CASO: SE CRECIO EL ENANO … Y AHORA QUE?
s谩bado, julio 5th, 2008
- 隆No entiendo!, definitivamente 茅sta gente no va para ning煤n lado, me estoy volviendo loca聽 y la verdad es que, con tanto desorden鈥 隆ya me est谩 importando un pito lo que pasa ac谩!, llevo dos a帽os seguidos de estar insistiendo en que debemos trabajar unidos y 隆nada!
Estas son palabras de Felicidad Cordero, jefe de planta de una PYME聽dedicada a la manufactura de dulces duros, quien se encontraba de pie frente al Gerente General de la Compa帽铆a PomPom, un hombre de 68 a帽os, bien tenidos y orgulloso de su empresa, la cual empez贸 a operar en el garaje de la casa donde actualmente vive, hace聽18 a帽os, en un barrio popular de la ciudad. La empresa聽聽ha crecido en聽los 煤ltimos 8 a帽os, pasando a un local de 5000 m2, con 谩reas de oficinas, producci贸n, bodega de producto terminado y almac茅n de materia prima. (Anexo 1: Historia de la empresa)
- Tranquila Felicidad, le dec铆a M谩ximo Guerrero, c谩lmese que vamos r谩pido, por correr鈥o amanecer谩 m谩s temprano鈥 Por qu茅 no m谩s bien me ayuda con una cosa鈥
- 驴隆M谩s!?
- No tranquila, mire, le entrego este documento que me pas贸 un asesor que contrat茅, donde me hace una descripci贸n de lo que est谩 pasando ac谩 en la empresa, para ver entre usted y yo, que podemos hacer (Anexo 2 Memorando An谩lisis y Diagn贸stico).
- 驴Y qu茅 quiere que yo haga?
- Simplemente m铆relo y plant茅eme soluciones, para que聽los l铆os que dice all铆 el asesor, se puedan solucionar. Yo conf铆o 煤nicamente en lo que usted me diga, 驴comprende?
- Pues鈥st谩 bien, como siempre usted se sale con las suyas鈥er茅 cuando lo puedo ver, ahora tengo que ir a apagar el incendio de la exportaci贸n a M茅xico que se fabric贸 ayer y me est谩n saliendo con el cuento de que ya no se va鈥
- 驴C贸mo as铆? 驴Y eso quien se lo dijo?
- Pues el ni帽o consentido del 谩rea comercial que se cree modelo; como usted contrata gente que no sabe ni donde est谩 parada鈥 no le digo鈥
- Bueno, Bueno, Bueno, ese ni帽o consentido d茅jemelo a m铆, no ve que es uno de mis sobrinos, el hijo de la asistente de Esperanza鈥β犅爒aya y arregle su l铆o, luego hablamos鈥
Felicidad se dirige hacia la planta de producci贸n a investigar cuales eran los contra tiempos聽en la programaci贸n en planta, los que estaban ocasionando tantos incumplimientos. Al llegar al piso, donde se encuentran las m谩quinas de producci贸n,聽se encuentra con otro problema:
- 驴Qu茅 pasa Antonio? -Supervisor de producci贸n- 驴por qu茅 tiene paradas estas dos l铆neas de聽producci贸n, si 茅ste es un pedido urgente?
- Pues pasa que tenemos el producto listo para empacar y no han llegado los envases聽para poder聽llenar. Adicionalmente, el 谩rea de despachos cambi贸 la programaci贸n de entrega de producto terminado a la transportadora y a las 2:00 p.m. estar谩n aqu铆. Como ver谩, no habr谩 nada para despachar鈥
- Pero entonces, 驴qu茅 dice el departamento de compras, a qu茅 hora llegan los envases?
- Ellos afirman que el proveedor ya despach贸 de Medell铆n, pero que la transportadora puede estar entregando a cualquier hora de la tarde y en este momento son las 10:00 a.m.
- 驴En 脡ste Momento?, 隆驴qu茅 tal?! si 茅ste empaque es s煤per importante!!!!!!, de 茅l depende la entrega de 茅ste producto. 驴No ven que estamos en la l铆nea roja con el cliente, 聽por incumplimientos en las entregas de los anteriores pedidos???!!!!, mejor dicho鈥. tenga un grupo previsto para reaccionar apenas llegue el envase y puedan realizar esta tarea, en el menor tiempo posible.
Preocupada por la situaci贸n relacionada con los tiempos extras de trabajo en planta, los incumplimientos en los tiempos de entrega de materiales por parte del Departamento de compras y el sobre costo ocasionado聽por la聽mano de obra adicional, se dirige al 谩rea administrativa, donde se encuentran el Jefe de compras y el Director Administrativo, en b煤squeda de soluciones:
- Mis queridis铆simos鈥 Ingeniero Carlos e Ingeniero Marcos!!!!! (Jefe de compras y Director Administrativo respectivamente), buenas las tengan鈥 durante los 煤ltimos pedidos聽hemos visto y padecido en el departamento de producci贸n, todos los inconvenientes posibles, por culpa de ustedes!!!. Se han presentado: retrasos en los tiempos de entrega de productos a la bodega de terminado, agotados, despachos de pedidos incompletos, ventas perdidas, entre otros provocados鈥 y esto ustedes lo saben muy bien!!!鈥β爀scuchen:聽por los retrasos en las entregas y suministros de materiales!. 驴Qu茅 han planteado ustedes para solucionar estos problemas?, acaso, se聽est谩n聽preguntando 驴qu茅 es la vida, en sus cabezas vac铆as y sin sentido鈥?
- Mire mi queridisisisima Reinita,- contesta el Director administrativo- debe entender que estamos en temporada alta y se disparan los pedidos, por lo tanto, los inventarios se bajan r谩pidamente. Alguna vez has pensado en la idea trascendental que acabo de explicarte鈥?
- Si claro鈥 Haber si entiendo鈥 para eso est谩n: los presupuestos de ventas, las estad铆sticas y el estudio de los comportamientos por 茅pocas, una planeaci贸n para聽compra de los materiales, m谩s un indicador que constantemente les avisa como est谩 el nivel de los agotados. Ustedes no dizque son un par de profesionales con postgrados y no s茅 qu茅 m谩s cartones sobre estos temas? entonces鈥 驴por qu茅 no son capaces de cuadrar ni la tomada de un tinto?
- S铆, pero igualmente todos estos proveedores entran en temporadas altas y nosotros debemos abastecernos y pedir con tiempo 鈥 contesta el jefe de compras- Mira Reinita鈥 sabemos que tienes problemas con los envases de un producto solicitado, para despacho esta tarde. Estamos llamando a la transportadora y ya se ha comprometido con entregar antes de las 2: 00 p.m.
- 隆隆隆隆隆Pero si a las 2:00 p.m. llega la transportadora a recoger el producto!!!!.
- Si est谩 bien, pero es lo m谩s que podemos hacer, as铆 que debes conformarte鈥a vida es dura, la vida es dura鈥
- Bueno pues鈥. si es as铆 鈥..por favor remitan un informe al 谩rea comercial, donde expliquen la situaci贸n que se est谩 presentando y expliquen muy claro,聽que las probabilidades de cumplir con el horario de entregas est谩n supeditadas a la recepci贸n聽del pedido de envases. Ahhhh, por supuesto, digan que ustedes son los 煤nicos responsables por las p茅rdidas que esto ocasione鈥
En vista de que la respuesta del Departamento Administrativo fue pasiva, Felicidad 聽se dirige al Departamento Comercial para informar, nuevamente -como de costumbre- el incumplimiento, que se presentar谩, con la entrega de los pedidos:
- Buenos d铆as Esperanza -dice Felicidad-, espero que est茅 enterada de los 煤ltimos acontecimientos, en cuanto a la entrega del pedido聽que lleva el聽empaque nuevo de colores, que va para el cliente de la Costa, pues鈥 nuevamente, 茅ste no podr谩聽ser聽despachado a tiempo, por culpa de compras y del 谩rea administrativa鈥
- Como as铆 鈥 Esperanza Torres (Jefe comercial)- 驴Otra vez tendremos incumplimiento en las entregas?, 驴hasta cu谩ndo?, y 驴cu谩l es el problema ahora?… como siempre t煤 escud谩ndote en los dem谩s鈥
- Simplemente que no me han llegado esos empaques y bien sabes que tendremos que realizar un proceso previo de inspecci贸n, antes de utilizarlos, de tal forma que se tomar谩 su tiempo. El departamento de compras informa que a partir de las 2:00 p.m. estar谩 llegando. Ahhh, y yo no necesito esconderme detr谩s de nadie鈥β縞omprendes cari帽o?鈥 Mira Esperanza, tengo citado el carro para despachar a las 2:oo p.m.鈥 ok?
- Es crucial que salga temprano por los problemas de carreteras existentes 鈥 contesta Esperanza- 驴Qu茅 vamos a hacer?鈥 驴mi sol?鈥
- Pues como dice tu nombre, tener 鈥淓speranza鈥 en que la entrega la adelanten, pues compras va a tratar de agilizar este proceso. Espero que los envases聽 lleguen conforme a calidad 聽y me encargar茅 de tener un grupo listo para atender esa tarea los m谩s pronto y en el tiempo correcto posible鈥n fin , t煤 me entiendes lo que te estoy explicando鈥β犫 dice Felicidad鈥撀
- Por otro lado, antes que me salgas con alguna pataleta nueva, que pasa con la exportaci贸n que est谩 producida y lista para despacho hacia聽M茅xico, 驴c贸mo as铆 que ya no se va?
- Bueno, realmente me hab铆a faltado decirte pero鈥 el proveedor de la oferta, de ese pedido, tiene problemas con la documentaci贸n. Adicional, no hemos terminado de negociar precios definitivos, por el maquilado del empaque 鈥渘ovedos铆simo鈥 que se te ocurri贸 hacerle a este producto y para rematar, otra vez, Jorge -ni帽o consentido de comercial- no revis贸 los inventarios y se excedi贸 un poquito en el volumen del pedido. 聽
- Entonces, vamos a negociar el pedido -dice Esperanza-, yo me encargo de eso, se lo vamos a transferir a otro cliente, lo reprocesamos y ojo con los costos鈥
- 驴Vamos a pensar como grupo鈥. nos reuniremos y tomaremos la mejor opci贸n, evaluar聽los riesgos y p茅rdidas m铆nimas que podamos tener?, 驴entend铆 la idea Esperanza?. Te invito a que analicemos el asunto mejor, 驴puedes ahora?鈥
- No!, estar茅 ocupada con un trabajo de Gerencia, pero por favor hazle, por primera vez en tu trabajo, un seguimiento detallado a este pedido y resp铆rale en la nuca a las personas para que nos cumplan.
- Tranquila鈥 como siempre lo hago鈥uevamente estar茅 realizando este seguimiento detalladamente, pero dime 驴cu谩ndo nos podremos organizar, para que los materiales est茅n a tiempo en cantidad y calidad?, mira que son varios pedidos sin entregar, problemas de calidad y devoluciones, debido a los cambios de marca e imagen, por un 谩rea comercial mal manejada鈥
- 驴Sabes qu茅 pienso Esperanza?鈥 茅ste es un problema de profundidad m谩s que de forma, pues como va el crecimiento, debemos de hacer un alto para revisar c贸mo estamos estructural y funcionalmente, adem谩s,聽c贸mo est谩n repartidas las responsabilidades en cuanto a Gesti贸n y operaci贸n.
- S铆, es importante que alguien diferente a ti, revise esto y se propongan mejoras, dice Esperanza.
- Bueno, te tengo una buena noticia鈥 el Jefe pluma blanca, me acaba de entregar un Memorando o como dice 茅l, un an谩lisis de 茅sta Empresa, donde se manifiesta el estado actual. La idea es mirar que ambig眉edad se presenta y qu茅 puedo recomendarle.
- Excelente, creo que es hora de revisarnos. Ojal谩 no vayas a meter la pata con tus opiniones tan desfavorables, como las que dices continuamente. Mejor me voy a la calle con mis clientes.聽
- Much铆sima suerte mi querida s煤per ejecutiva, ojal谩 trabajes algo鈥 Y como tu nombre lo dice, lo hagas con 鈥淓speranza鈥.
Felicidad sin despedirse de Esperanza, se dirige a su puesto de trabajo y se encuentra nuevamente con el Gerente, quien le dice:
- 驴C贸mo va Felicidad con el documento? 驴Interesante? 驴Qu茅 recomendaciones le har铆a?
- Pues mire鈥, por andar solucionando chicharrones de otros departamentos, como por ejemplo, tratando de hablar con los tarados que tiene en el 谩rea administrativa y con la despistada de comercial, 鈥o se hace nada con la gente de esta empresa鈥 Por eso, 聽no he podido concentrarme en esto, pero鈥β爌ens谩ndolo聽mejor, voy inmediatamente a revisar el memorando, cuando tenga mi聽informe listo se lo informar茅.
- Listo, t贸malo con calma, rev铆salo profundamente, pero por favor 鈥.no tenemos tiempo para dar vueltas con las decisiones que debemos tomar, nos coge la tarde con los clientes y la competencia.
Ya dispuesta en la oficina, Felicidad comienza a contemplar el preciado documento que el聽jefe le ha entregado y pasado un tiempo prudente, en el cual ella lee una vez, revisa una segunda y concluye con una tercera, se levanta da la vuelta a la oficina y comienza a escribir:
聽
Informe a Gerencia
TEMA: Conclusiones sobre An谩lisis y Diagn贸sticos
De: Ingeniera Felicidad Cordero
Para: Dr. M谩ximo Cordero
Respetado Dr.
He analizado detalladamente el documento entregado, donde la Compa帽铆a consultora聽 B&H Asociados presenta un an谩lisis acerca del estado actual de la Empresa, y que adicionalmente describe cuales son las deficiencias m谩s b谩sicas en el sistema actual; presento a usted聽las siguientes conclusiones.
- De acuerdo a la presentaci贸n propuesta por el grupo Consultor, se evidencia una falta de profundidad en los temas, posiblemente resultado del corto tiempo empleado para la realizaci贸n del diagn贸stico (tres d铆as).
- Los an谩lisis por 谩reas no demuestran un fundamento espec铆fico, en cuanto a las actividades realizadas, que puedan relacionarse directamente con el crecimiento de la Empresa y que a la vez soporten las responsabilidades y necesidades verdaderas de cada miembro de la Organizaci贸n.
- Existen deficiencias por 谩reas generales pero no se presentan conclusiones b谩sicas que generen 茅stas, sino sus resultados. De 茅sta forma es dificultoso que se pueda establecer cu谩les son las acciones que se deben tomar para mejorar la situaci贸n de ra铆z.
- El talento humano debe ser revisado con profundidad, en pro de las expectativas de la Compa帽铆a y mirando la proyecci贸n que cada miembro ejerce, tanto para聽la satisfacci贸n personal como laboral.
- Crecimiento involucra cambios, mejoras e inversiones y en ning煤n momento se comenta cu谩les son las requeridas y cu谩les de 茅stas est谩n generando un cambio en infraestructura.
- No se present贸 un balance econ贸mico de cuales han sido los costos incurridos por: fallas en los procedimientos, faltas de seguimiento, falta de toma de decisiones, u otros casos, que puedan determinar cu谩les ser铆an las acciones y que costos podr铆an asumirse, especialmente, si es por consecuci贸n de personal o mejoramiento de perfiles, compras y automatizaci贸n de sistemas, etc.
- En cuanto a los sistemas y su uso, se enuncia la falta de utilizaci贸n de 茅ste y el desaprovechamiento de los beneficios, que a su vez, causan atrasos o datos err贸neos.聽Pero no se mide.
- La planeaci贸n es una de las herramientas m谩s utilizadas en nuestra Organizaci贸n, para la programaci贸n y asignaci贸n de requerimientos necesarios durante el periodo de trabajo. Es de notar, por todos los problemas que hemos tenido durante este 煤ltimo trimestre del a帽o, que han existido deficiencias en 茅ste pero que pueden provenir de varios motivos. Es importante replantear la metodolog铆a de trabajo, desde la programaci贸n , fechas de seguimiento, an谩lisis de resultados, costos Vs beneficios, ahorros entre otros. Todo esto, teniendo en cuenta que la din谩mica y oportunidades del mercado en el cual estamos trabajando, trae consigo su propio riesgo-beneficio.
脡stos son algunos de los apartes que he podido identificar con el diagn贸stico elaborado. De esta forma creo importante proponer un cambio de profundidad y forma, que nos permitan iniciar una nueva cultura y m茅todo de trabajo, encaminados a objetivos y metas claras, desde la alta direcci贸n y que se desplieguen a todos los niveles de la Compa帽铆a.
脡ste cambio lo propongo acompa帽ado de una respectiva reuni贸n del Staff de la Compa帽铆a, donde entre todos podamos poner puntos de vista claros y enfocados a los problemas de la misma.
No siendo m谩s por ahora, me quedo a la espera de sus comentarios.
聽
Atentamente,
Ing. Felicidad Cordero
Jefe de Planta.
Con este documento, ella se dirige a la oficina de su jefe para exponer detalladamente cuales son las observaciones que ha resaltado del informe y diagn贸stico realizado por el ente consultor, y cu谩les son, de una forma m谩s amplia, las conclusiones que quiere describir con el informe de conclusiones.
- Buenas noches don M谩ximo, puede atenderme un momento.
- Hola Felicidad, que son estas horas de estar por ac谩, no me diga que no ha podido solucionar el problemilla aquel que ten铆a en la ma帽ana. Contesta el Sr. M谩ximo.
- Si, soluciones a medias鈥. pues los empaques llegaron a las 3:00 p.m. y nos demoramos una hora con el embalaje del producto y en general, nos tocar谩 pagar una peque帽a multa por la demora en el despacho del contenedor, de alrededor de dos horas y medias. Adem谩s de no poder garantizar la entrega a tiempo al cliente en el exterior, pues ten铆a que haber entrada a nacionalizaci贸n hoy a las 4:00 p.m. en el Aeropuerto. Bueno en fin, algunos costos m谩s, adicional鈥endremos que hablarle suave al cliente si se 聽disgusta por perdidas en ventas; me imagino que si esto ocurre, daremos algunos 鈥渄escuentitos鈥, como usted dice.
- Ay mujer no seas tan pesimista que veremos que hacemos, pero dime en que te puedo atender.
- Si mire -dice Felicidad, entreg谩ndole el documento- estuve en la tarde revisando el informe y realice estas conclusiones, quer铆a compartirlas con usted y mirar si realmente est谩 interesado鈥 驴cuando empezamos a trabajar en esto?.
El se帽or M谩ximo comienza a leer y realiza algunas miradas con la frente fruncida y una vez termina el documento, contesta:
- ejem!, bueno es interesante el tema, s铆 realmente hab铆a notado que el diagn贸stico es muy b谩sico y le falta聽profundidad聽y tiempo, me parece que puedes estar en lo correcto, pero podemos tomarnos m谩s tiempo en analizar las propuestas, 鈥o tienen que ser tan r谩pidas o dr谩sticas, las acciones a iniciar.
- Pero don M谩ximo, pens茅 que usted estaba interesado en realmente tomar medidas con respeto a la situaci贸n de la Compa帽铆a. Estoy preocupada porque vivimos apagando incendios y con presupuestos que no sabemos si se van a cumplir, si el cliente del exterior nos va a pedir, si las programaciones de compras son realmente eficientes o si tienen un nivel de holgura adecuada, que nos evite tantos impases y agotados, que a lo 煤ltimo son sobre-costos y afectan nuestra imagen. 驴Usted est谩 bien enterado de lo que est谩 pasando realmente?.
- S铆, s铆, bueno realmente s茅 que estamos pasando por una crisis rel谩mpago, producto, en buena parte, del crecimiento que estamos teniendo, pero entienda que en gran parte, estamos en un mercado de oportunidad y si no somos nosotros, son otros y podemos perder participaci贸n del mercado. Tenemos que trabajar pasito y ser como buses con puesto y cargos para administrar y responder, mientras nos organizamos y vemos c贸mo podemos replantear la estructura, las funciones y enfocarnos bien en nuestro negocio, 鈥 no te apresures que cada cosa vendr谩 en su momento.
- Cre铆 que este diagn贸stico lo hab铆a solicitado usted en alg煤n momento, por las necesidades que la Compa帽铆a estaba manifestando con los problemas del d铆a a d铆a y en la proyecci贸n que usted tiene a corto y mediano plazo.
- 驴Corto y mediano plazo?!!!! 鈥 exclama asombrado don M谩ximo- no, no, no Felicidad, s铆 hay que hacer cambios pero ahora no tenemos presupuesto, tenemos que pensar en vender m谩s y captar clientes, adem谩s de viajar al extranjero por nuevos mercados. Con la estructura de hoy seguro que podemos hacerlo, no se preocupe, si llega a tener percances nuevamente con las 谩reas administrativas, 聽te mandamos a vacaciones un rato para que te relajes y鈥 de verdad, no te angusties.
En ese momento de la conversaci贸n, se acerca otro miembro del Staff de la Organizaci贸n con una serie de muestras para degustar y observar. Se trata de la talentosa Ingeniera de Alimentos Laura Arbel谩ez, quien toda su vida se ha dedicado al desarrollo de dulces y a la investigaci贸n de productos neutrace煤ticos (que incluyan adici贸n de nutrientes, vitaminas y otros, a los consumidores) y que su carrera profesional, la ha dedicado al desarrollo de los productos de la Compa帽铆a:
- Que bueno encontrar aqu铆 a las personas necesarias para mirar estos nuevos conceptos 鈥 comenta Laura-, he trabajado toda esta semana para mirar c贸mo es que vamos a sacar estos nuevos productos que quiere el ni帽o lindo de mercadeo鈥. tan bello 茅l鈥., eso s铆鈥 ni le pregunt茅聽para que sirve聽lo que pide, ya聽veremos donde est谩 parado.
- Est谩 bien mi investigadora estrella 鈥 manifiesta Don M谩ximo- 驴qu茅 quiere que probemos? y d铆game, 驴cu谩l es el objetivo de todo estos colores, formas y cosas que nos traes?.
- Un momento! 鈥 interviene Felicidad- estoy de acuerdo con el desarrollo de nuevos productos, pero en la actualidad estamos perdiendo mercado, por otros de mejor factura, fabricados por la competencia . Hay un l铆der que nos est谩 ganando la partida y necesitamos mejorar procesos, calidad, tiempos y muchas m谩s cosas, que nos permitan rentabilizar m谩s las l铆neas de producci贸n.
- Ah no, ahora no me venga con eso que no tengo tiempo para tanta cosa -reniega Laura- que mejore aqu铆, que las ventas est谩n ca铆das, que no consiguieron la materia prima est谩ndar y quieren que pruebe con una nueva, as铆 no m谩s y luego me ponga a jugar con la calidad y nadie sabe nada. Entonces al fin qu茅, 驴cu谩l es objetivo de este negocio don M谩ximo?
De repente se sinti贸 un silencio 聽y no hay respuesta a tantas dudas e inc贸gnitas por parte del Sr. M谩ximo hacia sus colaboradoras, que desde siempre han estado con 茅l, pero ahora dudan de cual est谩 siendo la verdadera directriz de la Compa帽铆a y c贸mo buscarle una soluci贸n radical a la empresa, no simples brochazos, como ha venido sucediendo desde hace ya un tiempo.
Se termina la conversaci贸n, Laura h谩bilmente les da a probar las muestras de los nuevos productos, aunque muy adentro, el amargo de las inconformidades laborales sale a flote dentro de tanto paladar de sabores.
Se cierra el tel贸n de la聽Compa帽铆a y comienza un nuevo d铆a con los vaivenes y problemas laborales, que normalmente suelen presentarse, m谩s los imprevistos que no faltan por los pedidos desprogramados en ventas y los agotados que siempre salen al protagonismo a la hora de cumplir con las entregas. Contin煤an tambi茅n los afanes y carreras, que cada uno de los miembros de la Compa帽铆a tiene que hacer para poder evitar 聽incumplimientos o resultados no esperados, que se ven reflejados en la satisfacci贸n final de los clientes y altos costos para la Empresa.
ANEXO 1
Historia de Productos el PomPom:
Productos el 鈥淧omPom鈥 naci贸 hace 18 a帽os en el garaje de la Familia Guerrero, constituida por una madre viuda y cinco hermanos, de los cuales cada uno se dedicaba a trabajar para poder soportar sus propios estudios.
M谩ximo Guerrero hijo segundo del hogar, realizaba en compa帽铆a de su madre, dulces secos con sabores, para venderlos en la instituci贸n donde estudiaba y adicionalmente los fines de semana los ofrec铆an para actividades recreacionales, fiestas, basares entre otros, como entrada adicional.
Posteriormente el potencial de este mercado fue creciendo gracias a la calidad, diversidad e innovaci贸n que la Familia Guerrero pon铆a al producto. Pasados dos a帽os se ofreci贸 comercializarse en Tiendas y posteriormente ingres贸 a la cadena de Supermercados del Valle, donde fue acogido con 茅xito.
El se帽or M谩ximo Guerreo culmin贸 sus estudios en administraci贸n y dedic贸 parte de su tiempo a especializarse en los temas de costos y mercadeo, para aplicarlo a su Empresa.
Luego de cinco a帽os, la empresa de garaje pas贸 a ubicarse en una planta de 200m2 donde contaba con dos 谩reas de embalaje, un 谩rea de calderas, 谩rea de recubrimiento, 谩rea de empaque, 谩rea de despachos y bodega. Contaba con aproximadamente 50 trabajadores en total y se encontraba en todos los Supermercados de Cadena.
Su primera exportaci贸n fue realizada a聽Venezuela, donde se consolid贸 la venta de un contenedor de 20 pies. Posteriormente el mercado extranjero fue creciendo, entrando a los pa铆ses de Ecuador, Panam谩, Rep煤blica Dominicana, M茅xico, Costa Rica y actualmente est谩n realizando pruebas para la Comunidad Europea.
Productos PomPom ha participado en varias ferias de alimentos y ha sido considerado, en el mercado nacional, como l铆deres en snacks聽 y se han consolidado como innovadores, de alta calidad y que buscan dar productos sanos a los consumidores.
Poseen Sistema de Calidad y Sellos en los productos y acaban de certificarse en el Sistema de Seguridad BASC, necesarios para los procesos de exportaci贸n.
Actualmente, cuenta con una nueva f谩brica, propia, de 500 m2, manejan distribuci贸n a las principales ciudades y sectores del pa铆s.
ANEXO 2
ANALISIS Y DIAGNOSTICO 聽DE PRODUCTO EL POMPOM
聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽 Para:
聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽 Dr.聽 MAXIMO GUERRERO
聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽 Gerente General
聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽 De.
聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽 Ingeniero Julio Delgado聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽
B&H Asociados
INTRODUCCI脫N
Durante los 煤ltimos cinco a帽os la Empresa ha generado un crecimiento positivo del 20% en su l铆nea de consumo a nivel nacional, esto igualmente ha generado que los sistemas y procesos de la compa帽铆a, se vuelvan m谩s din谩micos y flexibles frente a los requerimientos y pedidos de oportunidad, que se puedan generar.
Se ha penetrado en nuevos mercados internacionales, de forma que se han聽 encausado las聽estrategias聽de trabajo hacia la visi贸n de la Organizaci贸n, el cual tiene un聽enfoque de mercados y nuevos negocios.
Actualmente la empresa cuenta con diferentes canales de ventas: Supermercados, Exportaciones, Institucionales, Industriales, entre otros.
El aumento en los vol煤menes de venta, especialmente para el canal de las exportaciones e industriales, ha generado que los procesos y sus responsables, enfoquen sus actividades a operaciones de gesti贸n y tengan un grupo de trabajo para delegar y hacer m谩s eficientes las actividades operativas. Cada a帽o se plantean cu谩les son los objetivos de cada 谩rea y a su vez, el despliegue de estrategias y metas para lograr su consecuci贸n.
AN脕LISIS:
脡ste s铆ndrome de crecimiento acelerado, ha generado desordenes, ineficiencias y altos costos, reflejados en los resultados finales de la Compa帽铆a.
Para describir a fondo las fallas que actualmente se encuentran en la Cadena de abastecimientos de la Empresa, tenemos:
脕REA聽DE OPERACIONES.
Comprendida por los departamentos de Compras y Producci贸n, donde se establecen cu谩les ser谩n los planes,聽 programas聽 y necesidades, para el cumplimiento de los presupuestos establecidos por el departamento Comercial.
La estructura de estos departamentos est谩 compuesta en:
- Compras, por un Ingeniero, un asistente y un almacenista de materiales.
- Producci贸n,cuenta con un Jefe de Producci贸n, un supervisor, coordinadores y operarios de planta, as铆 como 谩reas de apoyo, como Mantenimiento y Control de Calidad.
Para el 谩rea de compras, el volumen de trabajo est谩 concentrado en el inventario, del cual, el聽 70% consiste en la聽materia prima principal (importada en un 70%)聽 y聽 bobinas de empaque.
El聽inventario es聽controlado a trav茅s de una matriz, que indica la rotaci贸n de 茅stos y la frecuencia con la cual se debe pedir, de acuerdo a su comportamiento. Los pedidos de importaciones deben ser generados con un tiempo anticipado, debido al paneleo que 茅ste requiere y a que los proveedores deben abastecerlos, cumpliendo con los est谩ndares de compras establecidos.
Las 贸rdenes de bobina son regidas por control de inventario, el cual 聽se maneja bajo una rotaci贸n, teniendo en cuenta la historia de a帽os anteriores como pronostico.
El sistema comercial manejado no ha sido explotado en su m谩xima聽capacidad,聽lo cual impide que se evidencien, de una forma m谩s eficaz, las necesidades de materiales y que se rijan聽m谩s por controles f铆sicos, que debe realizar peri贸dicamente el almacenista de bodegas (MP, ME) y a los movimientos que se tengan programados por el plan de producci贸n, el cual es suministrado mensualmente.
Este departamento est谩 apoyado por un asistente de compras, cuyo perfil no satisface las expectativas requeridas y por el movimiento din谩mico de la Empresa.
El departamento de producci贸n est谩 dirigido por un Ingeniero y a su cargo, cuenta con un supervisor que apoya las operaciones diarias de la planta. El departamento es alimentado por los presupuestos de ventas, los cuales est谩n discriminados por cada uno de los canales de ventas existentes: supermercados, exportaciones, institucionales, entre otros.
El presupuesto, dentro de su asertividad, es controlado para el canal de supermercados, pues para los otros canales, se espera que el cliente confirme el pedido para ser programado en producci贸n.
Esta situaci贸n, as铆 como la programaci贸n de 谩reas, que afectan directamente la gesti贸n del departamento de producci贸n, como es Compras, hace variable el cumplimiento en las聽entregas.聽
Esta falta de certeza, hace que costos de fabricaci贸n est茅n controlados por el nivel de ventas, especialmente por el volumen en kilos producidos, pues afectan directamente el indicador, y que adicionalmente se mueva el personal y estos ingresos fortuitos ocasionen problemas de calidad en los productos.
脕REA聽COMERCIAL:
El 谩rea comercial est谩 conformado por un Gerente Comercial, quien realiza los viajes fuera del pa铆s para la聽consolidaci贸n聽de clientes internacionales, y su departamento est谩 conformado por una asistente comercial y una auxiliar de ventas. De 茅l, depende un 谩rea de eventos y mercadeo, quienes son los responsables del 鈥渄esarrollo de nuevos clientes鈥 y la realizaci贸n de actividades promocionales.
Tambi茅n se encuentra el 谩rea de Despachos, en la cual se encuentra la bodega de producto terminado y se realizan los despachos a nivel nacional e internacional.
En la ciudad de Bogot谩 se ha conformado una peque帽a oficina, la cual no tiene establecido un objetivo, pero se realizan los despachos locales que van dirigidos, especialmente, a supermercados y clientes del mismo sector.
De esta 谩rea depende todo el resto de departamentos para su planeaci贸n de recursos y programaci贸n de trabajo.
脕REA聽ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO
Una de la ventajas con las cuales ha contado la Compa帽铆a, durante el tiempo de vida, ha sido la din谩mica y versatilidad con la cual, cada uno de los miembros, ha trabajo y respondido a las exigencias del medio.
Pero ahora es importante replantear cu谩les son las verdaderas necesidades de la Empresa frente a las expectativas y objetivos que se tenga planeado, frente a su imagen corporativa y estrategias de trabajo.
Durante 茅ste 煤ltimo trimestre se registraron fallas en los procesos, originados por errores humanos, 聽tales como聽descuidos en la realizaci贸n de labores y actividades de seguimiento a diversos proyectos. Estos errores, a la vez, son traducidos en altos costos, por decisiones inmediatas a retrasos en las聽 programaciones de producci贸n e incumplimientos en los tiempos de entrega a clientes.
DESCRIPCION DE FALLAS EN LAS OPERACIONES DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO.
- Aunque se cuenta con un presupuesto de ventas, no existe una verdadera confirmaci贸n de las fechas y las cantidades realmente requeridas, afectando cualquier tipo de programaci贸n presupuestada para el 谩rea de compras y ventas.
- La planeaci贸n de compras presenta muchas debilidades, generando agotados en los聽procesos y adicionalmente, se presentan continuos retrasos e incumplimientos en las entregas, generados por pedidos programados inesperadamente, fallas de proveedores, falta de visualizaci贸n del comportamiento de la demanda y el departamento comercial, responsabilidades dentro del 谩rea y fallas en la comunicaci贸n, ausencia de personal para realizar las tareas y cumplir con las responsabilidades del caso.
- Con el aumento de las ventas se ha incrementado el movimiento en el 谩rea de despachos, generando devoluciones, falta de seguimiento a los inventarios y auditorias, que permitan tener un control de inventario veraz en el programa comercial, es decir, en cada periodo de inventario, se encuentran descuadres por referencias y se presentan deficiencias en la metodolog铆a para realizar los despachos por rutas, en la ciudad de Cali.
- Para la ciudad de Bogot谩 no se tiene con 聽claridad, cual es el objeto de 茅sta y se cuenta con un presupuesto de ventas de esta ciudad, pero no existen planes claros para el desarrollo聽de esta, como tampoco se cuenta con el personal adecuado para el control de inventarios y consecuci贸n de metas. Presentan problemas para el cierre de inventario a final de cada periodo y no existe control sobre la rotaci贸n de los productos, como pol铆ticas de solicitud de pedidos.
- En producci贸n actualmente se cuenta con un planta con capacidad de espacio limitada y que su eficiencia en las operaciones es muy regular por la operaciones que realiza. El plan de producci贸n no se encuentra integrado al Sistema o m贸dulo comercial, lo cual evita que se realicen solicitudes o requerimientos a compras, de acuerdo al programa mensual. Las actividades de 贸rdenes de servicio se realiza manualmente y no existe control sobre el personal adecuado para los c谩lculos de las horas trabajadas. La programaci贸n se realiza con base al canal de las ventas y se adecuan a las necesidades de otros canales cuando se confirman los pedidos, generando altos costos en algunos periodos, problemas con la asignaci贸n del personal requerido y costos extras por tareas repetitivas manuales.
- El Sistema de informaci贸n con el que cuenta actualmente la Empresa no est谩 totalmente actualizado a las necesidades reales de la Compa帽铆a, ni existe una preparaci贸n adecuada para su manejo, generando atrasos y problemas de control frente a los inventarios de cada una de las bodegas. Adicionalmente, las entradas a la bodega de producto terminado se realizan de una forma manual generando inconsistencia en las auditorias entre el sistema y lo f铆sico.
- Con el crecimiento de la empresa se ha demandado mayor dinamismo y compromiso del personal de cada 谩rea, y cuando no se cuenta con este nivel se producen paradas en el sistema, altos costos e incumplimiento en los pedidos. Existen algunas 谩reas, que no cuentan con la estructura suficiente y con el perfil que se requiere, afectando el resultado final con el cliente y con la Compa帽铆a.