La biblioteca ofrece el servicio de compra de material bibliográfico y procesamiento técnico del material para la biblioteca. Se busca la mejor opción existente en el mercado editorial, según oferta de precios, agilidad de despacho o activación y calidad de productos.
Consulte la oferta de libros electrónicos de la base de datos Eureka, para luego realizar la sugerencia de compra la biblioteca.
Consulte a través de Gobi la oferta de libros electrónicos de las editoriales más importantes a nivel académico, para luego realizar la sugerencia de compra de material bibliográfico a la biblioteca.
Se recomienda diligenciar la totalidad de la información en el formulario de solicitud principalmente:
Título completo
Autor
ISBN
Editorial
Edición y año
Cantidad
Claridad en formato requerido (cajón de observaciones)
Las inquietudes adicionales sobre este servicio son atendidas en el primer piso de biblioteca, en las oficinas administrativas, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
Es necesario diligenciar el formulario de solicitud en línea, es importante tener en cuenta que los campos debe ser diligenciados en su totalidad:
- Campos en negrita son obligatorios.
- El CENCO no debe cambiarse, salvo para casos de grupos de investigación con presupuesto para compra de libros o compras de tipo administrativo.
- Los datos del profesor solicitante son obligatorios.
- Se requiere una autorización académica por parte del Jefe de departamento para gestionar la compra.
Por directriz de la Dirección Administrativa y Financiera, las solicitudes de compra de material bibliográficos que se hacen por Biblioteca a través del Formulario de solicitud en línea, se cargan de la siguiente forma:
- Actividades académicas de pregrado, posgrado y apoyo a investigación general: se cargan al CENCO de Biblioteca (por defecto)
- Proyectos de Investigación (financiación externa o interna): se cargan al CENCO propio del proyecto
- Educación Continua (material que se entrega a los estudiantes, por ejemplo, diplomados): se cargan CENCO de Educación Continua
- Los materiales de los puntos A y B, se registran en Biblioteca para inventario institucional.
Cuando los profesores compran materiales por fuera de Biblioteca (ejemplo: están en un evento/congreso por fuera de la ciudad o el país) y es material prioritario que no se tenga en Icesi:
- Reportar a Biblioteca el proceso de compra para programar gasto.
- Hacer requisición de pago para reembolso con firma de autorización de Decano y Jefe de Departamento.
- Se ejecuta requisición para reposición del pago
- Se sigue el proceso de la pregunta anterior, según aplique.
Autorizaciones y permisos
SYRI Biblioteca recibe la solicitud y valida la existencia de material. De acuerdo con los resultados, determina la cantidad y edición a adquirir.
El jefe de Departamento, Decano o Rector realiza la autorización temática de la adquisición. Biblioteca define la autorización de cantidades.
SYRI-Biblioteca realiza la selección y evaluación de proveedores y propuestas comerciales, de acuerdo con las directrices de la Jefatura de Compras Institucionales.
Por directriz de la Dirección Administrativa y Financiera, las solicitudes de compra de material bibliográfico se hacen por Biblioteca a través delFormulario de Solicitud en línea, y se cargan de la siguiente forma:
Actividades académicas de PREGRADO, POSGRADO y apoyo a investigación general: se cargan al CENCO de Biblioteca.
Proyectos de Investigación (financiación externa o interna): se cargan al CENCO propio del proyecto.
Educación Continua o compras especiales (material que se entrega a los estudiantes, por ejemplo, Diplomados): se cargan al CENCO de Educación Continua o del proyecto específico.
Los materiales de los puntos A y B, se registran en Biblioteca para inventario institucional.
Cuando los profesores compran materiales por fuera de Biblioteca (ejemplo: están en un evento/congreso por fuera de la ciudad o el país) y es material prioritario que no se tenga en Icesi:
Reportar a Biblioteca proceso de compra para programar gasto.
Hacer requisición de pago para reembolso, con firma de autorización de Decano y Jefe de Departamento.
Se ejecuta requisición para reposición del pago.
Se sigue el punto A o B del punto anterior, según aplique.
Presentar factura de compra
Compra de material digital (eBooks):
Las solicitudes de eBooks se hacen a través del Formulario de Solicitud en línea.
Biblioteca hace la gestión directamente con el proveedor que aplique, pues se tiene definido adquirir eBooks que puedan ser consultados por toda la comunidad universitaria desde cualquier dispositivo.
Biblioteca no adquiere eBooks que queden instalados y para consulta en un solo dispositivo con su CENCO (por ejemplo: Kindles personales, o lectura por Adobe Digital Editions), ya que no hay forma de hacer inventario de este tipo de recursos.
Las adquisiciones de eBooks se debe hacer directamente desde Biblioteca. Cualquier inquietud al respecto, dirigirse al Coordinador de Gestión de Información (jforero@icesi.edu.co).
Compromisos del usuario
Condiciones de prestación del servicio
Diligenciar formulario que se encuentra en el portal de la biblioteca, según el tipo de material. (Obtención de documentos).
Ser profesor, bajo cualquier modalidad, de la institución.
Aprobación de adquisición y compra del material por parte del Jefe del departamento, Decano o Rector.
El material no se debe encontrar en la Biblioteca, a menos que se necesiten más ejemplares.
Verificación de gasto presupuestado o autorización de gasto no presupuestado.
Condiciones de entrega del servicio
Notificación al usuario de cierre de caso con disponibilidad y ubicación del material en la biblioteca
Capacidad
En 3 días hábiles se enviará la respuesta de las cotizaciones, se solicitará autorización por parte del Jefe del departamento, Decano o Rector y se acordará la fecha de entrega del recurso.
La adquisición de un recurso bibliográfico puede tardar el siguiente tiempo, según su origen:
MATERIAL INTERNACIONAL
20 días promedio cuando hay disponibilidad. Algunos documentos pueden tardar hasta 2 meses en llegar.
MATERIAL NACIONAL
Llegan en dos días, cuando hay disponibilidad local y una semana (por fuera de Cali). Después que el material se encuentre en la Biblioteca, dura máximo una semana en ser procesado y estar disponible.
Estos tiempos pueden variar de acuerdo al proceso de cotización de los materiales y selección de proveedor.
Compatibilidad
El proceso de adquisiciones sigue las directrices institucionales emanadas por la Oficina de Compras y Suministros, en lo referente a procesos, procedimientos, políticas, manuales e instructivos relacionados con:
