Boletín #052 El profesor Melquicedec Lozano, Ph.D.Investigador del Centro de Desarrollo del Espíritu Empresarial de la Universidad Icesi habla para la revista Latin Pyme sobre los puntos a tener en cuenta a la hora de separar el patrimonio familiar y el patrimonio empresarial.

Diferencie entre el patrimonio de la familia y el patrimonio de la empresa

Uno de los problemas más frecuentes en las empresas familiares es el que corresponde a la mezcla desordenada del patrimonio familiar con el patrimonio empresarial, lo cual se presenta en muchas organizaciones, incluso en algunas grandes. Esta mezcla suele ser muy común y explicable en la etapa de inicio de una empresa pequeña, pues, al no contar con capital suficiente, se ponen a disposición del negocio algunos activos personales como la casa, dinero, vehículo y computador, por ejemplo. Sin embargo, el empresario debería estar consciente de que, con el transcurrir del tiempo, a medida que la empresa crece y toma posicionamiento en el mercado, es conveniente irle dando independencia patrimonial.  Además, la familia requiere disponibilidad de sus activos, para posibles transacciones que le favorezcan. Pero la realidad es que este principio no se acata y lo que algún día empieza como un apoyo aparentemente “temporal” al proyecto naciente, se convierte en algo que no sólo es duradero sino que cada día toma más y más fuerza, dando origen a diversas situaciones problemáticas. Precedentes Las confusiones en patrimonio surgen casi siempre de temas pertinentes a salarios, dividendos, relaciones familiares con stakeholders, manejo tributario, confusión de flujos económicos, favorecimientos a familiares, posesión de bienes sin definir, diferencias legales sin resolver. Algunas de las razones son las siguientes:

• Se busca el beneplácito de los hijos a toda costa.
• Se lleva doble contabilidad.
• Se inicia con patrimonios mezclados y se toma como un hábito.
• Se gestiona con la frase: yo soy el dueño y veré cómo manejo los asuntos patrimoniales.
• Se tiene la creencia de que: “entre socios familiares nos entendemos y no habrá problema”.
• El dar y recibir no está balanceado.
• No se educa sobre el concepto de propiedad.
• Se ha fortalecido la confusión entre el rol de empleado y el rol de accionista.
• Las distribuciones corporativas no son claras (salario, dividendos, bonos, liquidación de acciones, planes benéficos para empleados distinguidos, y otras).
• Hay propiedades sin escrituras o sus procesos de sucesión están atrasados.
• Se han hecho acuerdos verbales años atrás y no se ha vuelto sobre ellos para actualizarlos y documentarlos.
• Se han involucrado capitales en la empresa de manera indiscriminada.
• Han entrado “de hecho” algunos familiares a la empresa, quienes, por desconocimiento, creen tener derecho sobre patrimonios que no les corresponden.

Las confusiones se pueden evitar actuando con tiempo y documentando todo lo pertinente a patrimonios. En este proceso es muy valioso que los integrantes de la familia se ubiquen en la etapa y contexto en los que está la empresa, pues así comprenderán qué es lo más conveniente para esta y la familia, conduciendo a la toma de mejores decisiones. Los conceptos patrimoniales que funcionan en la etapa de inicio, es posible que no funcionen en la etapa siguiente. Distinguir las etapas y crear portafolio patrimonial Una vez que la empresa ha pasado de su etapa de emprendimiento a una etapa más dinámica de operación y mercado, debe entrar firmemente en un proceso de profesionalización en el cual  se considere: la distribución física, el establecimiento de los sistemas (manejo de la información, controles de operación, seguridad, etc), la capacitación del personal, la implantación de órganos de gobierno, la gestión del patrimonio, entre otros. Este último requiere de mecanismos claros que contribuyan a la diferenciación entre el patrimonio de la empresa y el patrimonio de la familia. Un mecanismo recomendable es institucionalizar el concepto de portafolio patrimonial, que, aunque difundido, también es olvidado por muchas compañías. El concepto de portafolio patrimonial implica que la familia se considere como un grupo inversor, más que como los dueños de una empresa. El portafolio estará conformado por la canasta de activos tangibles e intangibles que se posean, y distinguirá entre aquellos que pertenecen a la familia y aquellos que pertenecen a la empresa. Esta distinción permite clarificar responsabilidades en asuntos como: impuestos prediales, deudas por créditos de activos, intereses de las deudas, embargos existentes. Y también permite definir temas relacionados con sucesiones patrimoniales, propietarios reales de activos, acuerdos preexistentes entre socios, situación de un bien familiar en el contexto de la empresa, sucesión de la propiedad, etc. Por esta razón, es bien visto que opere una oficina familiar que, dentro de sus funciones, contribuya con esta diferenciación a manejar y aconsejar sobre activos de la familia. Esta oficina en principio puede estar conformada sólo por una persona profesional y probablemente una secretaria de tiempo parcial para moderar costos de funcionamiento.   Buenas prácticas que ayudan a diferenciar patrimonios  Se ha expuesto en escritos anteriores de esta sección que los patrimonios tienen su razón de ser, tales como: respaldo para el presente y futuro, generador de ingresos, propiciador de valor agregado, generador de empleo, contribuyente al estado, soporte para la negociación, forjador de dignidad humana, legado para los que siguen. En consecuencia se deben cuidar y gestionar con profesionalismo. He aquí algunas buenas prácticas que ayuden a marcar las diferencias entre el patrimonio de la familia y el de la empresa.

• Explorar la posibilidad de formar dos tipos de sucesores: el empresarial y el patrimonial (la finalidad es diversificar el riesgo).
• De la segunda generación en adelante se recomienda identificar y respaldar a un líder emocional.
• Conocer y hacer uso de estructuras patrimoniales como los holdings y las oficinas familiares.
• Formar a los hijos como propietarios y no sólo como directivos. Promover la cultura de la propiedad desde el Consejo Familiar y otras instancias.
• No incluir activos de la familia en la empresa: el apartamento de la pareja, los vehículos de la familia, la finca de recreo, la bodega no utilizada, bienes raíces. Se crean problemas cuando faltan los fundadores o cuando la empresa no está profesionalizada.
• Establecer sistemas de dirección organizacional: sistema de evaluación, sistema de compensación, sistema de información y comunicación, planes de carrera, procesos de selección y retiro, portafolio de propiedad.
• En el sistema de evaluación incluir indicadores de riqueza per cápita de la familia.
• En el Protocolo Familiar establecer normas referidas a la utilización de activos y otros recursos.
• Evitar asumir funciones de manera gratuita. Si se hace, hacerlo a corto plazo y con un acuerdo por escrito.
• No utilizar la empresa como garantía de préstamos.
• No hipotecar activos de la empresa para facilitar préstamos personales.
• Establecer un sistema de compensación justo.
• Mantener la riqueza empresarial en un nivel moderado (sacar para otras empresas, sacar riqueza de la empresa para inversión activa, mantener los activos pasivos fuera de la empresa, como el caso de los locales).
• En las decisiones de dinero tener personas serias, comprometidas y con el respaldo de la Junta Directiva para no mezclar.
• Fomentar la creación de nuevas empresas. Fortalecer el negocio original y los nuevos.
• Implantar controles como la revisoría fiscal y las auditorías. Soportarse en un sistema contable claro y ordenado.
• No cargarle a la empresa gastos de la casa: impuestos prediales, viajes, vacaciones, colegios, combustible, servicios domésticos.