Qué es un software de gestión

Para responder a esta pregunta es necesario tener claro cómo funciona una empresa .

 

Una empresa realiza una serie de actividades con el objetivo de generar beneficios. Toda actividad que realiza una empresa implica la anotación de información, la elaboración de documentos y la ejecución de la actividad en sí. Varias tareas realizadas una tras otra crean un flujo de trabajo .

 

Para dar un ejemplo, un flujo típico de una empresa de fabricación consta de las siguientes actividades:

 

  • Un cliente solicita el suministro de una determinada cantidad de producto;
  • la empresa recupera el producto del almacén
  • la empresa entrega el producto al cliente
  • la empresa emite la factura de venta al cliente

 

El flujo anterior a menudo se denomina ciclo activo o ciclo de ventas . De manera similar y especular existe el ciclo pasivo o de compra .

 

Como es fácil de entender, para que se lleve a cabo correctamente toda actividad necesita recibir una serie de información entrante y producir una serie de información saliente.

 

En el ejemplo anterior, para decidir cuántos productos recoger del almacén, debe conocer los datos del pedido del cliente y conocer el stock del almacén para los artículos que se van a recoger. Además, una vez recogidos los artículos, es necesario dejar constancia de que ya no están presentes. Si después de la retirada, el stock del artículo ha caído por debajo de un determinado umbral, se podría decidir iniciar la producción. Una vez recogido el producto para entregarlo al cliente, puede ser necesario recuperar la información sobre la dirección de la oficina del cliente a la que enviar la mercancía.

 

Como es fácil de entender, la información a recopilar y actualizar pronto se convierte en mucha y para realizar cada actividad es necesario recuperarla rápidamente . Es decir, debe ser posible realizar una investigación para responder preguntas, por ejemplo:

 

¿Cuál es la ubicación del cliente?

¿Cuál es el stock del artículo?

¿Cuál es el precio de venta del artículo?

etc.

 

Todos estos datos podrían registrarse en papel, pero esto haría que su búsqueda y todas las operaciones relacionadas fueran lentas. Por ejemplo, para emitir una factura, los datos del cliente deben buscarse a mano y copiarse en la factura, teniendo cuidado de no cometer errores.

 

Pronto el tiempo dedicado a la realización de estas actividades auxiliares superaría el tiempo de realización de la actividad real objeto del negocio. La tarea del software de gestión es simplificar y acelerar el desempeño de estas actividades auxiliares.

 

Entonces en resumen se puede decir que un software de gestión es una herramienta que tiene la tarea de simplificar y agilizar la recogida de datos relacionados con las actividades que realiza una empresa con el objetivo de dar respuestas necesarias a otras actividades de forma rápida.

 

Para que el software de gestión sea funcional para la empresa, las siguientes declaraciones deben ser verdaderas:

 

El software para la gestión de empresas debe permitir que los datos de cada actividad sean detectados de forma sencilla y rápida. Por ejemplo, se podrían utilizar interfaces de pantalla táctil colocadas directamente en el sitio de producción para permitir que los datos se recopilen directamente en el campo. O puede optar por utilizar lectores de códigos de barras para ingresar los datos de interés más rápido y con menos errores.

el software de gestión debe permitir la recuperación rápida y sencilla de los datos de interés. 

 

Por lo tanto, debe haber herramientas de navegación que le permitan buscar información en un piso (por ejemplo, búsqueda libre en la descripción de los artículos), jerárquico (por ejemplo, a partir de una cascada de clientes, ver todos sus pedidos, todas las facturas que han surgido de pedidos, etc.), agregados (por ejemplo, ver el cliente más rentable, la facturación del último mes, etc.) o estadísticos (ver el producto más comprado, ver el accesorio más solicitado por una clase de clientes, etc.).

el software de gestión debe convertir datos e información rápidamente. Por ejemplo, debe ser fácil convertir un pedido en una factura. O debe ser posible recuperar los datos del cliente de los datos maestros en el encabezado de una factura, sin tener que volver a ingresarlos cada vez.

 

El software de gestión debe prevenir y reportar errores. Por ejemplo, debe notificar al usuario cuando el IBAN, número de IVA o código fiscal de un cliente no es válido, o cuando la factura que se guarda no tiene líneas, etc.

 

El software de gestión de empresas debe proporcionar procedimientos de importación y exportación de datos. Por ejemplo, debe ser posible exportar los flujos de RiBA para importarlos a los bancos o importar los resultados de los pagos de RiBA, etc.

 

El software de gestión debe adaptarse como un guante a los flujos de trabajo, las actividades y sus cambios en el tiempo. La terminología utilizada por el software y su estructura debe ser la misma que la de la empresa. Todos los aspectos del negocio, como la logística, el almacén, la fabricación, la distribución, las ventas, las relaciones entre clientes y proveedores y las compras, deben estar cubiertos y respaldados por el software. Esto significa que debe haber todo lo que necesita, pero nada más. Las funciones innecesarias crean confusión, ralentizan su trabajo y provocan errores.

 

El software de gestión debe ser específico. El software de gestión de almacenes no será bueno para un bufete de abogados. El software para un servicio de mensajería urgente será diferente del software para fabricar artefactos, etc.

 

El software de gestión debe estar integrado. Este adjetivo en el campo del software de gestión tiene un significado muy importante. Significa que la información reside en un único punto lógico y no está duplicada ni dispersa. Por ejemplo, todos los datos de un cliente están en la base de datos de clientes y no están dispersos. Todas las personas de una empresa cuando cambian o actualizan los datos de un cliente lo hacen solo en el maestro de clientes para que todos vean los datos correctos en un solo lugar.

 

El software de gestión debe ser multiusuario. Varios usuarios pueden utilizarlo simultáneamente para realizar sus diferentes actividades. Por ejemplo, el empleado administrativo debe poder realizar sus actividades contables, mientras que el trabajador de campo ingresa sus actividades y tiempos de forma independiente.

 

El software de gestión debe ser ubicuo y multidispositivo. Por ejemplo, el gerente mientras viaja debe poder conectarse a la parte analítica del sistema de gestión y ver cuáles son las perspectivas. El representante de ventas debe poder consultar el sistema de gestión sobre la marcha para ver las listas de precios y debe poder ingresar pedidos directamente cuando está en casa del cliente. El trabajador de producción debe ver aparecer los pedidos en tiempo real para decidir iniciar la producción.

 

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