{"id":2,"date":"2008-10-03T17:18:28","date_gmt":"2008-10-03T22:18:28","guid":{"rendered":"http:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/2008\/10\/03\/2\/"},"modified":"2008-10-03T17:32:48","modified_gmt":"2008-10-03T22:32:48","slug":"2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/2008\/10\/03\/2\/","title":{"rendered":""},"content":{"rendered":"<p align=\"center\"><strong>HAY VIDA DESPUES DE UN ERP?<\/strong><\/p>\n<p align=\"left\">Eran las 5:30 a.m. del 30 de Enero del a\u00f1o 2008, pleno cierre del mes, ya estaba amaneciendo y la actividad en el centro de distribuci\u00f3n era incesante. Se ve\u00edan caras de angustia y cansancio, los insultos y los reclamos se o\u00edan por todos los rincones, las tareas eran mas largas que lo normal y el stress era el rey del lugar.<\/p>\n<p>El coordinador Hugo Correa estaba muy cansado y se sent\u00f3 en un rinc\u00f3n a reflexionar: -&#8220;Nunca cre\u00ed que esto era tan berraco&#8230; c\u00f3mo es posible que antes\u00a0que existiera este sistema de informaci\u00f3n,\u00a0yo pod\u00eda alistar 500 Toneladas en mi turno y hasta alcanzaba a charlarme las peladas de la oficina y ahora siguiendo derecho en dos turnos apenas est\u00e9 completando 50 Toneladas y trabajando full&#8230;!\u00a0 Noo, este trotecito me va a matar y todav\u00eda mi jefe me dice que la culpa es m\u00eda y de mi gente y que si no me pongo las pilas nos van a echar a todos&#8230; No, pues que vaina&#8230; si esto no cambia r\u00e1pido mando todo al carajo&#8230; que se\u00a0larguen su ERP por donde vinieron; &#8230;claro!!!, los consultores y los funcionales vinieron, vieron el desorden, intentaron arreglarlo, propusieron soluciones y se largaron&#8230; que tal la capacitaci\u00f3n que me dio ese tal Mohamed? Todo lo que esos z\u00e1nganos hicieron en 9 meses, intent\u00f3 explic\u00e1rmelo en una tarde&#8230; y las soluciones que proponen? Nooo, el problema es que las tales soluciones que propusieron se debieron haber probado hace como dos meses y no despu\u00e9s de la salida en vivo!!!!!!!&#8221;<\/p>\n<p>DIEZ D\u00cdAS ANTES&#8230;\u00a0<\/p>\n<p>Enero 20 de 2008,\u00a0 3:45 PM, reuni\u00f3n extraordinaria en sala de juntas, oficina central,\u00a0 asistentes:<\/p>\n<p>Dr. Facundo Villa &#8211; Gerente de Operaciones y Director del Proyecto F\u00e9nix.<\/p>\n<p>Dr. Dieter Brand &#8211; Presidente.<\/p>\n<p>Dr. Jerem\u00edas Otoya &#8211; Presidente de la Junta Directiva.<\/p>\n<p>Dr. Federico Otoya &#8211; Miembro de la Junta Directiva.<\/p>\n<p>Inicialmente la palabra la tom\u00f3 Federico:<\/p>\n<p><em>\u00a8C\u00f3mo diablos me explican ustedes que hayamos invertido mas de dos millones de d\u00f3lares en un sistema que no permite vender?\u00a0\u00a0 A los socios no nos interesa tener el sistema mas avanzado del mundo, nos interesa vender lo que hacemos, exijo una explicaci\u00f3n \u00a8 <\/em><\/p>\n<p>Ante lo cual Facundo respondi\u00f3:<\/p>\n<p><em>&#8220;Como ustedes saben caballeros, estamos en la etapa de estabilizaci\u00f3n del software y tenemos estimado para la pr\u00f3xima semana comenzar actividades normales y alcanzar la meta fijada de para el cierre de ventas. En este momento les pido que conservemos la calma y tengamos paciencia que los resultados se van a dar&#8230;&#8221;<\/em><\/p>\n<p>El Presidente Brand intervino:<\/p>\n<p><em>&#8220;Despu\u00e9s de lo que he visto, no conf\u00edo mucho en que estos problemas sean resueltos en una semana. T\u00fa y tu oneroso equipo de ineptos me responden por la cifra de cierre, y la vaina es simple, si les toca facturar a mano pues que as\u00ed sea, en vez de cargar tanto port\u00e1til y tanta pendejada deje a cada uno su maquina de escribir y papel carb\u00f3n para que facturen!! Exija que los consultores arreglen eso.<\/em><\/p>\n<p>Ante lo cual Jerem\u00edas objet\u00f3:<\/p>\n<p><em>&#8220;La cifra de cierre de ventas se tiene que cumplir se\u00f1or presidente Brand, si esto no se d\u00e1, est\u00e1 en juego su puesto, y adem\u00e1s nos debe responder por los perjuicios del lucro cesante y oportunidades perdidas, si no cumple nos reunimos de nuevo una semana despu\u00e9s del cierre. Hasta luego&#8221;<\/em><\/p>\n<p>El Presidente acorralado llev\u00f3 aparte a Facundo Villa y solo se le ocurri\u00f3 decir:<\/p>\n<p><em>&#8221; \u00a1Ya escuch\u00f3 Dr. Villa, ahora que otra estupidez se le va a ocurrir!\u00a0 voy a estar al tanto de todas las decisiones que tome, me va a reportar cada hora las acciones que ha tomado y los resultados que vaya obteniendo para que la ineficiencia que mont\u00f3 permita alcanzar la cifra de cierre.&#8221;<\/em><\/p>\n<p>Con este ultim\u00e1tum culmin\u00f3 la reuni\u00f3n dejando en el aire una atm\u00f3sfera cargada de presi\u00f3n, temores y resentimientos.<\/p>\n<p>El informe que hab\u00eda recibido Facundo Villa del centro de distribuci\u00f3n era que el sistema no daba resultados por que el personal encargado de operar el sistema no sabia como hacerlo, estaban cometiendo muchos errores que afectaban el desempe\u00f1o del sistema. Por lo tanto se dirigi\u00f3 a la oficina del director de log\u00edstica Miguel Angel Lopera.<\/p>\n<p>Lopera lo recibi\u00f3: -&#8220;Buenas tardes Dr. Villa, cu\u00e9nteme en que puedo ayudarlo?&#8221;<\/p>\n<p>-Buenas tardes Miguel Angel, evaluando la situaci\u00f3n actual de operaci\u00f3n del nuevo sistema se concluye que en log\u00edstica de la planta no hay quien haga funcionar el sistema, en las bodegas tenemos un poco de buenos para nada, es tu responsabilidad que de los centros de distribuci\u00f3n y agencias puedan despachar los pedidos. Vengo de una reuni\u00f3n en presidencia y la situaci\u00f3n es cr\u00edtica, todos estamos muy molestos. Necesitamos que te integres definitivamente al proyecto, desde aqu\u00ed en oficina central tu no haces nada para que la gente a tu cargo opere correctamente el sistema, vete con tu equipo de planeadores de log\u00edstica para la planta y arregla desde all\u00ed el problema con la gente.<\/p>\n<p>-O.K. Cuente conmigo Dr. Villa, voy a arreglar mis cosas y ma\u00f1ana mismo me traslado para la planta. Respondi\u00f3 Miguel Angel.<\/p>\n<p>Seguidamente, Miguel Angel se comunic\u00f3 telef\u00f3nicamente con el director de la planta Boris Ortiz.<\/p>\n<p>-Entonces qu\u00e9 viejo Boris, qu\u00e9 mas?. Te cuento que ahora si me llevo el patas&#8230;, se me apareci\u00f3 en la oficina el viejo Villa y me enchicharron\u00f3 con que tengo que arreglar lo del proyecto, que lo haga funcionar antes del cierre y para eso me orden\u00f3 traslado a la planta ya mismo con todo mi equipo. Qu\u00e9 tal, despu\u00e9s de que no me tuvo en cuenta en las etapas previas del proyecto ahora si me tira al agua&#8230;<\/p>\n<p>-Viejito, ay\u00fadame, supuestamente el problema es la gente, parece que no quieren operar debidamente el sistema&#8230;<\/p>\n<p>-Yo no creo que ese sea el problema viejo Mike&#8230; respondi\u00f3 Boris.<\/p>\n<p>-Bueno viejo Boris, de todas formas necesito que me ubiques a los coordinadores mas pilosos, y que no les de miedo entrar en combate. Yo creo que con tres podemos arreglar esta vaina. Ser\u00e1 que para ma\u00f1ana que llegue me los ten\u00e9s ubicados?<\/p>\n<p>-Claro mijo, ma\u00f1ana que llegue se los tengo. Cuente con eso. Chao viejo Mike.<\/p>\n<p>&#8220;Esta gente si es muy miope, pens\u00f3 Boris. Que yo recuerde los tales consultores y lideres funcionales vinieron a aparecer en planta por el mes de Noviembre y la salida en vivo era el primero de Enero&#8230; y con nosotros no contaron dizque porque est\u00e1bamos llenos de vicios y paradigmas a destruir. En fin, voy a ayudarle al viejo Mike a conseguir unos coordinadores pilosos&#8221;.<\/p>\n<p>&#8220;Para estas vainas pueden servir Hugo Correa, Miller Moreno y Otoniel Orozco. Esos pelaos son j\u00f3venes pero son buenos profesionales, necesitan surgir y los operarios los tienen en buena estima. Me la juego con estos tres.&#8221;<\/p>\n<p>Al otro d\u00eda 21 de Enero lleg\u00f3 Miguel Angel a la planta a las 8:00 a.m. y se dirigi\u00f3 inmediatamente a la oficina de Boris para iniciar la labor. Despu\u00e9s del tinto de rigor, Boris mand\u00f3 a llamar a los tres ingenieros. Estos se presentaron inmediatamente y Boris les dijo: Bueno muchachos a lo que vinimos, les presento a Miguel Angel su nuevo jefe, y bueno no se diga mas, ahora si vamos a arreglar esto.<\/p>\n<p>Los tres ingenieros y Miguel Angel se dirigieron a las oficinas del centro de distribuci\u00f3n donde se encontraban los consultores y los lideres funcionales.<\/p>\n<p>Al llegar, Miguel Angel los reuni\u00f3 y les dijo: -Se\u00f1ores como vamos, vamos muy mal&#8230; tenemos que corregir sobre la marcha lo que estamos haciendo. He pensado en armar tres equipos a cargo de estos coordinadores para que dirijan a los operarios a su cargo y nos aseguren el correcto manejo del sistema pues seg\u00fan ustedes ah\u00ed radica la falla&#8230;<\/p>\n<p>El l\u00edder funcional Jorge Tenorio intervino: -Miguel, estos tres se\u00f1ores necesitan una capacitaci\u00f3n intensiva durante lo que resta del d\u00eda de hoy para que ma\u00f1ana desde el primer turno arranquen con su tarea. Qui\u00e9n los va a capacitar?<\/p>\n<p>Las miradas entre los otros lideres funcionales y los consultores empezaron a vagar por la sala y a tratar de evadir la nueva tarea, sin embargo una voz se escuch\u00f3 que dec\u00eda:- pues el indicado es Mohamed que es el que mas sabe. Adem\u00e1s con lo que cobra&#8230;<\/p>\n<p>La propuesta fue acogida un\u00e1nimemente y se acord\u00f3 la iniciaci\u00f3n para las 10 de la ma\u00f1ana.<\/p>\n<p>Miguel Angel se reuni\u00f3 inmediatamente con el l\u00edder funcional Jorge Tenorio y le pregunt\u00f3: -mijo, como as\u00ed que estos coordinadores necesitan capacitaci\u00f3n? Seg\u00fan lo que escuch\u00e9 en la reuni\u00f3n anterior a la salida en vivo, ustedes no se gastaron 2 meses capacitando la gente?<\/p>\n<p>Jorge respondi\u00f3: -lo que pasa Miguel Angel es que para ahorrar costos llevamos a cabo el esquema del multiplicador, recuerdas que elegimos a Botero? Pues lo capacitamos los dos meses y su responsabilidad era capacitar a los otros, pero ese man nos sali\u00f3 chimbo&#8230; le ofrecieron tres pesos mas en otra empresa y se larg\u00f3!! Alcanz\u00f3 a capacitar a unos pocos pero los jefes le dec\u00edan que solo prestaban el personal por dos horas diarias porque el d\u00eda a d\u00eda se iba a atrasar y todas esas vainas&#8230; y el hombre pues capacit\u00f3 lo que pudo y se fue&#8230;y ahora a los operarios que capacit\u00f3 les dio por decir que como no los dejaron practicar se les olvid\u00f3 todo&#8230;<\/p>\n<p>A las 10 en punto se reunieron en la sala de capacitaci\u00f3n y los tres ingenieros se colocaron enfrente del computador. Lleg\u00f3 Mohamed medio afanado y los salud\u00f3: Morning&#8230; Sorry mi espanol es poco&#8230; esperou que su ingles sea buena&#8230; ok let\u00b4s start! If you wanna make a picking then &#8230;<\/p>\n<p>A eso de las cuatro de la tarde, Mohamed termin\u00f3 su charla y se despidi\u00f3 diciendo: OK guys, pueren practicar esta noche lo visto y ma\u00f1ana a trabajar&#8230; C\u00b4mon practice and run!! Bye.<\/p>\n<p>-Viejo Hugo, c\u00f3mo la ve? Se imaginaba esta vaina como era?<\/p>\n<p>-Pues hermano, esto es mas complicado que la ir al infierno&#8230; Con raz\u00f3n esto est\u00e1 hecho una desorden. Vos te imagin\u00e1s a Gumercindo hablando de picking list \u00f3 de que la estiba tiene que ponerla donde el sistema le diga y no donde le quede mas f\u00e1cil?<\/p>\n<p>-Ja, ja, ja! Y ahora? Ser\u00e1 que salimos de esta?<\/p>\n<p>-Pues hermano, met\u00e1mole l\u00f3gica a esta vaina, practiquemos esta noche los casos que tenemos frecuentes y hag\u00e1mosle..<\/p>\n<p>-Listo!<\/p>\n<p>A eso de las 9 p.m. lleg\u00f3 Jorge Tenorio a la sala de capacitaci\u00f3n y les dijo a los coordinadores:<\/p>\n<p>Listo no hay de otra, uno de ustedes arranca trasnocho y otro va de 6 a 2 p.m. Ma\u00f1ana a las 3 p.m. nos reunimos para evaluar como va todo y volvemos a arrancar con la misma rutina hasta el cierre del mes pues de lo contrario no cumplimos. Ustedes ver\u00e1n como se reparten, chao.<\/p>\n<p>El 22 de Enero, se lleva a cabo la reuni\u00f3n a las 3:00 p.m.<\/p>\n<p>Comienza el director de Log\u00edstica: -Acabo de pasar por la porter\u00eda, y que veo?, Los mismos dos kil\u00f3metros de carros que vi ayer cuando llegu\u00e9, que es lo que pasa? Esto est\u00e1 mas cr\u00edtico de lo que pens\u00e9.\u00a0<\/p>\n<p>Contesta Jorge: -La situaci\u00f3n es super cr\u00edtica, hay carros para descargar, para cargar nacional y exportaciones, algunos llevan lo que va corrido del mes all\u00ed, nos van a cobrar stand by.<\/p>\n<p>Por otro lado jefe, ya se entren\u00f3 a los tres coordinadores para que nos ayuden, ya saben manejar el ERP, el mismo Mohamed los entren\u00f3.<\/p>\n<p>-Ok, muchachos ya tienen su usuario en ERP, ya saben entrar, necesito que me ayuden pues como ven estamos llevados y mis esperanzas las tengo en ustedes. Les comento que la planta no va a producir la pr\u00f3xima semana de lunes a jueves para darnos un respiro, nos toca despachar como sea, y organizar el almac\u00e9n. Tenemos que aprovechar este papayazo se\u00f1ores!<\/p>\n<p>Ahora si Jaime, (Jefe del centro de distribuci\u00f3n) como est\u00e1n los cosas en piso?<\/p>\n<p>-Jefe tenemos lo siguiente:<\/p>\n<ul>\n<li>No hemos podido imprimir el picking.<\/li>\n<li>Hubo errores astron\u00f3micos en el cargue de saldos.<\/li>\n<li>Hemos ingresado la mercanc\u00eda a ojo para no estallar el cendist y dejar todo en el piso<\/li>\n<li>El personal en piso, est\u00e1 temeroso y como les debemos vacaciones se quieren ir.<\/li>\n<li>El inventario esta hecho un caos, el sistema dice una cosa y f\u00edsicamente por ubicaci\u00f3n hay otra.<\/li>\n<li>Nos llegaron todas las devoluciones de la temporada de diciembre y no sabemos que hacer con eso, estamos reventados, no hay espacio para caminar en el cendist.<\/li>\n<li>Los transportadores est\u00e1n que no se les puede ni hablar.<\/li>\n<li>Todo el que viene al Cendist de casa matriz, no hace mas que llamarnos ineptos, y vienen solo a cagarla mas y se van<\/li>\n<li>El gerente de plata dice que apaguen el nuevo sistema y prendan el viejo<\/li>\n<li>El personal de piso est\u00e1 cansado, algunos llevas trabajando derecho mas de 50 horas.<\/li>\n<li>No funciona el modulo de facturaci\u00f3n.<\/li>\n<li>El sistema pide cosas que hace mas de un a\u00f1o no se producen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Eso es todo jefe.<\/p>\n<p>Termin\u00f3 la reuni\u00f3n y Miguel Angel se qued\u00f3 solo en la sala reflexionando. Esta vaina no se estabiliza en una semana, ni en un mes, de malas con el viejo Villa y con Mr. Brand&#8230; yo voy a hacer lo posible por mostrar que me esforc\u00e9, pero no me voy a dejar echar el agua sucia. Ahora s\u00ed, s\u00e1lvese quien pueda!<\/p>\n<p>BREVE HISTORIA DE BEBIDAS OLAYA.<\/p>\n<p>Bebidas Olaya es una compa\u00f1\u00eda nacional con casi 50 a\u00f1os de operaci\u00f3n. Inici\u00f3 sus operaciones en una peque\u00f1a bodega de la ciudad bajo la direcci\u00f3n del fallecido patriarca Fidel Olaya fabricando cerveza como respuesta a la restricci\u00f3n del Gobierno Nacional al consumo de la popular &#8220;chicha&#8221;.<\/p>\n<p>La empresa r\u00e1pidamente fue creciendo logrando en poco tiempo el liderazgo regional y poco a poco hasta convertirse en uno de los principales competidores del sector en el mercado nacional.<\/p>\n<p>A medida que fue creciendo fue diversificando su portafolio incluyendo gaseosas, refrescos de frutas y recientemente bebidas energ\u00e9ticas. Su principal producto, la cerveza, se fabrica en la planta central, las gaseosas y los jugos en la planta 2, y las bebidas energ\u00e9ticas y otros jugos importados son representados para aprovechar la red de distribuci\u00f3n que se ha logrado desarrollar en los a\u00f1os de operaci\u00f3n. El centro de distribuci\u00f3n principal se encuentra en la planta central.<\/p>\n<p>La distribuci\u00f3n nacional se hace a trav\u00e9s de agencias propias en las grandes capitales del pa\u00eds como Bogot\u00e1, Cali, Medell\u00edn, Barranquilla y Bucaramanga.<\/p>\n<p>Desde hace aproximadamente 10 a\u00f1os se lograron realizar ventas en el exterior lo cual ha venido creciendo en forma importante sobretodo en los pa\u00edses vecinos, Venezuela, Ecuador y Panam\u00e1. El volumen de las exportaciones asciende al 35% de la producci\u00f3n total de la planta central.<\/p>\n<p>La historia de los sistemas de informaci\u00f3n de la empresa ha recorrido desde los registros manuales en los cuadernos de contabilidad, pasando por los sistemas IBM36, Burroughs hasta los actuales servidores HP. Durante esta historia se han experimentado todas las tendencias de los sistemas de informaci\u00f3n, desde las aplicaciones escritas por programadores internos hasta aplicaciones compradas a terceros que soportan las nuevas filosof\u00edas de operaci\u00f3n. Cada departamento es soportado por una aplicaci\u00f3n y la consolidaci\u00f3n de la informaci\u00f3n se hace a trav\u00e9s de interfaces para al final de cada per\u00edodo obtener los estados de resultados, balances, etc.<\/p>\n<p>Tradicionalmente el servicio prestado por el departamento de sistemas ha sido muy bueno, pues tienen el control sobre las aplicaciones lo cual les permite generar los reportes que los usuarios solicitan muy r\u00e1pidamente. Adem\u00e1s la estabilidad de la empresa ha permitido que dichos funcionarios conozcan muy bien la operaci\u00f3n de la empresa y entiendan r\u00e1pidamente las necesidades de sus usuarios.<\/p>\n<p>Dado el crecimiento exitoso de la organizaci\u00f3n y a la amenaza del medio que cada vez esta m\u00e1s competitivo, los socios y directivos de la organizaci\u00f3n se ven en la necesidad de obtener cada vez mas informaci\u00f3n que les permita trazar un plan estrat\u00e9gico y estar al tanto de los cambios en el entorno econ\u00f3mico de su negocio. Adem\u00e1s sus ejecutivos cada vez presionaban mas porque la compa\u00f1\u00eda se enfocara hacia la operaci\u00f3n por procesos, el an\u00e1lisis de la cadena de valor, el gerenciamiento de la cadena de abastecimiento como motor para lograr ventajas competitivas, lo cual argumenta la adquisici\u00f3n de un sistema integrado de informaci\u00f3n que permita obtener informaci\u00f3n en tiempo real de las operaciones de la compa\u00f1\u00eda, los inventarios, el volumen de ventas, etc.<\/p>\n<p>Mas a\u00fan, presionados por el boom del bug del a\u00f1o 2000 los directivos de la compa\u00f1\u00eda organizaron desde finales de 1998 un grupo gerencial constituido por el gerente de sistemas, el gerente de operaciones y el gerente de ventas para la evaluaci\u00f3n de diferentes sistemas integrados de informaci\u00f3n preferiblemente bajo la filosof\u00eda ERP.<\/p>\n<p>El grupo gerencial recibi\u00f3 la visita de los representantes de las casas de software m\u00e1s importantes del mundo las cuales hicieron sus presentaciones con gran derroche de tecnolog\u00eda y colorido, adem\u00e1s de referencias de instalaciones exitosas en otras empresas del exterior.<\/p>\n<p>El grupo gerencial se inclin\u00f3 por la casa de software que consider\u00f3 con mas presencia a escala mundial y la cual seg\u00fan sus informaciones era la que ten\u00eda el mejor y m\u00e1s completo equipo de consultor\u00eda para parametrizar e implementar el nuevo sistema de informaci\u00f3n. La decisi\u00f3n se inclin\u00f3 por el SCIS (Supply Chain Integrator System). Este paquete era el m\u00e1s costoso pero la decisi\u00f3n se tom\u00f3 sobre la base de los estudios presentados por el proveedor en cuanto al retorno a la inversi\u00f3n realizada y a los casos de implementaci\u00f3n exitosa en otros clientes del exterior. El proyecto deber\u00eda iniciarse en Enero de\u00a02008 lo cual fue aprobado por el presidente y la junta directiva de la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n<p>ETAPAS DE LA IMPLEMENTACION DEL ERP<\/p>\n<p>Para la implementaci\u00f3n del ERP, el presidente de la compa\u00f1\u00eda nombr\u00f3 al Dr.Villa actual gerente de operaciones como director del proyecto.<\/p>\n<p>El Dr. Villa fij\u00f3 el cumplimiento de las siguientes actividades como las reglas de oro para realizar una exitosa implementaci\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li>Selecci\u00f3n del proveedor de servicios de consultor\u00eda para la implementaci\u00f3n del software.<\/li>\n<li>Selecci\u00f3n del equipo interno implementador del SOFTWARE<\/li>\n<li>Capacitaci\u00f3n de dicho equipo en el manejo de la herramienta.<\/li>\n<li>Elaboraci\u00f3n del blueprint del sistema.<\/li>\n<li>Adquisici\u00f3n e instalaci\u00f3n del nuevo equipo de hardware<\/li>\n<li>Instalaci\u00f3n y Configuraci\u00f3n del ERP<\/li>\n<li>Capacitaci\u00f3n a usuarios finales<\/li>\n<li>Desarrollo del Piloto<\/li>\n<li>Salida en vivo<\/li>\n<\/ul>\n<p>Estas etapas estaban previstas para ser cumplidas en 9 meses, la salida en vivo se programo para el mes de Enero del 2008, incluyendo solo los m\u00f3dulos de finanzas, inventarios, distribuci\u00f3n y ventas. Los m\u00f3dulos restantes de producci\u00f3n y mantenimiento se instalar\u00edan posteriormente en una segunda fase.<\/p>\n<p>RESUMEN DE LA EJECUCI\u00d3N DE LAS ETAPAS.<\/p>\n<p><em><u>1. Selecci\u00f3n del proveedor de servicios de consultor\u00eda para la implementaci\u00f3n del SOFTWARE <\/u><\/em><\/p>\n<p>Se contrataron los servicios de consultor\u00eda del mismo proveedor del paquete pues se consider\u00f3 que deber\u00edan ser los funcionarios que m\u00e1s sab\u00edan de su propio producto.<\/p>\n<p>Dicho equipo estaba liderado por un gerente de proyecto y consultor de inventarios (Fritz Kahn, alem\u00e1n), un consultor para el m\u00f3dulo de Finanzas (Yuka Tha\u00ed), dos consultores para el m\u00f3dulo comercial (Esteban Lamprea y Giovanni Marulanda), un consultor para el m\u00f3dulo de planeaci\u00f3n (Alvaro Segrera) y un consultor para el m\u00f3dulo de inventarios (Mohamed LaRahja).<\/p>\n<p><em><u>2. Selecci\u00f3n del equipo interno implementador del SOFTWARE <\/u><\/em><\/p>\n<p>Seg\u00fan el criterio del gerente del proyecto, el personal actual de la compa\u00f1\u00eda estaba muy atrasado en cuanto a los conceptos modernos de cadena de abastecimiento y manejo de sistemas de informaci\u00f3n modernos. S\u00f3lo unos cuantos funcionarios recientemente enganchados ten\u00edan el perfil para un proyecto como este por lo tanto encarg\u00f3 a recursos humanos el reclutamiento de profesionales con un perfil m\u00e1s moderno para encarar este proyecto.<\/p>\n<p>Consider\u00f3 que el personal actual podr\u00eda servir para las funciones de multiplicadores de conocimiento cuando el sistema ya estuviese parametrizado y colaborar\u00edan con las pruebas y la depuraci\u00f3n y cargues de datos.<\/p>\n<p>Al no poder lograr conseguir la totalidad de los funcionarios que necesitaba se decidi\u00f3 a utilizar el personal interno que m\u00e1s se acercara a su ideal, sin embargo los jefes de \u00e1rea se las arreglaron para no entregar al proyecto sus estrellas sino de los que pod\u00edan prescindir.<\/p>\n<p>Al tener el equipo completo se definieron los roles de l\u00edder funcional y usuario clave y el equipo se dividi\u00f3 en estos dos roles.<\/p>\n<p><em><u>3. Capacitaci\u00f3n al equipo implementador interno en el manejo de la herramienta<\/u><\/em><\/p>\n<p>Despu\u00e9s de conformado el equipo, el paso siguiente fue capacitar a los responsables de cada modulo en el uso de la herramienta.<\/p>\n<p>Los consultores de SCIS iniciaron sus sesiones de capacitaci\u00f3n con sus respectivos equipos, sin embargo se detect\u00f3 que algunos de estos consultores no conoc\u00edan profundamente la funcionalidad del sistema. Esto caus\u00f3 malestar en el equipo y se solicit\u00f3 refuerzo por parte del proveedor.<\/p>\n<p>Este consigui\u00f3 material adicional pero en ingl\u00e9s y algunos miembros del equipo debieron desplazarse a otras ciudades a recibir capacitaci\u00f3n particular.<\/p>\n<p>Esta etapa del proyecto concluy\u00f3 por parte de la gerencia del proyecto, sin embargo los miembros del equipo se quejaron por la poca profundidad de los cursos ante lo cual el proveedor respondi\u00f3 que eso era normal y que el refuerzo vendr\u00eda en la etapa del piloto de prueba.<\/p>\n<p><em><u>4. Elaboraci\u00f3n del blueprint del sistema <\/u><\/em><\/p>\n<p>Despu\u00e9s de concluir la capacitaci\u00f3n del equipo se inici\u00f3 la etapa de la elaboraci\u00f3n del blueprint del sistema a implementar. Aqu\u00ed se detallar\u00edan las especificaciones con las cuales se parametrizaria el sistema. Los equipos hicieron esta tarea basados en sus experiencias personales en otras compa\u00f1\u00edas pues muchos eran nuevos y llegaron directamente al proyecto.<\/p>\n<p>Esta situaci\u00f3n no se cuestion\u00f3 pues uno de los objetivos del proyecto era implementar una nueva metodolog\u00eda de trabajo empujada por la nueva herramienta.<\/p>\n<p>Algunos consultores aportaron muchos de sus conocimientos en las mejores pr\u00e1cticas pero otros, los mas j\u00f3venes, se limitaron a transcribir lo que los miembros del equipo les dec\u00edan.<\/p>\n<p><em><u>5. Adquirir e instalar el nuevo equipo de hardware<\/u><\/em><\/p>\n<p>Finalizando la etapa del blueprint ya se ten\u00edan datos acerca del n\u00famero de usuarios que utilizar\u00edan el sistema y los vol\u00famenes de datos que se generar\u00edan d\u00eda a d\u00eda. As\u00ed entonces lleg\u00f3 la hora de comprar la m\u00e1quina sobre la cual correr\u00eda el sistema. Para esta decisi\u00f3n se pas\u00f3 a los proveedores de hardware las especificaciones t\u00e9cnicas m\u00ednimas que deber\u00eda tener la m\u00e1quina y estos deber\u00edan devolver la propuesta econ\u00f3mica.<\/p>\n<p>Muy r\u00e1pidamente llegaron las cotizaciones con las configuraciones necesarias de las m\u00e1quinas para soportar la operaci\u00f3n. Los precios eran supremamente elevados y las actualizaciones planteadas en las cotizaciones por el crecimiento de la base de datos asustaron al gerente del proyecto.<\/p>\n<p>Este decidi\u00f3 escoger la cotizaci\u00f3n de mas bajo costo y minimizar en sus reportes el impacto de los costos de crecimiento futuro del equipo.<\/p>\n<p><em><u>6.Instalaci\u00f3n y Configuraci\u00f3n del ERP<\/u><\/em><\/p>\n<p>El prop\u00f3sito de esta etapa era la configuraci\u00f3n del sistema y que la nueva herramienta funcionara tal cual operaban los procesos de la compa\u00f1\u00eda.<\/p>\n<p>Mucho se dijo, se planteaba cambiar muchas operaciones actuales por las mejores practicas, practicas ideales, es as\u00ed como Jorge Tenorio &#8220;L\u00edder funcional del modulo de planeaci\u00f3n&#8221; comenzaba una y otra vez a dise\u00f1ar los procesos de planeaci\u00f3n de la demanda; y debat\u00eda que primero iba la simulaci\u00f3n del SOP (Sales &amp; Operation Planning) porque as\u00ed lo plantea la APICS, que el pronostico deber\u00eda ser multivariado y deber\u00eda considerar todas la variaciones de la demanda, que el ERP deb\u00eda soportar estas operaciones, pues por eso costaba lo que costaba, y eran discusiones de hasta 4 meses en el mismo tema y todos los d\u00edas. El problema era que los consultores no eran muy experimentados en el tema y no ten\u00edan argumentos para debatir las propuestas de Tenorio, por lo tanto su estrategia se encamin\u00f3 a evadir los planteamientos de Tenorio.<\/p>\n<p>Llego a tal punto su insistencia en reuniones sin conclusi\u00f3n que en ocasiones llevaba donnas y refrescos para quien lo quisiera escuchar, era tal el desespero de sus auxiliares que llegaban a la hora de la reuni\u00f3n se com\u00edan la donna y se iban sin que Jorge aun hubiera expuesto.\u00a0<\/p>\n<p>As\u00ed sucedi\u00f3 con los otros m\u00f3dulos, se dise\u00f1aban las practicas ideales y que al final solo eran ideales, el sistema no soportaba dicho requerimiento pero los consultores usaron la estrategia de evasi\u00f3n con la complicidad de algunos de los miembros del equipo que necesitaban desocuparse r\u00e1pido pues ten\u00edan responsabilidades con el d\u00eda a d\u00eda de su cargo.<\/p>\n<p>La din\u00e1mica de las reuniones empez\u00f3 a inquietar al Dr.Villa pues no se lograba consenso y el tiempo se estaba agotando, adem\u00e1s para Villa muchos de los procesos actuales eran los correctos y no permit\u00eda el debate. C\u00f3mo el sistema no los soportaba se utilizaron nuevos consultores especializados en la programaci\u00f3n de aplicaciones paralelas al sistema. Con los reportes que se dise\u00f1aron y las modificaciones a los programas est\u00e1ndar del sistema se lograron llegar a acuerdos para la parametrizaci\u00f3n del sistema, sin embargo el tiempo de elaboraci\u00f3n de estas aplicaciones no era el \u00f3ptimo pues para ahorrar costos se contrat\u00f3 a muchos programadores de bajo costo en lugar de a pocos con experiencia comprobada.<\/p>\n<p>De esta manera transcurrieron 6 meses, al final de este tiempo la realidad era que aun no se ten\u00eda piloto completamente configurado y no se hab\u00eda capacitado a nadie, ya quedaban solo tres meses para la salida en vivo.<\/p>\n<p>Muchas de las personas del equipo trabajan tiempo parcial en el proyecto aunque se hab\u00edan nombrado de tiempo completo y esto se deb\u00eda a que eran lo que conoc\u00edan todos los detalles de su puesto funcional en la compa\u00f1\u00eda.\u00a0 Por este motivo y los antes nombrados se corrigi\u00f3 el cronograma de salida en vivo, el Dr Villa replanteo un nuevo cronograma donde planteaba la salida en vivo en un mes mas.<\/p>\n<p>Algunas de las razones para justificar este retraso ante la presidencia de la compa\u00f1\u00eda son:<\/p>\n<p>Mejorar las debilidades del plan de capacitaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Replantear la implementaci\u00f3n de algunos procesos.<\/p>\n<p>Muchas de las personas claves que formaban parte del equipo implementador ten\u00edan que compartir su tiempo con el trabajo del d\u00eda a d\u00eda.<\/p>\n<p>La metodolog\u00eda de configuraci\u00f3n del prepiloto en esta implementaci\u00f3n fue muy particular, consist\u00eda b\u00e1sicamente en lo siguiente: el l\u00edder funcional del modulo daba las directrices y pol\u00edticas de cada proceso, el usuario clave documentaba dichas pol\u00edticas, dicho proceso y lo entregaba al consultor para que este lo configurara en el sistema.\u00a0<\/p>\n<p>Una vez se tenia lista la configuraci\u00f3n, el usuario clave hac\u00eda las pruebas creando ambientes espec\u00edficos para ese proceso, posteriormente los resultados los analizaba el l\u00edder funcional del modulo para dar su aprobaci\u00f3n final.\u00a0 Si no se obten\u00edan los resultados requeridos en dicha prueba, se devolv\u00eda al consultor para realizar ajustes en parametrizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Esta etapa finaliz\u00f3 el 30 de Julio 2007.\u00a0 (Piloto implementado y listo para probar)<\/p>\n<p><em><u>7. Capacitaci\u00f3n a usuarios finales<\/u><\/em><\/p>\n<p>En esta etapa del proyecto se hab\u00eda previsto capacitar el 100% de las personas que ser\u00edan los usuarios de ERP. Por lo apretado del cronograma se decido al final que la mejor estrategia sin sacrificar la salida en vivo para el\u00a0 20 de noviembre era capacitar a personas claves que replicaran la informaci\u00f3n obtenida.\u00a0 Esto se har\u00eda por \u00e1reas y por ciudades, es decir se tra\u00eda una persona de la ciudad de Medell\u00edn que trabajara en la bodega, otra del \u00e1rea de contabilidad, etc. Y luego estaba persona retornaba y replicaba la informaci\u00f3n a los otros usurarios en su ciudad de origen.<\/p>\n<p>En esta capacitaci\u00f3n sucedieron eventos que hac\u00edan pensar al grupo de usuarios que para la salida en vivo se requer\u00eda mas tiempo. Algunos miembros del equipo del proyecto pensaban que necesariamente se necesitaban 6 meses mas debido a que los resultados que hab\u00edan obtenido en el piloto no eran muy consecuentes con lo esperado, sin embargo debido al car\u00e1cter fuerte del Dr Villa estas manifestaciones no se hicieron con mucha fuerza.<\/p>\n<p>Cabe resaltar casos como el siguiente, que ocurrieron en los \u00faltimos d\u00edas de la fase de capacitaci\u00f3n a usuarios finales. Se trata de la conversaci\u00f3n entre la persona que lideraba el modulo de inventarios con sus usuarios finales:<\/p>\n<p>Vilma &#8211;\u00a0 Y As\u00ed hemos terminado la capacitaci\u00f3n en el modulo de inventarios, como ven no est\u00e1\u00a0 complejo y se trabajar\u00e1 de la misma forma como lo est\u00e1n haciendo ahora \u00a8<\/p>\n<p>Rodrigo &#8211; Disculpe Vilma, pero all\u00ed veo que faltan cosas.<\/p>\n<p>Vilma &#8211; Cuales por ejemplo?<\/p>\n<p>Rodrigo &#8211; Cuando vamos a ver la capacitaci\u00f3n en el sistema del manejo de las ubicaciones, recuerda que nuestro almacenamiento se hace con ubicaciones, nosotros tenemos Racks.<\/p>\n<p>Vilma &#8211; racks? y eso qu\u00e9?, C\u00f3mo lo hac\u00edan antes?<\/p>\n<p>Rodrigo &#8211; El sistema viejo ten\u00eda un WM.<\/p>\n<p>Fernando &#8211; Vilma, y el sistema no lo he visto manejar las fechas de los materiales. C\u00f3mo es la rotaci\u00f3n? C\u00f3mo la hace? C\u00f3mo quedo? FIFO, FPC, c\u00f3mo?.<\/p>\n<p>Luego de estos comentarios Vilma, llama a Jorge y le dice:<\/p>\n<p>Jorge, como te parece que en capacitaci\u00f3n me preguntaron por WM, por fechas, y yo no tengo ni idea de que me estaban hablando.<\/p>\n<p>Jorge respondiendo dice, mija usted no hizo nada de eso? y como pensaba que operaban esas bodegas? si v\u00e9, por eso siempre ped\u00ed a Rodrigo, es el que mas conoce de bodegas y como operan, ahora que? Qu\u00e9 piensa hacer?.\u00a0 Lo mejor es que le des la cara al Dr.Villa y le comente de eso, usted vera que le dice, pero eso tiene que ir, eso debe quedar para la salida en vivo, ese es un proceso critico.<\/p>\n<p>H\u00e1gale solo tiene hasta el 31 de diciembre y ya es 10.<\/p>\n<p>Luego de haberle comentado al Dr.Villa\u00a0 \u00e9ste llam\u00f3 a reuni\u00f3n al gerente por parte de la consultor\u00eda y le comento del problema a lo cual, este respondi\u00f3. Va a estar como dificil, ya que en WM, casi no hay consultores de ERP, pero bueno si se necesita, yo lo configuro, tengo algo de conocimiento, adem\u00e1s ese modulo es chimbo.\u00a0 Alcanzamos.<\/p>\n<p>El Dr.Villa respondi\u00f3: claro que se necesita, tenemos centros de distribuci\u00f3n con mas de 10.000 ubicaciones en 15.000 metros cuadrados, estantes de 10 niveles, esto sin el WM no lo opera nadie, sin WM, los operarios de bodega no sabr\u00edan donde est\u00e1n ubicados los materiales, s\u00famele a esto que nosotros en nuestras bodegas de estanter\u00eda utilizamos almacenamiento ca\u00f3tico.<\/p>\n<p>Al final el WM se parametriz\u00f3 con la ayuda de Rodrigo, se realizaron las pruebas no integradas de los procesos mas cr\u00edticos, esto tardo 8 d\u00edas.<\/p>\n<p><em><u>8. Desarrollo del Piloto de Prueba<\/u><\/em><\/p>\n<p>El principal objetivo de este prototipo principalmente era hacer escenarios para probar la integraci\u00f3n del sistema de informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Cada l\u00edder de modulo desarrollaba y probaba de manera independiente su proceso. El \u00faltima paso para concluir y aprobar dicha practica y la configuraci\u00f3n del sistema era la prueba de integraci\u00f3n, es decir la ejecuci\u00f3n de todo un proceso a trav\u00e9s de los diferentes m\u00f3dulos y an\u00e1lisis de resultados obtenidos al final de la cadena,<\/p>\n<p>Este an\u00e1lisis se hac\u00eda conjuntamente entre todos los lideres que interven\u00edan en el proceso, por ejemplo para vender un producto, se requer\u00eda:<\/p>\n<p>Planear la demanda.<\/p>\n<p>Planear la solicitud de pedido a la planta (no se ten\u00eda el modulo de producci\u00f3n).<\/p>\n<p>Confirmar el pedido a planta.<\/p>\n<p>Recibir el pedido a planta.<\/p>\n<p>Almacenar el producto terminado<\/p>\n<p>Crear el pedido de ventas del producto terminado.<\/p>\n<p>Despachar el producto terminado<\/p>\n<p>Facturar<\/p>\n<p>Liquidar la cartera y cobrar al cliente<\/p>\n<p>Analizar el resultado obtenido por la venta.<\/p>\n<p>Para ello se organizo un cronograma, donde se presentaban las fechas de cada una de las pruebas y las personas que deb\u00edan estar para aprobar el proceso, o modificarlo en el caso de ser necesario.<\/p>\n<p>En esta etapa se evidencio la falta de integraci\u00f3n al momento de la configuraci\u00f3n del sistema.\u00a0 Hab\u00edan pruebas que tardaban hasta tres d\u00edas mas de lo previsto, dado esto fue necesario aplazar 20 d\u00edas mas el resto de actividades.<\/p>\n<p>Al final se obtuvo un piloto, probado de manera integral y aprobado por los responsables y los l\u00edderes funcionales.<\/p>\n<p>Nota: Cabe resaltar que en estas pruebas no participaron los funcionarios que trabajaban en el d\u00eda a d\u00eda, esto sucedi\u00f3 b\u00e1sicamente para el m\u00f3dulo de inventarios, para los otros m\u00f3dulos un d\u00eda especifico se invitaron personas del \u00e1rea funcional y se les mostr\u00f3 como operaba el nuevo sistema. En el modulo de inventarios, aunque se tuvo la intenci\u00f3n no se pudo debido al costo.<\/p>\n<p><em><u>9. Salida en vivo.<\/u><\/em><\/p>\n<p>El sistema arranco el primero de enero de 2008. Se implementaron los m\u00f3dulos de Finanzas, Inventarios, Ventas y Distribuci\u00f3n :<\/p>\n<p>Para la salida en vivo en oficina central se concentraron todos los consultores y responsables de cada modulo.\u00a0 En las diferentes plantas del pa\u00eds se concentraron los l\u00edderes funcionales de cada modulo.<\/p>\n<p>Las operaciones arrancaron con fallas a nivel pa\u00eds, las fallas mas graves que se presentaron son:<\/p>\n<ul>\n<li>No se pudo facturar nada<\/li>\n<li>EL sistema de WM, quede mal cargado, la confiabilidad en inventarios bajo a 45 %.<\/li>\n<li>No se pod\u00edan ingresar los materiales despachados por los proveedores, por lo cual, tampoco se pod\u00edan liquidar las cuentas por pagar.<\/li>\n<li>Los pedidos tomados a los clientes no se pod\u00edas grabar en el sistema de manera colectiva, era necesario cargar los pedidos manualmente.<\/li>\n<li>La informaci\u00f3n financiera, se cargaba de manera errada.<\/li>\n<\/ul>\n<p>De esta manera transcurrieron 15 d\u00edas, con soluciones moment\u00e1neas y planes de contingencia, pero ninguna soluci\u00f3n definitiva.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>HAY VIDA DESPUES DE UN ERP? Eran las 5:30 a.m. del 30 de Enero del a\u00f1o 2008, pleno cierre del mes, ya estaba amaneciendo y la actividad en el centro de distribuci\u00f3n era incesante. Se ve\u00edan caras de angustia y cansancio, los insultos y los reclamos se o\u00edan por todos los rincones, las tareas eran &hellip; <a href=\"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/2008\/10\/03\/2\/\" class=\"more-link\">Seguir leyendo <span class=\"screen-reader-text\"><\/span> <span class=\"meta-nav\">&rarr;<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":55,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-2","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-general"],"aioseo_notices":[],"rttpg_featured_image_url":null,"rttpg_author":{"display_name":"Andres Lopez Astudillo","author_link":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/author\/16685083\/"},"rttpg_comment":13,"rttpg_category":"<a href=\"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/category\/general\/\" rel=\"category tag\">General<\/a>","rttpg_excerpt":"HAY VIDA DESPUES DE UN ERP? Eran las 5:30 a.m. del 30 de Enero del a\u00f1o 2008, pleno cierre del mes, ya estaba amaneciendo y la actividad en el centro de distribuci\u00f3n era incesante. Se ve\u00edan caras de angustia y cansancio, los insultos y los reclamos se o\u00edan por todos los rincones, las tareas eran&hellip;","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/users\/55"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.icesi.edu.co\/blogs\/hayvidadespuesdeunerp\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}