http://casoenmediodeunmarrevuelto.blogspot.com/
El puerto de Buenaventura se encuentra en un punto de inflexión, en el cual requiere para operar con productividad, un sistema de información acorde con las necesidades de su operación.
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El puerto de Buenaventura se encuentra en un punto de inflexión, en el cual requiere para operar con productividad, un sistema de información acorde con las necesidades de su operación.
En ingeniería y en administración se dice comúnmente que aquello que no se puede medir no se puede controlar. El caso de “En medio de un mar revuelto” es uno de aquellos donde la gestión de la información y el conocimiento ha sucumbido ante la mala toma de decisiones por la adquisición e implantación de un sistema de información belga que además de ser costoso, no se supo adaptar adecuadamente a la organización y a su vez le origino graves problemas.
Es increíble observar que siendo una organización con ISO9000:2000, con un diseño organizacional con misiones claras y con personal supuestamente acorde al manejo de los procesos que una entidad portuaria necesita, no se tenga la capacidad de obtener y manipular adecuadamente la información estratégica de toda la cadena logística.
Los hechos que se presentaron y ocasionaron todo el despelote fueron el incremento en la tarifa por el paso en el puerto de Buenaventura debido a la congestión (mal manejo) y al cambio de gerente general que pide una información adecuada pero inconsulta para la toma de decisiones que necesita. El problema es obviamente la incompetencia del puerto y el riesgo de ser intervenido por la superintendencia de puertos.
El mal manejo de la información en un sistema logístico genera bastantes problemas operativos. Si un sistema no está integrado entre los distintos actores del proceso, esto hace que muchas de las operaciones se realicen más de una vez, perjudicando los tiempos y costos de la operación del negocio.
De igual forma cuando un sistema no satisface las condiciones operativas de un proceso, esto hace que las personas se adapten a lo que más les conviene, permitiendo a su vez que las personas sean las que se adueñen de la forma en que se debe trabajar en el proceso.
Este problema se empeora aun más cuando la gente cambia de puesto o sale de la organización, donde a falta de no solucionar el problema, así como a la falta de tiempo en la inducción del nuevo personal, genera los problemas de adaptación al proceso heredado y al nuevo proceso de personalización.
También hay que agregar que la información manejada en una operación portuaria debe cumplir con altos estándares de calidad y seguridad. Tener información regada en varias plataformas y aplicaciones permite que haya distorsiones en la información, así como la disponibilidad para que la gente mal intencionada tenga acceso más fácil.
La solución que se presenta en el caso es adecuada con las necesidades de las operaciones y el personal del puerto. Creo que el desarrollo de una aplicación hecha a la medida de las necesidades del cliente hace que la gente se adapte y se vincule al proceso de una mejor forma. Aunque los procesos de implantación de software no son fáciles, un buen acompañamiento del personal de sistemas de la compañía y de la empresa que desarrolla el ERP, CRM y SGD permite lograr la estabilidad que se pierde desde el inicio del proceso.
Adicional a esto, la empresa debe mejorar su sistema de gestión de calidad certificado, ya que el punto 4.2 de la norma exige que la empresa tenga los documentos y procedimientos necesarios para asegurar la planeación, operación y control de los procesos y registros requeridos en la norma internacional. Imagino que con el SGD y la tarea de Miguelito se supo hacer esta labor.
Para el análisis del caso me remitiré únicamente en la dirección en que se presenta la situación a resolver en términos de supuestos. Independiente de la manera como se desempeña el puerto de Buenaventura en la actualidad.
De acuerdo al desarrollo del caso, El Puerto de Buenaventura tiene una deficiencia alta en términos del manejo de la información, falta de estandarización, procesos ineficientes, falta de integración de los sistemas de back office y la manera como se administra y suministra dicha información para ser procesada y utilizada como herramienta de análisis y solución de problemas.
Al enfrentarse a una competencia cada vez mayor y a un mundo cada vez más pequeño, los negocios afrontan grandes desafíos al mantener y aumentar la cuota de mercado global. Internet, los avances en comunicaciones y la desaparición de las barreras comerciales han originado un nuevo mercado global con un enorme potencial de mercado. Sin embargo, este nuevo entorno global representa algunos retos.
Es por esto que el Puerto de Buenaventura se enfrenta a la tarea de simplificar los procesos del negocio de manera que la información esté disponible en tiempo real forma ágil y veraz, ofreciendo a los usuarios eficiencia, permitiendo automatización operativa e integración que proporcione conectividad, compartiendo datos de distintas aplicaciones, para una modernización de la gestión logística. De tal forma que se plantea una integración de la información que proporcione conectividad a los agentes portuarios para los procesos críticos del negocio.
La propuesta de implementación de ERP o sistema integrado de recursos empresariales representa un cambio cultural dentro del equipo de personas que laboran en el Puerto de Buenaventura que hasta el momento operaba mediante la atomización de la información. Miguelito plantea la implementación de un sistema robusto que soporte los módulos planteados como a) marítimo, b) de almacenamiento y distribución de carga y c) de administración de transporte. De esta manera la información fluye horizontal y verticalmente dentro de la empresa, lo que facilita el intercambio de datos entre cada división y existe alguna independencia pero con coordinación, es decir se opera de manera encadenada pero cada eslabón es autónomo. Esto representa un control de costo y trazabilidad en la información a través de la cadena.
Pese a que la implementación de un sistema de ERP representa una inversión alta por los múltiples factores que intervienen como costo del software, asesorías, capacitaciones, plataforma tecnológica etc., esto le entrega a la compañía mejoras como eficiencia en tiempos y mayor competitividad.
Dado que el volumen de interacción de un puerto marítimo con diferentes actores de la cadena es bastante alto, el hecho de clasificar dichos actores del negocio como son importadores, exportadores, líneas marítimas, sociedades de intermediación aduanera, agentes internacionales de carga, operadores de transporte multimodal (OTM), operadores logísticos, operadores portuarios, transportadores terrestres y agentes marítimos y navieros, es demasiado importante, de manera que se logren establecer funciones de manejo a cada segmento. Es por esto que la implementación de CRM que plantea Miguelito es importante desde el punto de vista de incorporación de estrategias que faciliten el entendimiento con cada uno de los actores y generen beneficios centrando esfuerzos en los clientes.
Repasando las fases del proceso de atención a una embarcación y a su vez los pasos que conforman cada una de estas, concluyo que el planteamiento de un sistema de gestión documental es otra solución bastante adecuada debido a la numerosa intervención de autoridades de proceso, supervisión y control en la cadena de aprobaciones requerida. De esta manera la administración del flujo de documentos y la información contenida en los mismos sustenta las buenas prácticas de parte del puerto para asegurar una gestión transparente de los procesos y el seguimiento en caso de ser necesario por cualquier eventualidad.
La implementación de todas estas prácticas en el Puerto de Buenaventura lo ubicarían a la altura de los puertos del mundo, en un momento en que el rezago tecnológico significaría el aislamiento del mercado. Sin embargo es importante tener en cuenta que sin el compromiso de las personas la tecnología y la gestión de operaciones, es imposible lograr la puesta en marcha de las propuestas planteadas.
En el caso de ¨En medio de un mar revuelto¨ es claro que dos de los más graves problemas que enfrenta la empresa Puertos del Valle son la falta de comunicación a través de todas sus áreas y el mal manejo de la información. Cada cual dentro de la empresa solo se preocupa por hallarle una solución a los problemas que se presentan en el día a día y hacer lo necesario por ¨salir del paso¨ mas no por identificar cuales son las verdaderas causas o cuellos de botella que impiden solucionar definitivamente aquellos problemas que entorpecen el funcionamiento operativo y de paso afectan el área financiera de la empresa. Cabe resaltar el papel de Miguelito. Logró, poco a poco, que los empleados utilizaran un nuevo sistema para elaborar los informes necesarios y de esta manera hacer que la información se generará de una manera mas uniforme. De este modo se hizo más fácil interpretarla y se dio un gran paso para hacerle un poco más fácil su trabajo a todo el personal.
Cuando las diferentes áreas de una empresa no se integran en busca de los objetivos, las labores se complican, la mala comunicación hace que la información se distorsione y los costos se incrementen. Lo que hizo falta fue establecer unas reglas o parámetros operativos que quedaran bastante claros y permitieran que todos realizaran su trabajo de una forma mas eficaz y productiva. Debido a la falta de estas reglas o parámetros cada cual en la empresa trabajaba de acuerdo a su propio criterio; Es evidente la falta de integración entre las áreas. Algo que agravó la situación de la empresa fue el hecho de que algunos empleados indispensables desertaran a mitad de proyectos importantes. Esto sumado a la falta de capacitación de los empleados que llegaban a ocupar dichas vacantes hizo que la empresa se estancara y que las metas no se lograran obtener. Si a un nuevo empleado no se le guía y se le facilitan las herramientas necesarias para desempeñar una buena labor es imposible y absurdo pretender que dicho empleado aporte positivamente a la empresa por muy capaz que este sea. Al no realizar bien su labor, dicho empleado, entorpecerá el proceso operativo de la empresa.
La mala implementación y ejecución del sistema logístico y la falta de coordinación hizo que los tiempos de espera en el puerto, así como también los tiempos de cargue y descargue se incrementaran y por ende aumentaran los costos.
La cadena operativa y de abastecimiento de una organización se rompe por el eslabón más débil y en el caso de Puertos del Valle son varios los eslabones de su cadena que presentan debilidades. Una solución planteable a los inconvenientes que presenta puertos del valle sería la integración de los procesos para hacer más productiva y eficaz la cadena logística. También sería indispensable evitar que la información innecesariamente pase por varias personas ya que esto hace que se distorsione y merme el nivel de productividad de las operaciones.
Como lo describe el caso el gran problema al que se enfrento el puerto en el momento en el cual la Msc aumento la tarifa a 40 dolares a todos aquellos clientes que se ingresaran al puerto de Buenaventura, fue el manejo de l infomracion y como esta fluia a traves de todas las areas.
Es claro en el caso que la ausencia de una estructura que permitiera que la informacion fluyera no solo horizontalmente sino verticalemnte entre las distintas areas era la fomra como se manejaron las cosas por un largo periodo, lo cual hacia que los datos que se tenian no se correlacionaran entre las distintas areas.
Ademas los sistemas que se adquirian para optimizar el manejo de la información no eran adquirirdos acorde a las necesidades de la empresa. Adicionalmente, no existia un plan de formación adecuado en el uso y aplicación de la tecnología adquirida.
Se realizo una unificacion de los procesos informaticos a traves de la aplicación de ERP, que permitieran tener información que concordara en cada una de las areas. Se hizo una asociacion por modulos asi: Módulo Marítimo, Módulo de almacenamiento y distribución de carga y Módulo de Administración de transporte
Adjunto a este proceso se realizo un plan de capacitación que aunque no fue sencillo, demuestra plenamente los beneficios de dejar a un lado el sistema de usar hojas de excell por el modulo de administración de transporte.
El caso anterior muestra como una cadena de eventos en un momento determinado resulta en una problemática compleja. La suma de procesos mal diseñados con pobre liderazgo y ausencia de controles permiten que se llegue a situaciones como esta. Sin embargo, la conclusion mas evidente es: el encadenamiento de procesos dentro de la estructura empresarial, deben ser fuertes, sometidos a optimos controles de calidad que satisfagan las necesidades precisas de cada empresa y que permitan ser administrados en una forma que permitan realizar proyecciones y planificaciones.
Cada vez es mayor la necesidad de mejorar la gestión y operación de las empresas a nivel mundial. En esta ocasión analizaré un eslabón de la cadena de comercio internacional que conecta la producción con el consumo y puede ser el más importante y que más impacto genera a la hora de ser competitivos: El terminal marítimo de Buenaventura.
El aumento del comercio internacional y la globalización han incrementado las exigencias y la necesidad de una buena infraestructura capaz de soportar el volumen de mercancía y flujo de información, que ha venido creciendo en el puerto al ritmo de las nuevas potencias económicas.
En el caso “En medio de un mar revuelto” se identifican dos (2) situaciones que afectan la operación del puerto de acuerdo a las exigencias actuales de la economía mundial. La primera de ellas está relacionada con la falta de un sistema integrado de información y la segunda está relacionada con el Plan de Entrenamiento y Capacitación ya que no está alineado a las necesidades de la compañía, con un alcance limitado quedándose el conocimiento en unas pocas personas que no lo transmiten ni lo traducen en acciones.
El terminal marítimo de Buenaventura se ha visto seriamente afectado en su operación, al punto que las empresas de transporte marítimo internacional están condicionando el paso por el puerto en términos de aumento del costo. Esto se debe a que en términos de tiempo, eficiencia y control la operación no está siendo bien administrada, dificultando el proceso desde las Gestiones Previas al arribo del buque, donde se debe dar una comunicación continua con los agentes marítimos para establecer la hora exacta de arribo y cumplir con el tiempo estimado de estadía del buque en el puerto. Luego de esta primera I fase, continua la fase II de Arribo del Buque, donde se realiza la asignación del puesto de atraque, se define la hora estimada de zarpe y se designa el piloto practico para la operación de atraque. Posteriormente esta la Estadía, tiempo en el que se realizan las visitas de las autoridades, la operación de suministro de combustible y el cargue y descargue de la mercancía; hasta la operación de Desatraque.
En todas las fases de la operación marítima antes mencionadas se logra identificar la necesidad de tener un flujo de información en tiempo real que permita el desarrollo de actividades de control y seguimiento global, que aseguren la ejecución de los procesos. Particularmente en esta empresa no se ha logrado adquirir un programa que integre y automatice los procesos y la información bajo una misma plataforma que se adapte a la operación de la compañía y no varias aplicaciones que procesen diferentes tipos de información y que además no sean compatibles entre sí.
La falta de un ERP que sincronice toda la operación de la compañía desde las Gestiones Previas hasta el Desatraque, incluyendo el área administrativa, de Talento humano, ingeniería y mantenimiento, operaciones, informática y telecomunicaciones, calidad, comercial, mercadeo y financiero ha ocasionado un caos en el proceso, congestionando el puerto, retrasando los tiempo establecidos y aumentando los costos al tener que entrar a un puerto que es ineficiente y le falta control.
Es necesario adquirir un plataforma que les permitirá construir una base de datos centralizada para almacenar toda la información de una forma segura y que garantice el acceso a todas las unidades permitiendo trabajar con las mismas cifras y facilitar la toma de decisiones; Ofreciendo a los clientes y proveedores la posibilidad de estar con una empresa que conoce de principio a fin sus procesos y la trazabilidad de la mercancía que viene en camino, la que se ha enviado y la que ha sido descargada en puerto.
Es importante revisar un poco más detenidamente el área de talento humano, pues es en ésta donde se construye y estructura el Plan de Entrenamiento y Capacitación. No solo es necesario adquirir un ERP y realizar una inversión alta para lograr su implementación, es más importante aún asegurar que el personal conozca la herramienta y pueda operarla, y que dicha capacitación llegue a quienes realmente van a interactuar con ella. Pues revisando lo que ha sucedido con las plataformas que tienen actualmente y en particular con COSMOS, adquirida a una empresa belga, se identifica que no se alinearon las necesidades reales de la operación de la compañía y esto no permitió un adecuado uso del ERP. La sensibilización y difusión a través de líderes de las áreas puede ser un mecanismo efectivo para comprometer a los colaboradores en la implementación de una nueva aplicación.
Los problemas identificados anteriormente son lo que ha puesto en entre dicho la administración del puerto y han afectado la dinámica del comercio internacional retrasando la entrega de mercancía ya que posponen el ingreso a este puerto dejándolo para el recorrido de regreso o en ocasiones no aceptando contenedores con destino Buenaventura.
Adicional al ERP que debe adquirir la compañía y a la estructuración del plan de entrenamiento y capacitación, también se requiere mayor control de las autoridades ya que están en juego una porción importante de la economía de nuestro país; No solo debe intervenir vigilando la operación de la concesión sino exigiendo a los empresarios que cumplan a tiempo con la documentación de las importación y exportaciones que deben legalizar, pues un desvío en cualquier parte de la cadena afecta la operación completa.
Finalmente la implementación de las soluciones planteadas le permitirá a la gerencia monitorear a través de un Balanced Scored Card la operación en cada área y tomar decisiones oportunas y que maximicen los resultados de la compañía.
La solución al caso expresada por los autores, la cual consiste en implementar herramientas de integración de aplicaciones, un sistema integrado de recursos empresariales (ERP), sistema de información de clientes (CRM) y sistema de gestión documental, me parece una alternativa que debe ser analizada con detalle tanto a nivel económico, como cultural al interior de la organización, antes de iniciarla. A simple vista parece lógico y se esperaría que con la implementación de estos sistemas la organización superara las dificultades actuales, pero en la realidad, la implementación de este tipo de sistemas es un proceso bastante complejo, partiendo de la decisión de cual ERP o CRM comprar, porque en el mercado hay muchos. Estoy completamente de acuerdo en que el primer paso sea la integración de aplicaciones actuales, debido a que la inversión ya se realizó en ellas y se debe explotar ese recurso.
Mi perspectiva frente al tema de integración de aplicaciones en el caso EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO consiste en que la organización Puertos del Valle necesita implementar una estrategia de integración de los sistemas de información, a nivel de datos y a nivel de procesos, soportada por una herramienta BPM (Business Process Model) para poder mejorar sus procesos operativos, en donde la tecnología se convierta en un verdadero apoyo para los objetivos de negocio. Para explicar en que consiste la herramienta BPM y los beneficios que traería a Puertos del Valle, explicaré algunos conceptos. Un proceso de negocio es una colección de actividades que producen una salida específica para un cliente o mercado particular. Esto implica hacer un mayor énfasis en COMO el trabajo debe ser hecho. Un proceso es una sucesión de tareas en el tiempo y el espacio, con un comienzo y un fin, y entradas y salidas claramente definidas. Un proceso de negocio tiene un objetivo claro y debe ser definido en términos de los beneficios que tiene para la organización en la satisfacción de sus necesidades de negocio. Bajo estos conceptos, una herramienta BPM permite modelar los procesos de negocio de una organización, utilizando como bloques de construcción las aplicaciones existentes, a las cuales denomina SERVICIOS.
Con base en lo anterior, la administración de Puertos del Valle debe re-pensar la organización, entendiendo que los límites de los procesos de negocio no los marca ni la estructura organizacional, ni las herramientas informáticas disponibles, ni las habilidades de algunos miembros de la empresa, ni la cultura organizacional de la misma. Con este nuevo enfoque de manejo de la información, la empresa debe tener como punto de partida como las aplicaciones actuales apoyan esos procesos de negocio. Las que satisfagan el objetivo del proceso y además permitan integrarse con otras deben continuar operando porque añaden valor. La que no cumplan estas dos condiciones anteriores, deben revaluarse. Una vez se concibe la empresa desde la perspectiva de procesos de negocio y se identifican las aplicaciones (y sus respectivas bases de datos) se empieza a trabajar en la manera como ellas intercambian información dentro del proceso de negocio, de manera tal que cada aplicación puede ser vista como un caja negra que tiene entradas y salidas, convirtiéndose en un SERVICIO. Dentro de este contexto, un SERVICIO es simplemente un recurso informático al cual le damos un input específico y el nos retorna un output esperado sin importar como lo haga. El conjunto de SERVICIOS informáticos van a conformar el PROCESO DE NEGOCIO, que es en el que realmente se enfoca un BPM. El BPM une los diferentes SERVICIOS para soportar los procesos de negocio, apoyándose en una capa de software denominada middleware, encargada de comunicarlos entre si. La herramienta BPM contribuye a la medición de los procesos de negocio.
La estrategia de implementación de un BPM es mucho más económica y ágil que la de un ERP, que es el paso siguiente de la solución propuesta en el caso. Sin embargo no son opuestas. Después de la integración de procesos, el ERP puede adquirirse (si existen los recursos) e integrarse con la plataforma existente (gracias a la capa de middleware). El sistema de información de clientes tampoco tiene ningún inconveniente en ser incorporado en el esquema propuesto, pero es importante aclarar que las decisiones de cual ERP y CRM adquirir deben incluir su integración con la plataforma que ya se encuentra operando. El sistema de gestión documental es un apoyo en todo este engranaje de movimiento de información y puede ser adquirido e incorporado al principio o al final, es irrelevante en este caso, pero sería recomendable tenerlo desde el principio porque su costo no es elevado.
Todo lo expuesto anteriormente funcionará solamente si el recurso humano de Puertos del Valle, empezando por sus directivas, logran comprender los procesos de negocio en que se encuentran involucrados y concebir las interrelaciones existentes entre los mismos, los cuales son transversales a toda la estructura organizacional clásica.
Todas las herramientas informáticas necesarias se pueden adquirir, y funcionan muy bien, lo importante es que en la mente de cada persona que trabaja en Puertos del Valle exista claridad en COMO hace su trabajo y la importancia de lograr el objetivo de su proceso de negocio.
En mi opinión, este caso es una muestra de la preparación de las empresas colombianas en un mercado cada vez más globalizado.
Ahora que se habla tanto de un eventual TLC, queda demostrado que las empresas colombianas no están en capacidad de competir o reaccionar ante una apertura cada vez más global.
Si una empresa tan importante para los intereses del paisa presenta semejantes problemas de informacion, no me imagino como estarán las Pymes (que son el 95% de las empresas del pais).
Ya entrando al caso, la información es de los principales activos que tiene una empresa, y se debe manejar y proteger como cualquier otro activo; tenerla ordenada, identificada, que sea de fácil acceso, que esté segura y disponible de acuerdo a las necesidades de cada empleado o cliente.
En mi opinión, es claro que se necesita un sistema de informacion integrada urgente!, pero el priblema no solo está ahi. Para mi la base debe ser crear una cultura organizacional, en donde cada empleado tenga un manejo adecuado de la informacion, pues se pueden tener los programas o ERP que sean, pero si el empleado no maneja y organiza bien esa informacion, el ERP va a estar lleno de “Basura”. Entonces para mi crear ese tipo de cultura es lo principal, y es el problema más grande; peor como se hace??
En un principio se debe cambiar la mentalidad de los empleados en cuanto a que no son responsable por la informacion. TODOS y cada uno, independiente del area que se encuentre es responsable por tener un buen manejo de la informacion y tenerla organizada de tal manera que si la llegaran a reemplazar, la otra persona tenga una visión clara de como y donde utilizar la informacion. Recordemos que es un activo de la empresa,no del trabajador.
Ese cambio de mentalidad se debe hacer en un principio con campañas y capacitaciones acerca de cómo manejar y organizar la informacion, que los empleados les quede claro como seria y queden comprometidos, que entiendad la importancia de esa gestion. y en ujna segunda etapa se deben hacer auditorias para ver cómo van evolucionando los empleados en cuanto al manejo.
Para concluir, en mi opinión la parte más fácil de la solucion es implementar un sistema de informacion ERP. El verdadero reto es cambiar la mentalidad y convencer a los empleados de lo importante que es la informacion para los resultados de la empresa, ese es el verdadero reto que lleva más tiempo y requiere de un seguimiento continuo.
El caso “En medio de un mar revuelto” es un ejemplo de una organización que obtiene sistemas de información que no son acorde a sus necesidades, generan un alto costo, no inversión y no generan ningún valor a la organización, sino que lo destruyen.
Tal como lo identifica el caso se existen dos problemáticas principales:
1. Carecen de un sistema integrado de información y cada área de la organización es una isla, no hay un flujo ni de información ni de procesos integrados.
2. No hay un proceso establecido de capacitación sobre los sistemas de información de la empresa. No hay planes de formación y hay un desconocimiento de los roles, funciones y responsabilidades de cada una de las áreas.
Para un puerto como el de Buenaventura, herramienta de competitividad principal para el país, es una real barrera no contar con un sistema de apoyo que permita conocer en tiempo “real” lo que está sucediendo. De igual forma que carezca de conocimiento de las reales necesidades de sus clientes internos y externos, para así lograr un posicionamiento competitivo que generara una plataforma logística óptima para el continuo crecimiento económico del país.
Diferentes paradigmas se deben identificar y romper para lograr solucionar los problemas que se identifican. Creer que la organización contaba con un sistema perfecto, solo por su alto costo y por haber sido adquirido por una empresa de “buen nombre Belga” es un paradigma que se debe romper y se debe entender cuáles son las reales necesidades de los usuarios del sistema. Al igual, que pensar que los esquemas de departamentos por islas en donde compartir información es una “amenaza” para los demás no es la manera de construir organizaciones que generen valor tanto a sus clientes internos como externos.
Las soluciones propuestas por el caso entienden los paradigmas y ven que para lograr llegar a la solución de fondo es necesario cambiar el pensamiento individual por un pensamiento logístico, sistemático. Esto se ve reflejado a través de la siguiente toma de decisiones:
1. Cambiar el sistema de información y empezar el proceso de identificación de necesidades de los usuarios. Con esta información se hace un análisis objetivo de los posibles proveedores analizando propuestas integrales: Levantamiento de información, diseño del sistema, implementación, seguimiento, costos y desconcentración del sistema, es decir el Puerto tiene la autonomía en el manejo del sistema y de sus bases de datos.
2. Iniciar un proceso de sensibilización a todos los niveles, explicando los beneficios individuales y organizacionales de la implementación de este.
3. Junto con el sistema de información, se adecuan herramientas de apoyo como CRM, ERP y sistema de gestión documental.
4. Generar un método estandarizado en el proceso de capacitación, no solo del sistema de información sino de los procesos internos del puerto.
5. No se menciona en el caso, mas la aplicación de un mapa de proceso en los departamentos ayudaría a tener una idea de las funciones, responsabilidades y flujo de información que debe haber entre las áreas, para que en vez de pasarse la pelota, puedas buscar soluciones conjuntas.
6. Identificar los cuellos de botella y verlos como oportunidades de mejoramiento para la organización. (Cambio de paradigma sobre la prospección de los problemas, verlos como oportunidades)
En conclusión, es necesario que en todos los niveles se tenga un pensamiento integrado, sobretodo en este tipo de organizaciones que generan la plataforma logística esencial para competitividad del país.
Debido a las exigencias del entorno y a buscar eficiencia en los costo logísticos, la mayoría de las empresas han focalizado gran parte de sus inversiones en plataformas de información con el fin de mejorar el flujo de comunicación, el seguimiento a la trazabilidad de sus productos o servicios como también la acumulación de datos que les ayude a tomar decisiones futuras. Sin embargo, como nos ilusta el caso ” En medio de un mar revuelto”, en la mayoría de las empresas estas compras son realizadas por una junta directiva y en el proceso no se incorporan a las areas que son los que van a usar la herramienta y los que pueden sugerir composición de los paquetes o modulos más adaptables al negocio.
En el caso, como nos señalan los autores, se identifican dos problemas claves que impiden el acceso a información confiable: información no homogenea debido a la cantidad de aplicaciones que no son compatibles entre sí y a que es manipulada por varia personas dentro de la organización; y la falta de capacitacíón formal sobre el funcionamiento y las aplicaciones del sistema actual (COSMO).
Teniendo en cuenta estos problemas el grupo pone en acción dos soluciones:un desarrollo propio que se adapte a las necesidades y una campaña de sensibilización de los usuarios de la herramienta.
Aunque las soluciones tomadas no son malas, en el proceso de la implementación del plan de acción se incurren en varios errores:
1) Inician un desarrollo de un sistema sin verificar que el actual contaba con las mismas o varias aplicaciones que nuevo modelo,
2) El nuevo desarrollo hace que se incurra en un gasto adicional como también en un retraso de 2 meses
3) El puerto contrata a dos personas poco expertas para manejar el proyecto
4) Siendo Miguelito el autor de la nueva propuesta, nombran a otras personas como Directores del proyecto los cuales no tuvieron continuidad en el cargo generando reprocesos
5) Incian un proceso de sensibilización de los planeadores portuarios sin analizar sí todo el personal es el adecuado o si es necesario realizar una restructuración de personal.
Todos estos errores cometidos en la implementación generaron sobrecostos debido a la inversión en una nueva aplicación de información, creación de nuevos puestos de trabajo para liderar el proyecto y un grupo para hacer seguimiento del trabajo de los planeadores. Adicionalmente se incurrio en atrasos lo cual significa mayores gastos y pérdida de tiempo en el retorno de la inversión.
Como solución se sugiere:
1)Primero, Miguelito como autor de las sugerencias de mejora y conocedor de la problemática debe ser la persona que lidere el proyecto, lo cual implica disminución de tiempo muertos y de puestos de trabajo
2)Analisis del sistema actual de información para verificar sí los modulos que lo componen son útiles para la necesidad de información diaria (trazabilidad)
3)Validación del personal para verificar si las personas actules son idoneas para el manejo de la herramienta
4)Después de tener el personal adecuado bajar al equipo la capacitación del uso de la herramienta y hacer seguimiento a su adecuada impletación y generar momentos de retroalimentación del uso del sistema.
Este caso me evoca a una experiencia laboral, mi empresa había crecido sin planeación al punto que una firma contratada afirmo que teníamos un atraso tecnológico de 30 años, el reto para actualizar a toda la organización a nivel nacional, incluía una plataforma tecnológica que integrara todas las aplicaciones existentes para que el flujo de la información y la toma desiciones fuera con datos y hechos reales y en línea, por otra parte se lanzo un proyecto llamado modernización que tuvo un gran despliegue y se caracterizo por el acompañamiento a los empleados en esta actualización tecnológica.
El caso “En medio de un mar revuelto” se identifican dos (2) situaciones que afectan la operación del puerto. La primera la falta de un sistema integrado de información y la segunda el Plan de Entrenamiento y Capacitación ya que no está alineado a las necesidades de la compañía, con un alcance limitado quedándose el conocimiento en unas pocas personas que no lo transmiten ni lo traducen en acciones.
Quisiera enfocarme en el sistema de gestión Integral, el cual considero sirve como un análisis estratégico y que contiene la solución que miguelito le da al caso, un sistema de gestión de gestion integral esta conformado por: 1. Planeaciòn, 2. Procesos y 3. Cultura, llamadas también gerencias, la gerencia de planeación es clave pues es el escenario donde las Juntas Directivas, Gerente General elaboran políticas, aprueban proyectos, definen el norte de la organización “plan estratégico” esta gerencia debe comunicar a toda la organización tales derroteros y mas aun la gerencia de procesos debe garantizar llevarlos al día a día, mediante la estandarización y mejoramiento de procesos, la norma ISO es de mucha ayuda, para el caso del mar revuelto se ve gran deficiencia en la gestión documental, para el puerto es vital, por el volumen de información y las entidades que tienen que supervisar, aprobar los requerimientos para llevar a cabo las operaciones de cargue y descargue, en este parte veo claro lo que plantea miguelito en cuanto a: Integración de aplicaciones; Sistema integrado de recursos empresariales (ERP); Sistema de información de clientes (CRM); Sistema de Gestión Documental. La tercera “gerencia de la cultura” es la manera como estas mejores practicas se vuelven cultura en una organización, en el caso, miguelito plantea que involucró al equipo de facilitadores para ayudar en el proceso del cambio, realizaron una campaña de sensibilización con los planeadores portuarios y empezaran a utilizar el módulo de Almacenamiento y distribución de carga del sistema de información nuevo implantado. Esto no fue facil pero empezaron a encontrar beneficios en el nuevo sistema y fueron abandonando la practica tradicional con la queya estaban familiarizados.
Janet Burbano R.