MODELO PARA LA ELABORACIÓN DE UN PLAN DE NEGOCIOS PARA LAS EMPRESAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS
ANDRÉS VARGAS URZOLA
Ingeniero Mecánico, Universidad de los Andes. Bogotá, Colombia. Especialista en Administración de Empresas, Universidad del Rosario. Bogotá, Colombia. Curso de posgrado en Tecnología Laboratorium Für Künststoffechnik. Viena, Austria. Magíster en Administración de Empresas-MBA. Tulane University, New Orleans, USA, Universidad Icesi. Cali, Colombia. e-mail: teklin@andinet.com
RESUMEN
Las microempresas y las empresas medianas y pequeñas, conocidas con la sigla Pymes, han venido cobrando cada vez más importancia tanto en su contribución a la economía de Colombia, como al bienestar de sus habitantes, al ir ganando participación a las grandes empresas en el volumen de producción y las plazas de empleo generadas en el país. Igualmente, las empresas de estas categorías han venido aumentando su participación en la cantidad de puestos de trabajo en Colombia, en la producción, en el Producto Interno Bruto y en las exportaciones.
En 1998, según el estudio desarrollado por el Banco Interamericano de Desarrollo y el Centro de Desarrollo Empresarial se encontró que la principal debilidad que tienen las Pymes colombianas es la planeación.
Para efectos de llevar a cabo la planeación de sus negocios, los empresarios cuentan con algunos recursos externos a la empresa. Las entidades que pueden prestar ayuda a los empresarios en sus procesos de planeación son de dos tipos: instituciones cuyo objetivo es promover la creación y desarrollo de empresas y empresas privadas dedicadas a actividades de consultoría, con fines comerciales. No obstante, hay un vacío en lo referente a recursos que les permitan llevar a cabo sus propios procesos de planeación.
Como conclusión de lo anterior, se encontró que sería importante para los empresarios colombianos contar con una herramienta que les sirviera de ayuda para desarrollar sus procesos de planeación, sin requerir la intervención de entes externos a la empresa.
Para elaborar el modelo de plan de negocios se utilizó el marco conceptual desarrollado por Kenneth Andrews y presentado por Henry Mitzberg en su libro El proceso estratégico1.
El modelo inicia con la interacción entre los diversos elementos de la formulación de la estrategia, desde el reconocimiento de la responsabilidad no económica ante la sociedad, los valores personales de los administradores, los recursos de la empresa y la identificación de las oportunidades y los riesgos. La definición de la estrategia corporativa está enmarcada dentro de los propósitos y políticas que definen su empresa y su campo de acción.
Los procesos definidos en el desarrollo de la estrategia implican la consideración de los elementos del entorno, las oportunidades y los riesgos, las capacidades de la organización, los recursos corporativos y las competencias, de manera que se logre identificar la mejor coincidencia entre las oportunidades y los recursos.
Una vez definida la estrategia se requiere llevar a cabo la implantación del modelo, tomando las acciones necesarias para lograr los resultados definidos. Dentro de esta implantación se tienen en cuenta la estructura y las relaciones dentro de la organización, los procesos y comportamientos organizacionales y el liderazgo requerido para el logro de los resultados.
A partir de los pasos definidos anteriormente, se puede diseñar una estructura básica para el desarrollo de la estrategia y sus correspondientes planes de ejecución.
La estructura del modelo desarrollado tiene en cuenta no sólo los factores enunciados anteriormente, sino también la forma que deberá tener el empresario de definir sus políticas y planes de acción y la medición de los mismos.
Partiendo del modelo conceptual se definió la estructura de la herramienta. Esta cuenta con un texto que sirve de cuerpo al plan que va desarrollando el empresario a medida que sigue los pasos indicados en el proceso de planeación y, al avanzar en los pasos de la planeación, el empresario encuentra hipervínculos que lo llevan a las páginas que contienen las explicaciones conceptuales y las ayudas que se han incluido y le permiten la comprensión y aplicación de los elementos del plan.
En una primera etapa se desarrolla el concepto de misión y la evaluación de los factores externos a la empresa, es decir, el entorno y los competidores. Dentro de este mismo módulo tiene lugar el análisis estratégico hasta llevar a los objetivos financieros y no financieros del negocio.
A continuación se estudia el proceso de definición de las estrategias básicas del negocio. Una vez definidas éstas, se concretan los planes básicos para la ejecución de las estrategias, es decir, el plan de mercadeo, el plan operativo, el plan de ejecución y el plan financiero. Este último es la expresión, en cifras, de la forma como el negocio va a cumplir con sus planes y lograr los objetivos que se han definido.
De acuerdo con lo necesario en cada sección, el empresario cuenta con las siguientes ayudas:
En conclusión:
PALABRAS CLAVES
Pymes, planeación estratégica, plan de negocios, estrategia, herramienta de planeación.
INTRODUCCIÓN
Las microempresas y las empresas medianas y pequeñas, conocidas de manera genérica con la sigla Pymes, han venido cobrando cada vez más importancia, tanto en su contribución a la economía de Colombia como al bienestar de sus habitantes, al ir ganando participación a las grandes empresas en el volumen de producción y las plazas de empleo generadas en el país.
Como se verá a continuación, la debilidad más importante que tienen las Pymes es su planeación.
Según la ley 590 de 2000, las siguientes son las definiciones para Colombia de los términos microempresa, pequeña empresa y empresa mediana.
Como se puede observar en el Gráfico 1, las empresas micro, pequeñas y medianas han venido aumentando su participación en la cantidad de puestos de trabajo en Colombia, pasando de poco más del 50% en 1991 hasta un 55% en 1998.
El Gráfico 2 muestra la importancia de las empresas micro, pequeñas y medianas en la producción en Colombia. En 1991 su participación no llegaba al 40% y ya en 1998 estaba en el 44%.
En 1998, según el estudio desarrollado por el Banco Interamericano de Desarrollo y el Centro de Desarrollo Empresarial, las empresas micro, pequeñas y medianas aportaban el 25% del Producto Interno Bruto del país. Adicionalmente representaban el 25% de las exportaciones manufactureras. Igualmente, en términos de valor, constituían el 50% de los salarios totales.
El mismo estudio mostró que las Pymes poseen una competitividad muy inferior a lo mínimo requerido para poder ser exitosas. En el Gráfico 3 se muestra cómo el promedio del país es del 58%, cuando el mínimo aceptable es del 70%.
De la misma manera, el estudio encontró que la principal debilidad que tienen las Pymes colombianas es la planeación, encontrándose esta área en un 49%, tal como se ilustra en el Gráfico 4.
La tendencia actual en el mundo es hacia una gradual disminución de la dependencia total que los individuos tenían en el pasado de su empleo. En los países desarrollados se observa cómo, cada vez más, las personas buscan generar sus propias fuentes de trabajo. De igual manera, las empresas pequeñas y medianas pueden convertirse en un poderoso motor de la economía si logran desarrollarse y llegar a ser competitivas en el entorno globalizado en el que se deben mover.
Según el documento "Promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana, Ley Mipyme, una nueva política de Estado para el sector", publicado por el Ministerio de Desarrollo Económico en 2000 "de nada vale una política pública eficiente para las Pyme, una sofisticada tecnología o una eficiente asistencia técnica..." y "en el momento que se adquiera una mentalidad y una conciencia moderna... se podrán tener soluciones más rápidas y eficientes".
HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN DISPONIBLES PARA LOS EMPRESARIOS COLOMBIANOS
Para efectos de llevar a cabo la planeación de sus negocios, los empresarios cuentan con algunos recursos externos a la empresa. Adicionalmente, sería importante que contasen con otros que puedan utilizar sin requerir la monitoría o la ayuda de personas o entidades externas.
En realidad los empresarios colombianos pueden encontrar una serie de ayudas por parte de entidades especializadas. Estas entidades son de dos tipos, instituciones cuyo objetivo es promover la creación y desarrollo de empresas, y empresas privadas dedicadas a actividades de consultoría, con fines comerciales. No obstante, hay un vacío en lo referente a recursos que les permitan llevar a cabo sus propios procesos de planeación.
Dentro de los recursos externos disponibles, se cuentan:
Los recursos para el uso dentro de la empresa con los cuales podrían contar los empresarios son:
Al hacer una evaluación de las posibilidades con las que cuentan los empresarios en las categorías enunciadas anteriormente, se obtienen las siguientes conclusiones:
Modelos vía internet
Software especializado. El único software especializado como ayuda para la elaboración de planes de negocios que se encontró es el Business Plan Pro 4.0 de Palo Alto Software.
BIBLIOGRAFÍA DISPONIBLE
MODELO CONCEPTUAL
Para el desarrollo del modelo de plan de negocios se utilizó el marco conceptual desarrollado por Kenneth Andrews y presentado por Henry Mintzberg en su libro El proceso estratégico2.
El modelo ilustrado en el Gráfico 5 inicia con la interacción entre los diversos elementos de la formulación de la estrategia, desde el reconocimiento de la responsabilidad no económica ante la sociedad, los valores personales de los administradores, los recursos de la empresa y la identificación de las oportunidades y los riesgos.
La definición de la estrategia corporativa está enmarcada dentro de los propósitos y políticas que definen su empresa y su campo de acción. En el Gráfico 6 se observa el proceso de desarrollo de la estrategia.
Los procesos allí definidos implican la consideración de los elementos del entorno, las oportunidades y los riesgos, las capacidades de la organización, los recursos corporativos y las competencias, de manera que se logre identificar la mejor coincidencia entre las oportunidades y los recursos.
Una vez definida la estrategia se requiere llevar a cabo la implantación del modelo ejecutando las acciones para lograr los resultados definidos. Dentro de esta implantación se tienen en cuenta la estructura y las relaciones dentro de la organización, los procesos y comportamientos organizacionales y el liderazgo requerido para el logro de los resultados. En el Gráfico 7 se muestran los procesos relacionados con la planeación que forman parte de la implantación.
A partir de los pasos citados anteriormente, se puede definir una estructura básica para el desarrollo de la estrategia y sus correspondientes planes de ejecución.
Tal como lo señala Mintzberg: "Una estrategia es, para nuestros propósitos, un conjunto de objetivos, políticas y planes que, considerados en conjunto, definen el alcance de la empresa, así como su modo de supervivencia y éxito"3.
Basados en lo anterior la estructura del modelo a desarrollar tendrá en cuenta no sólo los factores enunciados dentro de los modelos de los Gráficos 7 y 8, sino también la forma que deberá tener el empresario de definir sus políticas y planes de acción y la medición de los mismos.
ESTRUCTURA DE LA HERRAMIENTA
Partiendo del modelo conceptual presentado, se definió la estructura de la herramienta, la cual está definida según muestran los Gráficos 8 al 12.
El modelo cuenta con un texto que sirve de cuerpo al plan que va desarrollando el empresario, a medida que sigue los pasos indicados en el proceso de planeación.
Al avanzar en los pasos de la planeación, el empresario encuentra hipervínculos que lo llevan a las páginas que contienen las explicaciones conceptuales y las ayudas que se han incluido y le permiten la comprensión y aplicación de los elementos del plan.
En una primera etapa se desarrolla el concepto de misión y la evaluación de los factores externos a la empresa, es decir, el entorno y los competidores.
Dentro de este mismo módulo se desarrolla el análisis estratégico hasta llevar a los objetivos financieros y no financieros del negocio.
A continuación se plantea el proceso de definición de las estrategias básicas del negocio. Una vez definidas éstas, se concretan los planes básicos para la ejecución de las estrategias, es decir, el plan de mercadeo, el plan operativo, el plan de ejecución y el plan financiero. Este último es la expresión, en cifras, de la forma como el negocio va a cumplir con sus planes y lograr los objetivos que se han definido.
Ayudas para la planeación
De acuerdo con lo necesario en cada sección, el empresario cuenta con las siguientes ayudas:
El Gráfico 13 muestra el detalle de las ayudas contenidas en cada una de las secciones del modelo.
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta que un empresario real participó en el desarrollo del modelo, utilizándolo en la planeación de su empresa, proporcionando al autor retroalimentación sobre la facilidad de uso y haciendo sugerencias sobre la forma de hacer el modelo más práctico, se citan a continuación algunos de sus comentarios:
"Es un modelo que permite analizar y tener en cuenta variables importantes para el desarrollo del negocio. Variables que sin una guía fácil de entender, bien estructurada, se pasarían por alto o no se les daría la importancia que tienen".
"Da una visión clara, amplia y contundente acerca de todo el negocio, permitiendo crear un plan de acción detallado para todas las funciones de la empresa".
"Permite la presupuestación y control de la empresa".4
RECOMENDACIONES
NOTAS AL PIE DE PÁGINA
1. MINTZBERG, Henry y James B. QUINN. El proceso estratégico. Prentice-Hall, 1993.
2. MINTZBERG, Henry. Op. Cit. Págs. 54-60.
3. Ibid. Pág. 61
4. Fuente: Diana Madrigal. Gerente de Grafi-Center Ltda. Cali, junio 2001.
BIBLIOGRAFÍA
AAKER, David. Managing Brand Equity. New York: The Free Press. 1991.
AAKER, David. Building Strong Brands. New York: The Free Press. 1996.
DAVIS, Kevin. Getting Into your Customer´s Head. New York: Time Business. (Random House). 1996.
ESCOBAR, Weimar, et al. Principios de Contabilidad. Cali: Fundación Carvajal. 1989.
ESCOBAR, Weimar, y Pedro SARDI. Proyectos de Inversión. Cali: Fundación Carvajal. 1989.
GUMPERT, David E. Successful Business Plan. Boston: INC Magazine Press. 1990.
LAMBIN, Jean Jacques. Marketing Estratégico. Madrid: McGraw Hill. 1995.
LEVINSON, Conrad Jay y Charles, RUBIN. Guerrilla Marketing Online. USA: Houghton Mifflin Company 1995.
KOTLER, Philip. Dirección de la Mercadotecnia. México: Prentice Hall. 1996.
KOTLER, Philip. Manual de la Mercadotecnia. 3 Tomos. México: Prentice Hall. 1995.
LEVINSON, Conrad Jay. Guerrilla Advertising. Boston: Houghton Mifflin Company. 1994.
MAYNARD, H.B. Manual de Ingeniería y Organización Industrial. Barcelona: Ed. Reverté. 1985.
OGILVY, David. Ogilvy On Advertising. New York: Vintage Books. 1983.
OHMAE, Kenichi. La mente del estratega. México: McGraw Hill. 1982.
POLANCO, Luis y Gonzalo SINISTERRA. Análisis Financiero. Cali: Fund. Carvajal. 1989.
PORTER, Michael. On Competition. Harvard Business School Press. November-december. 1998.
RIES, Al y Jack TROUT. Posicionamiento. México: McGraw Hill. 1989.
RIES, Al y Jack TROUT. Las 22 Leyes Inmutables del Marketing. México: McGraw Hill. 1986.
TROUT, Jack y Steve RIVKIN. El nuevo posicionamiento. México: McGraw Hill. 1996.
SARDI, Pedro. Costos. Cali: Fundación Carvajal. 1989.
TROUTH, Jack y Steve RIVKIN. El nuevo posicionamiento. Madrid: McGraw Hill. 1996.
VARELA, Rodrigo. Innovación empresarial. Bogotá: Pearson. 2001.
VELANDIA, Nubia (Compilado por) Plan Único de Cuentas para Comerciantes. Colombia: Legis Editores S.A. 2001.
BIBLIOGRAFÍA VÍA INTERNET
MC NAMARA, Carter. Business Planning. The Management Assistant Program for Non-Profits. 1999. http://www.mapnp.org.
DEION, Mark S. Business Plan Outline. Deion and Associates. 2001. http://www.BusinessOn.com.consult
Us Small Business Administration. Business Plans. 2001. http://www.zone.witcc.com/inventor/business.outline.htm
About. Com. Small Business information. 2001. http://sbinformation.about.com/smallbusiness/sbinformation/library/reference/busplan/blbpouta.htm
HOWARD, Kathryn. Business Plan Outline. Smartbiz.com. 2001 http://www.smartbiz.com
LAWRENCE, Stephen R. Elements of a Complete Business Plan. College of Business and Administration.University of Colorado. 1999. http://bus.colorado.edu/faculty/lawrence/documents/busplan.htm
SOFTWARE ESPECIALIZADO
Business Plan Pro 4.0. Palo Alto Software.2000. www.paloalto.com