CASO
Author: Andres Lopez Astudillo
El reci茅n posesionado Jefe de Materiales del Ingenio Margarita S.A., el ingeniero Sigifredo Porras, acababa de redactar un correo electr贸nico citando a todo su equipo para una reuni贸n de car谩cter urgente ma帽ana a primera hora en la que se requer铆a revisar toda la gesti贸n de compras e inventarios; a ra铆z de lo que consideraba una atenci贸n excesiva e inquietante en su 谩rea de parte de la firma antioque帽a de consultor铆a BEST, especializada en la optimizaci贸n de los recursos financieros.聽 Firma que hab铆a sido seleccionada y contratada en tiempo record por iniciativa de la presidencia con unanimidad de la junta directiva del grupo empresarial al que pertenec铆a el ingenio, como la empresa pionera y m谩s representativa de la divisi贸n az煤car.聽 En la comunicaci贸n Porras les ped铆a a sus colaboradores que analizaran previamente y llevaran a la reuni贸n las posibles causas del incremento excesivo y en tan corto tiempo del valor del inventario de la compa帽铆a, con esto pretend铆a poder realizar un diagn贸stico acertado de la grave situaci贸n a la que hab铆a hecho referencia la semana pasada en una comunicaci贸n a todas las personas del 谩rea.聽 Este tema en especial lo ven铆a preocupando desde que empez贸 a levantar las cifras del 谩rea que le acababan de entregar, aunque sab铆a igualmente que deb铆a atender aspectos relacionados con el servicio que se prestaba los clientes internos del ingenio.
Porras sent铆a que una vez los j贸venes consultores de esta firma entendieron que en realidad la Jefatura de Materiales (Ver Anexo 1), que depende de la Gerencia Financiera, pese a tener este nombre, era la encargada de administrar las compras, los inventarios y las bodegas, se hab铆an vuelto demasiado exigentes con las solicitudes de contestar cuestionarios de hasta cien preguntas y en pedir toda clase de datos e indicadores.聽 Lo que al ingeniero le preocupaba era que esta firma estuviese confirmando las sospechas que ten铆a desde que asumi贸 la Jefatura hace m谩s de un mes, sospechas que se resum铆an en concluir que la gesti贸n de la Jefe anterior dejaba mucho que desear, as铆 esta persona hubiese sido promovida a la Gerencia Financiera.聽 Es m谩s, cre铆a que dicha promoci贸n ten铆a que ver en realidad con aspectos coyunturales relativos a la seguridad personal de uno de los due帽os quien ocupaba dicha gerencia, y no a una cuesti贸n de buenos resultados.
El correo electr贸nico del ingeniero Porras gener贸 un efecto inmediato en todo el personal del 谩rea haciendo que los tres compradores especializados, Piedad, Wendy Vanesa y Jos茅 Mar铆a, se llamaran telef贸nicamente entre s铆 y acordaran reunirse en la cocina para tomarse un caf茅 y hablar del tema de la pr贸xima reuni贸n.聽 As铆 mismo, estuvieron muy de acuerdo en invitar a Darwin, el planeador de materiales.
La primera en hablar fue Piedad, la m谩s veterana de los compradores:
–聽聽聽聽聽聽 Ay no que pesar del ingeniero Porras, pobre hombre!, se ve muy preocupado por todo lo que le va a tocar arreglar cierto?.
聽
–聽聽聽聽聽聽 Claro amiga, es que yo si le digo una cosa ese nuevo sistema, el tal ERP, se pens贸 que iba a ser la gran cosa y hasta ahora nada de nada, yo no siento que me haya optimizado el trabajo, al contrario por un lado tengo que andar corriendo a toda hora porque a todos los que trabajan en esta bendita empresa les queda facilito hacernos solicitudes y medirnos la gesti贸n, no ve que los ingenieros est谩n dichosos con el nuevo m贸dulo de producci贸n y mantenimiento del nuevo sistema; y por el otro lado sigo comprando casi que de la misma forma.聽 No me crea tan pendeja y con todo el billete que cost贸 ese sistema鈥 – manifest贸 Wendy Vanesa muy a su estilo frentero de siempre.
–聽聽聽聽聽聽 Y con lo que nos trasnochamos con esos consultores mexicanos.聽 Bueno aunque lo bueno si fue que nos compraron computador nuevo, (risas鈥) 鈥 dijo Jos茅 Mar铆a mientras agitaba su caf茅 con un cuchara para enfriarlo.
–聽聽聽聽聽聽 No pero a la parte seria s铆 ha servido para mejorar la confiabilidad de los inventarios y para tener informaci贸n en tiempo real.聽 O es que a ustedes no les gustan los reportes que se pueden generar, lo m谩s de bonitos no y cada d铆a le descubro cosas nuevas.聽 Pero sabe que Wendisita tiene raz贸n, yo vengo trabajando igualitico que antes.聽 Ah铆 los que deben estar contentos son los del 谩rea contable y los de contralor铆a, a ellos muy seguramente si se les debi贸 arreglar el caminado, como tambi茅n se implementaron los m贸dulos contable y financiero del ERP. 鈥 sentenci贸 Darwin.
–聽聽聽聽聽聽 Bueno pero venga, seriamente, ustedes que van a llevar a la reuni贸n de ma帽ana?. 鈥 pregunt贸 Piedad angustiada.
–聽聽聽聽聽聽 Que va! nada, o es que vos que has hecho para que los inventarios se trepen?聽 Eso lo que hay que hacer es echarle la culpa al tal ERP y a los ingenieros de las otras 谩reas que friegan por todo como ni帽os chiquitos. 鈥 dec铆a Wendy Vanesa.
–聽聽聽聽聽聽 Pilas, p贸ngase pilas, que el ingeniero Porras le gustan las vainas t茅cnicas y no la carreta!.聽 Yo si me voy a analizar qu茅 puede estar cambiando ahora, no vaya a ser que me la monten. 鈥 manifest贸 Darwin al tiempo que se retiraba y daba por terminada la protocolaria reuni贸n.
Mientras tanto en la oficina de Presidencia se llevaba a cabo tambi茅n una reuni贸n de 煤ltima hora en la que la voz predominante era la del Presidente鈥
–聽聽聽聽聽聽 Entonces lo que yo veo es que en esta empresa se est谩 desvirtuando la tesis fundamental que sirve de argumento para invertir una millonada en un sistema ERP como el que tenemos, y es que esa inversi贸n se paga al aumentarse la productividad y optimizarse los recursos del negocio.聽 Porque aqu铆 lo que est谩 pasando es lo contrario, nos gastamos una millonada en un sistema que nos est谩 aumentando los inventarios a unos niveles jam谩s vistos en la historia de esta compa帽铆a.聽 Ahora que mir茅s las cifras Rodolfo Le贸n te das cuenta, es que estamos por encima dos veces del Ingenio Tulip谩n que muele un 30% m谩s que nosotros y por encima del Ingenio Astromelia que se nos parece, no que vaina鈥 – Dec铆a con una visible molestia el Presidente del ingenio mientras caminaba de una lado a otro bordeando la gigantesca y centenaria mesa de juntas que ten铆a en su oficina.
Rodolfo Le贸n, el Primer Vicepresidente y Gerente General, habl贸 apresuradamente:
–聽聽聽聽聽聽 No ser谩 que a ra铆z de la entrada del ERP se est谩n empezando a hacer los ajustes necesarios en los niveles de inventario para operar con normalidad鈥 Bueno creo que no aplica lo que acabo de decir porque antes no oper谩bamos de forma anormal no. 鈥 Una vez concluy贸 cay贸 en cuenta que se hab铆a escurrido en su silla.
聽
–聽聽聽聽聽聽 S铆 ole!. Cu铆date de hacer esos aportes insulsos. 鈥 dijo Mar铆a Lorena, la Contralora General, con una leve mueca de sonrisa.
–聽聽聽聽聽聽 Lo preocupante del tema es que si no es por el informe de BEST no nos damos cuenta r谩pido de lo que est谩 pasando de forma puntual y en el corto plazo.聽 Yo si ven铆a sintiendo dificultades en la liquidez que fue lo que en parte motiv贸 la contrataci贸n de la firma.聽 Ah pero es que como para la junta de esta empresa los inventarios tradicionalmente han sido vistos como un indicador de solidez y respaldo. Ni siquiera permitieron subastar en Junio la millonada que tenemos en chatarra.聽 Ahora, quisiera revisar ma帽ana mismo cu谩les son las gerencias que m谩s tienen responsabilidad en el crecimiento de los inventarios, me imagino que la de f谩brica debe manejarlo muy bien por el tema t茅cnico, no creo que pase lo mismo en la de campo.聽 Y que se atengan todos porque esta vaina me la justifican o me la justifican 鈥 dec铆a el Presidente.
Mar铆a Lorena:
–聽聽聽聽聽聽 Adem谩s doctor como el 谩rea de materiales por no decir otras m谩s es tan pobre en materia de indicadores, y las cifras que hablan de la gesti贸n se miran vencidas cuando se saca el tiempo para hacer comit茅.
Todos hablaban pero no dejaban de mirar el documento que ten铆a en la mano el Presidente y que a煤n no les dejaba ver.聽 Estaban pensando todos en cu谩ndo se los iba a mostrar鈥 y como si les estuviese leyendo el pensamiento lo arroj贸 con un excepcional c谩lculo, de forma que este aterriz贸 justo en el centro de la mesa.
VER ANEXO A, en anexos del caso .
El Presidente:
–聽聽聽聽聽聽 Miren la segunda hoja, por eso es que me tiene tan preocupado el tema del ERP.聽 Aqu铆 lo que hay es un problema de consultor铆a e implementaci贸n.聽 Que se vayan preparando los de materiales y los de sistemas.聽 Ateneo como gerente de sistemas tiene mucho que ver pues 茅l deb铆a armonizar de forma exitosa la migraci贸n al nuevo sistema maravilla.聽 Aunque yo si quiero hablar con Do帽a Hilda porque ahora no s贸lo es la gran jefa sino que hasta el mes pasado era ella la que manejaba el 谩rea.聽 Adem谩s, no es explicable como teniendo este nuevo sistema y unos inventarios tan generosos, seguimos escuchando quejas de ingenieros de f谩brica, campo y cosecha sobre el servicio de materiales, sobretodo se quejan de las demoras en la liberaci贸n de solicitudes de compra y como eso retrasa las diferentes operaciones. No no no, es que por donde se mire esta viana huele feo.
聽
–聽聽聽聽聽聽 Al pobre Porras le toc贸 bailar con la m谩s fea no doctor.聽 Bueno aunque seg煤n recuerdo el comit茅 directivo lo propuso para el cargo por tener m谩s de 15 a帽os de experiencia como jefe de producci贸n y como experto en calidad, adem谩s que se hab铆a detectado la necesidad de manejar el 谩rea de una forma m谩s t茅cnica. 鈥 manifest贸 Maria Lorena.
Sin importar si los dem谩s hab铆an acabado de digerir las cifras o no Rodolfo Le贸n pas贸 a la siguiente hoja sin vacilaci贸n.聽 Al tiempo que exclamaba levemente molesto:
–聽聽聽聽聽聽 No pues claro Presidente como no va a ser, en Agosto salimos en vivo[1], si es que se ve justica la curva.聽 Blanco es gallina lo pone鈥 Tenaz este tema Presidente, esto da hasta para echar a alguien.
聽
[1] Salir en Vivo: significa desmontar el sistema de informaci贸n anterior y realizar las operaciones en el nuevo sistema de informaci贸n implementado.
VER ANEXO B, en anexos del caso
Al d铆a siguiente en la oficina del Jefe de Materiales la reuni贸n empez贸 puntualmente鈥
聽
Los primeros en llegar fueron Sagrario, la secretaria, y los auxiliares del almac茅n Hamilton y Herminsul, seguidos del Jefe del Alamc茅n Agr铆cola Robeiro Robayo.聽 Posteriormente, llegaron Darwin y los tres compradores.
–聽聽聽聽聽聽 Listo! Empezamos? 鈥 pregunt贸 con entusiasmo Sigifredo dando apertura a la improvisada reuni贸n.
–聽聽聽聽聽聽 Falta Matamoros, no viene o que? 鈥 pregunt贸 Piedad, al tiempo que se revisaba a profundidad el estado del esmalte en sus u帽as.
–聽聽聽聽聽聽 No. Est谩 incapacitado. Pero Robeiro lo puede reemplazar pues 茅l ha estado estos d铆as tambi茅n al mando del Almac茅n General. 鈥 sentenci贸 Sagrario con total aplomo.
El ingeniero Porras carraspe贸 levemente pues dada la premura con la que se hab铆a motivado todo esto sent铆a que no sab铆a bien por d贸nde empezar.聽 Pero se llen贸 de valor y retom贸 la palabra nuevamente manifestando lo siguiente:
–聽聽聽聽聽聽 S铆!, el objetivo de esta reuni贸n m谩s que mirar las cifras del crecimiento en los inventarios es evaluar las causas de fondo que est谩n generando esta situaci贸n.聽 Quiero entonces que revisemos todos los factores posibles. 鈥 dec铆a el ingeniero Porras de manera angustiosa.
聽
–聽聽聽聽聽聽 Cu谩les causas Sigifredo si es que para m铆 es clar铆simo: nosotros los compradores nos movemos en funci贸n de las solicitudes de compra que generan directamente en el sistema los usuarios o cuando tenemos un requerimiento planificado por Darwin. 鈥 manifest贸 Piedad, la compradora especializada en repuestos de f谩brica.
–聽聽聽聽聽聽 De acuerdo pero nosotros no podemos hacer de simples ejecutores, por no decir 鈥渄igitadores鈥; tenemos que acompa帽ar nuestras acciones de mucho an谩lisis que nos permita siempre optimizar el recurso.聽 Esa respuesta no se la admito ni ahora ni mientras yo est茅 al mando aqu铆 鈥 dijo el ingeniero Porras.
Como el ambiente se estaba poniendo tenso, a ra铆z del comentario del Ingeniero Porras, de inmediato Wendy Vanesa, apunt贸 lo siguiente:
–聽聽聽聽聽聽 S铆, as铆 suene feo, yo estoy de acuerdo con Piedad ingeniero, cu谩l an谩lisis si primero las solicitudes vienen listas y son m谩s una serie de exigencias que cualquier otra cosa, el proveedor viene preasignado sin ninguna justificaci贸n, la referencia que solicitan es nueva y hay que codificarla por lo que no se tiene historia u otra alternativa.聽 Cuando la solicitud la hace un jefe hay que cotizarle demasiado, todas las solicitudes tienen m谩xima urgencia porque creen que uno se va a demorar esta vida y la otra o les va a comprar lo que no es, las solicitudes de Planeaci贸n las pasa Darwin con los par谩metros de stock m铆nimo y m谩ximo listos.聽 Y segundo, a qu茅 horas vamos a analizar qu茅?, si a煤n estamos procesando manualmente mucha informaci贸n; usted mismo se sorprend铆a cuando lo empezamos a capacitar de la gran cantidad de pasos y secuencias que tiene la rutina de compras en el nuevo ERP.
–聽聽聽聽聽聽 Adem谩s ingeniero en ese sistema tenemos mucha basura que le retrasa a uno el trabajo cuando se hacen consultas, se generan reportes o listados.聽 Con Darwin ve铆amos en estos d铆as que hay m谩s de 20,000 registros de historia de compra que sospechamos son obsoletos y no hemos mirado si pasa lo mismo con el cat谩logo de proveedores.聽 Lo triste del cuento sabe qu茅 es? Que a subir supuestamente la informaci贸n del sistema anterior se le gast贸 cualquier cantidad de tiempo con los consultores mexicanos del ERP. 鈥 manifest贸 Jos茅 Mar铆a, quien llevaba cerca de 20 a帽os comprando todo lo que requer铆an las gerencias de campo y cosecha.
Antes de que otra persona hablara Darwin se apresur贸 a decir:
–聽聽聽聽聽聽 Ingeniero, yo si quiero aclarar algo y es que los usuarios, y me pasa m谩s con los planeadores de materiales de mantenimiento de f谩brica y con los analistas de refiner铆a y tachos, cuando solicitan crear una referencia de planificaci贸n y consumo permanente solicitan ah铆 mismo que se cree con los par谩metros de stock m铆nimo y m谩ximo que ellos consideran los 贸ptimos.聽 Yo vengo hace d铆as revisando ciertas referencias y he ido peluqueando mucha cosa que nos volar铆a los niveles de inventario.聽 Lo que pasa ingeniero es que ellos no tienen claros los procedimientos de compra y no usan la informaci贸n del sistema para hacer solicitudes de planeaci贸n consistentes.聽 Y para serle sincero yo siento que hay mucha libertad para pedir, o que lo digan los compradores.聽 (Ver Anexo 2).
聽
Comentario que de inmediato aprobaron Socorro, Wendy y Jos茅 Mar铆a.
–聽聽聽聽聽聽 Vea ingeniero Porras yo quiero manifestar algo para confirmar lo 煤ltimo que dijo Darwin, y es que uno se da cuenta en el almac茅n, y lo habl谩bamos con Matamoros el otro d铆a, de c贸mo llegan materiales nuevos cuando se podr铆an usar otros que tenemos en stock hace tiempo, sobretodo pasa en los filtros, soldaduras, tuber铆a y en general en la clase de ferreter铆a.聽 Por otra parte, muchas veces se compran cosas por solicitud de los ingenieros y nadie revisa que eso se consuma en cierto tiempo.聽 Mejor dicho ingeniero: como si esta empresa diera leche, me entiende? 鈥 dijo Robeiro Robayo.
–聽聽聽聽聽聽 Tiene mucha raz贸n se帽or, si usted mira, as铆 sea por encima las cifras del inventario, se da cuenta que hay a la fecha 5,600 millones de pesos sin movimiento hace m谩s de un a帽o, pero que en su momento se catalogaron como planificables, es decir, iban a ser de consumo permanente, y vea: ah铆 est谩n quietitos.聽 Ah pero de eso nadie se acordar谩 me imagino.聽 (Ver Anexo 3). 鈥 manifest贸 con total propiedad Sigifredo Porras, quien llevaba d铆as enteros digiriendo cifras y reportes del ERP.
–聽聽聽聽聽聽 Otra cosa, cuando uno pregunta por ejemplo a la gente de f谩brica por que est谩n pidiendo tanto de ciertas referencias le dicen a uno que cuando las cosas no llegan con problemas de calidad llegan tarde.聽 Uno lo ve ingeniero, la programaci贸n de entregas casi nunca se cumple y hay ocasiones que hasta los proveedores traen lo que no se les ha pedido. 鈥 manifest贸 Herminsul.
–聽聽聽聽聽聽 Aberrante!.聽 Y en que clases de inventario pasa con m谩s frecuencia lo que usted me est谩 diciendo Herminsul?, porque el tema no es comprar para cubrirme ante una mala gesti贸n y uno hasta cierto punto los entiende no. 鈥 dijo Sigifredo Porras.
A lo que 茅ste de inmediato contest贸:
–聽聽聽聽聽聽 No pues ingeniero eso pasa mucho es con el 谩rea de empaque, m谩s que todo en los sacos para empacar az煤car crudo y en los sacos de polietileno para refino, ah铆 lo preocupante es que eso vale mucha plata. Pero tambi茅n de unos meses para ac谩 pasa con ciertos insumos qu铆micos, con lubricantes y con ciertas referencias de instrumentaci贸n.聽 Y a uno le preguntan que por qu茅 seguimos trabajando con proveedores malos ingeniero, qu茅 si los estamos sancionando.
En vista de que casi todos los presentes voltearon a ver a Darwin, este coment贸:
–聽聽聽聽聽聽 Claro que si uno se pone a ver muchas veces los niveles de stock de los sacos para empacar se deben a que no hay una planeaci贸n clara de producci贸n y muchas veces se reempaca en funci贸n del despacho.聽 El mes pasado con Wendy nos pusimos a afinar un poco los par谩metros de stock y el de log铆stica y distribuci贸n de la gerencia de mercadeo apenas se dio cuenta nos meti贸 que vaciada y qu茅 toc贸 hacer?, volver a dejarlos como estaban.聽 Es que para ver lo malo de materiales no les gana nadie pero para ver ellos que est谩n haciendo mal ah铆 si ni hablar.聽 聽(Ver Anexo 4).
聽
–聽聽聽聽聽聽 Y con el tema de la clase 155 de lubricantes yo s铆 apoyo en eso a Darwin porque Pachito el de programaci贸n y log铆stica de la gerencia de cosecha es pero bien intransigente con sus requerimientos.聽 (Ver Anexo 5). 鈥 dijo Robayo.
Por otra parte, Wendy anotaba:
–聽聽聽聽聽聽 S铆, hay que reconocer que en la dos 煤ltimas semanas se han presentando retrasos en las liberaciones de las solicitudes pero yo por ejemplo ten铆a una serie de inquietudes relacionadas con el tema de las licitaciones con el proveedor sugerido por el sistema, y me toc贸 esperar a que la doctora Hilda llegara de viaje, porque como ella fue la que recibi贸 la capacitaci贸n en ese tema cuando era la Jefe de Materiales.
–聽聽聽聽聽聽 Wendy y el ingeniero James de sistemas?, 茅l no ven铆a dando soporte en el m贸dulo para esa compras?颅 鈥 pregunt贸 Jos茅 Mar铆a.
–聽聽聽聽聽聽 No si a James lo trasladaron a soporte del m贸dulo de contabilidad, y est谩 de viaje con la gente de contralor铆a por todos los distritos. 鈥 manifest贸 Sagrario quien hasta el momento hab铆a tomado nota de forma silenciosa.
–聽聽聽聽聽聽 Se帽ores muy preocupante todo lo que ustedes me manifiestan.聽 Lo que me pregunto es si con ERP o sin ERP tendr铆amos estos problemas tan serios.聽 Esto tiene que arreglarse y r谩pido, las responsabilidades habr谩 que detectarlas y ajustar la gente sin vacilar.聽 Para citarles un ejemplo del embrollo que 聽tenemos les digo que he escuchado en varias ocasiones durante esta reuni贸n el tema de los stocks m谩ximos y m铆nimos, y me pregunto: d贸nde quedan todos los diferentes procedimientos de verdadera planificaci贸n de necesidades que tiene el ERP?.聽 O es que eso es carreta?.聽 Yo no creo, por eso se pag贸 y hay que usarlo g煤stele a quien le guste鈥 Si alguno tiene m谩s que decir entonces prosigamos y si no me disculpan yo me retiro porque tengo que tener las cosas muy claras cuando me llamen de presidencia.聽 (Ver Anexo 6).
Una vez todos se acabaron de mirar entre s铆 para ver si alguien ten铆a otra cosa que decir, el ingeniero Sigifredo fue el primero en pararse de la mesa con una visible molestia pero a la vez angustia en su rostro, dando por terminada la reuni贸n.
Tal y como estaba previsto, ese mismo d铆a en horas de la tarde el ingeniero Sigifredo Porras fue citado a la oficina de presidencia para un comit茅 extraordinario y de suma importancia.聽 Camino a la oficina se encontr贸 con Ateneo Pachencha el de sistemas, quien apenas lo vio aprovech贸 para decirle: 鈥淔reno de oro no mejora el caballo鈥, cierto ingeniero?.
CASO,