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El siguiente caso presenta una empresa familiar que ha tenido un crecimiento importante y es adquirida por una multinacional, la cual trabaja con los estandares internacionales de un sistema integrado de información ERP. Este sistema es implementado en la empresa sin considerar los elementos necesarios para llegar hasta el piso de la operación en términos de las personas que van a incluir la información de operación necesaria de tal forma que se pueda llevar registro y control de las actividades adelantadas.
El no disponer de una información encadenada entre los niveles de gestión y operación, generan problemas en la adquisición y compra de suministros para la correcta actividad logística.
En el Caso “NO ARROJES EN SACO ROTO” se presenta una situación que afecta a muchas empresas: “Cada área de la organización trabajaba como una isla cumpliendo los objetivos del área mas no los objetivos de la organización” esta situación esta representada en el hecho que involucra a Andrés, persona que podría solucionar (temporalmente) la necesidad de registrar el pedido de los sacos, y que no lo hace, dizque por que tiene que presentar informes de resultados del mes para la junta, la tarea que le pide Jaramillo no le exigiría mas de 15 minutos, y pudo evitar las perdidas que deberá incluir en el informe.
Pero en el caso la situación protagonista esta es la situación típica de muchas empresas que han crecido y que por el tamaño al que han llegado y los volúmenes de información que manejan en las operaciones de la empresa, han invertido gran cantidad de dinero en la adquisición de un sistema integrado de información ERP. El paradigma expuesto en el caso afecta a todo el personal de la empresa desde el Gerente General hasta Jaramillo, ellos siguen realizando su trabajo como si se tratase de una empresa familiar, el tiempo que llevan en la empresa ha hecho que sus practicas habituales de operaciones en el trabajo se conviertan en parte intrínseca de una forma de actuar y pensar que riñe con la sistematización y cambio en la cultura de las operaciones que exige la implementación de un sistema integrado de información ERP en una empresa que nunca ha tenido tal sistema de información.
En la presentación del caso se dice: “el sistema de información no puede dar solución para poder emitir una simple orden de compra”, esta es la frase típica que se escucha cuando se hecha la culpa de un problema a los sistemas de información, que no son mas que herramientas que deben ser operadas por personas, la operación de los sistemas integrados de información ERP exigen un cambio en la cultura de trabajo de las TODAS las personas de la empresa, que incluya un cambio en la forma en que se realizan el trabajo, el cambio que implica pasar de un trabajo orientado a tareas a un trabajo orientado a la ejecución de procesos en los cuales se tenga claramente definido el objetivo y el resultado final, junto con los insumos y precondiciones necesarias para llevar a cabo esos procesos.
La operación de una empresa soportada por medio de Sistemas Integrados de información exige un trabajo en el cambio cultural de las personas que requiere tiempo, si la cultura de las personas que operan el sistema y seran clientes del sistema no se ha adaptado a las exigencias del sistema de información, la inversion que se haga en ellos sera un asunto de ARROJAR EN SACO ROTO LOS RECURSOS INVERTIDOS EN EL SISTEMA.
Comentario caso “NO HECHES EN SACO ROTO”
Como se pudo leer, el caso presenta diferentes problemas como son:
1.- De comunicacón: Cada área habla un idioma distinto, no hay uniformidad de la información, no hay orientación de la información hacia los ususarios y la información no es consistente.
2.- Resistencia al cambio: Cada uno confia en su propio sistema y rechazan los cambios que se estan implementando.
3.- Falta de integración de las áreas: Cada área persigue su propio objetivo.
4.- Falta de confiabilidad para toma de decisiones.
5.- Falta de control sobre las operaqciones.
6.- Nula integración entre las áreas.
Como se puede deducir a través de estas puntos, la empresa se encuentra en un caos, sumandole que se esta haciendo la implementación de un sofware de ERP, que requiere un ambiente contrario al presentado en la empresa, pero que guiado en la forma correcta si es una solución para elproblema que se tiene.
Solución:
1.- Se debe replantear la instalación del programa, identificando plenamente los involucrados tanto enlos niveles superiores, como a nivel operativo y comprometerlos con el trabajo.
2.- Determinar los sistemas de apoyo necesariospara garantizar el correcto funcionamiento de la implementación y posterior, permitiendo la eficiencia del mismo.
3.- Determinar los objetivos de la empresa y con base en estos determinar el flujo de la información para el logro de los mismo, logrando alinear la información con los objetivos.
4.- Establecer los mecanismos de control del flujo de la información que permitan la retroalimentación efectiva en todos los niveles de la empresa.
5.- Establecer si la infraestructura tecnologica existente es la necesario, determinando necesidades puntuales sobre la misma.
6.- Evaluar si el personal es competente o no y de ser necesario hacer los cambios que se requieran, para eliminar la resistencia y fluidez del la implementación.
7.- Establecer claramente los niveles de responsabilidad para cada área.
Normalmente en las implementaciones se presentan este pero se agudiza más cuando no hay responsables y cuando no hay controles adecuados y efectivos.
Wilson Naranjo T.
CASO NO ARROJES EN SACO ROTO
Adriana Marcela Ordóñez
Cc 25283742
MBA en Administración
Gestión de abastecimiento
En el anterior caso podemos evidenciar que la sola implementación de una nueva tecnología en la planificación de recursos en la organización no garantiza la eficiencia de una empresa, más aún cuando las personas que lo operan no lo conocen y tampoco lo manejan.
Es necesario antes de implementar éste tipo de recursos definir claramente que beneficios se pueden obtener al implementar éste tipo de sistemas de acuerdo a los volúmenes de producción que se maneje en la empresa y el tamaño de la misma y frente al sistema previamente utilizado.
De igual manera se debe definir cómo se garantiza la capacitación y operación en el sistema de el 100% de el personal de la empresa que va a estar en contacto con el mismo, para que puedan visualizar las operaciones como un todo interelacionado y no como áreas aisladas.
En el caso no se evidencia que se haya realizado éste tipo de actividades.
Los datos ingresados al programa no coinciden con la realidad de la empresa y por lo tanto no se cumple con el objetivo inicial , que es el de agilizar los flujos de datos en toda la organización para dar a todos los empleados de las diferentes áreas información sobre operaciones en tiempo real, por lo tanto los errores de un área , afectan toda la cadena de producción y abastecimiento de la empresa y al no ser una sistema manejado por todos los empleados , las acciones correctivas a realizar se ven frenadas ante el desconocimiento, ocasionando retrasos , reprocesos y finalmente impactos negativos en las utilizades de la empresa al no garantizar el producto .
Los usuarios operativos que deberían manejar adecuadamente el sistema, identifican tardíamente las fallas y no las notifican para su solución al inferir que no les corresponde la ésta responsabilidad.
La empresa no tiene una cultura organizacional orientada hacia el trabajo integral como equipo de producción y abastecimiento , por lo que todos los procesos se realizan de manera aislada y sin la intervención del personal correcto .
No existe además identificación de riesgos potenciales que amenazan la producción y los inventarios , por lo tanto no se cuenta con un plan de manejo ante eventualidades .
Por todo lo anterior, la posibilidad de planificar por parte de la alta gerencia, la capacidad de producción y de asignación de recursos financiero se ve limitada al no contar con datos precisos y reales .
Como recomendaciones se pueden plantear:
-Estimular en todo la organización la cultura del trabajo en equipo y la comunicación constante entre áreas involucradas.
-Capacitación en el sistema a todo el personal de interviene en la producción y venta del producto en la empresa .
-Empoderamiento en el manejo de inconvenientes que impactan en la producción de la empresa , de todos los jefes de área para que actúen de manera integral al preveer fallas o manejar tempranamente las mismas para que no impacten en el resto de sectores.
-Medición periódica del impacto del impacto
Janet Burbano Rosero
Caso: “NO HECHES EN SACO ROTO”
Este caso permite reflexionar sobre el proceso de implementación de un proyecto de envergadura para una organización, por su inversión, el de dar respuesta a una necesidad sentida como es la de tener información oportuna, confiable y poder tener las cifras en línea.
Es paradójico como el grupo primario en medio de tanta tecnología, no se esté dando cuenta que la empresa está en serios problemas y lo importante se les volvió urgencia, es mas están en emergencia, por la situaciones varias que se presentan en diferentes áreas, y que el seguimiento a la implementación no está respondiendo a un plan de contingencias que soluciones estas posibles situaciones, se observa claramente como no hay conversación entre los procesos, debido a que funcionan por cumplimiento de tareas, la responsabilidad de un área parece terminar en el incio de otra área en la cadena de abastecimiento.
Muchos proyectos fracasan en las organizaciones por la falta de verificación en la coordinación de actividades de planeación, la implementación o ejecución, siendo muy importante la retroalimentación, ajustes o planes de contingencia que permitan asegurar y controlar todo el proceso de implementación teniendo en cuenta, los recursos económicos, la tecnología, los procesos y quien hace posible las operaciones en una empresa su gente, quien debe estar altamente capacitada, entrenada y calificada para operar un nuevo sistema, lo que trae un especial trabajo en la resistencia al cambio y el acompañamiento en la migración de un sistema a otro que está buscando eficiencia en la gestión de las operaciones de inventario, abastecimiento y poder tener unidad de propósito y control de mando en todas y cada uno de los procesos de la empresa.
Soluciones para este caso:
1.Evaluar el flujograma de implantación del sistema ERP, donde se vea como y donde se involucra cada una de las áreas en los diferentes procesos resaltando la responsabilidad de cada una.
2.Recordar el objetivo por el cual se necesita implementar el sistema ERP, los beneficios que traen y el valor de la inversión hasta ahora realizada.
3.Elaborar una evaluación al plan de capacitación de todo el personal que tiene que ver con el Sistema ERP y elaborar una verificación del nivel de conocimiento y aplicación del mismo.
4.Seguimiento al plan de contingencias asegurando tener control de toda eventualidad que pueda ocurrir en el proceso de implementación del sistema ERP
Universidad ICESI MBA Gestión de Abastecimiento y Distribución Por: Ricardo León López
CASO – No Arrojes en Saco Roto
Después de leer detenidamente este caso y buscando la mejor forma de solucionar los problemas que se pueden apreciar en la compañía Campo Verde referentes a la implementación del nuevo sistema ERP y al poco crecimiento de las utilidades, considero necesario tener en cuenta varias recomendaciones, las cuales señalaré más adelante que ayudarán a mejorar los procesos existentes sin crear mayores traumatismos de los que ya tienen.
Con el fin de poder llegar a recomendar o desarrollar al interior de la compañía una o varias propuestas que ayuden a mejorar la empresa, es importante primero detallar las que en mi opinión son las debilidades más importantes encontradas.
Se puede apreciar que cada área trabaja de manera independiente y que la comunicación entre ellas no es efectiva. Los empelados de cada departamento trabajan como si fueran islas solitarias buscando cumplir con los objetivos de su propio departamento y no los objetivos de la organización.
Igualmente se puede apreciar que no existen procedimientos claros con los cuales los empelados sepan formalmente sus funciones, actividades ó tareas y como deben actuar ante determinadas circunstancias con el fin de no demorar o entorpecer los procesos. También se evitarían sobrecargas de trabajo y concentración de funciones en un solo empleado.
Se observa adicionalmente falta de competencias y capacitaciones de los empleados del área de almacén, habría que revisar con mayor detenimiento este punto, pues podría estar pasando lo mismo en otras dependencias.
También es evidente que existe un ambiente de trabajo informal, el cual considero que no es el apropiado a la hora de que los empelados sientan el compromiso y la responsabilidad de sacar adelante o cumplir con los procesos de la compañía.
Finalmente es importante señalar que la compañía también adolece de una falta de planeación, seguimiento y control a los procesos, lo cual origina retrasos, demoras y conflictos que podrían ser fácilmente evitables, adicionalmente disminuiría los costos de manera considerable.
Asimismo observo que no hay al interior de la compañía una divulgación y cumplimiento de las programaciones de producción existentes, lo cual genera errores y desconfianza al proceso ocasionando retrasos e incumplimientos en la entrega de los productos a los clientes por parte de la compañía.
Después de detallar los problemas encontrados a continuación voy a enumerar las recomendaciones que en mi opinión ayudarán a Campo Verde a lograr un mejoramiento estructural de los procesos internos, que originarán mejores resultados, el orden en que serán especificadas estas recomendaciones no implica que unas sean más importantes que otras:
1.- Se debe elaborar un plan de mejoramiento de la comunicación al interior de la compañía que permita que esta sea más fluida y oportuna con el fin d poder tomar decisiones acertadas en el momento justo. Es importante siempre tener información confiable y de primera mano, pues esto ayuda a evitar que se tomen decisiones equivocadas o innecesarias.
Este plan ayudará a la organización a mejorar innegablemente la eficiencia en cada una de las áreas, enfocándose más en los procesos integrales más que en las tareas.
2.- Desarrollar al interior de la compañía un plan de capacitación el cual abarque temas como trabajo en equipo, responsabilidad, eficiencia. Se busca con este plan que los empleados de la compañía desarrollen habilidades para trabajar en equipo y dejen de ser islas independientes. Si los compañeros de distintas áreas conocen las actividades básicas que realizan otras, podrán entender y a ponerse en los zapatos de los demás, dándose cuenta de la importancia que representa para el proceso en general de la compañía las actividades que cada uno desarrolla. Igualmente les ayudará a que los empleados a mejorar sus competencias y en un momento dado podrán responder de una mejor manera ante determinadas circunstancias.
3.- Realizar nuevamente un programa de capacitación y soporte para el nuevo ERP de la compañía, el cual no fue lo suficientemente sólido para algunas áreas. Esto ha originado que departamentos el almacén por ejemplo, no puedan aún estabilizarlo. De no ser así, el tiempo en el cual se verán los beneficios de este nuevo aplicativo será mucho mayor y podría presentarse también, que no le saquen el provecho que se espera a cada uno de los aplicativos que tiene el nuevo software.
Como complemento a este programa y con el fin de que no pase lo anterior, es necesario ir realizando reuniones periódicas de los avances de este programa con el fin de que se puedan realizar los refuerzos necesarios en el momento justo o los correctivos de ser necesarios.
Espero con estas recomendaciones que los resultados de Campo Verde mejoren de manera sustancial, pues al ser más eficientes los procesos, la productividad de la compañía así como sus utilidades aumentarán.