MODELO PARA EVALUACIÓN DE GESTIÓN DE EMPRESAS INDUSTRIALES DEL SUBSECTOR DE COSMÉTICOS

OMAR DE JESÚS MONTILLA GALVIS

Contador Público, Universidad Libre; especialista en gerencia financiera con énfasis internacional, Universidad Libre; magíster en administración, Universidad del Valle; profesor asociado, Universidad del Valle; director Grupo de Investigación en Contabilidad, Finanzas y Gestión Pública; reconocido Colciencias - 2002.

Fecha de recepción: 15-3-2004 Fecha de aceptación: 26-7-2004


ABSTRACT

This article discusses a proposal for a management evaluation model that is applicable to large companies in the cosmetic manufacturing industry. The proposed model is the result of both field and theoretical research. It is one of the developments of the research project called "Management Evaluation Models", which is now being carried out by the Accounting, Finance and Public Management Research Group

This first research development is associated with the study conducted at large companies in the cosmetic manufacturing industry in Valle del Cauca.

KEY WORDS

Evaluation models, manufacturing companies, management evaluation.

RESUMEN

El presente artículo muestra una propuesta de modelo de evaluación de gestión aplicable a las empresas industriales del subsector de cosméticos, producto de investigación teórica y de campo, como avance del proyecto de investigación titulado Modelos de evaluación de gestión, que se realiza dentro del Grupo de Investigación en Contabilidad, Finanzas y Gestión Pública.

Este primer avance de investigación corresponde al estudio realizado en empresas industriales del subsector de cosméticos en el Valle del Cauca.

PALABRAS CLAVES

Modelos de evaluación, empresas industriales, evaluación de gestión.


PRESENTACIÓN

Un modelo de evaluación de gestión integral es fundamental para conocer la situación real de una empresa y sirve de apoyo para el logro de los objetivos propuestos, la agilidad en la toma de decisiones gerenciales y la solución oportuna de los problemas.

Con este modelo se busca proporcionar una información clara y concisa, de tal manera que la empresa esté en capacidad de detectar y superar por anticipado y en forma proactiva momentos de crisis, basándose en la información suministrada por el modelo, de tal forma que permita preparar estrategias y poner en marcha tácticas para alcanzar el éxito.

Todas las empresas, sin importar su tamaño ni su actividad económica, se deben adaptar a diversas situaciones, bien sea que éstas traigan como resultado períodos de éxito o de crisis.

Con frecuencia los administradores de una empresa se ven enfrentados a situaciones que conllevan a replantear estrategias, políticas y objetivos.

El modelo tradicional de empresa ha evolucionado y se requiere de nuevos modelos de gestión que permitan optimizar los recursos, mejorando los resultados y la rentabilidad.

Fenómenos como la apertura económica han obligado a los empresarios a mejorar aspectos de sus empresas, tales como la calidad de sus productos, mejoramiento de la tecnología, eficiencia de sus procesos productivos, diversificación de sus productos, mejoramiento del nivel educativo de sus empleados, mejoramiento del servicio al cliente,entre muchos otros, esto con el fin de lograr competitividad.

Algunas empresas han aprovechado esta situación para buscar nuevos negocios en el exterior, incrementando sus exportaciones y buscando alianzas comerciales con empresas extranjeras.

Las empresas se ven enfrentadas a la fuerte competencia originada con la apertura económica, razón por la que deben buscar ser cada vez más eficientes y competitivas.

Se enfrentan también al crecimiento y, por lo tanto, deben tomar decisiones de ampliación de capacidad, lo que requiere por lo general de grandes inversiones y de decisiones que deben ser evaluadas y analizadas con sumo cuidado.

Una gestión empresarial ineficiente puede llevar a una empresa al fracaso. Uno de los problemas más frecuentes encontrados en las empresas es la falta de un modelo que permita la evaluación de la gestión empresarial de manera integral.

Es de gran importancia, para examinar la real situación de la empresa, detectar los problemas existentes y sus causas y evaluar, en orden de importancia, cada uno de ellos, buscando las soluciones adecuadas.

Permitirá también conocer las fortalezas y medir el nivel de productividad de su actividad económica, que es el que determina el grado de competitividad.

Para la toma de decisiones gerenciales de manera eficaz y oportuna se hace necesario contar con el apoyo de un modelo, que permita la evaluación de la gestión integrada de las diferentes áreas, en la empresa.

Por todo lo anterior, el Grupo de Investigación en Contabilidad, Finanzas y Gestión Pública, elaboró esta propuesta de modelo de evaluación de gestión, aplicable a las empresas industriales del subsector de cosméticos; modelo que fue construido a partir de investigaciones teóricas y de campo en empresas de este sector en el Valle del Cauca, modelo que de igual forma es probado en una de las empresas mas representativas del sector. Cabe destacar que la contextualización corresponde a la estructura tipo de las empresas de esta índole.

JUSTIFICACIÓN DEL MODELO

Actualmente los socios, directivos, empleados, clientes, proveedores y consumidores de una empresa, requieren de agilidad en la toma de decisiones;por lo tanto es indispensable que la información sea suministrada de manera oportuna, eficaz y en forma sencilla de comprender sin tener que recurrir a extensos y complejos informes.

En la actual época es fundamental contar con un buen sistema de procesamiento de información, ya que este es el punto de partida para cualquier análisis y evaluación de gestión.

Un sistema de evaluación de gestión integral será muy útil y servirá de apoyo para la gestión empresarial facilitando el logro de los objetivos propuestos.

La aplicación de este modelo permitirá analizar la situación de la empresa,abarcando todas sus áreas y su nivel de gestión, para observar y analizar la empresa como un sistema integrado y no como departamentos y áreas aisladas; al mismo tiempo que permitirá detectar los procesos que se deben mejorar o cambiar, sirviendo de base para la toma de decisiones gerenciales.

Se justifica este modelo por los beneficios que genera para los propietarios, clientes, proveedores y empleados, en la medida que la empresa podrá contar con un modelo de evaluación de gestión integral que le permite obtener mejores resultados, como consecuencia de la toma de decisiones oportunas y eficaces, que redundarán en beneficio de todos los involucrados en el negocio.

1. MARCO TEÓRICO

1.1 Evaluación integral de la gestión empresarial

El control de la gestión empresarial se puede clasificar de acuerdo con el período que abarca sus análisis rutinarios o de evaluación final.

Los rutinarios son aquellos que se efectúan durante la marcha de un plan con el objetivo de realizar ajustes o correcciones a las desviaciones.

En tanto el de evaluación final es un control que se realiza al terminar un ciclo y su objetivo es verificar si los resultados alcanzados fueron los planificados, a efecto de ratificar o reformular el plan. A la hora de efectuar los controles sobre la gestión en empresas es necesario recordar las características particulares que las distinguen.

Una correcta evaluación de la gestión empresarial sugiere un análisis integral de los resultados en diferentes aspectos: económicos, financieros, patrimoniales y productivos, entre otros, siendo el sentido de su implementación el encontrar información que permita mejorar los procesos de gestión. Existen distintas propuestas metodológicas destinadas a la evaluación de la gestión empresarial, las que coinciden en destacar como acciones principales la recopilación de datos, los cálculos de resultados, el análisis de información, la elaboración de conclusiones y de recomendaciones.

1.1.1 Recopilación de datos: La evaluación global de la gestión empresarial requiere de cierta información básica que dé una imagen de la evolución económica, patrimonial y global de la empresa. Esta información se extrae de los registros de inventarios de almacén, bienes, realización de actividades y otros similares.

1.1.2 Cálculo de los resultados: Con el supuesto que el objetivo de una empresa debería ser la obtención del máximo beneficio económico y su crecimiento, el que se pretende alcanzar con el manejo eficiente de los recursos. Los resultados centrales del análisis serán: el ingreso neto, la variación patrimonial y la rentabilidad.

1.1.3 Análisis de información: El control integral de la gestión empresarial deberá considerar análisis de los diferentes aspectos del negocio, a saber, el análisis patrimonial se concentra en observar cómo ha quedado la empresa en cuanto a su patrimonio, su solvencia y liquidez para hacer frente a deudas al finalizar el ciclo de gestión, observando la evolución respecto a situaciones anteriores.

Para realizar un análisis integral no sólo es importante lo que sucedió globalmente sino también cuál fue el resultado obtenido por cada una de las actividades realizadas durante el ciclo productivo.

1.1.4 Elaboración de conclusiones y recomendaciones: El objetivo de mejorar los procesos de gestión empresarial exige de los procesos evaluatorios el análisis de los resultados, pero principalmente debe obtener como producto conclusiones y recomendaciones. A tal efecto es necesario identificar aspectos positivos y negativos de la gestión.

Sobre los aspectos negativos detectados se deberán identificar las relaciones causa-efecto de los mismos, a fin de detectar los problemas que impiden un mejor funcionamiento de la empresa. Esta información deberá sentar bases para la búsqueda de soluciones superadoras que tomarán en cuenta las futuras planificaciones.

2. DISEÑO DEL MODELO

Para el diseño del modelo de evaluación de gestión integral para empresas industriales del subsector de cosméticos, se ha tomado como referencia el modelo administración en una página, de Riaz Khadem y Robert Lorber, porque permite de una manera sencilla y clara tener una visión global de la empresa.

Tomando como base este modelo se ha diseñado un informe de una página en el que se presenta la situación de las cuatro áreas más representativas de una empresa industrial.

Este modelo, que optimiza el manejo de la información, sirve para la evaluación integral de la empresa y la toma oportuna de decisiones gerenciales tendientes a lograr el éxito.

2.1 Formulación

La investigación de campo nos permite tomar como estructura tipo una distribución de cuatro áreas que abarcan todo el funcionamiento de la empresa, donde se realizó un análisis detallado de éstas y sus principales funciones, definiendo con expertos de cada área los principales indicadores ajustables a la empresa, buscando que sean claros y basados en los objetivos de cada área, para finalmente asumirlos en el modelo de evaluación de gestión integral.

Este modelo de evaluación mejorará la efectividad de la empresa permitiéndole detectar de manera oportuna problemas internos y externos, y contribuirá a que la organización sea más competitiva.

2.1.1 Área de producción: Esta área tiene a su cargo los siguientes departamentos: fabricación, envase y empaque, bodega de materiales, bodega de producto terminado, mantenimiento y compras.

El objetivo de esta área es la actividad de producción, buscando la optimización de los procesos productivos, para fabricar productos de manera oportuna y con los estándares de calidad exigidos.

Entre sus metas están la eficiencia en la producción, el mantenimiento preventivo de la maquinaria y del equipo, el control de los ciclos de producción, prevenir y controlar desperdicio, velar porque la producción se realice dentro de las buenas prácticas de manufactura; también tiene a su cargo la coordinación logística de la empresa.

2.1.2 Área de mercadeo y ventas: Esta área es la encargada de la actividad de mercadeo, buscando llegar a los clientes y consumidores de manera eficaz y oportuna. Siempre están en la búsqueda de la innovación de nuevos productos que suplan las necesidades de los clientes. Su objetivo básico es la satisfacción de los clientes y los consumidores.

Entre sus metas están el lograr volúmenes de venta adecuados, buscar siempre incrementar su participación en el mercado, capacitación constante de la fuerza de ventas, buscar óptimos canales de distribución, innovación en las líneas de productos, estrategia de publicidad, investigación de mercado, estudio y fijación de precios a los productos.

2.1.3 Área financiera: La gerencia financiera tiene a su cargo los siguientes departamentos: Contabilidad, Costos y presupuestos, Crédito y Cobranzas, Tesorería.

Sus funciones principales son:

2.1.4 Área de gestión humana

Compuesta por nómina, seguridad y prevención de riesgos, servicios generales y salud ocupacional.

Su objetivo es el bienestar de los trabajadores, velando por un buen clima organizacional.

Tiene entre sus principales funciones la elaboración de la nómina, los programas de capacitación, de recreación y salud ocupacional (preventivos y correctivos), selección y entrenamiento de personal, y los programas de seguridad y prevención de riesgos en la compañía.

2.2 Ponderación

Las áreas son de suma importancia, tanto en unidad como en conjunto, por eso se toma la decisión de ponderarlas con igual porcentaje, ya que conllevan a una cadena de negocios que es como se debe ver la empresa. El porcentaje es del 25% para cada una, el que será evaluado con indicadores representativos para el área y para la función que debe cumplir dentro de la empresa, los que fueron seleccionados después de ser estudiados ampliamente con expertos en cada una de las áreas.

De igual forma, a cada indicador de cada una de las áreas, gracias al estudio de campo, se le ha asignado un peso dentro de cada área, para finalmente sacar una ponderación total que permite dar un resultado de la evaluación integral de gestión.

Se tendrá una tabla donde se establece la tendencia y la calificación, a cada tendencia, según el resultado del indicador, se le da un puntaje, el máximo de puntos a obtener por tendencia excelente es de 10 puntos.

Esta tabla de porcentajes se utilizará para los siguientes indicadores: Índice de disponibilidad, índice de producción, índice de calidad, índice de efectividad, cumplimiento de presupuesto de ventas, lanzamiento de nuevos productos, nuevas líneas de negocio, clientes nuevos.

Hay otros indicadores que, por su naturaleza, no pueden ser calificados en esta Tabla 1, razón por la cual, para definir su tendencia se les asigna una tabla propia y son los siguientes: (Tablas de la 2 a la 15).

3. MODELO PROPUESTO

4. FORMA DE CALCULAR LOS DATOS DEL MODELO

SA. = Situación actual del indicador. Se logra aplicando la formulación del indicador a los datos de la empresa, para el período analizado. Éste dará siempre resultados en porcentajes; excepto el indicador de horas perdidas por paros en equipos, que será en horas.

UR = Unidad de referencia. Indica la unidad en la que está expresado el resultado del indicador,ya sea en porcentajes, horas, veces, o días.

TN = Tabla número. Indica el número de la tabla de evaluación para cada tipo de indicador, las que van numeradas del 1 al 15. Por lo tanto se deberá calificar el resultado de ese indicador utilizando la tabla cuyo número aparece en esta casilla.

CC = Calificación cualitativa. Se obtiene de aplicar el resultado del indicador en la tabla de referencia, la que podrá ser: Excelente, Buena, Regular o Mala.

CN = Calificación numérica. A cada calificación cualitativa le corresponde una calificación numérica, que se encuentra en las tablas de referencia, y que puede ser de 10 para excelente, 7 para buena, 4 para regular y 1 para mala.

II = Importancia del indicador. Indica el porcentaje de importancia del indicador dentro del área, el cual viene dado por el modelo, producto de la investigación de campo.

PRI = Peso relativo del indicador. Es el producto de multiplicar CN X II

La sumatoria de esta casilla, para el total. del área, representa su calificación numérica, en una escala de 1 a 10.

GCI = Grado de cumplimiento del indicador. Indica el porcentaje en que cada indicador se ha cumplido.

PIC = Participación del indicador en la calificación. Esta casilla se divide en dos secciones:

CGA = Calificación General de la Gestión por Área. Partiendo del hecho de que a cada área se le asignó un porcentaje del 25%, este resultado se obtiene de dividir la sumatoria de PIC-REAL sobre la sumatoria de PIC-IDEALx 100, lo que da un porcentaje, que hay que mirar en la Tabla 14 para definir su calificación numérica y cualitativa, indicando con ello la calificación de la gestión de la empresa en dicha área.

Evaluación integral de gestión. La sumatoria de PIC-REAL, en las cuatro áreas, indica la calificación numérica de la gestión integral en una escala de 1 a 10.

De otra parte, la sumatoria de PICREAL para las cuatro áreas, dividido sobre la sumatoria de las cuatro áreas del PIC-IDEAL x 100, indica el porcentaje de calificación general de la gestión.

También se puede obtener el porcentaje global de calificación, sumando CGA de cada área y dividiendo por cuatro.

Los porcentajes, así obtenidos, hay que mirarlos en la Tabla 14, para dar la calificación definitiva de la empresa en lo que se refiere a la gestión durante el período evaluado.

5. APLICACIÓN DEL MODELO

5.1 Área de producción

5.2 Área de mercadeo y ventas

5.3 Área financiera

5.3 Área de gestión humana

Con estos indicadores se busca controlar y mejorar el clima laboral dentro de la organización.

MODELO PROPUESTO - PRUEBA

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN

El cuadro-resumen anterior muestra la calificación integral de la gestión de la empresa. En este caso del ejemplo para una empresa industrial del subsector de cosméticos, para un período de un año. Los directivos, y cualquier ente o persona interesado en el funcionamiento de la empresa, podrá tomar las decisiones del caso, ya sean correctivas, como en el área financiera, cuyo desempeño fue regular en el período evaluado; o de reforzamiento e incentivos para otras áreas como la de recursos humanos, cuyo desempeño fue bueno. No obstante la meta es la excelencia, por lo que esta empresa deberá seguir buscando alternativas y estrategias para lograr su óptima meta en cada una de las áreas.

El modelo cumple con dar una visión clara de la situación de la empresa, en cada una de sus áreas, en un formato simplificado que permite visualizar rápidamente el área o actividad que no esté cumpliendo a cabalidad con los objetivos propuestos.

Desde luego, las interpretaciones y análisis de las cifras del modelo podrán diferir de una empresa a otra, pues están de por medio los profesionales que interpreten las mismas, de allí que las estrategias y caminos por seguir pueden diferir de una organización a otra.

6. RECOMENDACIONES GENERALES

7. CONCLUSIONES

El modelo de evaluación es de gran importancia en la empresa, para lograr el cumplimiento de los objetivos trazados, complementados con los indicadores de gestión que son una herramienta útil para controlar, medir y gestionar los correctivos necesarios en cada caso. Este modelo se convierte en una herramienta importante para la eficiente toma de decisiones gerenciales.

El modelo permite visualizar, en un momento determinado, la evolución de la gestión en cada una de las áreas de la organización, tomar decisiones correctivas en caso de detectarse algún desvío de las metas propuestas.

Permite, además, la posibilidad de trabajar la generación del indicador para corregir y modificar las actividades que originan cada uno de ellos; con lo que se puede mejorar hacia el futuro el resultado del indicador y por ende el del área.

Este modelo presenta dos clases de calificación, una numérica y la otra cualitativa, donde la numérica permite incluso hacer comparaciones más detalladas de un período a otro.

El modelo revela, en una sola página, una radiografía condensada de lo que es la situación real de la organización frente al campo de la gestión, ahorrando tiempo y dinero para los directivos y demás interesados en esta información.

El modelo presenta la información para que los analistas e implicados directos e indirectos en la marcha eficiente de la empresa, puedan poner en práctica todos sus conocimientos y habilidades para desarrollar estrategias que mejoren una situación actual, o se mantengan, si es el caso, en una gestión excelente, con buena calificación numérica.


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