Boletín de prensa #135
Leonardo Jaramillo, jefe de SYRI Gestión Documental y Ventanilla Única y líder del proceso de implementación de la firma electrónica en Icesi.
Adobe Latinoamérica escogió a la Universidad Icesi como caso de éxito por la implementación de la firma electrónica en sus procesos académicos y administrativos.
La Universidad Icesi es la primera institución educativa en Colombia, y la segunda en Latinoamérica, que ha sido seleccionada por la multinacional Adobe como caso de éxito por la implementación de la firma electrónica en sus procesos, al usar las aplicaciones Adobe Sign, Acrobat Pro y Document Cloud.
El pasado 3 de agosto estuvieron representantes de Adobe Latinoamérica, CYS Tecnología y la Quinta Agencia, documentando el caso de éxito con los líderes de Icesi que llevaron a cabo la implementación en la Institución.
Este reconocimiento se da, de manera especial, por la disminución en el uso de papel, pasando de 4296 resmas en 2019 a 749 en 2022 y superando la meta establecida para este año. También han destacado la automatización de algunos de nuestros procesos académicos y administrativos.
¿Cómo nació la implementación de la firma electrónica?
Este ha sido un proyecto liderado por el área de Servicios y Recursos de la Información, Syri, puntualmente, desde su oficina de Gestión Documental. Este equipo se había trazado la meta en 2018 de convertir a la Universidad Icesi en una organización “cero papel”, promoviendo el cambio desde acciones pedagógicas, de comunicación y automatización de procesos. Adicionalmente, la pandemia, causada por el COVID-19, representó retos legales y logísticos en los procesos académicos y administrativos que aceleraron el cambio y que encontraron en la tecnología una solución.
En ese escenario, la Universidad exploró alternativas de herramientas que ofrecieran firmas electrónicas. Se conformó un comité evaluador, con personas expertas en temas legales, , compras, gestión documental, datos personales y seguridad de la información.
“El principal reto que teníamos como Universidad era lograr transformar digitalmente este proceso teniendo en cuenta la normatividad colombiana y la seguridad de la información, además de optimizar los tiempos de entrega, ya que por ser un proceso físico los tiempos dependían de las empresas de mensajería, y la Universidad maneja contratos y convenios no solo a nivel nacional sino también a nivel internacional” aseguró Sandra Paulina López, directora de Syri.
El comité escogió el software Adobe Sign, una herramienta que facilita la firma electrónica de documentos para diferentes procesos, tales como: contratación laboral y comercial, desde cualquier lugar y/o dispositivo, cumpliendo con la normatividad legal vigente.
¿Qué logramos con esta implementación?
“La principal ganancia consistió en la digitalización de los procesos principales de la Universidad, migrando la firma de documentos físicos a electrónicos, lo que representó una reducción importante en el consumo de papel” explica Leonardo Jaramillo, jefe de Syri Gestión Documental y Ventanilla Única.
Adicionalmente, se logró la centralización de firmas para contratos laborales, contratos comerciales y otros documentos como: acuerdos, convenios y becas, en las oficinas administrativas responsables de esos procesos.
Por otra parte, los aplicativos permitían generar informes, lo que se traduce en un mayor seguimiento y control en el tipo y cantidad de documentos firmados.
“Vinimos a visitar a Icesi y a documentarlo como caso de éxito en la implementación de su proceso documental con Adobe Sign. Fueron escogidos por ser una de las primeras entidades que está implementando y desplegando la solución de Document Cloud para el manejo de documento inteligente llevado a la nube” aseguró Jeisy Rodriguez, Channel Account Manager North Slam de Adobe Latinoamérica.
Rodriguez comenta que Icesi, junto con la Universidad Pontificia Bolivariana de Medellín, son instituciones educativas pioneras en la implementación de estos procesos en nuestro país y a nivel Latinoamérica. Otras organizaciones del sector que han adoptado estas tecnologías son la Universidad de Sao Pablo (Brasil), la Universidad de Buenos Aires (Argentina), la Universidad de los Andes (Colombia) y la Universidad Nacional (Colombia).
El caso de éxito será publicado en la página oficial de Adobe Latinoamérica en las próximas semanas.
Para más información:
Leonardo Daniel Jaramillo
Jefe Syri Gestión Documental y Ventanilla Única
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