La solución al caso viernes negro es controlar:
1. Demandas a TIS, y exigirles el pago de la suma que hizo perder a la empresa.
2. Debido a que la herramienta fue muy costosa, exigirle a la TIS, una monitoria continua de la herramienta via internet.
3. Capacitación al personal de la empresa en la herramienta, debido a que la única que sabia era la dura y estaba en vacaciones.
4. Que la empresa TIS garantice el almacenamiento de las copias de la empresa, es decir, que le bride respaldos de información (backups).
octubre 24th, 2011 at 0:00
En este Link se encuentra nuestra Respuesta
http://amclogistica.blogspot.com/2011/10/caso-viernes-negro.html
octubre 24th, 2011 at 20:11
En este caso viernes negro, que es un caso en el cual nos enfrentamos a el problema de tener una falla en el sistema de información y no tener la posibilidad de utilizar la información ingresada en este sistema durante el tiempo en que se repara el sistema y vuelve a estar en lÃnea.
La solución a este problema es el uso de un programa espejo (mirror) el cual nos permite almacenar de manera simultánea cierta información que puede ser sensible de protección y de disponibilidad para la empres, vemos que este sistema que puede ser un RAID, principalmente el 1, ya que es el que permite tener duplicados de la información agilizando incluso la lectura de los datos ya que se puede leer simultáneamente de los dos discos cuando los dos se encuentran en funcionamiento, pero es muy útil en esta caso cuando el sistema de información colapsa ya que por medio de un disco offline que se separa del sistema colapsado, podemos manejar la información que necesitamos eh ir manejado la información de manera manual dándonos la oportunidad de hacer actualizar los datos de manera manual y permitiendo que una vez se reactive el sistema, se lleve a cabo una actualización del mismo con los datos almacenados en los discos auxiliares utilizados por el RAID, otra opción que también es viable es manejar un sistema de información auxiliar con una capacidad mucho más reducida y con un costo mucho menor, disponible para ser utilizado con los últimos datos que se guardaron en los discos de seguridad, para procesar la información de un corto periodo de tiempo (un dÃa o una semana) mientras el sistema de información principal se restablece y se actualiza con la información previamente almacenada.
octubre 25th, 2011 at 1:35
Para este caso identificamos que la empresa se encuentra en una logÃstica de consumo masivo. Su actividad se basa en la producción y distribución de cemento a empresas de construcción.
Podemos ver que esta empresa cree que está ubicada en un nivel de Supply Chain ya que cuenta con un sistema que almacena toda la información y las transacciones de la cementera, TIS. No obstante, nosotros sugerimos que se trata de una empresa que se encuentra en el nivel de Mover y Guardar ya que totalmente del TIS y en caso de falla provoca el cese de actividades en la mayor parte de la empresa. Es decir, no se puede considerar a una empresa en un nivel de Supply Chain cuando depende completamente de un sistema y no logra integrar todas las funciones al encontrar planes de contingencia o tener diferentes planes para responder a tales problemas con el TIS.
Al profundizar en el área de logÃstica encontramos que todos los despachos se encuentran parados, es decir, no se pueden realizar los despachos de vehÃculos cargados con producto ya que el sistema no está en funcionamiento. Esto provoca que el área de ventas no pueda cumplir con las entregas prometidas a los clientes, tampoco los nuevos requerimientos pueden ser ingresados al sistema, y se pierde mercado. En cuanto a tesorerÃa, no se puede hacer la legalización del dinero recibido y cuadrar caja ya que toda la información se encuentra en el TIS. Vemos entonces cómo la falla en el sistema afecta y para las actividades de las diferentes áreas de la empresa.
Para solucionar esto, nosotros proponemos que para poder despachar los vehÃculos y no tener que depender del TIS se implemente un lector de código de barras donde se recopile toda la información de los productos que van a ser despachados. AsÃ, se tiene la información sobre el peso, cantidad y referencia del producto para registrar su salida de bodega y pueda ser despachado. Esta información debe ser ingresada al TIS luego de que se haya restaurado, de tal manera que debe haber una fácil sincronización e ingreso de dicha información al TIS.
Asà mismo, para efectuar la entrega a los clientes debemos contar con un dispositivo electrónico, (similar al que utiliza Coca-cola para sus repartos) donde se ingresa la cantidad de producto entregado, el cliente al cual se le entrega, y la referencia de los productos. Para la falta de sincronización entre ventas y bodega del envÃo de nuevos pedidos se hagan por medio de vÃa telefónica para que después se pueda facturar. Al final cuando se restablezca el TIS se debe corroborar que la información contenida en el lector del código de barras debe ser igual al dispositivo electrónico usado por los repartidores, anteriormente mencionado, para que no vaya a haber ningún tipo de perdidas por falta de sincronización de la información.
La legalización del dinero recibido en las entregas y el cuadre de caja se puede efectuar después de haber conectado el dispositivo electrónico al computador, el cual permita cumplir con todas las actividades de tesorerÃa al suministrar toda la información necesaria.
Para actualizar el listado de clientes, ventas debe ayudar a recolectar toda la información necesaria de los nuevos pedidos que se hayan realizado después del daño del TIS. Esto lo puede lograr gracias a la información que le haya llegado por medio del correo electrónico. Para que de esta manera la información se la pueda proporcionar a cartera, y a su vez se puedan realizar los nuevos despachos de los pedidos.
Para el descontrol de inventario en silos, se puede utilizar de igual manera un lector de código de barras que guarde la información, ya que el cemento es empacado en bolsas que pueden contener un código de barras que facilite la implementación de éste sistema y se pueda continuar con el empaque del producto sin ningún problema. Además en la báscula se puede implementar el dispositivo electrónico que guarde los datos del producto terminado y que permita que después se tenga acceso a la información. Al mismo tiempo se pueden realizar los ingresos de materiales por medio de éste dispositivo que permita guardar la información correspondiente a la materia prima que llega a producción y que permita que la ejecución de las operaciones de ésta.
octubre 25th, 2011 at 2:40
• La solución general que se debe tener en cuenta para este caso es llevar a cabo un plan de contingencia operativo. Para esto se puede recurrir a procedimientos operativos manuales en cuanto a facturación, pesado de básculas, control de traslados por medio de hojas de ruta o plantillas, manteniendo lista de pedidos con anticipación y teniendo un control de los niveles de producción en cuanto al inventario real contra el inventario teórico.
• El siguiente paso a llevar a cabo es la capacitación de los empleados de sistemas sobre el soporte del TIS, es decir, tener personas de respaldo capaces de responder ante cualquier eventualidad en caso de que la persona encargada no se encuentre disponible. De esta manera se comparte información y especificaciones del sistema.
• Debido a que esta compañÃa presenta problemas de actualización del Backup, se deben realizar seguimientos y pruebas frecuentes de este, asà como también una actualización constante del listado de cartera de los clientes.
• Otro de los aspectos a tener en cuenta es la retroalimentación entre las distintas áreas, en este punto es necesario que exista una comunicación abierta entre áreas en las cuales se compartan información sobre pedidos y desempeño de los distintos departamentos para no tener que depender del sistema en caso de que este falle. Esta retroalimentación se puede hacer por medio de plantillas, informes o documentos fÃsicos.
• Establecer un centro de cómputo de contingencia que permita reaccionar ante este tipo de fallas. Este centro de cómputo debe contener toda la información permitiendo un respaldo total del sistema.
• Para cambiar la actitud de la empresa frente a estos acontecimientos se deben realizar pruebas de actividades de contingencia, como por ejemplo realizar simulacros semestrales sacando el sistema de lÃnea para trabajar sobre el centro de cómputo de contingencia y ver como este responde ante la situación.
• Otro de los aspectos fundamentales para la solución es establecer acuerdos de servicio con el proveedor TIS, mantenimientos frecuentes del sistema y conexiones remotas que permitan una comunicación directa al aplicativo sin requerir desplazamiento de personal desde la casa matriz.
• Por último, y lo más importante es tener en cuenta al cliente, suministrarle información acerca del seguimiento de sus pedidos o problemas que se presenten con este, para llevar a acuerdos o algún tipo de compensaciones cuando esto se presente.
octubre 25th, 2011 at 4:15
Para solucionar el problema de dependencia al sistema de información TIS, se debe enfocar en la descentralización de la información. Donde la información no se encuentre únicamente en solo servidor y, aunque el espacio informático y fÃsico utilizado es mucho mayor del que es utilizando con un solo servidor y esto conlleve a un alto costo para mantener consistencia en la información, además de la inversión en software y el hardware. Esto permite que la información no se centralice y que cada departamento pueda tener acceso a la información que se refiere a los procesos que les competen, teniendo una copia de ella en cada servidor como en el servidor central, generando que los procesos y la información no dependan de un solo centro de información y pueda ser accedida desde más de un punto, evitando paros y perdidas de ventas. Para realizar esto existe diferente software de replicación de información que permiten estar copiando la misma información en dos o más discos diferentes, sin generar ninguna interrupción en sistema y generando un grado de autonomÃa respecto a la base de datos publicadora. Mejorando la disponibilidad de los datos y a su vez mejorando el rendimiento de consulta. Uno de los software es el SQL server que permite copiar instantáneamente, distribuir y modificar los datos, además de esto y como un punto importante en el caso es que permite que el sistema siga en funcionamiento con al menos un servidor en servicio.
Otro punto muy importante que se debe tratar debido a la evolución en cuanto a tecnologÃas de información en las empresas, es que el desarrollo de sistemas de información ya no puede depender de los técnicos del Departamento de informática, como sucede en esta empresa. El desarrollo de los sistemas de información debe hacer parte de la planeación y estrategia de la empresa, pero para que suceda esto, los altos mandos o directivos deben participan de la definición y desarrollo de estos, y no solo limitar su participación a rechazar o aprobar inversión propuestas por los técnicos. Es tan importancia de la TI para las empresas hoy en dÃa para ser competitivo, que no se puede delegar a los informáticos, la gestión debe realizarse por los directivos. Es de gran importancia que estos conozcan el potencial y los recursos que tienen las TI y es fundamental que los directivos tengan la capacidad para utilizarla correctamente, por esto se deben realizar capacitaciones y aserias que permitan enfocar las decisiones referentes a las TI hacia la estrategia de la empresa.
octubre 25th, 2011 at 12:24
SOLUCIONES CASO: VIERNES NEGRO
1) Llevar registros manuales con el fin de recopilar toda la información por escrito, ya que en el caso de que la TIS llegue a fallar los empleados van a poder tener acceso a la información que necesitan, con lo que se evitará que el trabajo se detenga.
2) Cuando el sistema vuelva, los datos manuales que se registraron deberán ingresarse al sistema de manera tal que este proceso no requiera mucho tiempo y el ingreso de datos se pueda llevar a cabo de manera rápida, puesto que el sistema de información deberá ser compatible con los datos ingresados manualmente.
3) Tener planes de contingencia que den pautas de cómo se debe proceder en situaciones problemáticas asà estas parezcan muy remotas. Los planes deben evaluar y analizar los riesgos que podrÃan afectar la integridad de los datos. Algunos planes son:
• Diariamente cada área debe imprimir sus backups
• La información no debe estar recopilada en un solo lugar, sino que se debe hacer uso de distintos dispositivos, tales como memorias USB o un disco duro dependiendo de los recursos con que cuente cada área (aunque este método solo respalda la información y no las aplicaciones del sistema de información). Esto con el fin de tener información almacenada con un horizonte de tiempo largo, en vez de tener archivos fraccionados
• Tener información relevante en otros lugares diferentes a la empresa, como tener un centro alternativo de proceso de datos mediante un convenio con otra Institución que tenga equipos similares o mayores y que brinden la seguridad de poder procesar nuestra Información, y ser puestos a nuestra disposición, al ocurrir una contingencia mientras se busca una solución al problema en el sistema de información de la organización.
Se debe tener en cuenta que un plan de contingencia no sirve si se queda en plan o papel, y esto es precisamente lo que sucede con la empresa, ya que poseen una cantidad de herramientas tecnológicas y documentación del programa de actividades de la organización, pero no saben cómo usar estas herramientas. Adicionalmente se debe considerar que cuando se formulen los planes de contingencia, estos se deben dar a conocer a todos los miembros de la organización, para que todos sepan cómo actuar en el momento del problema.
4) Si se tienen los backup adecuados (los nombrados anteriormente) se podrá realizar un cronograma de actividades que tenga en cuenta las prioridades que se deben atender durante la situación problema. Estas actividades serán seleccionadas a partir del cronograma de eventos, de manera que se atiendan las labores prioritarias de la empresa o que no tienen holgura, es decir, no dan espera a que se solucione el problema. Con el objetivo de que la empresa no quede parada en ningún momento.
5) Se debe realizar constantemente un mantenimiento de los planes de contingencia, con el fin de realizar modificaciones que puedan mejorar el plan y asà acercarlo más a la situación real de la empresa.
6) Dado que la empresa consideraba que la caÃda del sistema era una situación poco probable de ocurrir, delegó la responsabilidad de TIS a una sola persona (Sandra), nosotras consideramos que lo mejor es capacitar a mas personal en el conocimiento y manejo de la TIS, con el fin de que si falta alguno de ellos, exista alguien al frente de la situación y pueda tomar las riendas del asunto.
Solución inmediata
Creemos que como solución inmediata al problema se debe recurrir a los respaldos de Información (BACKUPS), para realizar una revisión y depuración del cronograma maestro donde se tenga en cuenta las prioridades de fechas importantes en el calendario de eventos; de manera que estos respaldos de información permitan a la empresa seguir operando aunque sea al mÃnimo, es decir operar o atender los planes prioritarios o que no tienen holgura alguna en el cronograma mientras se soluciona el problema más grande: la caÃda del sistema.
Para solucionar el problema de la caÃda del sistema y hacer que este continué con su función normal, creemos que las personas encargadas de la instalación y manejo del sistema de información deben iniciar la tarea de iniciar la reconstrucción de los medios de software lo más pronto posible; y si es necesario de personal o gastos extra para realizar dicha tarea, este personal encargado del sistema de información debe asumir los gastos que la solución del problema requiera, ya que cuando se contrata a un tercero para que instale y controle el sistema de información de una organización, el acuerdo contractual va respaldado por un seguro que debe compensar, las pérdidas de beneficios netos causadas por suspensión de operaciones, gastos o responsabilidades que se puedan derivar de la detección y corrección del fallo.
octubre 25th, 2011 at 15:35
La solución al caso viernes negro es controlar:
1. Demandas a TIS, y exigirles el pago de la suma que hizo perder a la empresa.
2. Debido a que la herramienta fue muy costosa, exigirle a la TIS, una monitoria continua de la herramienta via internet.
3. Capacitación al personal de la empresa en la herramienta, debido a que la única que sabia era la dura y estaba en vacaciones.
4. Que la empresa TIS garantice el almacenamiento de las copias de la empresa, es decir, que le bride respaldos de información (backups).
octubre 25th, 2011 at 16:41
http://afjaramillo91.blogspot.com/2011/10/solucion-caso-viernes-negro.html
octubre 25th, 2011 at 18:27
La solución al caso viernes negro es controlar:
1. Demandar a la empresa por el sistema de información TIS, y exigirles el pago de la suma que hizo perder a la empresa.
2. Debido a que la herramienta fue muy costosa, exigirle a la empresa dueña del sistema de información, una monitoria continúa de la herramienta vÃa internet.
3. Capacitación al personal de la empresa en la herramienta, debido a que la única que sabÃa era la dura y estaba en vacaciones.
4. Que la empresa garantice el almacenamiento de las copias de la empresa, es decir, que le bride respaldos de información (backups).
5. Tener el personal capacitado para manejar el programa, todos deben saber manejarlo y tener acciones para las posibles eventualidades.
6. No depender al 100 % de la tecnologÃa, ya que aunque es una excelente herramienta puede muchas veces fallar y dejar a la empresa como en este caso en un caos total.
7. Se puede pensar en la manera en que continuamente se esté imprimiendo las órdenes y la información arrojada por el programa para asà tener como tal la información importante en fÃsico.
8. Se deben realizar seguimientos constantes para la actualización del backup y realizar las respectivas pruebas para estar preparados para una eventualidad.
9. Suministrarle información constante al cliente del estado de sus pedidos, siempre con la verdad sin importar que suceda alguna eventualidad.
10. Tener la información relevante en otro centro de información diferente a la empresa, para el caso en que suceda alguna eventualidad, al empresa pueda utilizar dicha información que está en el otro lado para tener informado a los clientes de todos los movimientos de sus pedidos.
octubre 25th, 2011 at 19:29
En el siguiente link se puede observar la solucion propuesta:
http://logjdf.blogspot.com/2011/10/solucion-al-caso-viernes-negro.html
octubre 25th, 2011 at 20:03
Solución Caso Viernes Negro:
Como vimos en el caso, a la empresa Cementos El Ladrillo le sucede lo que a muchas empresas nacionales les pasa cuando adquieren un sistema ERP, que enfocan toda su confianza a éste creyendo que todo lo hace el sistema y que éste nunca va a fallar, además por ser un producto del extranjero creen que tiene mayor confiabilidad y calidad. Cuando sucede lo que le paso a la compañÃa se evidencia la falta de gestión del riesgo que se tiene y como un problema como este desequilibra el funcionamiento de toda la empresa. La solución para Cementos El Ladrillo es:
• A futuro, desarrollar una gestión del riesgo utilizando alguna norma que le dé parámetros como la ISO 31000 para que se tengan identificados, analizados, evaluados y sobre todo se tenga un posible tratamiento, para que cuando sucedan situaciones como estas no generen pánico entre los trabajadores y se sientan preparados para enfrentar la solución. Creando protocolos de seguridad para almacenar la información.
• PodrÃan a futuro fortalecer los sistemas de BackUp que se tienen para almacenar la información; esto se puede lograr con servidores en lÃnea (como dropbox a mayor escala) o con programas educativos (ej. Cada viernes en la tarde el personal de la compañÃa va a dedicar una hora de trabajo a almacenar la información en dispositivos móviles como CDs, USBs, Discos duros y demás; creando un habito y costumbre entre el personal).
• Es importante que se esté haciendo un mantenimiento y actualización programados tanto al sistema ERP como al BackUp, para evitar que no esté la información reciente o que aquella que se tiene ya no sirva y demás.
• Por último, la compañÃa El Ladrillo deberÃa capacitar más al personal del departamento de Sistemas con respecto al ERP y que no sea solo una persona la encargada de toda la información y respuestas cuando se trate del sistema. Ya que al fin y al cabo este departamento es el que tiene una conexión más directa y deberÃa estar bien informado para crear más confianza en el sistema y su actividad.
• Además, como la inversión en el sistema ERP es tan alta deberÃan entablar relaciones con el proveedor para tener colaboración y cooperación a largo plazo, que permita un desarrollo mutuo (el proveedor puede recibir retroalimentación del producto), y que se tenga un proceso con más calidad y confianza.
octubre 25th, 2011 at 20:27
Las soluciones para el caso Viernes Negro son las siguientes:
• Establecer planes de contingencia en los cuales se creen pautas para saber cómo proceder en caso de fallas, es decir, tener mapas de riesgo, en los cuales se tengan las posibles amenazas o fallas que puedan ocurrir, y como actuar en caso de que se hagan realidad, permitiendo acciones rápidas y reduciendo las consecuencias que estas fallas pueden tener. Se debe tener en cuenta, que estos planes de contingencia deben ser conocidos por todos los empleados directamente relacionados con este sistema u otras posibles fallas o amenazas.
• La capacitación de los empleados en general sobre el sistema TIS, además de una capacitación especial para los empleados del área de sistemas, para tener personas en la empresa capaces de responder ante cualquier suceso, y no sólo depender de una sola persona.
• Además, del proceso de compra del TIS, establecer con el proveedor convenios para la realización de mantenimientos periódicos con el fin de estar controlando el buen funcionamiento del sistema y minimizar las probabilidades de fallas.
• Tener los backups no solo en el sistema TIS, sino tener almacenamiento externo de estas copias, esto podrÃa ser vÃa electrónica, mandando cada vez que se emiten estas copias a sistemas alternos que estén coordinados con el TIS para tener respaldo en c aso de una falla del TIS. También, puede ser fÃsicamente, imprimiendo estos backups al final del dÃa y almacenarlos en un lugar adecuado donde todo este en perfecta organización, para que al momento de necesitarlos, sea fácil el acceso a ellos.
• No dejar todos los procesos en manos de la tecnologÃa, como por ejemplo, el peso de las básculas, ya que esto es algo que puede ser controlado manualmente.
• Tener contacto directo con el cliente, para suministrarle información de sus pedidos y del estado actual de estos, con el fin de que si se presenta una falla en la entrega, se pueda dialogar con el cliente para llegar a acuerdos y que las dos partes salgan beneficiados.
octubre 25th, 2011 at 21:24
http://logisticalpv.blogspot.com/2011/10/solucion-caso-viernes-negro.html
octubre 30th, 2011 at 17:12
La solucion la hicimos Jaramillo y yo, y se encuentra en el siguiente link:
http://afjaramillo91.blogspot.com/2011/10/solucion-caso-viernes-negro.html
octubre 31st, 2011 at 21:28
Esta empresa nunca se habÃa percatado de este tipo de problemas y su gravedad. Principalmente debe implementar planes de contingencia, los cuales consisten en estar preparados para cualquier eventualidad negativa o positiva, para proceder a la realización de estos, se puede recurrir inicialmente a procedimientos manuales como pedidos anticipados y controles en los niveles de producción teniendo en cuenta niveles de inventarios. Esta idea no es asà de sencilla como solo nombrarla pues requiere de la capacitación de todo el personal y requiere de una descentralización de la información, lo que quiere decir que esta no solo se debe encontrar en un mismo servidor sino ejecutar un nuevo software que permita que la información tenga accesos a todos los departamentos, exista consistencia en ella, como un beneficio a la hora de manejar, controlar e integrar dicha información. Teniendo en cuenta las nuevas tecnologÃas en información, este nuevo sistema de información a implementar no debe tener dependencia de solo técnicos informáticos, el desarrollo de los sistemas de información deben hacer parte de la planeación estratégica, lo que quiere decir que es de gran importancia que la mayorÃa del personas y los directivos principalmente conozcan y tengan la capacidad de usar correctamente el sistema de información.
La capacitación a los empleados debe incluir el ser capaces de responder ante cualquier eventualidad en caso de que la persona encargada no se encuentre disponible, tiendo en cuenta que ya se cuenta con un sistema en el que la información se comparte y se tiene fácil acceso a ella.
Este nuevo sistema de información beneficiaria a la retroalimentación entre áreas, pues brinda una comunicación abierta en cuanto a pedidos y desempeños. Además la empresa debe tener en cuenta al cliente, suministrarle información acerca del seguimiento de sus pedidos o problemas que se puedan presentar, esto para mayor confiabilidad y tranquilidad de ellos.
noviembre 1st, 2011 at 12:46
En este link se encuentra la respuesta
http://grupomcs.blogspot.com/2011/11/cadena-de-suministro-caso-viernes-negro.html
noviembre 3rd, 2011 at 18:53
Link con la respuesta: http://amclogistica.blogspot.com/2011/11/viernes-negro.html