Proveedores
Registro o actualización de Proveedores
Para gestionar su registro o actualización como Proveedor de la Universidad Icesi, por favor siga las siguientes instrucciones:
01
Diligencie el formulario y hágalo firmar por el representante legal.
02
Diligencie el formulario, registrando los datos de las personas que tendrán contacto directo con la Universidad Icesi.
03
Envíe los documentos únicamente en formato digital, a través del correo compras@listas.icesi.edu.co, teniendo en cuenta los requisitos que apliquen a su tipo de persona (natural o jurídica):
Requisitos documentales
Requisitos
Persona Natural
Persona Jurídica
Portafolio de productos o servicios
Fotocopia ampliada de la Cédula del Representante Legal
RUT
Certificación Bancaría
Cámara de Comercio
Si los servicios ofrecidos incluyen trabajos o actividades a realizar al interior de las instalaciones de la Universidad Icesi, también debe enviar los siguientes requisitos:
Documentos SST:
- Política SG SST
- Matriz IPEVAR
- Procedimiento reporte de Accidentes de Trabajo
- Plan de preparación y respuesta de emergencias
- Plan de manejo ambiental (Sólo si realizan obras)
- Carta ARL con porcentaje de cumplimiento del 60% y el 84% con plan de mejoramiento, más de 85%
Contratistas que realizan Tareas de Alto Riesgo
- Programa de prevención y protección contra caídas de alturas
Certificados de alturas
Coordinador de alturas
- Programa de espacios confinados
Certificado de competencia
- Programa de riesgo eléctrico
Certificado de competencias
Recuerde
Si es un proveedor registrado en la Universidad de Icesi y realizo cualquier cambio en la información registrada debe notificarlo oportunamente para realizar el proceso de actualización.
Más información: compras@listas.icesi.edu.co
Solicitud de Certificado Comercial
Para gestionar su certificado comercial, favor diligenciar y enviar el siguiente formulario:
Solicitud de Certificados de Retención
Para gestionar su certificado tributario, favor diligenciar y enviar el siguiente formulario:
Consulta de Pago
Para responder su consulta sobre el estado actual del pago de sus facturas o cuentas de cobro, favor diligenciar y enviar el siguiente formulario:
Cuentas de cobro
Estimado Proveedor:
Si usted está obligado a facturar de manera electrónica, enviar la factura indicando el consecutivo del documento de compra, únicamente a través del correo electrónico facturaeclientes@icesi.edu.co indicando un correo electrónico al que podamos enviarle el acuse de recibo.
Nuestro acuse de recibo deberá llegarles en un lapso de 24 horas después de enviada la factura, en caso de no recibirlo, se entenderá que la Universidad Icesi no recibió su factura. En este caso, debe reportar la novedad a través de los siguientes correos electrónicos, para realizar el seguimiento y buscar una solución conjunta: ventanillaunicaicesi@icesi.edu.co; ldjaramillo@icesi.edu.co
Si no está obligado a facturar de manera electrónica, debe enviar la cuenta de cobro, adjuntando el documento de compra y la planilla de pago de seguridad social, únicamente a través del correo electrónico ventanillaunicaicesi@icesi.edu.co indicando un correo electrónico al que podamos enviarle el acuse de recibo.
RECOMENDACIONES
Antes de realizar y enviar su factura electrónica o cuenta de cobro, por favor valide lo siguiente, para evitar que sean devueltas o rechazadas:
- La fecha límite para envío de facturas o cuentas de cobro, es el día 22 de cada mes. Si el día 22 del mes a facturar corresponde a sábado, domingo o festivo, la fecha límite será el día hábil siguiente al mismo.
- La factura electrónica o cuenta de cobro debe indicar el número del consecutivo del documento de compra.
- Si se trata de un servicio, asegúrese de que los encargados de recibirlo, lo hayan hecho a través de e-Compras o el acta de entrega física, al igual que el visto bueno de la Oficina de SOMA cuando aplique.
- Los bienes y suministros deben ser entregados en el Almacén correspondiente y en los horarios establecidos, según lo indicado en el documento de compra:
Almacén de Materiales (ubicado en la Casa Orejuela): lunes a viernes de 8:00am a 1:00pm.
Almacén de Laboratorios (ubicado en el piso 2 del Edificio L): lunes a viernes 8:00am a 4:00pm (jornada continua).
Todo lo que se considere activo fijo (maquinaria, equipos, mobiliario, etc.), debe ser entregado o reportado en el Almacén correspondiente, acompañado de su ficha técnica, manual de uso, certificado de garantía y declaración de importación cuando aplique.
Facturación Electrónica
De acuerdo a los cambios señalados por la Resolución 042 de 2020 expedida por la Dian, y demás normas, la Universidad Icesi registró ante la administración tributaria el siguiente correo electrónico: facturaeclientes@icesi.edu.co para recibir los documentos adjuntos de las facturas electrónicas de sus proveedores y contratistas obligados a facturar electrónicamente o que lo hacen voluntariamente.
En la factura electrónica la información fiscal debe estar actualizada y se deben evidenciar claramente los siguientes aspectos para una aplicación correcta de retenciones:
- Régimen al que pertenece el proveedor.
- Concepto facturado (compra de bienes o prestación de servicios), indicar número de orden de compra, servicio o contrato.
- Ciudad, código de la actividad y tarifa ICA que aplica.
- Valores que serán retenidos, si es posible.
- Si el concepto es prestación de servicios gestionar el recibido con el usuario.
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