación son tan frecuentes pueden ser a
causa de la ausencia de una estrategia operacional que se
materialice en los trabajos del día a día (estrategias
encaminadas a disminución de costos de operación por
eficiencia de disponibilidad de maquinas). La ausencia de
aplicación de herramientas de análisis de problemas y
fallas (que aparentemente son la causa raíz de los
incumplimientos) de los cuales deben surgir planes de
acción que evitará la recurrencia de las fallas esta
repercutiendo finalmente en la tardía de la entrega de
pedidos al cliente generando insatisfacción con el producto
vendido. Lo expuesto anteriormente se puede identificar
como una causa interna conocida como “casos de escasez
provocados por causas internas” en la dinámica de la cadena
de suministros los cuales nace de problemas en maquinas que
finalmente se reflejan en la entrega al cliente.
Problema: no están cumpliendo a tiempo las entregas al cliente y la empresa esta en peligro de perder al cliente.
En el caso no se hace referencia a ningún sistema de información computarizado, pero también no se tiene sistematizados (pasos estandarizados, revisión de indicadores, revisión de operaciones completas realizadas) de tal forma que las personas involucradas en el proceso se comuniquen sobre el cumplimiento de los procesos en cada etapa de la cadena de valor, evidenciando que el trabajo en la empresa se hace solo por tareas y no por procesos con miras a satisfacer las necesidades del cliente.
Si una empresa tiene sus procesos sistematizados, (definidos claramente los procesos, sus objetivos, los resultados a obtener de cada proceso y los responsables en los procesos) se puede implementar un sistema de información automatizado que apoye las operaciones de la empresa tal como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) , que son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.
Los sistemas ERP soportan a las operaciones de la empresa apoyando a las personas en el interior de la empresa, Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la Planificación de Recursos Empresariales.
MAESTRIA EN ADMINISTRACION
MIREYA PATRICIA CARDENAS
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
CLASE : MIERCOLES
Diagnostico:
No hay un norte, una consciencia en los trabajadores, del objetivo de la empresa y el objetivo de cada trabajo de grupo y el individual. No hay una clara directriz empresarial, acerca de la gestión y la estrategia de la empresa.
No hay una planeacion del abastecimiento, ni planeación de las compras, no hay un proceso eficiente de comunicación de producción.
No hay un adecuado proceso en la cadena de producción, con claros responsables en cada área.
Cada una de las áreas trabaja independiente sin conexión, ni interés por el producto final.
No hay una cadena de información eficaz en el proceso de producción.
No hay poder de decisión en el rango medio, solo decide el gerente General, que es el último en enterarse.
* No hay una conciencia clara de la capacidad de la planta en recursos fisicos y tecnicos.
Para solucionar los problemas, la empresa incurre en sobrecostos, al emplear mas mano de obra e incurrir en costos de transporte, que disminuyen la rentabilidad.
Recomendaciones
Se necesita una dirección gerencial , que dirija a los empleados con base en el objetivo de la empresa : Satisfacer las necesidades de El cliente!
MAESTRIA EN ADMINISTRACION
MIREYA PATRICIA CARDENAS
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
CLASE : MIERCOLES
Recomendaciones
Se necesita una dirección gerencial , que dirija a los empleados con base en el objetivo de la empresa : Satisfacer las necesidades de El cliente!
Realizar un proceso de sensibilización para toda la empresa con base en objetivos y procesos no en tareas que individualizan la empresa.
Realizar una planeación de abastecimiento que permita prever las necesidades y que cada área conozca lo que se necesita y espera de ellos.
Mejorar los tiempos de entrega, los incumplimentos minan el buen nombre y van en detrimento de la rentabilidad de la empresa.
Realizar una programación eficiente de producción, y comunicarla eficientemente en todo el proceso. Y hacer semofarizacion en cada área.
Empoderar a la programadora de planta, para tomar decisiones y correctivos tempranos.
Evitar sobrecostos , por medio de la planeación, y hacer participes a los involucrados y generar conciencia de las responsabilidades.
Crear canales efectivo de comunicación y seguimiento.
MAESTRIA EN ADMINISTRACION
MIREYA PATRICIA CARDENAS
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
CLASE : MIERCOLES
Recomendaciones
Se necesita una dirección gerencial , que dirija a los empleados con base en el objetivo de la empresa : Satisfacer las necesidades de El cliente!
Realizar un proceso de sensibilización para toda la empresa con base en objetivos y procesos no en tareas que individualizan la empresa.
Realizar una planeación de abastecimiento que permita prever las necesidades y que cada área conozca lo que se necesita y espera de ellos.
Mejorar los tiempos de entrega, los incumplimentos minan el buen nombre y van en detrimento de la rentabilidad de la empresa.
Realizar una programación eficiente de producción, y comunicarla eficientemente en todo el proceso. Y hacer semofarizacion en cada área.
Empoderar a la programadora de planta, para tomar decisiones y correctivos tempranos.
Evitar sobrecostos , por medio de la planeación, y hacer participes a los involucrados y generar conciencia de las responsabilidades.
Crear canales efectivo de comunicación y seguimiento.
UNIVERSIDAD ICESI MAESTRIA EN ADMINISTRACION ABASTECIMIENTO
Presentado por: Ricardo López
LA CAJITA EMBOLATADA
Después de leer detenidamente este caso y tratando de contribuir en buscar la mejor manera de solucionar los problemas que se vienen presentado con las entregas a los clientes de la empresa la cajita feliz, a continuación detallo algunos puntos a tener en cuenta con los cuales el Dr. Intenso para solucionar muchos de los graves problemas que se presentan en su planta de producción:
1.- Elaborar un plan de mejoramiento para organizar las programaciones de producción de cada una de las líneas de productos que maneja la compañía, con el fin de que no se sigan presentando incumplimientos en cada una de las etapas de producción de cada producto.
Podemos ver que cada una de las áreas de producción de la compañía constantemente presentan problemas con sus tiempos de entrega, dado que no tienen una programación que se vean obligados a cumplir. No hay una planeación.
2.- La compañía debe implementar un sistema de calificación a proveedores de materia prima que establezca unos parámetros muy definidos que deben cumplir los productos que les entregan los proveedores, con el fin de evitar que estos no cumplan con los estándares de mínimos requeridos de calidad y una vez sean usados en la planta de producción, no presenten problemas que signifiquen atrasos en la producción de determinado producto.
Casos como el de la tinta que no dio el tono y que originó un retraso en la impresión, hubiera podido ser evitado con un sistema de calificación y selección de proveedores que garantice a la compañía proveedores que nos ofrezcan productos de primera calidad.
3.- Desarrollar al interior de la compañía una cultura menos informal de comunicación entre los colaboradores de todas las áreas, buscando que el ambiente laboral sea más serio, responsable y respetuoso, pues se observa que el grado de confianza que hoy en día se maneja al interior de la compañía, no ayuda en el cumplimiento de los resultados.
4.- Desarrollar al interior del departamento de producción de la compañía un plan de capacitación o acompañamiento el cual maneje temas como incumplimiento de entregas, sobre-costos evitables por no entregas, inventarios, administración de procesos, trabajo en equipo, estrategias de procesos, cadenas de valor, etc.
Con lo anterior pretendemos que los empleados de la compañía desarrollen habilidades en los temas anteriormente relacionados y las implementen, aumentando el nivel de productividad de la planta de la compañía y esta pueda llegar a cumplir con los requerimientos de pedidos solicitados.
Varios de estas recomendaciones no solo ayudaran a mejorar el nivel de productividad de la planta, sino que también colaboraran en la disminución de costos de producción y sobre costos por incumplimientos en las entregas (pagos de fletes aéreos).
Eventos:
Nuevamente se incumple el compromiso de entrega de un pedido al cliente y solo hasta que el cliente llama para conocer el estado de su pedido se inicia con la investigación sobre que ocasiono el incumplimiento en la entrega.
Hechos:
Las actividades entre los tres jefes de producción, aunque aparentemente están coordinadas, no controlan las excepciones y los encargados enfrentan la solución de los problemas de forma individual, como se evidencia en el caso la planta no opera como una entidad única, a pesar de que las diferentes aéreas dependen mutuamente, no coordinan los procesos entre sí, lo que ocasiona atrasos en las entregas a los clientes.
Problemas:
La planta trabaja por tareas, no existen políticas ni procesos que sean seguidos por Laurita como Programadora de la planta.
La estructura de la planta de producción, con tres jefes de producción y sin una cabeza que se encargue de revisar y optimizar el proceso como un todo logrando llegar al cliente en el tiempo establecido y al menor costo
La programación de las actividades se desarrollan sin tener en cuenta un margen de riesgo que dé cabida a posibles inconvenientes que se presenten durante la operación.
Propuesta:
Se le propone al Dr. Intenso incluir en su propuesta de reestructuración de la planta, gestión integrar desde el abastecimiento hasta la distribución, en términos de proceso y no de tareas como se maneja actualmente. Para esto se deben definir procesos y hacer seguimiento a los mismos.
Se debe evaluar el inventario vs abastecimiento y usando la información generada para tomar decisiones de forma proactiva.
Maestría en administración
Adriana Marcela Ordoñez
CASO: “LA CAJITA EMBOLATADA”
Diagnóstico:
-En éste caso se puede evidenciar la ausencia de engranaje entre los procesos administrativos y de producción de la empresa, con carencia de una comunicación efectiva que asegure la fluidez de los datos entre todas las dependencias y el cliente interno responsable de cada proceso.
-Todas las alteraciones en los procesos son abordadas de manera aislada en cada punto sin predecir las consecuencias que se puedan causar en los procesos subsiguientes, alterando la planeación y ejecución de los mismos.
-Una falla en el proveedor interno (sistemas) desencadena una serie de eventos de no calidad de los procesos, que deriva en un incumplimiento de la entrega de pedidos en forma reiterativa.
-El proceso de despacho sólo se verifica en la fecha límite de entrega al cliente al no contar con un método de control periódico de abastecimiento del producto.
-Sobrecostos en los que incurre la empresa, para cumplir a los clientes y conservarlos, derivados de el incumplimiento recurrente en los despachos de pedidos.
Recomendaciones:
-Definición clara y estandarizada por parte de la jefatura de producción de todos procesos de producción, empaque y despacho de los productos, con socialización a todos los integrantes de la empresa.
-Asignación de la responsabilidad grupal del producto terminado, empacado y despachado a todo el equipo que interviene en su proceso.
-Notificación obligatoria inmediata por parte del equipo de producción, empaque y despacho del producto de cualquier tipo de eventualidad que altere o pudiera alterar el proceso de un producto, a cada miembro del equipo y al superior inmediato, para definir las acciones de mejora a implementar para asegurar la producción.
– Manejo de inventarios calculados sobre históricos de ventas y crecimiento del mercado, con una revisión periódica de los mismos que garanticen la producción en línea.
CASO: LA CAJITA EMBOLATADA
Cesar Cuartas:
EVENTOS
**El no despacho de un pedido a un cliente de otra ciudad.
**Los inconvenientes en la sección de impresión con la tinta y el secado de la misma, tres días antes de la entrega del pedido.
**la inconformidad del cliente por el incumplimiento y su posterior amenaza de suspender el pedido y los posteriores dado que tenía un lanzamiento con el producto que esperaba.
HECHOS
**No se cumplió con el pedido , lo al parecer es frecuente en detrimento de la imagen de la empresa.
**La elaboración de un plan de acción que se va enseñar el gerente al cliente para que eso no vuelva a suceder.
**No se reconoce lo que es una tarea en producción.
**La pérdida de confianza del cliente.
PROBLEMAS
**La falta de coordinación entre las áreas comprometidas con la producción.
**No existe un cronograma de compras que sea conocido con anticipación en la planta de producción.
**La programadora de la planta tiene información reactiva , lo imposibilita la toma de decisiones y por supuesto no le permite anticiparse a los problemas.
**La programadora no tiene identificados los procesos por tareas y la planta de producción está organizada así.
**Cada sección se limita a cumplir con lo que tiene que hacer y no se anticipa a posibles inconvenientes en el proceso.
**Los inventarios en la empresa no están claros, lo que imposibilita conocer la capacidad real de la planta.
**No existe coordinación entre los tiempos de entrega y los tiempos de producción.
**No están establecidos los sobrecostos por transporte no medidos.
**El plan de acción se le va enseñar al cliente, cuando primero se debe plantear su viabilidad al equipo de trabajo, para ajustarlo a tiempos reales y la capacidad de la planta.
**El lenguaje organizacional no están a los canales de respeto mutuo necesarios.
ARQUETIPOS
** Creer que los clientes siempre van a soportar demoras porque de pronto tenemos un producto exclusivo para él.
**Creer que los procesos o planes se diseñan en el papel y por ello van a funcionar.
**Que el cumplir con una tarea ya es suficiente para el éxito.
SUGERENCIAS
**Diseñar una estrategia que identifique plenamente el modelo de negocio.
**Determinar la capacidad real de la planta en cada línea de producción.
**Definir la táctica a seguir que permita establecer los insumos y el personal necesario para para la producción de los diferentes productos.
**Definir las tareas y los tiempos , acompañados de un de un plan de ajuste que tenga en cuenta las contingencias más frecuentes.
**Establecer canales de información que permitan prever con tiempo dificultades durante el proceso.